Trưởng phòng cung ứng là gì? Mô tả công việc của Trưởng phòng cung ứng

Ngày nay, vị trí tuyển trưởng phòng cung ứng không những được nhiều người ưa chuộng, mà còn là nhu cầu tuyển dụng của khá nhiều tổ chức trên thị trường. Vậy đặc điểm chính của ngành nghề này là gì? Hãy cùng 123job.vn theo dõi bài viết sau nhé!

Bản mô tả công việc trưởng phòng cung ứng cho thấy đây không phải một nghề đòi hỏi quá cao về năng lực, nhưng người làm cũng cần trang bị một số kiến thức nhất định. Không nhiều nhất nhân viên cung ứng biết được nhiệm vụ quan trọng của nhân viên cung ứng là làm gì, cách sử dụng biên bản nghiệm thu cung ứng đầu vào.

Nhân viên cung ứng hiện nay được tuyển trưởng phòng cung ứng khá nhiều bởi những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các ngành nghề khác nhau. Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp tuyển dụng trưởng phòng cung ứng cho bộ phận vật tư để phục vụ cho công tác mua sắm trang thiết bị cần thiết, nguyên vật liệu dùng trong sản xuất, sản phẩm hoặc dịch vụ cho công ty.

I. Trưởng phòng cung ứng là gì?

Trưởng phòng cung ứng có nhiệm vụ quản lý việc thu mua của công ty, đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty theo đúng với các điều khoản và thỏa thuận đã được bàn giao với một mức giá phù hợp, tuyển dụng trưởng phòng cung ứng ở nhiều lĩnh vực như là: vật tư...

Khái niệm việc làm trưởng phòng cung ứng là gì?

1. Mẫu 1 mô tả công việc của Trưởng phòng cung ứng 

Mô tả công việc Trưởng phòng cung ứng:

• Tìm kiếm và phát triển thêm nhiều nguồn cung khác cho công ty 
• Liên hệ, đàm phán và trao đổi với các nhà cung ứng để tìm ra nguồn hàng phù hợp với mức giá tốt nhất 
• Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí thu mua 
• Lên kế hoạch thu mua và điều chỉnh các yêu cầu cho phù hợp 
• Lập báo cáo về chất lượng, số lượng, giá cả hàng hoá và số lượng tồn kho theo đúng thời gian quy định 
• Nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh 
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thu mua.

2.Trách nhiệm

• Thành lập kế hoạch và phát triển các nhà cung cấp tiềm năng mới cho việc mua sắm tư vật liệu xây dựng.
• Thực hiện việc khảo sát thị trường định kỳ, phân tích và chuẩn bị báo cáo thị trường.
• Hiểu được thời gian dự án và kế hoạch cung cấp của từng dự án để thu mua hợp lý.
• Có trách nhiệm tìm nguồn cung ứng nguyên liệu trực tiếp và gián tiếp đảm bảo, lập kế hoạch, mua sắm và kiểm kê.
• Quản lý và thực hiện các quá trình đàm phán về chi phí, so sánh báo giá và phân tích tổng thể.
• Có trách nhiệm quản lý và cập nhật danh sách với các nhà cung cấp chính, các nhà cung cấp đen và các nhà cung cấp tiềm năng.

3. Quyền hạn

• Nhân viên cung ứng vật tư cần trực tiếp tạo ra kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua, hiểu được trách nhiệm nhân viên cung ứng vật tư là làm gì
• Truyền thông tin cần thiết và hỗ trợ việc quản lý các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp chẳng hạn như biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào.
• Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng ứng biến cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, sản phẩm trong kho, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
• Nhân viên vật tư luôn theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời gian giao hàng và chi phí hợp lý.
• Đánh giá, cập nhật tình trạng hàng hóa cần giao dịch và duy trì các đơn đặt hàng của khách hàng, đối tác cho đến khi kết thúc trách nhiệm của nhân viên cung ứng.

