Tổng hợp quy định quản lý và tổ chức cuộc họp dành cho doanh nghiệp

Cuộc họp là một hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp và là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về quy định quản lý và tổ chức cuộc họp, giúp việc tổ chức cuộc họp mang lại hiệu quả nhất nhé!

I. Quy định tổ chức và quản lý cuộc họp

1. Mục đích

• Thông báo nhanh chóng, chính xác các quyết định mới từ quản lý cấp trên
• Giải quyết các vấn đề có liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty
• Nhằm giảm bớt các số lượng cuộc họp, nâng cao chất lượng các cuộc họp của công ty, tiết kiệm được thời gian…

Mục đích của quy định tổ chức và quản lý cuộc họp

2. Phạm vi

Quy định tổ chức và quản lý cuộc họp được áp dụng cho tất cả các cuộc họp trong công ty.

3. Nội dung

3.1. Các nguyên tắc chung

• Chỉ tiến hành tổ chức cuộc họp khi thực sự cần thiết nhằm phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng. Không dùng các cuộc họp để thay thế cho việc ra các quyết định điều hành, quản lý
• Xác định rõ mục đích, nội dung, yêu cầu, thành phần tham dự cuộc họp. Thực hiện nghiêm túc các công việc được giao, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của quản lý các bộ phận.
• Phải có chương trình kế hoạch hoàn chỉnh, đảm bảo cuộc họp phải chất lượng, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không hình thức phô trương
• Thực hiện cuộc họp lồng ghép với các vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp lại với nhau một cách hợp lý để tiết kiệm được thời gian
• Nội dung cuộc họp phải phù hợp với tính chất, nội dung và yêu cầu của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
• Đảm bảo cuộc họp diễn ra phải theo đúng thời gian, nếu đến trễ thì phải thông báo cho chủ tọa cuộc họp.
• Tất cả các quản lý tham gia cuộc họp phải có sổ họp nội bộ. Trong mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp, quản lý phải ghi rõ lại các nội dung quan trọng như: Ngày giờ, các thành phần tham gia, những nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia, ký tên.

3.2. Trình tự cuộc họp

3.2.1. Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức cuộc họp

• Căn cứ vào chương trình công tác hàng tháng, hàng năm của đơn vị mình và yêu cầu giải quyết công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp. Bên cạnh đó, quản lý phân công trách nhiệm cho các đơn vị chuẩn bị nội dung, thời gian, địa điểm và các vấn đề khác có liên quan đến việc tổ chức cuộc họp
• Kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng tháng và trong năm phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc khách mời tham dự
• Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức nhằm giải quyết những công việc phát sinh đột xuất, khẩn cấp.

3.2.2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp

• Nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị kỹ càng, đầy đủ, chu đáo, đảm bảo đúng yêu cầu và thời gian
• Những vấn đề khác có liên quan đến nội dung cuộc họp và những yêu cầu, nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp thì phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản
• Đối với những tài liệu dài, bao gồm nhiều nội dung, thì ngoài bản chính phải cần chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung
• Người chủ trì cuộc họp chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức cuộc họp (Theo mẫu)
• Người tổ chức cuộc họp cần phải chuẩn bị thêm bảng checklist các buổi họp. 

* Đối với cuộc họp trực tuyến thì cần phải chuẩn bị:

• Đặt trước địa điểm tổ chức cuộc họp
• Tổ chức việc vệ sinh sạch sẽ phòng họp
• Kiểm tra lại toàn bộ các thiết bị như: Bàn, ghế, đèn, máy lạnh, ổ cắm điện, nguồn điện
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho cuộc họp
• Chuẩn bị nước uống, khăn phủ bàn, máy tính, máy chiếu, màn chiếu, TV
• Soạn thảo thư mời và trình duyệt
• Gửi thư mời
• Nhắc tham gia cuộc họp trước 60 phút. 

Những nội dung cần chuẩn bị đối với cuộc họp trực tuyến

3.2.3. Giấy mời họp

Giấy mời họp phải được ghi theo mẫu và phải đảm bảo đầy đủ một số nội dung sau:

• Người triệu tập và người chủ trì
• Thành phần tham dự cuộc họp
• Người được triệu tập hoặc người được mời tham dự
• Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp
• Những yêu cầu đối với người được mời tham dự hoặc người được triệu tập. 

Giấy mời họp bắt buộc phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo đó là tài liệu, nội dung, yêu cầu của cuộc họp và những gợi ý có liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp cuộc họp đột xuất. 

