Sơ đồ Gantt - Công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là gì? Giới thiệu về sơ đồ Gantt. Những ưu điểm và nhược điểm của sơ đồ Gantt. Các bước tạo sơ đồ Gantt và lợi ích mà sơ đồ Gantt mang lại cho doanh nghiệp với những dự án kinh doanh đơn giản.

Hơn 100 năm phát triển cho đến nay sơ đồ Gantt vẫn là một trong những phương án thiết lập kế hoạch hữu ích và được sử dụng phổ biến nhất trong vấn đề quản lý dự án. 

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ Gantt là gì? Sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch có ưu điểm và nhược điểm gì? Làm sao để có được sơ đồ Gantt hoàn chỉnh? Cùng 123job khám phá qua bài viết dưới đây nhé.

Gantt chart là gì?

I. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ Gantt, Gantt chart hay sơ đồ dạng ngang Gantt. Những thành phần chính của Gantt chart là gì? Sơ đồ Gantt hay Gantt chart gồm có 2 phần chính là trục tung và trục hoành. Trục tung là biểu thị cho tên các đầu việc mà cần thực hiện trong dự án và chiến lược kinh doanh. Trục hoành là biểu thị mốc thời gian hoàn thành các đầu việc trong dự án. 

Sơ đồ Gantt được biểu thị đơn giản với các thông tin cơ bản nên nhanh chóng đã trở thành công cụ trong việc lập kế hoạch, đặt deadline và lên timeline để hoàn thành dự án

Xem thêm: Kế hoạch kinh doanh mẫu chuẩn chỉnh và mới nhất

Khởi điểm của sơ đồ gantt trong lập kế hoạch bởi Karol Adamiecki - nhà kỹ sư Ba Lan vào năm 1800 và được gọi là Harmonogram. Đến khoảng những năm 1910 Henry Gantt - nhà quản lý dự án đã phát triển khái niệm của Karol Adamiecki và tiếp tục nghiên cứu về sơ đồ Gantt. Đây chính là nền tảng công cụ vẽ sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch.

II. Ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt 

Sơ đồ Gantt được sử dụng khá phổ biến, vậy tại sao sơ đồ gantt trong lập kế hoạch lại được nhiều người ưa chuộng sử dụng như vậy?

Sơ đồ Gantt là phương thức lập kế hoạch hoàn hảo cho các dự án. Với đặc thù của nó, biểu đồ Gantt phù hợp với những dự án đơn giản, ít sự chồng chéo, giúp cho người dùng dễ dàng đọc và nắm bắt quá trình và tiến độ thực hiện dự án. 

Những ưu điểm của sơ đồ Gantt:

• Các trục vạch ra kế hoạch của dự án và mốc thời gian để hoàn thành. Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc biểu thị những đầu việc được thực hiện và thời gian để thực hiện cũng như hoàn thành nó. Sơ đồ Gantt tạo sự rõ ràng về kế hoạch và timeline dự án.
• Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Trong dự án của bạn sẽ có nhiều người cùng phối hợp hoạt động để hoàn thành tốt nhất dự án. Sơ đồ Gantt cho nhà quản lý có được góc nhìn tổng quát với các bộ phận. Các hoạt động cần thực hiện song song hay chuyển tiếp cho các bộ phận khác.
• Tạo điều kiện cho việc ước tính thời gian phù hợp cho khối lượng công việc. Dù là dự án được thực hiện tập thể hay theo cá nhân thì việc lên kế hoạch về thời gian và nguồn lực để phân bổ các tài nguyên, sắp xếp thời gian hợp lý là rất cần thiết. 
• Sơ đồ Gantt là phương pháp đơn giản hóa dự án.Sơ đồ Gantt là công cụ thích hợp nhất khi bạn cần cung cấp cho đối tác hay nhân viên bản tóm tắt quá trình thực hiện dự án. 

