Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Cách lập và những sai sót cần tránh

Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Cách lập và những sai sót cần tránh là gì? Đều là những nỗi băng khoăn của nhiều người, nhất là các nhân viên kế toán. cùng 123job tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Là ứng viên đang tìm việc làm kế toán, bạn có thể giải thích cụ thể biên bản đối chiếu công nợ là gì? Có những loại công nợ nào? Mẫu biên bản đối chiếu công nợ sẽ được trình bày ra sao? Bài viết dưới đây của 123job sẽ giúp bạn lần lượt giải đáp những câu hỏi trên. 

I. Những thông tin cơ bản về biên bản đối chiếu công nợ?

Những thông tin cơ bản về biên bản đối chiếu công nợ?

1. Công nợ là gì?

Công nợ là những khoản tiền chưa thanh toán mà phát sinh từ hoạt động mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, đối tác… Người sẽ đảm nhận công việc theo dõi – quản lý bảng đối chiếu công nợ của doanh nghiệp được gọi là kế toán công nợ.

2. Phân loại công nợ

Công việc kế toán bảng đối chiếu công nợ trong doanh nghiệp là việc chịu trách nhiệm quản lý các loại công nợ như sau:

• Công nợ phải thu: là các khoản tiền công ty đã bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được thanh toán tiền.
• Công nợ phải trả: là các khoản tiền công ty phải trả cho các nhà cung cấp, người bán phát sinh từ những việc mua các loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…  phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh của đơn vị.
• Các khoản công nợ sẽ phải thu – phải trả khác: khoản đó phải thu nội bộ - ký cược - ký quỹ (thu bồi thường về vật chất do tập thể, cá nhân làm mất mát hay hư hỏng vật tư – hàng hóa/ sẽ bị thu giá trị tài sản thiếu chưa được xác định rõ nguyên nhân, đang chờ những quyết định xử lý của cấp trên…)
• Các khoản tạm ứng: là khoản tiền/ vật tư giao cho người nhận  thực hiện công việc đã được cấp trên phê duyệt

3.Mẫu biên bản đối chiếu công nợ là gì? 

Download mẫu biên bản đối chiếu công nợ

4. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ dùng cho công việc kế toán

Biên bản đối chiếu công nợ được sử dụng để kiểm soát những tình hình thanh toán của các khoản nợ của doanh nghiệp đó đối với khách hàng, nhà cung cấp có thực hiện được đúng nội dung hợp đồng đã cam kết hay là  không – số nợ còn lại có đúng với những số nợ thực tế hay không?

Bên cạnh, trong việc công tác kế toán của doanh nghiệp, khi có quyết toán thuế, biên bản đối chiếu những bảng đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp hỏi đến vì đó là căn cứ để kiểm tra được tình hình thanh toán tiền giữa cả bên mua và bán. Đặc biệt là với những giao dịch giá trị từ 20 triệu đồng trở lên – xem có thực hiện đúng với  quy định thanh toán không dùng tiền mặt không?

Về nội dung của mẫu biên bản đối chiếu công nợ sẽ gồm các phần như sau:

• Tên doanh nghiệp
• Số biên bản đối chiếu công nợ
• Tiêu ngữ
• Địa chỉ, ngày tháng năm
• Tên biên bản
• Căn cứ lập biên bản
•  Thông tin bên A (bên mua)
• Thông tin bên B (bên bán)
• Thông tin đối chiếu công nợ
• Bảng đối chiếu công nợ chi tiết
• Kết luận
•  Đại diện bên A – bên B ký tên và đóng dấu

II.  Các thông tin cần biết về bảng đối chiếu công nợ

Các thông tin cần biết về bảng đối chiếu công nợ

1. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ có mục đích gì

Thực tế, việc lập được biên bản đối chiếu công nợ nhằm với mục đích xác nhận được những công ty, doanh nghiệp và những  khách hàng, đối tác hay những nhà cung cấp,...nói chung là có  các bên tham gia những  hợp đồng có thực hiện đúng theo những quy định đã nêu trong hợp đồng hay không? Đặc biệt là đối với số nợ còn lại của hai bên với nhau có đúng với những số nợ trên thực tế hay không? Việc nắm bắt những điều này sẽ  giúp cho quá trình kết toán nợ sau đó được thực hiện được một cách đúng như quy định trên hợp đồng đã nêu ra. Thêm vào đó, khi có  thực hiện việc quyết toán thuế thì biên bản đối chiếu công nợ sẽ là những giấy tờ đầu tiên cần được đề ra.

