Mô tả công việc Sale Admin - Nhiệm vụ của Sale Admin trong doanh nghiệp

Sale Admin dạo gần đây đang là một nghề nghiệp hot và được săn đón rất nhiều bởi sự cần thiết của nó. Vậy Sale Admin là gì? Có nhiệm vụ chi tiết như thế nào và làm sao để tuyển dụng Sale Admin?

Cùng với sự phát triển của kinh tế hiện nay, hầu hết các công ty hay doanh nghiệp, kể cả lớn và nhỏ, khi hoạt động về lĩnh vực buôn bán, trao đổi sản phẩm thì họ đều sở hữu cho mình một Sale Admin. Vậy Sale Admin là gì? Mô tả công việc Sale Admin như thế nào? Những yêu cầu mà nhà tuyển dụng Sale Admin yêu cầu là gì?

I. Sale Admin là gì?

Vậy Sale Admin là gì? Khi nghe đến từ Admin, nhiều người sẽ nghĩ đến những việc quản trị, ví dụ như quản trị mạng, quản trị bán hàng, quản trị doanh nghiệp. Nhưng thực ra Sale Admin là gì được trả lời là Sale Administrator, nghĩa là trợ lý kinh doanh hoặc là vị trí thư ký kinh doanh, nói chung là những người làm những công việc nhỏ để trợ giúp cho những vị trí lớn hơn. Có thể nói đây là một vị trí thu hút nhiều sự chú ý từ những người đi tìm việc và luôn nằm trong top của những trang tìm việc trên mạng xã hội hay các trang web để tuyển dụng Sale Admin. Một trong những lý do giúp cho mọi người tìm hiểu Sale Admin là gì và  thu hút nhiều sự chú ý là vì tính chất nhanh nhạy, năng động, đồng thời tạo cơ hội cho những sinh viên và những người trẻ có cơ hội trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái, cởi mở.

Sale Admin là gì luôn là một câu hỏi được quan tâm trong giới tìm việc

Bên cạnh việc xây dựng những kinh nghiệm đầu đời cho những người mới ra trường, người ta biết đến Sale Admin là gì còn hiểu rằng đây là một vị trí tạo cho người làm cơ hội phát triển bản thân vì phải va chạm với nhiều người và tác phong ứng xử trong quá trình làm việc. Người ta thường tuyển dụng Sale Admin bởi vì thường là cầu nối giữa công ty hoặc nhà quản trị doanh nghiệp với những người khách hàng và đối tượng mua hàng. Sale Admin sẽ tiếp nhận những câu hỏi, thắc mắc, những phản hồi của khách hàng, sau đó đáp lại và gửi phản hồi cho khách hàng. Thường những vấn đề này sẽ là cách sử dụng sản phẩm, dịch vụ, tình trạng giao hàng hay đơn giản là những tính năng sản phẩm mà khách hàng chưa hiểu rõ.

Một người phù hợp cho để ứng tuyển Sale Admin là một cá nhân đã có những hiểu biết chi tiết về công việc, hiểu rõ những mô tả công việc, biết hết những quy trình, trình tự ở các khâu phục vụ và chăm sóc khách hàng. Ngoài ra họ còn là người có kỹ năng thuyết trình, giao tiếp tốt, đồng thời có những định hướng rõ ràng và kỹ năng nghiệp vụ nhất định để có thể tổ chức tốt các hoạt động nhóm.

II. Nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp.

1. Nhận và xử lý đơn hàng

Một trong những nhiệm vụ cơ bản của một sale admin là gì? Đó là thu thập những đơn đặt hàng được gửi đến cho công ty hay doanh nghiệp tùy theo những cửa sổ khác nhau như điện thoại, email, hay thư đặt hàng.

Sale Admin sẽ chấp nhận và xử lý đơn hàng của người mua

Lúc này, những sale admin sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin đơn hàng, kiểm tra chính xác các thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.

Họ còn là người sẽ liên hệ trực tiếp lại cho khách hàng để sửa lỗi và báo lại cho họ nếu có những lỗi sai, bất cập hoặc thay đổi trong việc tiếp nhận đơn hàng.

