Những điều cần biết về công việc quản lý dự án và quy trình quản lý dự án

Quản lý dự án là công việc quan trọng đảm bảo các chiến lược, công trình hoàn thành đúng tiêu chuẩn đề ra. Người làm quản trị dự án được nhận mức lương cao, chế độ đãi ngộ tốt. Vậy bạn đã có các thông tin liên quan đến lĩnh vực này chưa?

Dưới sự biến đổi không ngừng của kinh tế xã hội, quản lý dự án trở thành hoạt động bắt buộc mà mọi tổ chức, doanh nghiệp đều phải thực hiện. Bởi lẽ, nó giúp đảm bảo các hoạt động kinh doanh, phát triển doanh nghiệp thực hiện đúng chuẩn để đem đến nhiều lợi ích nhất. Hơn nữa, theo ghi nhận lĩnh vực quản trị dự án tại Việt Nam đang mở ra những cơ hội làm việc nhẹ, lương cao lý tưởng cho người lao động. Thấu hiểu điều này, dưới đây 123job.vn xin chia sẻ các vấn đề xoay quanh công việc quản lý dự án.

I. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là gì? Trước khi tìm hiểu về quản trị dự án, chúng ta cần có khái niệm rõ ràng về thuật ngữ dự án là gì? Cụ thể, dự án được hiểu là một quá trình bao gồm các công việc được phối hợp với nhau, có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và hướng tới một mục tiêu nhất định. Trong đó, dự án bị hạn chế về mặt thời gian, chi phí, nguồn lực vì vậy cần thực hiện công tác quản lý dự án nhằm đạt được mục tiêu sao cho hiệu quả nhất.

Vậy quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là việc sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà dự án đã đặt ra ban đầu. Để làm được việc này, chúng ta cần xuất phát dựa trên nền tảng là các đặc thù riêng biệt của nó so với những dự án khác. Ví dụ, việc quản lý dự án xây dựng sẽ khác so với quản lý dự án kinh doanh và mấu chốt của sự khác nhau này nằm ở quy trình quản lý dự án. 

Trên thực tế, mọi công việc từ cuộc sống hàng ngày đến phát triển cơ sở hạ tầng, mạng lưới kinh doanh đều cần phải thực hiện quản lý dự án. Bởi lẽ, nó giúp đảm bảo tiến độ làm việc, mức độ đáp ứng yêu cầu và sửa chữa sai lầm khi cần thiết. Tùy vào từng nhà quản trị sẽ có cách triển khai cách quản lý dự án khác nhau nhưng đều phải đi đến mục tiêu chung là hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra.

II. Những công việc chính trong vai trò một quản lý dự án

Những công việc chính của quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là hoạt động vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công việc. Để đạt được hiệu quả này, người làm nhiệm vụ quản lý sẽ phải thực hiện các công việc cụ thể như sau:

• Chịu trách nhiệm quản lý tiến độ và chất lượng dự án thông qua việc kiểm soát, đánh giá những gì đã và chưa làm được. Ngoài ra, đối chiếu những thông tin này với bảng kế hoạch đặt ra ban đầu để có phương hướng điều chỉnh đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ.
• Liên tục kiểm tra chi phí quản lý dự án: Một mỗi dự án được tổ chức, doanh nghiệp rót một lượng vốn nhất định do vậy phải liên tục kiểm tra lượng tiền được dùng vào việc gì và lập báo cáo. Điều này có vai trò quan trọng bởi nguồn vốn quyết định dự án có tiếp tục tiến hành được không.
• Quản lý an toàn cho nhân viên: Hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí quan trọng nhưng cũng không thể vì nó mà bỏ qua yếu tố an toàn lao động. Đặc biệt với các dự án thi công xây dựng thì bạn càng cần quan tâm đến yếu tố này.
• Quản lý rủi ro: Mọi biến động về môi trường, lãi suất, khách hàng hay đối thủ đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc. Những thay đổi này có thể tốt nhưng cũng có thể xấu mà nhà quản trị cần quản lý tốt và đưa ra phương án đối phó kịp thời.
• Các công tác quản lý khác: Nhà quản lý cũng cần quan tâm, xử lý các vấn đề phát sinh khách trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, họ cũng cần lập báo cáo đến ban quản lý dự án, nhà lãnh đạo trong công ty về tình trạng, hiệu quả hoặc thiếu sót trong công việc.

III. Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án

Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án

1. Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Đây là hình thức chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn của mình để trực tiếp quản lý hoặc lập ra ban quản lý dự án riêng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát việc tiến hành dự án. Theo đó, ban quản lý cần có các kiến thức về chuyên ngành, kỹ năng quản lý về dự án đang được tiến hành. Ngoài ra, ban quản lý có thể chịu trách nhiệm theo dõi nhiều dự án một lúc và sẽ được giải thể khi nó hoàn thành.

2. Ban quản lý chuyên ngành dự án

Đây là hình thức chủ đầu tư giao việc quản lý dự án cho ban quản lý dự án chuyên ngành, hoặc thuê một tổ chức bên ngoài đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp để chuẩn bị và tiến hành dự án. Theo đó, ban quản lý chuyên ngành là một tổ chức pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình thực hiện dự án trước pháp luật và chủ đầu tư.

3. Hình thức “Chìa khóa trao tay”

Chủ đầu tư giao dự án cho một hoặc một số nhà thầu thực hiện toàn bộ các công việc cho đến khi dự án hoàn thành với thỏa thuận đi kèm. Trong đó, bản hợp đồng thỏa thuận cần ghi rõ các thông tin về dự án như thời gian thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng, điều khoản thanh toán…Sau khi nghiệm thu, đánh giá kết quả thì chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện nốt các điều khoản hợp đồng còn lại và có thể bắt đầu sử dụng dự án.

4. Mô hình quản lý dự án theo bộ phận chức năng

Đây là hình thức chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án mà nhiệm vụ này được giao lại cho các phòng chức năng. Cụ thể, dự án thuộc phòng ban nào thì phòng đó vừa chịu trách nhiệm thực hiện lẫn kiểm soát dự án của mình. Hoặc chủ đầu tư có thể giao công tác kiểm tra, quản lý này cho một phòng chức năng xác định.

5. Mô hình có ban quản lý dự án chuyên trách

Chủ đầu tư lập ra một ban quản lý chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các công việc của dự án. Trong đó, ban quản lý cần có các kiến thức, kỹ năng chuyên môn cùng các chứng chỉ nghề nghiệp liên quan đến chiến lược, dự án mà công ty đang thực hiện. Việc sử dụng mô hình này giúp tập trung giải quyết hoàn thành dự án một cách tốt hơn vì vậy nó được khá nhiều các doanh nghiệp tổ chức áp dụng.

6. Mô hình quản lý dự án theo ma trận

Mô hình quản lý dự án theo ma trận hoạt động dựa trên nguyên tắc lập nhóm bao gồm các thành viên đến từ những phòng chức năng khác nhau của doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, các thành viên dưới sự điều hành của nhóm trưởng sẽ tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch. Mỗi thành viên có thể tham gia vào một hoặc nhiều nhóm và chịu sự chỉ hủy của cả nhóm trưởng và phòng chức năng trực thuộc.

IV. Quy trình quản lý dự án mà bạn cần nắm rõ 

Quy trình quản lý dự án mà bạn cần nắm rõ

1. Khởi động dự án

Quy trình quản lý dự án bắt đầu bằng công việc khởi động dự án, trong đó nhiệm vụ này được chia thành hai hoạt động chính bao gồm:

• Xây dựng bản tuyên bố dự án: Tất cả các dự án đều cần có bản tuyến bố dự án bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng. Cụ thể, bản tuyên bố cần nêu rõ mục tiêu, yếu tố tác động, ràng buộc dự án cùng quyền hạn, vai trò của các vị trí quan trọng ở mức độ tổng quát nhất.
• Xác định những người liên quan: Đây là công việc xây dựng bộ máy nhân sự để thực hiện tiến hành quản lý dự án. Trong đó, mục tiêu của quản lý là tìm ra tiếng nói chung của các bên liên quan nhằm đạt được lợi ích tối đa nhất.

2. Lập kế hoạch hoàn hảo cho dự án

Một bản kế hoạch quản lý dự án hoàn hảo cần phải đảm bảo tính cụ thể, bao phủ toàn bộ các phương diện của tiến trình thực hiện. Trong đó, 4 yếu tố giúp bạn thiết lập bản kế hoạch tốt là :

• Cần có sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan.
• Thể hiện bằng văn bản tất cả 9 phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phú, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp.
• Kế hoạch cần được phê duyệt bởi hội đồng.
• Kế hoạch phải đảm bảo tính khả thi, đảm bảo về chi phí quản lý dự án phù hợp và tỷ lệ thành công nhất định.

