Truy lĩnh là gì? Những nội dung không thể bỏ qua về truy lĩnh lương

Truy lĩnh có lẽ là một khái niệm mới với nhiều bạn mới bước chân vào thị trường lao động. Tuy nhiên thuật ngữ truy lĩnh được sử dụng khá phổ biến trong quản lý tiền lương. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp tới thu nhập, quyền lợi mỗi người.

Vậy truy lĩnh hay lương truy lĩnh là gì? Cần đáp ứng những điều kiện nào để nhận lương truy lĩnh hiện nay là gì? Và quy trình và cách tính truy lĩnh diễn ra như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây của 123job.vn.

1. Truy lĩnh là gì? Lương truy lĩnh là gì? 

Truy lĩnh trong từ điển tiếng Việt hiện hành được định nghĩa là việc nhận lại một khoản tiền lẽ ra phải được nhận từ trước đó. Thuật ngữ này mang ý nghĩa tương tự khi sử dụng trong lĩnh vực kế toán, nhân sự. Hiểu một cách đơn giản, truy lĩnh là việc tính và thanh toán lại phần lương còn thiếu cho người lao động mà đáng ra họ nên nhận từ trước đó. 

Truy lĩnh thường xảy ra khi có sự kiện tăng lương cho người lao động trong tổ chức. Được căn cứ theo thời gian gắn bó tại đơn vị, dựa trên kinh nghiệm và đóng góp cá nhân hay theo quy định mới từ Nhà nước/Công ty/Tổ chức đưa ra. 

Lương truy lĩnh có thể hiểu là khoản chênh lệch giữa lương hiện tại và lương thực nhận trong tháng trước đó. Việc điều chỉnh, có biến động về cách tính lương của người lao động là nguyên nhân chính dẫn tới vấn đề trên. Vào thời điểm tính lương, kế toán viên chưa có đủ căn cứ để thay đổi phương pháp tính. Điều đó dẫn tới tình huống lương thực nhận của người lao động sai lệch với quyết định mới ban hành. Vào tháng sau đó, doanh nghiệp cần tính toán lại lương và thanh toán khoản còn thiếu cho nhân viên, khoản chênh lệch này là lương truy lĩnh. 

2. Những nguyên nhân dẫn tới truy lĩnh lương

Vấn đề trì hoãn, thiếu sót lương của nhân viên tới từ nhiều nguyên do khác nhau. Dưới đây là những nguyên nhân chính dẫn tới việc cần truy lĩnh lương: 

• Thay đổi chế độ, chính sách lương thưởng: Trong quá trình phát triển, mọi tổ chức đều cần điều chỉnh chính sách, chế độ lương thưởng của mình. Đó là trách nhiệm của các đơn vị, cũng là chiến lược để giữ chân và thu hút những lao động chất lượng. Những điều chỉnh này sẽ làm thay đổi lương cơ bản, phụ cấp hay tiền thưởng của nhân viên. 
• Quyết định tăng lương: Nhiều trường hợp nhân viên được nâng lương cơ bản do quyết định từ cấp trên hoặc được tăng lương cơ sở. Tuy nhiên, thời điểm trả lương chưa có căn cứ rõ ràng để tính toán chính xác mức lương, dẫn tới cần truy lĩnh lương sau này. 
• Sai sót, nhầm lẫn từ kế toán viên: Nguyên nhân thường thấy là kế toán viên nhầm lẫn về ngày công của nhân viên, mức lương cơ bản,… dẫn tới tính toán sai và nhân viên nhận mức lương thấp hơn thực tế. 

3. Để nhận lương truy lĩnh, bạn cần đáp ứng những điều kiện nào

Để được xét truy lĩnh nâng lương, người lao động cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau đây: 

• Đối tượng được xét truy lĩnh/truy lãnh lương, bao gồm người đang hưởng lương hưu hay trợ cấp mỗi tháng theo quy định của Nhà nước; và nhân viên đang công tác tại các cơ quan, tổ chức khác nhau.
• Cán bộ/Nhân viên/Công nhân đáp ứng đủ thời gian giữ bậc trong ngạch lương hay theo chức danh (Quy định tại điểm 1.1 mục II TTNĐ 204/2004/NĐ-CP về tiền lương). 
• Cán bộ/Nhân viên/Người lao động đã trải qua quy trình đánh giá theo quy định của tổ chức, hoàn thành nhiệm vụ được giao theo quy định để có thể xét truy lĩnh nâng lương.
• Không vi phạm kỷ luật hay bị khiển trách, giáng chức, cảnh cáo, không bị cách chức,... trong thời gian xét duyệt.

