Quản trị học là cơ sở khoa học quan trọng đối với mọi nhà lãnh đạo xuất sắc. Nền tảng ấy giúp họ nhận thức sâu sắc vai trò của mình, đồng thời giúp người làm quản trị trang bị những kỹ năng, tố chất cần thiết để dẫn dắt tổ chức tiến tới thành công.
Vậy quản trị học là gì? Quản trị học có ý nghĩa như thế nào với nhà quản lý? Vai trò của nhà quản trị là gì? Để trở thành một nhà quản trị xuất sắc, bạn cần có những kỹ năng nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của 123job.vn.
1. Quản trị học là gì?
Quản trị, quản trị học là một khái niệm được sử dụng phổ biến và rộng rãi. Tất cả các tổ chức (kinh doanh, chính trị hay văn hóa xã hội) đều cần công tác quản lý, quản trị. Bởi quản trị giúp định hướng và dẫn dắt tổ chức tới mục tiêu và mục đích cuối cùng.
Có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị, nhưng tựu chung lại, mọi quan điểm đều phản ánh: “Quản trị là việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nguồn lực con người và các nguồn lực khác, qua đó giúp tổ chức đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả và tối ưu nhất.”
Quản trị học theo đó là lĩnh vực khoa học nghiên cứu về những nguyên tắc, phương pháp và mô hình quản trị nhằm tối ưu hóa các công tác trong tổ chức. Quản trị học hướng tới mục tiêu giúp nhà quản lý ra quyết định hiệu quả, phân bổ nguồn lực hợp lý, qua đó phát triển mọi hoạt động của tổ chức.
Quản trị học là nền tảng mà bất kỳ ai cũng nên nghiên cứu và nằm lòng. Quản trị học đặc biệt quan trọng hơn khi bạn đang giữ cương vị lãnh đạo dắt dẫn một nhóm nhỏ hay cả một tổ chức lớn mạnh.
Quản trị là gì? Quản trị học là gì?
Xem thêm: Những triết lý chính của cha đẻ quản trị học - Peter Drucker
2. Tầm quan trọng của quản trị học
Với bối cảnh kinh doanh ngày càng biến động ngày nay, quản trị hiệu quả là yếu tố giúp tổ chức thích nghi với môi trường và duy trì lợi thế trên thị trường. Bởi quản trị, quản trị học giữ những vai trò quan trọng sau đây:
- Định hướng và lãnh đạo: Quản trị học cung cấp kiến thức, nguyên tắc, mô hình cần thiết giúp nhà quản trị đưa ra quyết định phù hợp với tình thế của tổ chức.
- Tăng hiệu suất và hiệu quả: Quản trị học cung cấp cho cả nhà quản lý và nhân sự những công cụ, lý thuyết cần thiết để tăng cường năng suất, ví dụ như cách thức tổ chức, kiểm soát, và làm việc nhóm…. Qua đó giúp tối ưu quy trình làm việc hiệu quả và năng cao năng suất chung.
- Thấu hiểu thị trường và ứng biến tốt hơn: Mọi kiến thức về marketing, phân tích thị trường, tác động của thị trường tới kinh doanh… trong quản trị học là cơ sở giúp doanh nghiệp hiểu rõ môi trường xung quanh. Thấu hiểu là bước đệm để nhà lãnh đạo đưa ra giải pháp phù hợp.
- Quản lý nguồn lực hiệu quả: Vấn đề nan giải với mọi tổ chức luôn là sự giới hạn về nguồn lực. Giải quyết được bài toán này, bạn đã tiến một bước xa với mục tiêu của mình.
- Tạo môi trường làm việc tích cực: Môi trường và văn hóa doanh nghiệp là một trong những khía cạnh thường xuyên được nhắc tới trong quản trị học. Việc xây dựng môi trường làm việc tích cực đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự cống hiến và gắn bó của nhân sự đối với tổ chức.
Tầm quan trọng của quản trị học là gì?