2. Nội dung của biên bản đối chiếu công nợ 

Một biên bản đối chiếu công nợ bao gồm những nội dung gì? Khi thực hiện việc lập mẫu biên bản đối chiếu công nợ, kế toán sẽ phải đảm bảo được nội dung gì? Thông thường, một mẫu biên bản đối chiếu về công nợ sẽ bao gồm các nội dung như: 

• Tên chính thức và đầy đủ của công ty, doanh nghiệp 
• Số của biên bản đối chiếu công nợ
• Phần tiêu ngữ
• Thời gian và địa chỉ 
• Tên của biên bản được lập
• Các căn cứ lập biên bản  Những thông tin của bên A
•  bên mua 
• Những thông tin của bên B
• bên bán
• Các thông tin đối chiếu công nợ
• Các bảng đối chiếu công nợ chi tiết 
• Phần kết luận
• Ký tên và đóng dấu xác nhận của cả hai bên

3. Các biên bản đối chiếu công nợ liên quan 

Trong mẫu biên bản đối chiếu công nợ thông thường sẽ còn một số mẫu biên bản xác nhận công nợ liên quan khác như: - Mẫu biên bản xác nhận công nợ

• Mẫu biên bản bàn giao mẫu đối chiếu công nợ
• Mẫu biên bản đối trừ công nợ
• 1 bên và bên 2: Mẫu biên bản đối trừ công nợ

Đây sẽ là những mẫu biên bản thường đi kèm và có liên quan mật thiết đến những mẫu biên bản đối chiếu công nợ hiện nay. Thông thường, đưa ra các mẫu biên bản đối chiếu công nợ sẽ có một số biên bản trên đó kèm theo. Điều này còn  tùy thuộc vào những  hoạt động thực hiện của doanh nghiệp để đưa ra loại biên bản phù hợp. 

4. Sai sót có thể xảy ra với biên bản đối chiếu công nợ

Đối với bất kỳ loại biên bản nào, bao gồm cả những biên bản đối chiếu công nợ thì việc xảy ra được sai sót cũng  là điều rất dễ hiểu cũng như rất dễ xảy ra. Đặc biệt ,trong quá trình lập biên bản cũng như việc  thực hiện và lưu giữ, sử dụng những loại biên bản này ở trong các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vậy, những sai sót nào sẽ có thể xuất hiện đối với mẫu biên bản đối chiếu công nợ? Đó chính là những khoản nợ đã đến kỳ thời hạn phải thu nhưng lại chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận việc mẫu đối chiếu công nợ liên quan vào thời điểm cuối năm theo như những quy định. Không chỉ vậy, về việc kế toán thực hiện gửi thư xác nhận đến các khoản nợ cho khách hàng, nhưng thực tế sự phản hồi mà nhận lại được rất thấp. Chính điều này dẫn đến việc sai sót trong quá trình quản lý công nợ của các kế toán công nợ.