4. Báo cáo uỷ quyền

• Khi  có yêu cầu của Giám đốc doanh nghiệp hoặc các vấn đề thỏa thuận trước đó, nhân viên vật tư không được tự ý uỷ quyền cho người nào khác thực hiện công việc của mình được giao .
• Tiêu chuẩn ứng tuyển trưởng phòng cung ứng

5. Yêu cầu công việc khi tuyển trưởng phòng cung ứng

• Tuyển trưởng phòng cung ứng có bằng tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, thương mại, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành tương đương
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Mua hàng, xuất nhập khẩu
• Tiếng Anh tốt 4 kỹ năng
• Thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm quản lý
• Có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả thị trường
• Có khả năng làm việc độc lập, chủ động, chịu áp lực
• Có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán tốt
• Trung thực

6. Bộ câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng cung ứng

• Nêu 4 đức tính cần thiết nhất của một nhân viên cung ứng vật tư là gì?
• Kể lại một lần trong quá khứ của bạn đã từng thực hiện việc thu mua hàng với quy mô và số lượng lớn. Đó có phải một việc lớn và gây áp lực với bạn không? Hãy rút ra kinh nghiệm nhận được sau đó?
• Những sai lầm dễ mắc phải nhất của khi làm nhân viên vật tư là gì? Biện pháp nào là tối ưu để phòng tránh các lỗi và khắc phục vấn đề đó? Những thông tin quan trọng nào cần lưu ý trong biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào?
• Bạn có kinh nghiệm sử dụng các công cụ cơ bản, nâng cao gì để sắp xếp, quản lý các đơn đặt hàng?
• Hãy mô tả công việc trưởng phòng cung ứng.

7. Download bản mô tả công việc trưởng phòng cung ứng tại đây

Bản mô tả công việc trưởng phòng cung ứng

III. Mẫu 2 mô tả công việc trưởng phòng cung ứng 

Quản lý cung cấp vật tư là một chức năng vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, tạo ra kế hoạch yêu cầu vật tư, chịu trách nhiệm xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong chuỗi cung ứng trên giấy tờ, thiết lập kế hoạch bổ sung, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng.
Trưởng phòng vật tư chính là người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu của tổ chức, lên kế hoạch, chịu trách nhiệm và kiểm soát tất cả hoạt động liên quan đến dòng nguyên liệu vào đơn vị.

1. Mô tả công việc trưởng phòng cung ứng vật tư
 

Tuyển trưởng phòng cung ứng vật tư

• Quản lý cung cấp vật tư là một chức năng vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, tạo ra kế hoạch yêu cầu vật tư, chịu trách nhiệm xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong chuỗi cung ứng trên giấy tờ, thiết lập kế hoạch bổ sung, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng.
• Trưởng phòng vật tư chính là người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu của tổ chức, lên kế hoạch, chịu trách nhiệm và kiểm soát tất cả hoạt động liên quan đến dòng nguyên liệu vào đơn vị.
• Mô tả công việc trưởng phòng cung ứng vật tư
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ quan trọng đối với nhà cung cấp thân thiết và đàm phán công việc với họ để trao đổi hàng hóa với mức giá phù phù hợp.
• Chịu trách nhiệm giám sát, quản lý và xử lý các công việc khác nhau trong quá trình đặt hàng và giao hàng.
• Cập nhật thông tin hàng hóa và sản phẩm còn tồn kho của doanh nghiệp và đặt hàng kịp thời để đảm bảo đủ số lượng khách hàng yêu cầu.
• Nhân viên cung ứng vật tư cũng phải thường xuyên sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa và giám sát các hóa đơn đặt hàng.
• Phân tích, đánh giá các xu hướng khác nhau của thị trường và sử dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của trưởng phòng vật tư để đưa ra quyết định trao đổi hàng hóa chính xác và kịp thời nhất.
• Phối hợp với bộ phận nhà kho, các cấp ban ngành quản lý doanh nghiệp và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu

2. Các công việc chính

• Từ mô tả công việc trưởng phòng cung ứng vật tư như trên, chúng ta sẽ hiểu được những việc làm trưởng phòng cung ứng vật tư là làm gì. Trước vòng phỏng vấn cuối cùng, bạn hoàn toàn phải nắm được những công việc này để chuẩn bị được những câu trả lời tốt nhất cho nhà tuyển dụng trưởng phòng cung ứng. Những công việc chính đó thường là:
• Nhân viên cung ứng vật tư cần trực tiếp lên kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua, hiểu được trách nhiệm nhân viên vật tư là làm gì
• Nhận xét các kế hoạch và quản lý quá trình đặt hàng, đưa ra các yêu cầu trao đổi hàng hóa, quản lý suốt quá trình lựa chọn.
• Trao đổi thông tin cần thiết và hỗ trợ việc quản lý các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp chẳng hạn như biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào.
• Việc làm trưởng phòng cung ứng vật tư cần theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí phải trả.

