Bạn đang băn khoăn tìm kiếm không biết viết phiếu xuất kho như thế nào cho đúng và chính xác nhất? Ở bài viết này 123job sẽ bật mí cho bạn những lưu ý khi trình bày phiếu xuất kho cùng những mẫu phiếu xuất kho chuẩn nhất.

I. Phiếu xuất kho 

1. Phiếu xuất kho là gì? 

Phiếu xuất kho là một loại chứng từ kế toán dùng để theo dõi lượng vật tư, công cụ dụng cụ hay hàng hoá cho các bộ phận nhất định  sử dụng trong doanh nghiệp. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để doanh nghiệp kiểm tra các chi phí phát sinh, hạch toán chi phí đã sử dụng cho những mặt hàng, sản phẩm trong một thời gian cụ thể.
Thông qua phiếu xuất kho, doanh nghiệp có được những thông tin cơ bản về việc xuất hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ ra khỏi kho với mục đích gì? Cho ai? Bao nhiêu? Khi nào?...
Phiếu xuất kho được thể hiện và viết khi doanh nghiệp cơ quan tổ chức thực hiện hoạt động xuất hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ cho đơn vị nhập hàng tại kho hàng hóa của công ty mình.

2. Mẫu phiếu xuất kho gồm những nội dung gì? 

Để viết một phiếu xuất kho chính xác và đầy đủ nhất thì bạn không thể thiếu những nội dung cơ bản sau:

  • Tên đơn vị hoặc bộ phận: Trong phần tên này được viết ở góc bên trái của tờ phiếu xuất kho. Cần ghi rõ địa chỉ và tên đơn vị hoặc theo yêu cầu đúng và chuẩn thì phải có dấu đơn vị.
  • Ngày tháng năm: Là thời điểm doanh nghiệp bắt đầu lập phiếu, cần ghi rõ ràng ngày tháng tại thời điểm đó
  • Số: Việc ghi số được thực hiện theo quy định ghi chuẩn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn và phải ghi liên tục, tránh các trường hợp ngắt quãng và ghi không chuẩn về nội dung
  • Nợ/ Có: Cần ghi số tài khoản đối ứng trong phần này
  • Họ tên người nhận hàng: Tên người mua hàng hóa sản phẩm từ kho xuất hàng của doanh nghiệp.
  • Đơn vị (bộ phận): Người nhận hàng nhận và thuộc đơn vị hay bộ phận nào cần ghi rõ ràng và cụ thể đảm bảo đúng và chính xác về mặt nội dung
  • Lý do xuất kho: Lý do có thể tùy vào từng doanh nghiệp sẽ có những lý do khác nhau, tuy nhiên trong mẫu phiếu xuất kho việc ghi lý do cũng cần đảm bảo tính khả thi và hợp lý theo đúng với thực tế.
  • Các cột A, B, C, D: chúng ta điền thông tin và các khoản mục như số thứ tự, tên hàng hoá, vật tư công cụ dụng cụ, đơn vị tính,...
  • Cột 1: Ghi cụ thể về số lượng vật tư, hàng hoá, sản phẩm, công cụ dụng cụ…
  • Cột 2: Số sản phẩm thực tế xuất kho của doanh nghiệp xuất đi, trên thực tế số lượng xuất không được thừa mà chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu
  • Cột 3: Ghi cụ thể về đơn giá của vật tư, hàng hoá. Việc ghi chép cần tuân thủ đúng quy trình hạch toán sản phẩm trong doanh nghiệp 
  • Cột 4: Giá trị thực tế cụ thể của vật tư, hàng hoá đang được và chuẩn bị được xuất kho được áp dụng công thức như sau:

 Thành tiền = Số lượng thực nhập * đơn giá

  • Dòng cộng: Người xuất kho và ghi phiếu phải điền trong tờ mẫu phiếu xuất kho tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
  • Tổng số tiền viết bằng chữ: Cần ghi bằng chữ số tiền đã thanh toán và tính theo đơn vị ngàn đồng.
  • Cuối cùng, chứng từ gốc kèm theo nếu có khi xuất hàng hóa đi cho các đơn vị khác.

3. Những lưu ý khi trình bày phiếu xuất kho 

Sau đây là một vài lưu ý vô cùng quan trọng mà bạn không thể quên khi trình bày phiếu xuất kho:
Tại một đơn vị cơ quan tổ chức phiếu xuất kho bao giờ cũng được lập và phải thành lập thành 3 liên giống nhau và không được ít hơn theo số liên đã quy định. Trong đó:

  • Liên thứ nhất lưu tại bộ phận lập phiếu
  • Liên thứ 2 do người chịu trách nhiệm lưu trữ, có thể là thủ kho chi chép lại, lưu giữ để ghi thẻ hoặc nhân viên kế toán nhận thẻ từ thủ kho để ghi và hạch toán các bút toán trong sổ kế toán
  • Liên thứ 3 do người phụ trách nhận hàng lưu giữ, đề phòng những trường hợp rủi ro có tranh chấp về hàng hóa thì sẽ tiến hành lấy phiếu xuất kho đó ra để xác nhận

Sau khi hoàn thành các công việc về lập phiếu xuất kho, người chịu những trách nhiệm về lập phiếu sẽ chuyển mẫu phiếu đó cho kế toán trưởng ký và cuối cùng đưa chuyển sang Giám đốc. Cần phải thực hiện xác nhận và ghi rõ họ tên vào cả 3 liên đó. Sau khi được những người có thẩm quyền ký thì phiếu xuất kho được chuyển xuống kho và gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư…

Sau khi xuất khối lượng hàng hóa, sản phẩm và vật tư đi thủ kho ghi số lượng mặt hàng hóa, những thông tin về thời gian ngày tháng năm hay giá cả… vào cột số 2. Ghi rõ ràng cụ thể đầy đủ số lượng đã giao và ký tên, ghi rõ họ tên vào bản mẫu phiếu xuất kho hàng hóa đó. Chú ý trước khi ký tên cũng cần nhìn lại một lượt xem mình đã thực hiện chính xác và tính các khoản đó đã hợp lý rồi hãy xác nhận để tránh sai sót không đáng có.