Bởi sự phản hồi rất ít, tần suất khá thưa thớt, dẫn đến việc các kế toán thường sẽ  không chú ý theo sát được các khoản nợ và sẽ dễ dàng bị lãng quên. Do vậy, đôi khi khá lỏng lẻo trong việc quản lý công nợ, và gây ra tình trạng nợ mãi mà chưa được thu hồi cũng như là quên và ghi thiếu sót vào các khoản nợ đã có thời gian khá lâu. Thêm vào đó, số mẫu đối chiếu công nợ mà doanh nghiệp đó phải thu khách hàng bị xuất hiện chênh lệch giữa sổ kế toán và biên bản đối chiếu công nợ. Điều này sẽ là những vấn đề khá lớn nếu như nguyên nhân của sự chênh lệch này còn  chưa được xác định. Bởi như vậy sẽ rất khó để giải quyết được cũng như có thể làm tình trạng công ty, doanh nghiệp đối với khách hàng trở nên căng thẳng hơn nhiều.

Nếu như trong trường hợp xấu nhất có thể xảy ra chính là việc thu hồi mẫu đối chiếu công nợ về  không thực hiện được, hoặc nếu thu hồi được thì số tiền thu hồi đó nợ sẽ thấp hơn số tiền nợ mà thực tế khách hàng phải trả cho công ty, doanh nghiệp. Với những công ty, doanh nghiệp xây dựng được coi là trường hợp khá đặc biệt. Bởi thực tế, những công ty, doanh nghiệp trong lĩnh vực này đa số sẽ không đối chiếu nợ hoặc nếu có biên bản đối chiếu công nợ thì sẽ có phần chênh lệch xuất hiện. Thậm chí sẽ có những trường hợp như các khoản nợ không có được đối tượng một cách rõ ràng như các mô hình của công ty, doanh nghiệp ở những lĩnh vực khác.

Điều này đã gây ra khá nhiều khó khăn cho các kế toán phụ trách khi làm biên bản đối chiếu công nợ tại các công ty, doanh nghiệp này. Việc khó xác định được đối tượng nợ, hay do  sự xuất hiện chênh lệch các khoản nợ không có rõ ràng nguyên nhân thì sẽ rất khó khăn trong việc quyết toán các chứng từ, giấy tờ liên quan. Không chỉ vậy, việc thu hồi nợ hay thực hiện quyết toán thuế cũng sẽ gặp khó khăn và sự cản trở nhất định. 

Các trường hợp do sai sót này xảy ra khá nhiều tại các công ty và doanh nghiệp hiện nay.Sự chuẩn bị cũng như quản lý mẫu đối chiếu công nợ chưa sát sao sẽ dẫn đến những sai sót này xảy ra trong mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Vì thế,ở  các công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ được các công tác chuẩn bị để việc thiết lập biên bản đối chiếu công nợ được chính xác và sẽ  không có sai sót xảy ra. Thực tế ngày nay, vì những sai sót đó mà nhiều công ty, doanh nghiệp đã tìm đến các công ty chuyên cung cấp dịch vụ kế toán khác chuyên nghiệp để họ thực hiện được toàn bộ các nghiệp vụ kế toán liên quan nhằm mục đích tránh và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.

III. Hướng dẫn cách lập mẫu biên bản đối chiếu công nợ tự động trên Excel

Hướng dẫn cách lập mẫu biên bản đối chiếu công nợ tự động trên Excel

Bước 01: Tạo ra mẫu Biên bản đối chiếu công nợ trên Excel theo các mẫu mới nhất và chuẩn bị dữ liệu nguồn:

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ phải thu khách hàng trên Excel mới nhất (Sử dụng được mẫu biên bản đối chiếu công nợ trên Excel theo mẫu mới nhất của hocexcelnangcao hoặc người dùng tự tạo ra được mẫu riêng cho phù hợp với yêu cầu thông tin)

Dữ liệu có nguồn phục vụ cho việc lập biên bản đối chiếu với những công nợ phải thu khách hàng trên phần mềm Excel gồm có: Danh mục những vật tư hàng hóa, danh mục khách hàng, những số liệu nhật ký chung và số liệu kho nhập xuất

Bước 02: Cài đặt Add-in A-Tools bản cập nhật mới nhất

Bước 03: Thiết lập được các khai báo và lập công thức tự động để sử dụng các hàm và lệnh truy vấn SQL trong Excel cho biên bản đối chiếu công nợ