2. Nhập đơn hàng vào hệ thống.

Sau khi đã qua được những khâu tiêu chuẩn như trên, những sale admin sẽ tiến hành nhập dữ liệu các đơn hàng vào máy chủ và sau đấy sẽ chuyển đến các bộ phận liên quan như các nhân viên kinh doanh, bộ phận sản xuất, điều phối, giao hàng. Từ đấy, họ có thể xác nhận rằng hàng có đủ không, liệu có phải sản xuất hay nhập thêm, từ đấy bắt đầu xác nhận đơn hàng, điều phối giao hàng cho khách.

Sau đó Sale Admin sẽ kiểm tra phương thức thanh toán, hạn mức công nợ cho sản phẩm của nhân viên kinh doanh rồi nó mới được được gửi đi. Họ cũng sẽ kiểm tra thông tin liên hệ để xem họ nhận có chính xác hay không và cập nhật những thay đổi kịp thời. Từ đấy, họ sẽ có quyền nhắc nhở bộ phận kế toán lên đơn và gửi cho khách hàng.

3. Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng.

Những thông tin của khách hàng gửi đến công ty sẽ được sale admin thu thập và quản lý, đồng thời cập nhật khi có thay đổi nhất định. Họ cũng sẽ lưu trữ những thông tin của khách hàng thân thiết và thông báo chiết khấu giảm giá nếu công ty có chương trình.

Việc quản lý những thông tin khách hàng này sẽ giúp Sale Admin có những thông tin hữu ích cho các báo cáo các dự án bán hàng. Điều này góp một phần rất lớn vào marketing và thực hiện các chiến dịch quảng cáo hiệu quả.

4. Hỗ trợ bán hàng.

Sale Admin sẽ thực hiện những yêu cầu từ khách hàng như yêu cầu báo giá, hỏi thăm những công dụng của mặt hàng. Hay đơn giản là những chính sách giảm giá và thông tin của công ty hoặc doanh nghiệp mà Sale Admin đang làm cho. Việc trả lời những câu hỏi đơn giản này sẽ giúp cho những nhân viên kinh doanh chính có thể tập trung vào các mục tiêu giao dịch và có những phương thức bán hàng hiệu quả hơn.

III. Công việc Sale Admin và những lời khuyên hữu ích.

Sale Admin không phải chịu áp lực về doanh số bán hàng nặng như một nhân viên kinh doanh hay một nhân viên sale. Tuy nhiên, để ứng tuyển làm một Sale Admin - một công việc có khá nhiều triển vọng, thì những nhà tuyển dụng Sale Admin sẽ có những yêu cầu nhất định. Nhưng họ vẫn cần phải có sự cố gắng phối hợp đúng theo từ cấp trên đến cấp dưới để có thể khai thác hiệu quả tối ưu trong công việc. Những điều mà nhà tuyển dụng Sale Admin sẽ xem xét khi đi tìm người ứng tuyển Sale Admin có thể kể đến:

Để ứng tuyển Sale Admin, người đi ứng tuyển phải thể hiện bản thân cho người tuyển dụng vị trí Sale Admin

Những Sale Admin cần có đầu óc tính toán tốt. Họ phải có những kế hoạch hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát các công nợ của khách hàng. Điều này không có nghĩa là những Sale Admin buộc phải giữ cho công nợ sạch hoặc không có. Thay vào đó, Sale Admin nên cố giữ đúng hạn mức công nợ cho phép và cần có những động thái thông minh hoặc báo với cấp trên nếu gặp tình trạng ngoài ý muốn.

Sale Admin ngoài ra còn cần có những thái độ đúng với khách hàng. Sale Admin và các nhân viên kinh doanh phải có thái độ đúng mực, tôn trọng, lắng nghe và biết kiềm chế cảm xúc bản thân trước bất kì người khách nào. Sale Admin, cũng như những nhân viên kinh doanh, là một vai trò quan trọng trong việc xây dựng những hình ảnh tốt về công ty và doanh nghiệp. Điều này yêu cầu những người ứng tuyển Sale Admin phải khôn khéo để làm sao chiếm được tình cảm từ khách hàng, đồng thời kéo dài mối quan hệ làm ăn cùng với khách hàng. Vậy nên hãy rèn luyện bản thân mỗi ngày để có thể có những thái độ tốt nhất để đối xử với khách hàng.