Sơ đồ Gantt phù hợp cho quản lý dự án đơn giản

Bên cạnh những ưu điểm mà Sơ đồ Gantt mang lại thì sơ đồ Gantt vẫn tồn tại một số hạn chế cơ bản:

• Sơ đồ Gantt phụ thuộc khá nhiều vào cấu trúc đã được xây dựng trước đó. Trên thực tế nhà quản lý thường phải phân chia cấu trúc công việc đồng thời với việc xây dựng biểu đồ Gantt. Họ phải xây dựng toàn bộ thời gian biểu của dự án khi có sai sót nào đó thì khó có thể tính toán được. 
• Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp với những dự án nhỏ và đơn giản. Khi các biểu thị vượt quá phạm vi 1 trang, sơ đồ Gantt cũng bắt đầu bị mất đi chức năng vì người quản lý rất khó để quan sát tổng thể dự án. Đồng thời, khi sử dụng sơ đồ Gantt với đặc thù là phải thường xuyên cập nhật nên làm mất khá nhiều thời gian của nhà quản lý. Sơ đồ Gantt bị hạn chế với những dự án phức tạp. Ví dụ: với những nhiệm vụ chính cần thêm nhiều nhiệm vụ nhỏ kèm theo mới có thể hoàn thành thì yếu tố này lại vượt xa khả năng của Gantt chart.
• Sơ đồ Gantt không thể làm tốt việc xử lý những ràng buộc thuộc về dự án. Hạn chế này xuất phát từ trọng tâm của biểu đồ Gantt chính là thời gian. Ba ràng buộc cơ bản của một dự án chính là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong khi đó các nhân tố về chi phí và phạm vi thực hiện dự án lại không thể biểu thị được trên sơ đồ Gantt. Nếu như sơ đồ Gantt có quá nhiều công việc đan xen thì khó có thể xác định được đâu là công việc cần được thực hiện trước. 

Xem thêm: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất

III. Những lợi ích khi sử dụng sơ đồ Gantt

Cho đến nay sơ đồ Gantt là sự lựa chọn tốt nhất cho các nhà quản lý để nâng caokỹ năng quản lý trong quản lý dự án.

1. Quản lý nhiều nguồn thông tin cùng lúc

Giúp nhà quản lý có thể cùng một lúc quản lý lượng lớn thông tin. Với cách thể hiện đơn giản, trực quan, dễ dàng nắm bắt thông tin. Chỉ với cách thức khá đơn giản là 2 trục biểu thị chính, sơ đồ Gantt giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin. Các thông tin về người chịu trách nhiệm trong thực thi dự án, thời điểm triển khai và thời gian thực hiện dự án và xác định mối quan hệ giữa các công việc.

Những lợi ích của sơ đồ Gantt đối với doanh nghiệp

2. Nâng cao năng suất làm việc

Nâng cao năng suất công việc. Sơ đồ Gantt giúp nâng cao sự chủ động trong thực hiện các nhiệm vụ cùng với tinh thần trách nhiệm thúc đẩy năng suất công việc. Các thông tin về người chịu trách nhiệm dự án cũng như tiến độ thực hiện dự án được công khai trên sơ đồ Gantt giúp cá nhân hiểu được trách nhiệm của họ trong từng mắt xích của dự án. Là cơ sở để  giúp không chỉ team leader mà cả các các thành viên trong nhóm thực hiện dự án chủ động hoàn thành công việc, sự chậm trễ sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động của cả dự án.

3. Nắm bắt nguồn nhân lực và phân bổ công việc hiệu quả

Sơ đồ Gantt giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Thông qua sơ đồ Gantt giúp làm đảm bảo chất lượng của dự án, hạn chế quá tải về công việc. sơ đồ gantt trong lập kế hoạch giúp cho những người thuộc cấp quản lý có cái nhìn tổng thể, từ đó phân phối công việc hiệu quả nhất, đảm bảo các nguồn lực được khai thác hợp lý. 

Xem thêm: Sơ đồ tư duy là gì? Những điều cần biết về sơ đồ tư duy đẹp sáng tạo

IV. Tạo và áp dụng sơ đồ Gantt vào quản lý dự án

Sơ đồ Gantt theo truyền thống được vẽ rất công phu và tỉ mỉ. Mỗi sự thay đổi trong dự án thì sơ đồ Gantt đều được sửa đổi hoặc có thể là vẽ lại hoàn toàn. Đây cũng chính là hạn chế lớn đối với việc áp dụng sơ đồ Gantt vào các dự án. Tuy nhiên, ngày nay với sự phát triển của công nghệ thì việc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ gantt trong lập kế hoạch lại trở nên vô cùng tiện lợi và dễ dàng hơn bao giờ hết. Với các phần mềm vẽ biểu đồ Gantt bạn có thể dễ dàng tạo, cập nhật hay in ra một cách đơn giản. 

1. Bước 1: Liệt kê các đầu mục công việc cần làm

Việc đầu tiên trước khi bắt đầu vào vẽ sơ đồ Gantt bạn cần liệt kê hết các đầu mục của công việc cần thiết khi thực hiện một dự án. Để có thể dễ dàng liệt kê các đầu mục đó, bạn hãy hướng tới mục tiêu của dự án bạn cần đạt được là gì và đưa ra kế hoạch cụ thể. 