4. Quy trình xét truy lĩnh nâng lương trong doanh nghiệp là gì? 

4.1. Trường hợp 1: Nâng lương 

Trong trường hợp này, khi xét duyệt lương truy lĩnh, ban lãnh đạo sẽ đưa kế hoạch cho từng bộ phận trong doanh. Quy trình xét truy lĩnh nâng lương sẽ được thực hiện thông qua các bước sau đây: 

• Chuyên viên nhân sự thông báo về kế hoạch nâng lương tới các phòng ban khác trong tổ chức. 
• Mỗi phòng ban tổ chức họp với nhân sự, lập danh sách về đề nghị xét nâng lương cho từng cá nhân. Kèm theo đề nghị là minh chứng về thành tích, đóng góp, những cố gắng xứng đáng với mức lương đề nghị gửi tới phòng nhân sự. 
• Phòng nhân sự xác nhận đã nhận đủ thông tin từ các bộ phận. Tiến hành kiểm tra, xác nhận đề nghị nâng lương. Phòng ban tiến hành thảo luận, đưa ra thống nhất chung và danh sách xét duyệt nâng lương phù hợp. 
• Danh sách xét duyệt, mức lương mới của nhân viên được gửi lên lãnh đạo cấp trên.
• Hội đồng chuyên môn sẽ tiến hành xem xét, cân nhắc mức lương đề nghị của nhân viên so với năng lực, mức độ đóng góp, sau đó ký quyết định nâng lương cho nhân viên. 
• Danh sách chính thức được phòng nhân sự gửi trả về từng phòng ban. Phòng kế toán có nhiệm vụ thực thi quyết định mới, tính toán lương truy lĩnh. 
• Kế toán viên triển khai theo đúng quy định mới: cập nhật hệ số lương mới, xác định số tháng lương tính truy lĩnh, công thức tính, mức đóng bảo hiểm mới, tính tiền lương truy lĩnh, lập bảng lương. 
• Khi hoàn thiện bảng tính, cần gửi tới kế toán trưởng hoặc lãnh đạo để ký quyết định thanh toán lương cho nhân viên. 

4.2. Trường hợp 2: Nâng lương cơ sở 

Quy trình xét duyệt lương truy lĩnh trong trường hợp lương cơ sở sẽ dựa trên điều kiện mức lương cơ sở thay đổi, được hướng dẫn theo quy định của mỗi tổ chức, với quy trình chung như sau: 

• Cập nhật, thông báo về mức lương cơ sở mới. 
• Trên cơ sở văn bản hướng dẫn của tổ chức, kế toán sẽ báo mức lương cơ sở mới cho toàn bộ người lao động, cán bộ, nhân viên trong tổ chức và thông báo về thời gian áp dụng quy định, thời gian thanh toán lương, truy lĩnh lương. 
• Xác định số tháng cần tính lại lương của người lao động, lập bảng tính lương truy lĩnh rõ ràng và chi tiết. Tiến hành tính toán cẩn thận, đảm bảo chính xác số tiền lương truy lĩnh cho toàn bộ nhân viên. 
• Khi đã hoàn thành bảng tính, chuyển chúng tới kế toán trưởng, giám đốc, người có thẩm quyền để được phê duyệt.
• Thanh toán lương truy lĩnh cho nhân viên. 

5. Quy trình xét duyệt và tính lương truy lĩnh cho người hưởng lương hưu, phụ cấp

Người nhận lương hưu, trợ cấp từ Nhà nước cũng được xét truy lĩnh và nhận lương truy lĩnh khi có biến động, thay đổi về chính sách lương hưu từ Nhà nước. Việc xét duyệt trong trường hợp này sẽ do nhân viên Ban cán sự của Bộ Nội vụ đề xuất và trình lên cơ quan cấp trên để được xét duyệt cuối cùng. 

Khi đã xem xét chi tiết báo cáo điều chỉnh mức lương hưu, trợ cấp, Bộ Chính trị sẽ đưa ra quyết định cuối cùng với mức điều chỉnh phù hợp với điều kiện thực tế. Phần tiền lương truy lĩnh, số tháng được xét truy lĩnh phụ thuộc vào quy định mới được ban hành vào thời điểm nào, có hiệu lực khi nào. 

6. Cách tính truy lĩnh nâng lương phổ biến hiện nay

Cách 1: Áp dụng công cụ tính toán thông thường

Với những doanh nghiệp, tổ chức quy mô nhỏ lẻ, kế toán có thể sử dụng công cụ phổ biến như Excel, Google Sheet để tính toán tiền lương truy lĩnh. 

Cách 2: Áp dụng công cụ tính toán tiên tiến

Excel hay Google Sheets là công cụ truyền thống, đòi hỏi nhiều hàm tính toán khác nhau mới có thể cho kết quả cuối cùng. Trong trường hợp danh sách tính lương nhiều, phức tạp, việc sử dụng công cụ trên tương đối khó khăn, gây mất thời gian. Lúc này, áp dụng những phần mềm kế toán hiện đại giúp bạn tối ưu công việc của mình. Tại Việt Nam, phần mềm tính lương miễn phí của Misa là công cụ bạn có thể tham khảo và sử dụng cho quá trình làm việc của doanh nghiệp, đơn vị của mình thuận tiện hơn. 

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những nội dung quan trọng về truy lĩnh là gì. Lương truy lĩnh là một phần quyền lợi của người lao động. Vì vậy, đừng bỏ lỡ hay không quan tâm tới những vấn đề, quy định về đổi mới tiền lương, quy định xét duyệt và tính lương truy lĩnh trong tổ chức. Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn đọc hiểu rõ về thuật ngữ truy lĩnh, cũng như nắm bắt chi tiết về thời điểm xét lương và quy cách tính lương truy lĩnh là gì. Đừng quên theo dõi website 123job.vn thường xuyên để có thêm nhiều kinh nghiệm công sở hữu ích khác.