Cách viết thư từ chối phỏng vấn khéo không mất lòng nhà tuyển dụng

Bạn đang băn khoăn không biết nên viết thư từ chối phỏng vấn như thế nào để không mất lòng nhà tuyển dụng? Một số tips nhỏ để nội dùng email từ chối phỏng vấn của bạn tạo thiện cảm với công ty.

Nếu bạn là sinh viên chắc đã từng quan tâm hoặc đang tìm kiếm cách để viết một bức thư từ chối phỏng vấn hoàn chỉnh. Không phải ứng viên nào cũng biết cách trình bày nội dung một bức thư từ chối phỏng vấn sao cho tế nhị và lịch sự để duy trì mối quan hệ với nhà tuyền dụng. Vì vậy, hãy thử tìm hiểu một số thông tin để thư từ chối phỏng vấn không mắc lỗi cơ bản nhé!

I.  Một số lưu ý khi viết Email, thư từ chối hay dời lịch phỏng vấn

Sau khi đã tham khảo những bước trên mà bạn vẫn chưa biết bắt đầu viết thư từ chối phỏng vấn từ đâu thì có thể tham khảo mẫu dưới đây:

1.1 Tham khảo: Mẫu thư từ chối nhà tuyển dụng

Tiêu đề: LỜI MỜI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ (A) 

Kính gửi/Dear: Ms/Mrs + Tên người nhận 

Tôi là B. Tôi cảm thấy rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn vị trí (C) từ Quý công ty và tôi trân trọng cơ hội mà công ty trao cho tôi. Tuy nhiên, tôi cũng rất tiếc phải thông báo với Công ty rằng tôi sẽ không thể tham gia buổi phỏng vấn này vì lý do (ngắn gọn, xúc tích). 

Mặc dù tôi không thể là một phần của công ty nhưng với vị trí và tính chất công việc hiện tại ở công ty thì tôi nhận thấy ứng viên D sẽ rất phù hợp. Để biết thêm thông tin cũng như liên hệ với D thì Qúy công ty có thể liên lạc qua email E để trao đổi cụ thể hơn. 

Hy vọng rằng trong tương lai chúng ta sẽ có cơ hội được hợp tác cùng nhau 

Tôi chân thành cảm ơn lời mời phỏng vấn từ Quý công ty. 

Trân trọng. 

B.

Mẫu thư từ chối phỏng vấn 

1.2 Tham khảo: Mẫu thư dời lịch phỏng vấn

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn vị trí A

Kính gửi/Dear: Mr/Ms + Tên người nhận 

Tôi là B. Tôi cảm thấy rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn vị trí (C) từ Quý công ty và tôi trân trọng cơ hội mà công ty trao cho tôi. Tuy nhiên, vì một số lý do chủ quan mà tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn của công ty vào (thời gian, ngày/tháng/năm). Vì vậy, tôi mong rằng Qúy công ty có thể sắp xếp một buổi phỏng vấn khác cho tôi vào (thời gian, ngày/tháng/năm) được không?

Hy vọng chúng ta có thể gặp nhau sớm nhất. 

Thành thật xin lỗi vì bất tiện lần này.

Trân trọng

B

Lưu ý: A,B,C,D,E - những thông tin cụ thể tùy trường hợp của bạn.

II. 6 lý do để từ chối phỏng vấn

Lý do viết thư từ chối phỏng vấn

Trường hợp 1: Nếu bạn đã apply vào nhiều công ty khác nhau và tại thời điểm nhận email phỏng vấn, bạn đã nhận lời mời làm việc ở một công ty khác. 

Trường hợp 2: Bạn cũng vừa có việc làm và việc tham gia phỏng vấn sẽ không tiện cho công việc của bạn hiện tại. 

Trường hợp 3: Nếu bạn đã tham gia phỏng vấn vòng 1 của nhà tuyển dụng và bạn không còn hứng thú hoặc cảm thấy không phù hợp với môi trường doanh nghiệp nên không muốn tham gia phỏng vấn vòng sau.