3.2.4. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

• Tùy vào nội dung, tính chất, mục đích và yêu cầu của cuộc họp mà người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc trong việc quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp sao cho phù hợp, để vừa mang lại hiệu quả, vừa đảm bảo được tính tiết kiệm
• Quản lý đơn vị được mời họp phải cử ra người tham dự cuộc họp đúng thành phần, thời gian, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ để đáp ứng được nội dung và yêu cầu của cuộc họp
• Trường hợp người được triệu tập hoặc người được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự được cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho nhân viên cấp dưới nhưng phải đảm bảo người đó có đủ khả năng để đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. 

3.2.5. Thời gian tiến hành cuộc họp

Dưới đây là các loại cuộc họp và thời gian tiến hành của các loại cuộc họp đó:

• Họp tham mưu, tư vấn có thời gian tiến hành không quá một buổi làm việc
• Họp chuyên môn có thời gian tiến hành từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với những dự án, đề án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không được quá 2 ngày
• Đối với cuộc họp tổng kết công tác năm thì không được quá 1 ngày
• Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề có thời gian tiến hành từ 1 đến 2 ngày tùy vào tính chất, nội dung của từng chuyên đề
• Đối với cuộc họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thì có thời gian từ 1 đến 3 ngày làm việc tùy theo tính chất và nội dung của từng vấn đề
• Đối với các loại cuộc họp khác thì tùy vào tính chất và nội dung của vấn đề mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không được quá 2 ngày.

3.2.6. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

• Mỗi cuộc họp có thể kết hợp để giải quyết nhiều vấn đề, nội dung khác nhau, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành cuộc họp khác nhau để có thể tiết kiệm được thời gian, bảo đảm chất lượng và mang hiệu quả giải quyết công việc cao nhất
• Người được phân công hoặc người chủ trì chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn nội dung, tư tưởng cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề đang có nhiều ý kiến khác nhau, không đọc lại toàn bộ tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết những vấn đề cần xử lý tại cuộc họp
• Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp cần phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang có nhiều ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý phù hợp
• Kết luận của người chủ trì cuộc họp phải cụ thể và rõ ràng, thể hiện được đầy đủ nội dung, tính chất và yêu cầu của cuộc họp.

Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

3.2.7. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

• Quán triệt nội dung, yêu cầu và mục đích của chương trình, thời gian, địa điểm và lịch trình của cuộc họp
• Xác định thời gian tối đa được trình bày ý kiến của mỗi người tham gia cuộc họp một cách hợp lý để đảm bảo đúng lịch trình cuộc họp
• Điều khiển cuộc họp theo đúng yêu cầu, mục đích được đặt ra
• Có ý kiến kết luận ngắn gọn, chính xác trước khi kết thúc cuộc họp
• Giao trách nhiệm cho đơn vị, cơ quan có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những đơn vị, cơ quan, cá nhân có liên quan.

3.2.8. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

• Trước khi tham dự cuộc họp thì phải nghiên cứu kỹ càng tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được 
• Chuẩn bị trước những ý kiến để phát biểu tại cuộc họp
• Phải đến dự họp đúng giờ, tham dự hết thời gian của cuộc họp và đi dự họp đúng thành phần. Trong trường hợp có những lý do đột xuất và đã được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp thì người tham dự có thể ra về trước khi cuộc họp kết thúc
• Trong khi dự họp, không được làm việc riêng, không được nghe, gọi điện thoại hoặc xử lý những công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp
• Khi trình bày ý kiến hoặc tranh luận tại cuộc họp thì phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung của vấn đề, không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp đã cho phép
• Đối với trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo lại kết quả cuộc họp cho thủ trưởng đơn vị, cơ quan đã cử mình đi họp.

3.2.9. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

Tất cả nội dung của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức có thể ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp bao gồm một số nội dung chính như:

• Người chủ trì cuộc họp và danh sách những người tham dự cuộc họp
• Những vấn đề, nội dung được trình bày và thảo luận tại cuộc họp
• Ý kiến của những người tham dự cuộc họp
• Kết luận của chủ tọa và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

Mẫu biên bản cuộc họp công ty

Sau khi kết thúc cuộc họp, chậm nhất là 5 ngày làm việc, đơn vị, cơ quan được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả của cuộc họp để gửi cho các đơn vị, cơ quan, cá nhân có liên quan biết và thực hiện.

