Quy trình quản lý thư viện là một trong những quy trình quan trọng trong doanh nghiệp giúp quản lý tốt tài liệu cho đào tạo nhân sự cũng như để cho nhân viên trong công ty tiếp cận được những tài liệu cần thiết hỗ trợ công việc

I. Mục đích của quy trình quản lý thư viện

Quy trình quản lý thư viện được tạo lập nhằm đáp ứng nhu cầu tài liệu tham khảo của các bộ phận trong doanh nghiệp và nhằm quản lý các tài liệu, sách của công ty.

II. Phạm vi áp dụng quy trình quản lý thư viện

Quy trình quản lý thư viện được áp dụng cho bộ phận hành chính quản trị (HCQT) và các bộ phận, cá nhân có nhu cầu mượn dùng

III. Nội dung quy trình quản lý thư viện

1. Quản trị nội dung

Quản trị nội dung được hiểu là việc xác định nguồn thông tin, tri thức cần thiết cho hoạt động của công ty với mục đích nâng cao kiến thức cho nhân viên công ty thông qua tài liệu tự học hoặc tài liệu đào tạo cho các bộ phận.

Phòng nhân sự sẽ dựa theo kế hoạch hàng năm mà lên kế hoạch các loại tài liệu cần thiết để phục vụ và kèm theo ngân sách.

Khi được duyệt kế hoạch, phòng nhân sự sẽ tiến hành mua tài liệu và bàn giao lại cho phòng hành chính nhân sự.

Hàng quý, phòng HCQT sẽ thông tin lại cho phòng nhân sự là số lượng sách, tài liệu tăng hay giảm.

2. Đối tượng được mượn

Đối tượng được mượn tài liệu, sách theo quy trình quản lý thư viện là ai? Đối tượng được mượn sẽ là tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty.

Lưu ý là nhân viên chỉ được mượn sách và tài liệu phục vụ cho nhu cầu bản thân, không được mượn cho người khác và không được cho người khác mượn.

Nếu đối tượng mượn là quản lý và cấp trưởng phòng trở lên thì sẽ được ưu tiên sử dụng sách, tài liệu trước. Danh sách nhân viên mượn sẽ được phòng hành chính nhân sự gửi cho phòng hành chính.

Với các đối tượng được ưu tiên mượn thì phải làm giấy đề nghị sử dụng sách, tài liệu cho cả quý và gửi cho phòng hành chính vào ngày 20 của cả tháng 2, 5, 8, 11. Các trường hợp không gửi giấy đề nghị sẽ bị mất quyền ưu tiên.

Thời gian mượn tối đa cho các tài liệu sẽ là 10 ngày, nếu muốn mượn dài hơn thì phải có ý kiến của giám đốc nhân sự.

3. Quản lý sách, tài liệu.

Mỗi loại tài liệu, sách phải có một mã số quản lý riêng và phải để trong khu vực riêng và có ghi chú ở ngoài để có thể dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra phải có danh sách chi tiết ở ngoài và các tài liệu cần được sắp xếp theo mã số tăng dần từ trái sang phải.

Với từng loại tài liệu, nhân viên cần phải lập danh sách của các tài liệu đó theo mẫu phòng hành chính đưa cho.

Khi bổ sung các loại tài liệu và sách mới thì nhân viên cần phải cập nhật danh sách chậm nhất là 2 ngày.

Đối với tài liệu thì cần phải có ít nhất hai bản để phòng trường hợp mất, hỏng.

Nhân viên phụ trách quản lý thư viện cần thực hiện vệ sinh toàn bộ thư viện, xử lý mối mọt, kiểm tra tình trạng sách, tài liệu mỗi tháng một lần.

4. Quy trình cho mượn

Khi nhân viên cần mượn tài liệu, sách, người quản lý thư viện cần kiểm tra danh mục ưu tiên đầu tiên, sau đó giải quyết cho trường hợp được ưu tiên trước.