 Những người tuyển dụng Sale Admin còn quan tâm đến kỹ năng giao tiếp của người ứng tuyển Sale Admin. Sale Admin không những cần phải giữ được mối giao hảo với bên ngoài, họ còn cần phải xây dựng được cả mối quan hệ nội bộ nữa. Những sự phối hợp và giúp đỡ từ các bộ phận khác nhau, từ những người khác nhau là một điều rất cần thiết để có thể phối hợp một cách đồng bộ và hiệu quả nhất. hãy nhớ rằng tất cả mọi việc mọi người đang làm đều đang cố để có một kết quả tốt đẹp, vậy nên hãy cố gắng góp phần vào trong sự cố gắng ấy.

Luôn cẩn thận và thận trọng trong việc xử lý các giấy tờ được giao là một điều mà những nhà tuyển dụng Sale Admin cần quan tâm nhất đối với những người ứng tuyển Sale Admin cho công ty của họ. Điều này phải bảo đảm được rằng những thông tin là xác thực và ta không cần phải tốn thời gian, công sức để sửa lại, đồng thời cũng có thể theo kịp được tiến độ việc làm, thể hiện được sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và xây dựng niềm tin lâu dài với họ.

V. Mô tả công việc Sale Admin

Cho những người chưa hiểu Sale Admin là gì và mong muốn tìm hiểu những mô tả của công việc Sale Admin, tôi sẽ đưa ra những bản mô tả công việc Sale Admin cơ bản mà mọi người muốn ứng tuyển cho vị trí này đều phải biết:

Điều phối đặt hàng, giao hàng: Họ cơ bản sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn phần này. Những việc như tổng hợp đơn đặt hàng, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng để có thể chủ động tìm nguồn cung, hoặc theo dõi đơn hàng, quản lý đường đi của việc giao hàng đều là những công việc cơ bản của một Sale Admin.

Những mô tả công việc Sale Admin cho những người muốn ứng tuyển Sale Admin.

Sale Admin còn có nhiệm vụ đón nhận những phản hồi, ý kiến câu hỏi của những người khách hàng, từ đó có thể làm một bản báo cáo và nộp lên cấp trên như đại lý hoặc giám đốc kinh doanh

Họ còn phải giám sát công việc của từng nhân viên, bao gồm cả nhân viên kinh doanh, nhằm đảm đảm rằng họ đang theo kịp tiến độ doanh thu, đồng thời theo dõi và liên hệ trực tiếp cho khách hàng để liên hệ công nợ.

Họ quản lý giám sát những thông tin, soạn thảo văn bản, các giấy tờ cơ bản liên quan đến phòng kinh doanh. Hơn thế nữa, Sale Admin cũng sẽ đảm nhận khâu chăm sóc khách hàng, tổ chức phối hợp, thực hiện hồ sơ giữa bên bán và bên mua.

Sale Admin còn có trách nhiệm tổng hợp, phân tích số liệu, và lập báo cáo doanh thu định kỳ như theo tuần, theo tháng, theo quý hoặc theo năm. 

Cơ bản, tựu chung lại, nhiệm vụ cơ bản của Sale Admin đều sẽ xoay quanh phòng kinh doanh, bảo bảo đầu ra đầu vào của sản phẩm và chịu trách nhiệm quản lý các số liệu thống kê cho cấp trên.

Download bản mô tả công việc Sale admin

V. Các câu hỏi thường gặp về vị trí tuyển dụng Sale  Admin

Trong các buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường sẽ hỏi những câu hỏi phỏng vấn dưới đây để tìm kiếm ứng viên phù hợp với công việc Sale Admin:

1. Nhà tuyển dụng đánh giá cao những kỹ năng nào của Sale Admin?

Thường khi bắt đầu tuyển người, những nhà tuyển dụng sẽ để ý đến những kỹ năng cơ bản sau của những ứng viên:

• Họ nên có những kiến thức về kinh doanh, các hoạt động marketing và ít nhất là những kiến thức nhất định về lĩnh vực kinh doanh của công ty.

• Các kỹ năng giao tiếp nói chung như đàm phán, thương lượng, hay thuyết phục vì đây là điều vô cùng cần thiết để trở thành một Sale Admin tiềm năng.

• Khả năng quản lý, đồng thời biết cách sắp xếp công việc và thời gian cho hiệu quả. Đồng thời cũng nên có kỹ năng làm việc nhóm để có thể phối hợp.