Sau khi hoàn thành vạch ra các đầu mục công việc, hãy xác định thời gian để bắt đầu dự án đó và ước tính được thời gian để hoàn thành dự án. 

2. Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Những lợi ích của sơ đồ Gantt chính là thể hiện được mối liên hệ và mối quan hệ giữa các đầu việc. Sau khi đã xác định được các đầu việc quan trọng, thời gian để thực hiện các đầu việc đó hãy xác định mối liên hệ giữa chúng. Những công việc nào là cơ sở cho công việc kia, những hoạt động này có tác động như thế nào đến các hoạt động khác. Các công việc được thực hiện theo “tuần tự” hay theo “tuyến tính”.

Những công việc nào có thể thực hiện cùng lúc với nhau tức là những việc “song song”. Dự án của bạn càng có nhiều công việc có thể thực hiện song song thì cũng đồng nghĩa với việc dự án của bạn càng sớm được hoàn thành. 

Xác định những đầu việc thực hiện tuần tự và song song trong dự án. Trong trường hợp các nhiệm vụ này phụ thuộc hay bổ trợ cho nhau thì hãy lưu ý thật kỹ khi biểu thị mối liên hệ giữa chúng. Khi xác định được rõ ràng thì việc nắm bắt sâu hơn các hoạt động của dự án về cách thức tổ chức, và sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn khi mô tả lịch trình thực hiện dự án. 

Các mối quan hệ tuần tự chính trong sơ đồ Gantt: 

• Finish to Start - FS không thể bắt đầu khi những nhiệm vụ trước đó và những mối liên hệ của nhiệm vụ đó chưa kết thúc. Nhiệm vụ FS phải được bắt đầu sau.
• Start to Start - SS không thể được bắt đầu khi những nhiệm vụ trước đó chưa bắt đầu. Các nhiệm vụ đồng thời bắt đầu.
• Finish to Finish - FF không thể được kết thúc khi những nhiệm vụ trước đó chưa kết thúc. FF kết thúc sau.
• Start to Finish - SF loại này rất hiếm xảy ra.

Các bước xây dựng sơ đồ Gantt

3. Bước 3: Xây dựng sơ đồ Gantt

Sau khi đã có đầy đủ các cơ sở dữ liệu cần thiết, đến lúc bắt tay vào xây dựng sơ đồ Gantt. Bạn có thể sử dụng phương pháp vẽ tay, dùng trang excel hay sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như Microsoft project, Gantto, Base WeWork, … 

Một số công cụ vẽ sơ đồ Gantt trên nền tảng đám mây giúp ích cho bạn có thể tiến hành thảo luận ở bất cứ đâu. Nền tảng này giúp cho bạn có thể truy cập và sử dụng tài liệu ở bất cứ đâu. 

4. Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Đừng quên cập nhật tiến độ của dự án trên sơ đồ Gantt. Trên biểu đồ Gantt nếu như dự án của bạn tiến triển theo chiều dọc tức là đang tiến triển tốt. Tuy nhiên, bạn cũng phải liên tục cập nhật bởi khi thực hiện dự án sẽ có rất nhiều yếu tố thay đổi bất ngờ.  

Ví dụ: khi công việc A là cơ sở để thực hiện công việc B mà trong khi công việc A lại chưa được hoàn thành đúng tiến độ thì ban quản lý dự án sẽ phải thay đổi sao cho không ảnh hưởng đến dự án chung. Chính vì vậy, đòi hỏi bạn phải thường xuyên theo dõi dự án và cập nhật tình hình nhanh chóng để có những điều chỉnh phù hợp. Cập nhật tình hình thường xuyên còn giúp bạn dễ dàng update thông tin về công việc của nhóm cũng như phía nhà tài trợ. 

Xem thêm: Phương pháp học tập hiệu quả bằng sơ đồ tư duy (mindmap)

V. Kết luận

Sơ đồ Gantt hay Gantt chart là công cụ tuyệt vời giúp các nhà quản lý thực thi việc quản lý dự án. Đây là công cụ giúp tóm tắt quá trình thực hiện dự án từ các đầu việc quan trọng đến thời gian thực hiện. Làm chủ công cụ Gantt chart là bạn đã thành công trong quản lý các dự án nhỏ rồi nhé. Chúc các bạn thành công.