3. Tiến hành và thực thi dự án

Đây là bước các cán bộ, nhân viên tiến hành thực hiện dự án dựa theo nội dung công việc được ghi trong bản kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai dự án có thể xuất hiện sai số hoặc tình huống phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công việc. Trước các vấn đề này, nhân viên trực tiếp tiến hành, quản lý dự án cần có sự linh động, điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo kết quả đạt được đúng như mục tiêu đã đề ra.

4. Báo cáo kết quả dự án

Báo cáo kết quả là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong quy trình quản lý dự án. Theo đó, bản báo cáo cần đưa ra các nhiệm vụ đã hoàn thành và điều còn thiếu sót dựa trên việc so sánh với kế hoạch đặt ra ban đầu. Nó cũng cần có bản đánh giá chất lượng công việc để có những thay đổi, khắc phục giúp nâng cao hiệu quả thực hiện những nhiệm vụ về sau.

5. Kết thúc dự án

Kết thúc là bước cuối cùng hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án và nó cần đảm bảo được thực hiện đầy đủ, bài bản. Giai đoạn kết thúc không được thực hiện đúng trình tự có thể phát sinh nhiều rắc rối liên quan đến pháp lý. Vấn đề này sẽ để lại nhiều thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng cho tổ chức vì vậy người làm quản lý dự án cần đặc biệt lưu tâm.

V. Cơ hội việc làm quản lý dự án hiện nay

Cơ hội việc làm quản lý dự án hiện nay

Trước những chuyển biến mạnh mẽ của thời đại, của quốc tế, nước ta đang không ngừng đi lên hoàn thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và cùng các đề án phát triển kinh tế. Cũng từ đó, như cầu tuyển dụng nhân sự quản lý dự án tăng lên không ngừng mở ra cơ hội việc làm vô cùng lý tưởng cho người lao động. Tuy nhiên, lĩnh vực này đòi hỏi nhân viên cần có sự thông minh, tài giỏi. 

Cụ thể, để tiến bước tốt trên con đường này bạn cần trang bị cho mình các kiến thức, bằng cấp như: có chứng chỉ quản lý dự án, biết sử dụng phần mềm quản lý dự án, có kiến thức tin học, tiếng Anh… Chính vì những yêu cầu cao này, số lượng người làm việc trong lĩnh vực này hạn chế lại càng tạo điều kiện cho nó trở thành ngành nghề lương cao, chế độ đãi ngộ tốt với vô vàn các vị trí khác nhau. Để nắm bắt cơ hội này, bạn có thể tham gia các khóa học quản lý dự án để nâng cao kỹ năng cho mình.

Mức lương đối với người lao động làm trong lĩnh vực quản lý dự án hiện nay ghi nhận trong khoảng từ 10 đến 15 triệu. Tuy nhiên, thu nhập đến từ công việc này có thể xê dịch tùy theo chế độ, mức trợ cấp của từng công ty.  Để tìm kiếm việc làm quản lý dự án, bạn có thể tra cứu trên trang tuyển dụng 123job.vn bằng cách nhập nghề nghiệp, chức vụ, khu vực… mà mình mong muốn. 

VI. Quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng. 

Trên thực tế, đó là một số công việc không hề dễ dàng, bao gồm bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc một dự án. Khó hơn nữa, dự án đó được giao cho một nhóm do bạn lựa chọn, đưa ra các mục tiêu cụ thể để đạt được trong một thời hạn xác định với một ngân sách xác định.

Dưới đây là 6 kỹ năng hàng đầu mà bất kỳ ai quan tâm đến việc quản lý dự án cũng cần biết. Hãy tìm hiểu và nâng cao khả năng quản lý dự án của bản thân mình nhé!

1. Lãnh đạo

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn không chỉ chịu trách nhiệm xem dự án hoàn thành thành công mà còn dẫn dắt một nhóm đạt được mục tiêu đó. Điều này đòi hỏi bạn phải động viên và làm trung gian khi cần thiết. Hãy nhớ rằng  lãnh đạo dự án  có nhiều phong cách khác nhau, một trong số đó sẽ phù hợp với tính cách của bạn. Nó không chỉ là quản lý các nhiệm vụ; nó quản lý con người.

2. Giao tiếp

Truyền thông thực sự đi đôi với lãnh đạo. Bạn không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu bạn không thể nói rõ những gì bạn cần nhóm của bạn làm. Nhưng bạn không chỉ giao tiếp với nhóm của mình, bạn sẽ cần liên lạc rõ ràng với tất cả mọi người liên quan đến dự án, từ các nhà cung cấp và nhà thầu cho đến các bên liên quan và khách hàng.