Thiết lập các khai báo: Format Custom Date trường ngày tháng lập biên bản. Nhập liệu nâng cao trong Addin A-Tools và cách sử dụng ở hàm vlookup kết hợp hàm Iferror và hàm Upper để điền được các thông tin tự động cho phần Bên Mua cũng như của biên bản đối chiếu công nợ Excel

Tính công nợ đầu kỳ: Sử dụng những kỹ thuật lập công thức mảng ở trong Excel để tính số dư công nợ đầu kỳ

Cách sử dụng SQL ở trong Excel của Addin ATools tổng hợp được số phát sinh trong từng  kỳ tùy chọn theo những  thời gian và theo mã khách hàng

Tính số tiền của khách hàng đã thanh toán: Sử dụng những kỹ thuật lập công thức mảng trong Excel để tính được tổng số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ

Phần kết luận: Sử dụng được kỹ thuật ghép chuỗi, phối hợp với những cách sử dụng hàm Text và sử dụng những hàm đọc số thành chữ làm phần kết luận nhảy tự động

Kết quả, là chỉ cần 1 sheet duy nhất thôi, có thể lập được những biên bản đối chiếu với công nợ phải thu đến khách hàng lên được cho tất cả khách hàng và tất cả các tháng, năm tùy chọn theo những khoảng thời gian và sẽ phụ thuộc vào số liệu nguồn.

IV. Những sai sót thường gặp khi làm kế toán công nợ

1. Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ

Các khoản nợ phải thu chưa có đủ những Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo như quy định

• Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
• Công nợ phải thu có chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được rõ nguyên nhân
• Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số sẽ không đối chiếu nợ hay đối chiếu nợ có sự chênh lệch và có nhiều khoản công nợ nhưng không có đối t­ượng rõ ràng;

2.  Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế

Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ

Việc mở sổ kế toán một cách chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu về chế độ kế toán.

Một số khoản nợ phải thu khác của những đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết của công nợ.

Một số đối tượng mà công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi thể hiện trên nhiều những tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ đó

Đơn vị khi  không liên kết mã khi hạch toán cần có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết

Chưa theo dõi biên bản đối chiếu công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình thì công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm. Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, hay Nợ quá hạn từ  3 năm trở lên, khó đòi

Chứng từ - tạm ứng không ghi rõ  lý do, mục đích chi tạm ứng. Trên đề nghị  tạm ứng là tên một người, nhưng nhận tiền lại là người khác

Giấy đề nghị tạm ứng không ghi rõ họ tên người tạm ứng, bộ phận làm việc, lý do tạm ứng và về thời gian hoàn ứng.

3. Hạch toán chưa đúng quy định

Một số khoản khi  khách hàng chuyển trả tiền về những dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị đó  không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện được là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất đó là một khoản doanh thu.

• Hạch toán vào công nợ cần phải thu vào các khoản chi phí treo
• Hạch toán vào công nợ cần phải thu các khoản chi phí hay những giá trị vật tư mà chưa tập hợp được đầy đủ những chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt để nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận về tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.
• Cho những cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đi vay để có vốn triển khai về các hoạt động đầu tư, về những  sản xuất kinh doanh.
• Chưa hạch toán điều chỉnh những số dư công nợ theo những kết quả xử lý của Tòa án
• Chưa hạch toán về lãi phải thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu về công nợ đã tính và khách hàng đã ký chấp nhận thanh toán
• Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
• Thực hiện Bù trừ những công nợ phải thu phải trả khi không cùng một đối tượng
• Chưa thực hiện việc bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một số  nội dung công việc
• Hạch toán trên những khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp
• Một số khoản tạm ứng nhưng không phục vụ cho mục đích kinh doanh
• Một số đối tượng tạm ứng,nhưng chưa tiến hành hoàn ứng đã tạm ứng lần tiếp theo
• Đối tượng theo dõi những công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán chưa đúng đối tượng trên chứng từ của kế toán như Đối tượng: Công trình A,  thực chất là số dư tạm ứng của ông A… do cán bộ theo dõi công trình A
• Quy trình hạch toán tạm ứng có chưa đúng về  quy trình, làm đội số phát sinh tiền mặt.