3. KPI công việc

• Chi phí mua hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm
• Thời gian từ khi order đến khi nhập hàng
• Chi phí giao nhận
• Chính xác invoice
• Thời gian trung bình để mua từng loại hàng
• Tỷ lệ nhận hàng đúng chất lượng, số lượng
• Chênh lệch chi phí thực tế so với chi phí dự trù

4. Quyền hạn

• Phối hợp với bộ phận của nhà kho, quản lý và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu.
• Kiểm tra mọi chất lượng nguồn vật tư được giao đến và phản ánh với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu với khách hàng.
• Thành lập báo cáo doanh số bán hàng, ngân sách và đánh giá việc trải nghiệm khách hàng để thay đổi kế hoạch vật tư khi cần thiết.
• Gia nhập vào các sự kiện, hội chợ xúc tiến các sản phẩm và triển lãm để cập nhật các xu hướng, sản phẩm mới trên thị trường.

5. Yêu cầu công việc

Những kỹ năng thiết yếu của việc làm trưởng phòng cung ứng vật tư

Để được tuyển dụng trưởng phòng cung ứng, những kỹ năng cốt yếu của việc làm trưởng phòng cung ứng vật tư bạn cần có là:

• Có khả năng phân tích: Bạn sẽ phải làm việc với nhiều nhà cung ứng và các đối tác khác nhau để xác định được mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp cũng như đánh giá mặt tốt và xấu của mỗi bên đối tác dựa trên mức giá được cung cấp, chất lượng của sản phẩm, thời gian giao hàng, hiểu được mô tả công việc trưởng phòng cung ứng vật tư...
• Sự quyết đoán: Bạn sẽ phải đứng ra và thay mặt doanh nghiệp để đưa ra quyết định trao đổi hàng hóa dựa trên những thông tin bạn thu thập được.
• Khả năng đàm phán: Một trong những ưu tiên hàng đầu trong việc làm trưởng phòng cung ứng là tiết kiệm chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp. Vậy nên, khả năng đàm phán và giao tiếp, thuyết phục là cần thiết để có được những hợp đồng mua bán với mức giá phải chăng.
• Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc, khả năng đa nhiệm.
• Kỹ năng công nghệ, sử dụng thành thạo phần mềm quản lý vật tư, biết cách phân tích biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào
• Nhân viên vật tư cũng cần có kỹ năng mềm như là: giải quyết vấn đề, giao tiếp tốt, sáng tạo và đam mê với công việc.

6. Những năng lực liên quan

• Knowledge ( Hiểu biết) - Khi tuyển dụng trưởng phòng cung ứng cần hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh), đặc điểm của các loại vật tư như nào, sử dụng chúng ra sao, mô tả công việc trưởng phòng cung ứng là gì, việc làm trưởng phòng cung ứng vật tư...
• Skill ( kỹ năng) - Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, đưa ra ý kiến và cách thuyết phục, kỹ năng phân tích, xử lý tình huống bất ngờ và khả năng đưa ra quyết định, kỹ năng xây dựng mối quan hệ, tư duy tập trung khi làm việc, năng lực thuyết phục, kỹ năng quản trị rủi ro, tư duy thông qua trực giác, biết cách xử lý biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào.
• Attitude (Thái độ) - Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén, thân thiện.

7. Bộ câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng cung ứng

• Trưởng phòng cung ứng là gì? Bạn hãy mô tả công việc trưởng phòng cung ứng theo hiểu biết của bạn.
• Hãy kể lại một ngày làm việc của Trưởng phòng cung ứng, trách nhiệm của nhân viên vật tư là làm gì?
• Bạn thường sử dụng những cách thức nào để thăm dò được ý kiến từ phía các nhà cung cấp?
• Những tiêu chí nào sẽ giúp bạn dùng đến để so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất với doanh nghiệp?
• Biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào có dạng như thế nào? Những thông tin nào cần thiết trong biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào?

8. Download bản mô tả công việc Trưởng phòng cung ứng

Bản mô tả công việc Trưởng phòng cung ứng

IV. Kết luận

Cùng với tốc độ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, vai trò và trách nhiệm khi tuyển trưởng phòng cung ứng đã thật sự đặc biệt hơn. Mong rằng qua bài viết này, bạn đã có cho mình cái nhìn bao quát nhất về trưởng phòng cung ứng, hãy đến với những bài viết sau của 123job để tìm hiểu những điều thú vị khác nhé!