3. Các cấp bậc của nhà quản trị
Có 3 cấp bậc cơ bản khi nói về nhà quản trị học bao gồm: Quản trị cấp cao; Cấp trung; Cấp cơ sở.
- Nhà quản trị cấp cao: Đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm cho sự thành bại của mỗi chiến lược và của doanh nghiệp. Họ là những nhà hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết định quan trọng nhất cho tổ chức. Các vị trí quản trị cấp cao bao gồm: Chairman (chủ tịch), CEO, C-Suit…
- Nhà quản trị cấp trung: Trung gian giữa lãnh đạo cấp cao và nhà quản lý cấp cơ sở. Nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm tiếp nhận và triển khai chiến lược, mục tiêu, kế hoạch từ cấp trên, đồng thời truyền đạt và giám sát hoạt động thực tiễn của các nhà quản lý dưới quyền.
- Nhà quản trị cấp cơ sở: Là những cá nhân trực tiếp quản lý, hướng dẫn và giám sát hoạt động của bộ phận, phòng ban và nhân sự mà mình quản lý. Họ có trách nhiệm triển khai kế hoạch được đưa xuống, đảm bảo hiệu suất của nhân sự và hiệu quả công việc đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Những vị trí quản lý cấp cơ sở có thể kể đến: tổ trưởng, trưởng nhóm…
4. Vai trò của người làm quản trị
Trong cuốn sách kinh điển The Nature of Managerial Work, Henry Mintzberg đề cập tới 10 vai trò nhà quản lý đảm nhận. Chúng được chia thành 3 nhóm chính sau đây:
Vai trò liên quan tới các cá nhân (Interpersonal roles)
- Nhà quản trị phải đảm đương vai trò giao tiếp, kết nối, duy trì, xử lý những tương tác giữa con người cũng như các mối quan hệ trong tổ chức.
- Tấm gương (figurehead): Nhà quản trị đại diện cho hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và là nguồn cảm hứng để nhân viên noi theo.
- Lãnh đạo (leader): Manager có trách nhiệm giám sát, hướng dẫn nhân sự trong doanh nghiệp thực hiện tốt công việc được giao.
- Liên lạc viên: Nhà quản trị có trách nhiệm xây dựng và duy trì những mối quan hệ ngang hàng trong và ngoài tổ chức. Họ đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhân sự từ đó tạo ra mạng lưới vững chắc cho tổ chức.
Vai trò thông tin
Nhà quản trị có trách nhiệm thu thập, phổ biến và truyền tải thông tin. Điều này tương ứng với 3 vai trò cụ thể hơn sau đây:
- Giám sát (monitor): Vai trò tìm kiếm và tiếp nhận thông tin về các sự kiện bên trong và bên ngoài đơn vị. Sau đó tiếp tục truyền đạt nội dung này tới tổ chức, đây là quá trình chuyển tiếp thông tin.
- Truyền đạt (disseminator): Nhà quản lý cần cung cấp thông tin về tổ chức cho nhân viên và nhóm công chúng khác, đây là quá trình phổ biến thông tin.
- Người phát ngôn: Nhà quản lý là đại diện và phát ngôn của tổ chức. Trong nhiều trường hợp, manager không nhất thiết phải trực tiếp thu thập thông tin, nhưng cần duy trì quyền hạn và đảm bảo thông tin họ truyền đi là chính xác.
Vai trò ra quyết định
Mintzberg cho rằng việc ra quyết định là phần quan trọng nhất trong bất kỳ hoạt động quản trị học nào. Trong nhóm vai trò này, ông xác định, người quản lý có trách nhiệm cụ thể sau đây:
- Doanh nhân: Nhà quản trị có trách nhiệm đưa ra quyết định về những thay đổi trong tổ chức. Họ có thể đóng vai trò khởi xướng hoặc tham gia vào quá trình đưa ra quyết định cần làm gì và làm như thế nào.
- Giải quyết rắc rối: Đưa ra quyết định ứng phó phù hợp với những sự kiện nằm ngoài kiểm soát và không được dự đoán trước mà doanh nghiệp gặp phải.