4.Công tác đôn đốc thu hồi công nợ còn lỏng lẻo chưa chặt chẽ

Công tác quản lý công nợ còn lỏng lẻo (chưa tuân thủ về những điều khoản thanh toán trong hợp đồng kinh tế) đã ký kết dẫn tới những việc Công ty không còn đủ cơ sở để ràng buộc trách nhiệm về vật chất với những khách hàng đối với những khoản nợ (mặc dù khách hàng đó đã có cam kết nhận nợ và trả nợ) dẫn những phát  sinh nợ khó đòi

• Việc quyết toán, đối chiếu những công nợ với khách hàng không được thực hiện thường xuyên, vì vậy sẽ gây khó khăn cho các công tác thu nợ
• Việc đôn đốc các công tác thu hồi nợ còn chưa được tiến hành triệt để
• Nhiều khoản công nợ tại những doanh nghiệp không được xác định những  đối tượng nợ để có biện pháp xử lý.
• Tồn tại khá nhiều khoản công nợ khó đòi và chưa xử lý (khi làm trợ lý kiểm toán phảI thu thập hồ sơ diễn biến khoản nợ)

5. Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ

• Lập dự phòng  theo những quy định tại Nghị định 109 mà chưa có hết đủ hồ sơ theo quy định tại TT 107
• Nhiều khoản công nợ có những số dư trên 3 năm và đã được trích lập dự phòng cũng nhưng chưa được xử lý
• Một số khoản công nợ khi phải thu có số dư từ những năm trước chuyển sang, đơn vị vẫn chưa có những biện pháp đôn đốc để thu hồi công nợ.
• Công nợ cần phải thu còn tồn đọng kéo dài, chưa rà soát được các nguyên nhân và chưa có hướng xử lý kịp thời.
• Dự phòng nợ cần phải thu khó đòi khi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúng theo những quy định.
• Riêng đối với những công nợ phải thu nội bộ: Chưa bù trừ hết được các công nợ nội bộ vì do để không đúng tính chất tài khoản 

 V. Đối chiếu công nợ giữa 3 bên

Biên bản đối chiếu công nợ giữa 3 bên

Khi 1 đối tượng vừa có công nợ cần phải thu, vừa có công nợ cần phải trả (vừa là khách hàng, cũng vừa là nhà cung cấp) trừ giữa công nợ thu và những công nợ phải trả, kế toán sẽ: Xác định được các chứng từ công nợ mà phải thu và chứng từ công nợ cần phải trả của đối tượng Thực hiện việc bù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả của đối tượng đó. Cập nhật về việc bù trừ công nợ vào sổ theo dõi những công nợ của đối tượng. Và khi các bên có bù trừ công nợ có nghĩa là giữa các đơn vị đó có giao dịch mua bán với nhau và cung cấp hàng hóa lẫn nhau. Khi đó những đối tượng vừa là người bán và đồng thời cũng là người mua cần lập biên bản bù trừ công nợ để cấn trừ cho nhau. 

VI.  Kết luận  

Khi 1 đối tượng vừa có công nợ phải thu, cũng vừa có công nợ phải trả (vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp) trừ giữa công nợ thu và công nợ phải trả, kế toán sẽ: Xác định các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả của đối tượng Thực hiện bù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả của đối tượng. Cập nhật việc bù trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của đối tượng Và khi các bên bù trừ công nợ có nghĩa giữa các đơn vị giao dịch mua bán với nhau và cung cấp hàng hóa lẫn nhau khi đó các đối tượng vừa là người bán đồng thời cũng là người mua thì các bạn cần lập biên bản đối chiếu công nợ để cấn trừ cho nhau.