Trường hợp 4: Nếu trước đây bạn đã nộp đơn vào công ty này ở một vị trí khác và bạn cảm thấy không thích công ty này từ con người, công việc hay môi trường, đồng nghiệp. 

Trường hợp 5: Bạn có quen biết một số nhân viên trong công ty này và vì một số lí do nào đó, bạn không thích làm việc với họ.

Trường hợp 6: Bạn đã từng làm việc tại công ty này và bạn không muốn quay lại làm việc ở đây lần nữa.

III. Mẹo gửi thư từ chối phỏng vấn xin việc

1.1 Hãy chắc chắn

Một khi email này đã được gửi đi thì bạn sẽ không thể hối hận về quyết định này, giống như câu nói “bút sa gà chết” nên hãy chắc chắn rằng bạn đã đưa ra quyết định đúng đắn. Và cũng đừng thay đổi ý kiến liên tục vì bạn sẽ dễ bị đánh giá là người không đáng tin tưởng, thiếu quyết toán và đặc biệt là không chuyên nghiệp. 

Phản hồi thư từ chối phỏng vấn

 1.2 Phản hồi nhanh chóng

Khi đã đưa ra quyết định dừng hay tiếp tục thì việc đầu tiên bạn cần làm là trả lời email thư từ chối phỏng vấn càng nhanh càng tốt. Bạn muốn tiếp nhận buổi phỏng vấn thì hãy phản hồi nhà tuyển dụng nhân sự  vì thời gian của họ cũng quý vô cùng. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn tiếp tục thì hãy thông báo sớm để nhà tuyển dụng nhân sự tiếp nhận thông tin và trao cơ hội cho những ứng viên khác.

1.3 Hãy lịch sự

Mặc dù bạn đang gửi thư từ chối phỏng vấn nhưng cũng đừng cao ngạo mà hãy lịch sự với nhà tuyển dụng. Bạn có chắc chắn rằng trong tương lai, bạn sẽ không apply vào công ty này một lần nữa? Nếu không chắc chắn thì hãy khéo léo khi gửi thư từ chối phỏng vấn vì biết đâu tương lai bạn lại muốn ứng tuyển vào công ty này. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng là những người có mạng lưới kết nối cực kỳ rộng lớn, họ có mối quan hệ quen biết với những nhà tuyển dụng khác. Vì vậy, nếu sự thiếu chuyên nghiệp của bạn bị lan truyền thì bạn sẽ không biết mình đánh mất đi bao nhiêu cơ hội việc làm đâu. 

1.4 Không cần trình bày quá chi tiết

Mục đích chính của thư từ chối phỏng vấn chính là thông báo cho phòng nhân sự rằng bạn từ chối buổi phỏng vấn này, vậy nên hãy chắc chắn nội dung trên được nhấn mạnh. Thông điệp chính trên sẽ được truyền tải đến nhà tuyển dụng nhân sự để họ tìm ứng viên thay thế vị trí của bạn. Hơn thế nữa, bạn không cần phải cung cấp lý do cụ thể vì sao mình từ chối công việc này và tại sao bạn không còn quan tâm đến vị trí công việc trên. 

IV. Tin vào bản năng của bạn

Khi viết thư từ chối phỏng vấn, bạn sẽ băn khoăn liệu rằng mình có đang quyết định đúng hay không? Đừng lo lắng!

Bạn hãy nghe theo con tim và giác quan của bạn. Bạn chính là người sẽ hiểu bạn nhất, bạn nên biết bản thân mình quan tâm điều gì, muốn theo đuổi gì trên con đường sự nghiệp và hãy thử hỏi xem, lời phỏng vấn này có mở ra con đường sự nghiệp như bạn mong muốn không, bạn có nên viết thư từ chối phỏng vấn không? 

Tin tưởng vào bản thân 

Khi tự đặt câu hỏi cho bản thân và tự trả lời nó thì bạn sẽ ngày càng rõ hơn về cái mình muốn cũng như công việc mà mình thật sự muốn dấn thân. Nếu như có bất cứ một sự đắn đo và cảm giác không phù hợp thì hãy mạnh dạn từ chối để tìm cho mình một cơ hội khác phù hợp hơn. 

