Tổng hợp quy định quản lý hồ sơ dành cho doanh nghiệp

Hồ sơ là tài sản chung của công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc sử dụng phải đúng mục đích, đảm bảo được tính bảo mật và tránh trường hợp mất mát, hư hỏng. Cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu thêm về quy định quản lý hồ sơ nhé!

I. Mục đích của quy định quản lý hồ sơ

Quy định quản lý hồ sơ quy định cụ thể công tác lập, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ của công ty để đảm bảo các hồ sơ rõ ràng, dễ nhận biết và giúp cho quá trình sử dụng được dễ dàng hơn.

Mục đích của quy định quản lý hồ sơ

II. Các định nghĩa

• Hồ sơ: Là tài liệu cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại công ty hay công bố các kết quả đạt được
• Danh mục hồ sơ: Là một tập hợp các loại hồ sơ dự kiến được lập tại các ban / phòng trong công ty
• Lập hồ sơ: Bao gồm các quá trình khác như: Lập danh mục, mở hồ sơ, kết thúc hồ sơ, thu thập tài liệu, văn bản có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các phòng/ ban.

III. Nội dung của quy định quản lý hồ sơ

1. Lập danh mục hồ sơ

• Hồ sơ của các phòng, ban phải được phân loại theo đặc điểm, mục đích và phải được lập thành danh mục hồ sơ. Căn cứ vào các hồ sơ hiện có thì các phòng, ban tổ chức có trách nhiệm lập danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình
• Trong quá trình hoạt động, có những hồ sơ mới phát sinh thì Trưởng đơn vị phân công cán bộ phải cập nhật vào Danh mục hồ sơ
• Nếu trong thời gian làm việc có phát sinh hay thay đổi nội dung trong danh mục hồ sơ thì đơn vị đó phải cập nhật kịp thời, nhanh chóng, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn, tránh trường hợp sử dụng nhầm lẫn.

2. Hệ thống nhận biết hồ sơ

Sau khi kết thúc công việc, trước khi đưa hồ sơ vào tập lưu trữ thì người được phân công quản lý hồ sơ phải cập nhật đầy đủ vào danh mục hồ sơ, kiểm tra các dữ liệu trong từng hồ sơ để có sự bổ sung hay loại bỏ kịp thời. 

Hồ sơ trong mỗi bộ phải được sắp xếp đảm bảo các yêu cầu như:

• Theo thứ tự thời gian thực hiện công việc hoặc mối quan hệ liên đới lẫn nhau
• Có sự phân biệt rõ ràng giữa các bộ hồ sơ dựa vào đặc điểm, mục đích bằng cách đóng riêng từng tập hoặc dùng giấy, nhãn ngăn cách.

Mỗi tập hồ sơ được sắp xếp theo những cách thức sau:

• Tập hợp các văn bản, tài liệu có cùng tên loại 
• Sắp xếp theo chủ đề: Các loại giấy tờ, văn bản gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả khác nhau…nhưng có nội dung chung về một vấn đề, một sự việc
• Sắp xếp theo đơn vị giao dịch: Tất cả văn bản có các vấn đề liên quan đến một cá nhân, đơn vị…
• Sắp xếp theo địa dư: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan đến vị trí địa lý
• Sắp xếp theo thời gian: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có cùng thời gian nhất định được lập thành tập hồ sơ.

Hồ sơ được sắp xếp đúng cách giúp quá trình sử dụng được thuận tiện hơn

3. Lưu trữ hồ sơ

Tất cả các phòng, ban đều phải xác định được vị trí thích hợp để lưu trữ hồ sơ của đơn vị mình và giao nhiệm vụ cho người có trách nhiệm để theo dõi, quản lý.

Những hồ sơ, tài liệu tại các phòng, ban dựa vào những yêu cầu dưới đây để xác định được thời gian lưu giữ:

• Yêu cầu của luật pháp có liên quan
• Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ
• Yêu cầu của đơn hàng, hợp đồng
• Thời gian (vòng đời) của các sản phẩm, dịch vụ
• Những yêu cầu khác, yêu cầu phát sinh do các bên hữu quan đưa ra.

Ngoài ra, Giám đốc sẽ thông báo cho tất cả cá nhân, đơn vị có liên quan bằng văn bản về sự thay đổi thời gian lưu hồ sơ do:

• Những yêu cầu hợp đồng cụ thể
• Trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm, dịch vụ
• Luật pháp
• Yêu cầu của cơ quan chủ quản.

Tất cả cán bộ, công nhân viên của công ty trước khi thôi việc, nghỉ hưu hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại tài liệu, hồ sơ cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Hồ sơ phải được lưu trữ bằng cả hai cách: Lưu bản mềm trên hệ thống ERP (trực tiếp hoặc scan văn bản) lưu bản cứng vào file. 