• Khả năng làm việc dưới áp lực cao.

• Có thói quen tỉ mỉ, cẩn thận trong quá trình làm việc.

• Có các kỹ năng văn phòng, tin học là một điều tối cần thiết cho một Sale Admin.

2. Cơ hội thăng tiến của Sale Admin như thế nào?

Vị trí của một Sale Admin tiềm chứa khá nhiều công việc khác nhau, nhưng nếu bạn là một người thích ứng nhanh và có các kinh nghiệm nhất định, đồng thời muốn ứng tuyển Sale Admin, thì nó sẽ giúp cho bạn có kỹ năng toàn diện về sale, giao tiếp cũng như các tác phong làm việc sao cho hiệu quả và nhanh gọn nhất.

Và sau một thời gian làm việc, tích lũy kinh nghiệm và có những thành tựu nhất định trong việc làm và chứng minh được năng lực của bản thân, sẽ không khó để một Sale Admin có thể được thăng chức thành một người giám sát bán hàng  hoặc thậm chí là một trưởng phòng hoặc một giám đốc kinh doanh.

3. Mức lương ở vị trí công việc Sale Admin là bao nhiêu?

Hầu hết các Sale Admin đều có một số lương cứng cố định, cộng thêm các phần hoa hồng doanh số theo Lễ Tết hay theo tiến độ công việc. Những phần lương mềm này mang tính thúc đẩy hiệu suất làm việc cho một Sale Admin.

Thườn, mức lương cứng của một Sale Admin sẽ gia động trong khoảng 5.5 triệu đến 7 triệu tùy theo mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu làm tốt và có hiệu suất cao trong công việc. số lương thưởng này có thể đẩy cao hơn gấp nhiều lần so với lương cứng. Vậy nên, với tinh thần làm bao nhiêu, ăn bấy nhiêu, những Sale Admin có thể có mức lương lên đến hàng chục triệu đồng một tháng.

4. Có thể tìm kiếm các công việc Sale Admin ở đâu?

Hầu hết các công ty hay doanh nghiệp thì đều sẽ có những phòng kinh doanh và yêu cầu nhân lực khá lớn. Vì vậy, nhu cầu tuyển dụng vị trí như Sale Admin cũng có khá nhiều trên thị trường lao động hiện nay.

Và nếu bạn đã có những kinh nghiệm trong bán hàng hay marketing thì Sale Admin rõ ràng là một vị trí thích hợp cho bạn. Bạn có thể tự tin nộp CV xin vào vị trí này ở nhiều công ty. Đồng thời bạn cũng có thể yên tâm về tiềm năng của ngành nghề này khi bạn có thể phấn đấu lên cao hơn nhiều, hoặc thậm chí là giám đốc bộ phận nếu bạn chứng minh được thực lực của mình.

5. Công việc Sale Admin thường gặp những áp lực nào?

Vì Sale Admin là một công việc ôn tồn rất nhiều thứ nên kéo theo rằng khối lượng công việc rất lớn. Nếu bạn không chịu được áp lực và có những kỹ năng nhất định bạn sẽ khó mà bắt kịp và làm tốt trong công việc của một Sale Admin. Về cơ bản, ta có thể kể đến một số dạng áp lực sau:

• Áp lực doanh số

• Áp lực công nợ

• Áp lực khi giao tiếp và thuyết phục khách hàng

• Áp lực khi phải xử lý những vấn đề phát sinh

• Áp lực bảo đảm hoàn thành được đúng lượng công việc và mức độ hoàn hảo của nó.

VI. Kết luận

Mặc dù Sale Admin là một công việc có nhiều tiềm năng, nhưng để làm tốt một công việc của Sale Admin là không hề dễ dàng bởi bạn cần phải hiểu rõ những mô tả công việc Sale Admin, một tinh thần thép cùng một tinh thần chăm chỉ, cùng với một cái đầu lạnh để nhanh chóng thích ứng với môi trường và theo kịp những thay đổi của công ty cũng như của khách hàng. Nhưng nếu bạn tự tin và đã có những kinh nghiệm nhất định trong ngành này thì tại sao không thử đăng ký và tạo cho mình một cơ hội thử sức trong ngành nghề này nhỉ?