Sau đó nhân viên quản lý thư viện sẽ kiểm tra các tài liệu, sách trong thư viện, nếu như số lượng vẫn còn thì ghi thông tin vào sổ theo dõi cho mượn sách và hỏi nhân viên mượn về thời gian mượn cũng như giải thích về quy định thời gian mượn.

Sau khi hoàn thành các công việc trên thì cho nhân viên mượn sách và ký tên.

Trong trường hợp sách đã cho mượn hết thì cần kiểm tra những người mượn trước đó để xem thời gian trả và báo cho nhân viên có nhu cầu, đồng thời ghi thông tin và sổ theo dõi chờ mượn làm danh sách ưu tiên cho lần tới.

quy trình quản lý thư viện

Quy trình quản lý thư viện giúp quản lý quy trình mượn, trả tài liệu, sách tại công ty

5. Xử lý đối với các trường hợp vi phạm quy định quản lý thư viện

5.1. Trường hợp vượt quá thời gian cho mượn

  • Trường hợp vượt quá thời gian mượn 5 ngày thì trong 3 tháng tiếp theo không được mượn bất kỳ sách, tài liệu nào của thư viện. Nhân viên quản lý thư viện chỉ cần ghi chú lại và cột ghi chú theo dõi cho mượn sách.
  • Trường hợp mượn vượt quá 10 ngày thì sẽ trừ điểm công việc và không được mượn trong 3 tháng tiếp theo. Trong trường hợp này, nhân viên quản lý thư viện sẽ soạn biên bản theo mẫu của phòng hành chính và đưa cho người mượn sách ký, sau đó nhân viên quản lý thư viện ký, chuyển bản chính cho phòng nhân sự và lưu lại bản photo.
  • Trường hợp mượn vượt quá 20 ngày thì tính là mất và xử lý như trường hợp mất sách dưới đây.

5.2. Trường hợp sách, tài liệu bị hư hỏng

  • Trường hợp tài liệu bị hư hỏng không sử dụng được dưới 5% thì sẽ bị xử lý như trường hợp mượn vượt quá trong vòng 5 ngày.
  • Trường hợp tài liệu bị hư hỏng không sử dụng được dưới từ  5 – 15 % thì như trường hợp 10 ngày.
  • Trường hợp tài liệu bị hư hỏng không sử dụng được trên 15 % thì xử lý như trường hợp mất sách, tài liệu.

Đối với các trường hợp như trên thì nhân viên quản lý thư viện sẽ ghi biên bản theo mẫu của phòng hành chính, đưa cho người mượn sách ký, sau đó nhân viên quản lý thư viện ký, chuyển bản chính cho phòng nhân sự và lưu lại bản photo.

5.3. Trường hợp mất tài liệu

  • Với trường hợp làm mất tài liệu thì sẽ phải bồi thường 100% số tiền mua tài liệu, trừ 3 điểm đánh giá công việc và không được mượn sách trong 3 tháng tiếp theo.
  • Đối với các trường hợp như trên thì nhân viên quản lý thư viện sẽ ghi biên bản theo mẫu của phòng hành chính, đưa cho người mượn sách ký, sau đó nhân viên quản lý thư viện ký, chuyển bản chính cho phòng nhân sự để làm căn cứ trừ lương ngay trong tháng và lưu lại bản photo theo dõi.

IV. Biểu mẫu quy trình quản lý thư viện

1. Kế hoạch mua sách, tài liệu

Tải biểu mẫu kế hoạch mua sách, tài liệu: TẠI ĐÂY

2. Biên bản bàn giao sách, tài liệu

Tải biểu mẫu biên bản bàn giao sách, tài liệu: TẠI ĐÂY

3. Danh sách ưu tiên sử dụng tài liệu

Tải biểu mẫu danh sách ưu tiên sử dụng tài liệu: TẠI ĐÂY

4. Danh mục sách

Tải biểu mẫu danh mục sách: TẠI ĐÂY

5. Sổ theo dõi cho mượn sách

Tải biểu mẫu sổ theo dõi cho mượn sách: TẠI ĐÂY

6. Biên bản thư viện

Tải biểu mẫu biên bản thư viện: TẠI ĐÂY