4. Bảo quản hồ sơ

• Cá nhân, bộ phận được giao chịu trách nhiệm xây dựng các biện pháp và bảo quản hồ sơ nhằm mục đích hồ sơ được lưu trữ tốt, an toàn trước khi bị huỷ theo quy định
• Hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản một cách an toàn, tránh các yếu tố có thể gây hư hỏng hồ sơ như ẩm ướt, mối mọt, cháy hay ảnh hưởng của hóa chất. Hồ sơ phải được dựng và xếp lên giá.
• Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng và chất liệu của hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh) mà các phòng, ban phải xác định cách thức bảo quản sao cho thích hợp
• Trong quá trình bảo quản, các phòng, ban phải phân công cụ thể người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý hồ sơ. Nếu có phát hiện thấy bất kỳ sự mất mát, hư hỏng hay nguy cơ xảy ra các vấn đề nghiêm trọng phải nhanh chóng báo cáo với Trưởng các phòng, ban. Trưởng phòng, ban đó có trách nhiệm xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý kịp thời và nếu trong những tình huống khó giải quyết thì xin ý kiến Tổng Giám đốc Công ty
• Tương ứng với mức độ bảo mật của hồ sơ, Tổng Giám đốc phân công cá nhân, đơn vị thực hiện việc bảo quản, lưu trữ sao cho thích hợp
• Khi cần thiết, Tổng Giám đốc xem xét việc ban hành quy định cụ thể đối với các loại hồ sơ có tính bảo mật cao, kể cả việc xử phạt đối với cán bộ, công nhân viên vi phạm.

Phải bảo quản hồ sơ đúng cách để tránh hư hỏng, mất mát

5. Sử dụng hồ sơ

- Tài liệu, hồ sơ là tài sản chung của Công ty, không một chuyên viên, cán bộ nào được tự ý tiêu huỷ, chiếm làm của riêng hoặc tự ý mang hồ sơ sang các cơ quan khác nếu không được phép của cấp có thẩm quyền. 

- Phải sử dụng hồ sơ đúng mục đích và phạm vi quyền hạn. 

- Khi sử dụng hồ sơ thì mỗi người phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tránh làm mất mát, hư hỏng và không được để hồ sơ lộn xộn. 

- Đối với những hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật) thì các nhân viên khi sử dụng phải đảm bảo sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đúng vị trí. Nếu là hồ sơ mật phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền mới được phép sử dụng.

- Khi các phòng, ban này có nhu cầu sử dụng hồ sơ của đơn vị khác phải có sự đồng ý của Trưởng các phòng, ban quản lý hồ sơ. 

- Chỉ sao chụp hồ sơ trong những trường hợp thực sự cần thiết và phải có sự đồng ý của Trưởng các phòng, ban quản lý hồ sơ. 

- Những người ngoài công ty chỉ được xem, mượn tài liệu, hồ sơ khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc công ty.

- Việc mượn, trả hồ sơ phải đảm bảo đúng theo nguyên tắc bảo mật, không hư hại và tuân thủ theo trình tự sau:

• Người có nhu cầu sử dụng hồ sơ viết giấy đề nghị (Theo mẫu) chuyển lên người có thẩm quyền phê duyệt
• Người có thẩm quyền phải xem xét tính phù hợp với đối tượng, tính bảo mật của hồ sơ để xem xét và ký nhận
• Nếu không đồng ý cho sử dụng hồ sơ thì giải thích cho người mượn biết và nếu trong trường hợp đồng ý thì xác nhận vào giấy đề nghị
• Người có thẩm quyền có thể trực tiếp lấy hồ sơ đưa cho người sử dụng hoặc giao cho người khác thực hiện thủ tục giao nhận. Việc giao nhận hồ sơ bắt buộc phải có biên bản giao nhận hồ sơ ( Theo mẫu). 

6. Cập nhật hồ sơ

• Khi phát sinh thêm những hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất là ½ tháng, mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ kịp thời vào danh mục hồ sơ
• Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu, nội dung ghi nhận kết quả thực hiện công việc
• Trong quá trình công tác, người thực hiện có nhiệm vụ tập hợp (bằng cách cập nhật, thu thập) các bằng chứng có liên quan đến từng sự việc, từng vấn đề cụ thể để đưa vào hồ sơ.

7. Hủy hồ sơ

Hàng tháng mỗi bộ phận trong công ty có trách nhiệm kiểm tra những hồ sơ, danh mục hồ sơ đã hết hạn để mang đi hủy. Phương pháp huỷ hồ sơ theo quy định danh mục hồ sơ của Công ty.  

Khi huỷ, trưởng bộ phận chịu trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ (theo mẫu). Biên bản huỷ phải bao gồm các nội dung như: Thời gian, địa điểm hủy hồ sơ, danh mục hồ sơ bị huỷ, người tiến hành hủy, ký tên…Việc tiêu huỷ những tài liệu, hồ sơ hết giá trị phải thành lập hội đồng.

Việc hủy hồ sơ phải được lập thành biên bản

IV. Biểu mẫu quy định quản lý hồ sơ

1. Danh mục hồ sơ

Tải danh mục hồ sơ: TẠI ĐÂY

2. Giấy đề nghị mượn hồ sơ

Tải giấy đề nghị mượn hồ sơ: TẠI ĐÂY

3. Biên bản giao nhận hồ sơ

Tải biên bản giao nhận hồ sơ: TẠI ĐÂY

4. Danh mục quản lý mượn hồ sơ

Tải danh mục quản lý mượn hồ sơ: TẠI ĐÂY

5. Giấy đề nghị hủy hồ sơ

Tải giấy đề nghị hủy hồ sơ: TẠI ĐÂY

6. Biên bản huỷ hồ sơ

Tải biên bản hủy hồ sơ: TẠI ĐÂY