Tuy nhiên, nếu trong 10 thư mời phỏng vấn mà bạn cảm thấy 9 vị trí đều không phù hợp thì cũng cần xem xét lại chính mình vì hầu hết lời mời phỏng vấn đều đã được bạn duyệt qua rồi mới nộp đơn. Vậy nên nếu như lượng thư từ chối phỏng vấn bạn gửi đi quá nhiều thì bạn cũng sẽ không có công việc trong một thời gian. Hãy đảm bảo rằng bản thân không bị áp lực nếu như bạn chưa tìm được công việc phù hợp và gửi thư từ chối phỏng vấn quá nhiều. 

V. Đừng từ chối phỏng vấn chỉ vì một đánh giá không tốt về nhà tuyển dụng nhân sự

Ngày nay, công nghệ hiện đại, bạn có thể tìm hiểu thông tin một cách rộng rãi và cụ thể. Khi muốn nộp đơn vào bất cứ công ty nào thì chắc chắn bạn cũng sẽ dành thời gian để tìm hiểu về môi trường, công việc và đồng nghiệp cũng như mức lương thưởng. Sau khi nhận được lời mời phỏng vấn xin việc thì bạn lại càng cần tìm hiểu kỹ hơn về nơi mà có thể là môi trường làm việc sắp tới của bạn. 

Mẹo viết thư từ chối phỏng vấn

Khi tìm hiểu những thông tin này thì có thể bạn sẽ tìm được những thông tin không tốt lắm về nhà tuyển dụng nhân sự, tuy nhiên cũng đừng vội đánh giá hay từ chối lời mời phỏng vấn vì những “tin đồn” này nhé! Bất cứ công ty nào cũng sẽ có những mặt tốt hoặc điểm chưa tốt cần cải thiện và thực tế, bạn cũng không chắc chắn về những thông tin không tốt kia là chính xác hay không. Vậy nên nếu như chỉ vì một số thông tin chưa xác thực mà từ chối cơ hội cho bản thân thì liệu có đáng không nhỉ? 

Khi tiếp nhận thông tin thì bạn nên xem xét, đánh giá và đứng ở nhiều khía cạnh để nhìn nhận thông tin và có được cái nhìn khách quan nhất. Từ những cái nhìn nhận, đánh giá này mà bạn có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất cho bản thân. 

VI. 2 bước từ chối phỏng vấn khôn ngoan

Nếu như bạn đang băn khoăn không biết nên bắt đầu viết thư từ chối nhận việc từ đâu thì hãy thử tham khảo những thông tin cũng như cách viết dưới đây nhé!

Bước 1: Gửi mail thư từ chối phỏng vấn

Bước đầu tiên để viết thư từ chối phỏng vấn đương nhiên là phản hồi email. Những lưu ý nhỏ mà bạn nên quan tâm khi viết nội dung của thư từ chối phỏng vấn vì những email lịch sự luôn để lại ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Hãy giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng: Đừng phá hủy mối quan hệ với những nhà tuyển dụng vì bạn không biết tương lại mình có gặp lại nhà tuyển dụng nhân sự này hay không. Giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng cũng là giữ lại những cơ hội của bản thân trong tương lai. Và lưu ý là đừng nói dối nhà tuyển dụng nhân sự nhé! Dù đang viết thư từ chối phỏng vấn nhưng đừng nói dối vì những lời nói dối thật sự sẽ không mang lại kết quả tốt trong trường hợp này. 

Viết thư từ chối phỏng vấn

Hãy cẩn trọng trong từng câu chữ! Bạn sẽ không thể gặp mặt trực tiếp để từ chối nhà phỏng vấn nên những thông tin, câu chữ trong thư từ chối phỏng vấn chính là bộ mặt của bạn. Từ nhiều kinh nghiệm phỏng vấn thì nội dung của thư từ chối phỏng vấn không nên đề cập đến lý do tại sao bạn từ chối công việc này. Nếu cách trình bày lý do không tế nhị sẽ khiến cho bạn đánh mất mối quan hệ với nhà tuyển dụng hoặc bạn sẽ nhận được thêm những email khác trao đổi về lý do từ chối của bạn. Đảm bảo rằng nội dung thư từ chối phỏng vấn ngắn gọn, xúc tích vì mục đích chính của bạn chỉ là từ chối lời mời phỏng vấn, dài dòng không cần thiết trong trường hợp này. 

