Tổng hợp quy định quản lý văn phòng phẩm

Quy định quản lý văn phòng phẩm là quy trình quan trọng không thể thiếu giúp các công việc của công ty được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả. Vậy quy trình quản lý văn phòng phẩm là gì ? Cùng 123job tìm hiểu ngay nhé.

I. Mục đích quy định quản lý văn phòng phẩm

Quy định quản lý văn phòng phẩm được đặt ra nhằm mục đích quản lý được việc sử dụng về văn phòng phẩm trong công ty nhằm đảm bảo đủ nhu cầu sử dụng và tiết kiệm.

II. Phạm vi

Quy định quản lý văn phòng phẩm này được áp dụng cho việc quản lý và sử dụng các văn phòng phẩm trong công ty 

III. Nội dung

Quy định quản lý văn phòng phẩm trong công ty 

1. Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm

• Bảng tiêu chuẩn về các loại văn phòng phẩm theo mẫu HC – 10 – BM01 đính kèm quy định quản lý văn phòng phẩm này.

• Tất cả các loại văn phòng phẩm trong quy định quản lý văn phòng phẩm đều được sử dụng chung tiêu chuẩn không có phân biệt các chức danh, ngoại trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp.

• Đối với các chức vụ quản lý hoặc chuyên viên quản lý quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung thì các loại sổ công tác được quy định quản lý văn phòng phẩm với giá trị mua/đơn vị như sau.

2. Định mức sử dụng

• Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng.  Phòng hành chính sẽ lập định mức sử dụng tạm tính và định mức sử dụng tạm tính này được thảo luận thống nhất với các Trưởng bộ phận, sau đó chuyển đến ban giám đốc Công ty duyệt.
• Hàng quý, phòng hành chính có trách nhiệm rà soát lại các định mức sử dụng văn phòng phẩm cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, các Trưởng bộ phận sẽ đề nghị Phòng hành chính cùng nghiên cứu để thay đổi định mức. Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định quản lý văn phòng phẩm theo mẫu: HC – 10 – BM02.

3. Quy trình cấp phát

• Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận sẽ phải lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu: HC – 10 – BM03, chuyển tới Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển về Phòng hành chính xem xét.
• Phòng hành chính có trách nhiệm kiểm tra lại các định mức sử dụng theo quy định quản lý văn phòng phẩm, nếu không đúng thì phải chuyển cho bộ phận đề nghị để chỉnh sửa lại, còn đúng sẽ tổng hợp tất cả các bảng đề xuất, sau đó làm bảng tổng hợp rồi chuyển đến chó ban giám đốc duyệt.
• Căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt, Phòng hành chính sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu. Văn phòng phẩm được mua làm 02 lần, lần 1 bắt đầu từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 đến ngày 20 của tháng. Mỗi lần mua sẽ bằng 60% tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20%).
• Việc cấp và phát được thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 đến ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 đến ngày 20 của tháng. Mỗi lần cấp và phát bằng 50% nhu cầu sử dụng của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận văn phòng phẩm sẽ ký tên vào biên bản cấp phát có mã số: HC – 10 – BM04.

4. Cấp phát đột xuất

• Khi có nhu cầu dùng văn phòng phẩm đột xuất, theo quy định quản lý văn phòng phẩm thì người có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị văn phòng phẩm theo biểu mẫu: HC – 10 – BM05, chuyển đến cho Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển về Phòng hành chính xem xét.
• Phòng hành chính sẽ có trách nhiệm kiểm tra lại định mức sử dụng theo quy định quản lý văn phòng phẩm, nếu không đúng thì phải chuyển cho các bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển đến bạn giám đốc  duyệt.
• Căn cứ trên giấy đề nghị đã được duyệt, Phòng hành chính sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu. Văn phòng phẩm được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp và phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

5. Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

• CNV được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho công việc theo quy định quản lý văn phòng phẩm được giao trên cơ sở sử dụng đúng mục đích, sử dụng tiết kiệm và tránh lãng phí.
• Trưởng bộ phận sẽ là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và trực tiếp kiểm tra việc sử dụng văn phòng phẩm của CNV trực thuộc.
• Phòng hành chính có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Đảm bảo cho định mức tồn kho là 20%. 

IV. Biểu mẫu quản lý văn phòng phẩm

1. Bảng tiêu chuẩn VPP

Tải biểu mẫu Bảng tiêu chuẩn VPP TẠI ĐÂY

2. Bảng định mức VPP

Tải biểu mẫu bảng định mức VPP Tại Đây 

3. Bảng đề nghị cấp VPP hàng tháng

Tải biểu mẫu bảng đề nghị cấp vpp hàng tháng TẠI ĐÂY

4. Giấy đề nghị VPP

Tải giấy đề nghị VPP TẠI ĐÂY

5. Sổ cấp phát VPP

Tải biểu mẫu sổ cấp phát VPP TẠI ĐÂY