- Phân bổ tài nguyên: Nhà quản trị có vai trò trong việc phân bổ nguồn lực tối ưu, hiệu quả (tài chính, nhân lực, trang thiết bị, thời gian….).
- Đàm phán: Trách nhiệm thương lượng với các bên, các nhóm công chúng (khách hàng, đối tác, nhân sự) nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.
Vai trò của người làm quản trị là gì?
5. Kỹ năng và tố chất cần có ở người làm quản trị
Theo Robert L. Katz, quản trị hiệu quả và một nhà quản trị xuất sắc cần có 3 nhóm kỹ năng sau đây:
Kỹ năng cứng (Technical Skill)
Khả năng sử dụng kiến thức, kỹ năng chuyên môn trong công việc. Kỹ năng cứng được hình thành thông qua giáo dục, đào tạo và phát triển hoàn thiện hơn qua thực tiễn. Kỹ năng cứng đặc biệt quan trọng ở các quản lý cấp thấp và cấp trung. Nó giúp bạn tiếng nói trong nhóm uy tín hơn, cũng như hiểu rõ công việc để hướng dẫn nhân viên.
Kỹ năng con người (Human skill)
Là khả năng làm việc hiệu quả với người khác (đồng nghiệp, cấp dưới, đối tác, khách hàng) tạo ra tinh thần tin tưởng, sự gắn kết trong các mối quan hệ công việc, qua đó thúc đẩy hiệu suất cộng tác.
Một nhà quản trị giỏi trong khía cạnh này thường có nhận thức cao về bản thân cũng như khả năng thấu hiểu và đồng cảm với cảm xúc của người khác. Khả năng thấu cảm thường được cho là thiên phú, tuy nhiên, nó hoàn toàn có thể đạt được thông qua quan sát, học tập và rèn luyện.
Kỹ năng nhận thức (Conceptual skill)
Katz đề cập đây là khả năng nhìn nhận thấu đáo những yếu tố quan trọng trong bất kỳ tình huống mà bạn, tổ chức gặp phải. Chúng bao gồm: Nhìn nhận doanh nghiệp như một tổng thể; Hiểu rõ mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các bộ phận khác nhau; Hoặc sự thay đổi ở bộ phận này có thể ảnh hưởng tới bộ phận khác cũng như cả tổ chức.
Để sở hữu conceptual skill, bạn cũng cần có khả năng tư duy phân tích. Điều này giúp nhà quản trị chia nhỏ vấn đề, phân tích và hiểu rõ mối quan hệ giữa chúng. Đó là nền tảng để họ nắm bắt tổng quát và đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Những nhóm kỹ năng và tố chất khác mà nhà quản trị cần có
- Khả năng lãnh đạo (leadership): Là khả năng tác động và ảnh hưởng tới cách người khác/đội nhóm tư duy và hành động.
- Kỹ năng giao tiếp (communication skill): Bao gồm cả khả năng diễn đạt ý tưởng trôi chảy qua lời nói và diễn giải vấn đề mạch lạc thông qua văn bản.
- Ảnh hưởng cá nhân (Personal impact): Khả năng tạo ấn tượng tích cực và mang tới cảm giác tin cậy cho nhân sự, đối tác…
- Khả năng chịu áp lực: Làm việc hiệu quả trong điều kiện căng thẳng (chịu trách nhiệm trước những vấn đề mang tính quyết định, khối lượng công việc tương đối dồn dập).
Những tố chất, kỹ năng cần có ở người làm quản trị
Kết luận
Một nhà lãnh đạo cần lĩnh hội đủ kiến thức quản trị học, kỹ năng quản trị và tư duy chiến lược xuất sắc. Khối kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trên hoàn toàn có thể đạt được thông qua học tập và rèn luyện. Việc không ngừng học hỏi và tôi luyện những kỹ năng trên sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian phát triển trên con đường sự nghiệp của bản thân.