Một tip nhỏ để bạn có thể giữ mối quan hệ với nhà tuyển dụng dù đang từ chối lời mời của họ là hãy giới thiệu một ứng viên khác. Ứng viên này có thể là người quen hay bạn bè của bạn, mạng lưới của bạn có thể có người đang tìm việc tương tự hoặc có khả năng phù hợp với công việc này. Nếu bạn muốn giới thiệu ai thì cũng nên hỏi ý kiến của họ trước nhé, liệu rằng họ có đang cần tìm việc hay muốn làm ở vị trí này hay không? Khi họ cũng cảm thấy hứng thú với lời giới thiệu trên thì bạn có thể email lại với nhà tuyển dụng thông tin liên lạc của người bạn giới thiệu để ho có thể liên lạc trực tiếp mà không thông qua bạn. Cách này không chỉ giúp bạn, mà còn giúp bạn bè cũng như nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian trong việc tìm ứng viên khác. 

Bước 2: Gọi điện thoại

Sau khi đã gửi thư từ chối phỏng vấn, việc tiếp theo bạn nên làm là gọi điện thoại cho nhà tuyển dụng để xác nhận chắc chắn rằng họ đã đọc email của bạn và biết được thông tin bạn từ chối lời mời phỏng vấn. Ban cũng có thể nhắc lại chút nội dung trong email nhưng đừng quá cụ thể vì nếu kéo dài cuộc nói chuyện, nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi thêm về lý do mà bạn nhắc đến. Hãy khéo léo trao đổi thông tin để hai bên đều cảm thấy thoải mái và không bị vướng mắc nhé!

Gọi điện để confirm về thư từ chối phỏng vấn

VIII. Có nên duy trì liên lạc với nhà tuyển dụng sau khi từ chối cơ hội phỏng vấn?

Bạn đang cố gắng để từ chối phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự nhất, để cho ngay cả khi không tiếp tục cộng tác thì nhà tuyển dụng vẫn sẽ ấn tượng và nhớ về bạn với một hình ảnh tốt đẹp. Tất cả những nỗ lực của bạn trong trường hợp này sẽ chẳng còn ý nghĩa nếu như bạn quyết định cắt đứt mọi liên lạc với họ sau khi từ chối phỏng vấn.

Việc duy trì liên lạc với nhà tuyển dụng khi đã quyết định không tiếp tục quy trình không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, đây là việc nên làm, đặc biệt là khi lý do bạn dừng lại là lý do cá nhân chứ không phải xuất phát từ phía nhà tuyển dụng. Biết đâu sau này họ sẽ có một vị trí khác phù hợp với bạn hơn. Bạn cũng không thể chắc chắn họ có quen biết với nhà tuyển dụng tương lai của bạn hay không. Việc để lại ấn tượng xấu lần này cũng có thể sẽ ảnh hưởng tới cơ hội trúng tuyển của bạn trong lần kế tiếp.

Bởi vậy, dù có thế nào thì bạn cũng nên duy trì liên lạc hoặc ít nhất là để lại ấn tượng tốt đẹp ở phía nhà tuyển dụng. Bạn thà giữ một mối quan hệ trung hòa, không lợi ích còn hơn là tạo ra tiếng xấu ở khắp nơi.

IX. Kết luận

Nội dung cũng như mục đích của thư từ chối phỏng vấn khá tế nhị nên để có thể duy trì được mối quan hệ với nhà tuyển dụng thì bạn nên cân nhắc câu chữ và cách trình bày. Những email với nội dung ngắn gọn, câu từ lịch sự sẽ giúp bạn để lại ấn tượng không nhỏ trong mắt nhà tuyển dụng.