II. Một số mẫu phiếu xuất kho 

1. Mẫu phiếu xuất kho mới và chuẩn nhất

Mẫu phiếu xuất kho mới nhất

2. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133  

a. Mẫu phiếu xuất kho

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

b. Mục đích sử dụng và đối tượng thực hiện mẫu phiếu xuất kho

Về mục đích sử dụng của mẫu phiếu xuất kho giúp các doanh nghiệp, tổ chức:

  • Kiểm tra, theo dõi về số lượng của các vật tư, dụng cụ
  • Làm các công cụ khi xuất kho để làm căn cứ kho hạch toán các chi phí
  • Kiểm tra việc thực hiện các quy định, định mức về tiêu hoa vật tư thiết bị sản phẩm khi xuất hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất

Về đối tượng thực hiện mẫu phiếu xuất kho, được áp  dụng với tất cả các doanh nghiệp và các đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động trong đơn vị doanh nghiệp.

c. Cách ghi mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Cũng giống như các mẫu phiếu xuất kho khác,  mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133 cũng có những yêu cầu riêng cần đảm bảo khi viết mà bạn nên chú ý, có thể kể đến như:

  • Ngày được lập phiếu xuất kho
  • Người chịu trách nhiệm trong khi lập phiếu xuất kho, ghi rõ họ tên, thuộc đơn vị phụ trách nào và phải kí tên đầy đủ
  • Số hóa đơn và lệnh xuất kho của người phụ trách có thẩm quyền bắt buộc phải có
  • Ngày, tháng, năm, các lý do và nội dung xuất

Đi vào chi tiết các ô các mục, bạn cần đảm bảo thông tin tại các ô cột thuộc địa chỉ A, B, C, D như sau:

  • A: Điền theo thứ tự lần lượt của sản phẩm, hàng hóa, vật tư, dụng cụ dựa theo đúng số lượng của hàng hóa được giao bán và xuất kho.
  • B: Ghi tên các mặt hàng sản phẩm, hàng hóa đã xuất bao gồm nguyên liệu hay những thành phần gì,...
  • C: Nếu các phiếu xuất kho bao gồm hóa đơn và có chữ số thì phải ghi đầy đủ.
  • D: Hóa đơn xuất kho được tính theo đơn vị nào cần ghi chính xác

Còn mục số có 4 mục mà bạn cần điền thông tin vào, đó là:
1: Số lượng theo yêu cầu của người có thẩm quyền ban quyết định xuất hàng hóa sản phẩm;

  • 2: Ghi chép lại số lượng của hàng hóa
  • 3: Giá cả của hàng hóa
  • 4: Đơn giá và số tiền cho từng mặt hàng

Cuối cùng nhưng không thể thiếu đó là dòng cộng và dòng thành tiền cũng thực hiện ghi chính xác và tuân thủ theo nguyên tắc đảm bảo đúng sự thật.

3. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200  

a. Mẫu phiếu xuất kho

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

b. Cách ghi mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Trước hết theo thông tư 200, bố cục của phiếu xuất kho có thể áp dụng và thực hiện theo 3 bước cơ bản sau:

  • Xác định những bố cục chung của phiếu xuất kho
  • Những thông tin cần trình bày như tên đơn vị, tên của mẫu phiếu, ngày tháng năm, số, các khoản về nợ, có; tên khách hàng nhận, lý do, nội dung, tổng tiền, thời gian và chữ ký của người có thẩm quyền là những nội dung không thể thiếu trong bước đầu tiên này
  • Điền đầy đủ các mục cần có

Hiện nay, bạn có thể download mẫu phiếu xuất kho mới nhất excel hoặc mẫu phiếu xuất kho bằng word trên các trang web để thuận tiện trong việc lập phiếu. Tuy vậy, vẫn cần chú ý chỉnh sửa nội dung có sẵn để đảm bảo yêu cầu quy định về việc trình bày khoa học hài hòa giữa nội dung và hình thức như

  • Các cột trong phạm vi cần ghi như cột số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị, mã số, số lượng, đơn giá, cần cộng và tính thành tiền cho chính xác. Bạn nên dùng các công thức có sẵn trong excel để tính toán dễ dàng và thuận tiện hơn
  • Các nội dung bên ngoài bảng cần điền về ngày tháng xuất hàng đi và tên chữ ký của người có thẩm quyền cũng cần lưu ý và thực hiện chính xác

4. Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 15 và 48 

a. Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 15

Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 15

b. Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 48

Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 48

IV. Kết luận

Ở bài viết trên, 123job đã giải quyết những vấn đề cơ bản mà đa số mọi người thường tìm kiếm liên quan đến phiếu xuất kho như mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133, mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200, mẫu phiếu xuất kho nội bộ, tải mẫu phiếu xuất kho excel… Tuy không thể giải đáp hết tất cả nhưng chắc hẳn những thông tin trên đủ để bạn có thể tự lập một mẫu phiếu xuất kho đảm bảo những lưu ý về nội dung lẫn hình thức cho doanh nghiệp của mình rồi phải không? Cảm ơn đã theo dõi và hẹn gặp lại trong bài viết tiếp theo nhé.