Nội dung chính của văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm:

• Kết luận và ý kiến của người chủ trì về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp
• Quyết định của người có thẩm quyền đưa ra tại cuộc họp về giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm cho tổ chức thực hiện.

3.3. Phân loại cuộc họp

3.3.1. Họp giao ban

• Họp giao ban là cuộc họp của Giám đốc đối với nhân viên và quản lý trong công ty vào hàng tuần hoặc hàng tháng
• Cuộc họp giao ban giữa Giám đốc điều hành và các quản lý sẽ được tổ chức vào thứ bảy hàng tuần từ 2:30 pm – 3:30 pm
• Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp. Nội dung cuộc họp do Giám đốc hoặc Giám đốc uỷ quyền cho nhân viên hành chính trực tiếp soạn thảo và chuyển cho người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu
• Họp giao ban chỉ giải quyết các vấn đề như: Giải quyết các vấn đề liên bộ phận, thông tin mới từ Ban Giám đốc, nội dung trọng tâm công việc của tuần sau, các công việc còn tồn đọng trong tuần...
• Trong cuộc họp, các bộ phận không được trình bày các vấn đề như: Báo cáo, đề xuất, thắc mắc, giải trình mang tính chất cá nhân của bộ phận đó. 
• Tất cả thành viên tham gia cuộc họp phải ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau đó triển khai ngay cho nhân viên do mình quản lý.

3.3.2. Họp giữa quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới

Đây là cuộc họp giữa cấp trên với cấp dưới nhằm giải quyết những công việc hàng tuần hoặc những công việc đột xuất

3.3.3. Họp giữa Giám đốc với toàn thể nhân viên trong công ty

• Họp giữa Giám đốc với toàn thể nhân viên trong công ty được thực hiện mỗi tháng 1 lần 
• Tổ chức vào ngày thứ hai đầu tiên của tháng
• Thời gian: Ca sáng từ 10h – 10h30, ca chiều từ 16h -16h30
• Nội dung: Thông báo các kế hoạch, chiến lược...
• Bộ phận nhân sự tổ chức triển khai cuộc họp và lập biên bản

3.3.4. Họp tham mưu, tư vấn

Là cuộc họp để lấy các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của quản lý, nhân viên cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có thêm cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

Một số loại cuộc họp thường gặp đối với công ty, doanh nghiệp

3.3.5. Họp chuyên môn

Họp chuyên môn là cuộc họp nhằm mục đích trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các đề án, dự án.

3.3.6. Họp triển khai giữa quản lý với nhân viên

Quản lý bộ phận hoặc người được uỷ quyền tổ chức cuộc họp triển khai cuộc họp, quyết định của cấp trên... Nội dung cuộc họp bao gồm các nội dung chính như: 

• Triển khai các nội dung cuộc họp với Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan
• Giải thích, nhắc nhở các nghiệp vụ, quy định mà nhân viên chưa thực hiện được hoặc thực hiện không đúng…
• Thông báo các công việc quan trọng 

3.3.7. Họp tổng kết

Họp tổng kết là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá lại tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ hàng năm và bàn ra những phương hướng, nhiệm vụ công tác cho năm tới của các đơn vị trực thuộc công ty.

3.4. Sử dụng phòng họp của công ty

• Phòng họp của công ty do phòng Hành chính - Quản trị quản lý. Một số cuộc họp có thể tổ chức tại công ty hoặc ở bên ngoài
• Các bộ phận khi có nhu cầu sử dụng phòng họp thì phải đăng ký trước với nhân viên lễ tân
• Nhân viên lễ tân vào sổ theo dõi phòng họp (Theo mẫu)
• Trong trường hợp có xung đột về việc sử dụng phòng họp thì nhân viên lễ tân phải thông báo cho Trưởng phòng Hành chính - Quản trị biết, ý kiến của Trưởng phòng HCQT sẽ là ý kiến cuối cùng.

II. Biểu mẫu quy định tổ chức và quản lý cuộc họp

1. Kế hoạch tổ chức cuộc họp

Tải kế hoạch tổ chức cuộc họp: TẠI ĐÂY

2. Thư mời họp

Tải thư mời họp: TẠI ĐÂY

3. Biên bản cuộc họp

Tải biên bản cuộc họp: TẠI ĐÂY

4. Sổ theo dõi phòng họp

Tải sổ theo dõi phòng họp: TẠI ĐÂY