Cho dù đó là thông qua các công cụ báo cáo hay thúc đẩy cộng tác với trò chuyện, chia sẻ tệp và các phương tiện khác để gắn thẻ các cuộc thảo luận ở cấp tác vụ, bạn sẽ cần cả hai hệ thống để hỗ trợ giao tiếp. Những công cụ này cũng giúp kết nối mọi người với nhau và trong cài đặt nhóm, chẳng hạn như cuộc họp và bản trình bày.

3. Lập lịch trình

Bây giờ chúng ta đang bắt đầu tham gia vào một số bộ kỹ năng khó cần có của người quản lý dự án, và một số kỹ năng cần thiết như biết  cách tạo lịch trình dự án . Cách duy nhất để đạt được các mục tiêu của dự án trong khung thời gian đã được quyết định là chia mục tiêu đó thành các nhiệm vụ trên một dòng thời gian.

Đó là lập kế hoạch, và đó là trọng tâm của những gì người quản lý dự án làm: thiết lập một lịch trình thực tế và sau đó quản lý các nguồn lực để theo kịp tiến độ để dự án có thể được kết thúc thành công đúng thời hạn. Có nhiều công cụ có thể trợ giúp quá trình này, chủ yếu trong số đó là biểu đồ Gantt trực tuyến , cung cấp hình ảnh trực quan về lịch trình với các nhiệm vụ, thời lượng của các nhiệm vụ đó, các yếu tố phụ thuộc và các mốc quan trọng.

4. Quản lý rủi ro

Bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra rủi ro. Lập kế hoạch cho một dự án, dù lớn hay nhỏ, đều tiềm ẩn rủi ro. Đó là một phần công việc của bạn để xem những vấn đề đó trước khi chúng trở thành vấn đề. Do đó, trước khi thực hiện dự án, bạn phải bắt tay vào công việc xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro.

Bạn càng có thể quản lý rủi ro , dự án của bạn càng có nhiều khả năng thành công. Tất nhiên, bạn không thể lường trước mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời của dự án của bạn. Sẽ có những vấn đề không lường trước phát sinh, vì vậy bạn cần phải có một quy trình để xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện.

5. Quản lý chi phí

Bạn không thể làm nếu không có tiền. Bạn đã tạo một ngân sách. Công việc đầu tiên của bạn là đảm bảo rằng ngân sách là thực tế và có thể đáp ứng nhu cầu tài chính của dự án, và thứ hai, kiểm soát các chi phí đó thông qua việc thực hiện dự án.

Nói thì dễ hơn là làm. Trừ khi bạn may mắn và được làm việc cho một tổ chức với số tiền không giới hạn, nếu không, bạn sẽ gặp phải những hạn chế nhất định về tài chính, và nhiều khả năng sẽ được cấp ngân sách rất eo hẹp. Cần rất nhiều kỹ năng để tìm ra cách chắt chiu từng xu trong số tiền hạn chế đó.

6. Đàm phán

Việc giỏi đàm phán là một phần nhỏ của giao tiếp. Đàm phán không chỉ đơn thuần là mặc cả để có được mức giá tốt nhất từ ​​một nhà cung cấp hoặc nhà thầu, mặc dù đó chắc chắn là một phần của nó. Dẫn đầu một dự án có nghĩa là bạn đang đàm phán liên tục.

Ví dụ, bạn có thể sẽ nhận được các yêu cầu từ các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến phạm vi của một dự án. Bạn sẽ phải phản hồi cho họ, nhưng về mặt ngoại giao, để tất cả các bên liên quan cảm thấy họ đang đạt được những gì họ muốn. Sau đó, có những xung đột không thể tránh khỏi sẽ phát sinh giữa các thành viên trong nhóm hoặc những người khác tham gia vào dự án. Nếu bạn có kỹ năng đàm phán vững vàng, bạn có thể giải quyết những tranh chấp này trước khi chúng nổ ra và đe dọa dự án.

VII. Kết luận

Với các thông tin trên đây chúng ta có thể khẳng định được tầm quan trọng của ngành nghề quản lý dự án với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nói riêng và đất nước nói chung. Nó chính là một ngành nghề tốt để bạn định hướng và phát triển tương lai. Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn thành công trên con đường mình đang chọn.

Xem thêm

10 kỹ năng lãnh đạo quan trọng giúp bạn thành công