Công văn là gì? Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng

Có rất nhiều nhà doanh nghiệp bắt đầu công việc luôn đặt ra những câu hỏi như công văn là gì? Các loại công văn được sử dụng. Sau đây chúng tôi sẽ giải thích cho bạn những loại công văn và mẫu để bạn có thể tải về nhé.

Công văn là một loại văn bản được sử dụng từ kinh tế, văn hóa, xã hội đến pháp luật thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau vì nó có nhiều đặc điểm, với nhiều loại khác nhau phù hợp với từng lĩnh vực, từng đối tượng được ban hành. Có rất nhiều loại công văn và các mẫu công văn khác nhau trong từng mảng. Vì tính năng và cách sử dụng đa dạng nên công văn mẫu là mẫu văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Vậy thì công văn là gì? Đặc điểm của mẫu công văn đề nghị như thế nào? Các loại mới nhất hiện có của công văn là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Công văn là gì?

Những điều sau có thể giải thích cho bạn công văn là gì

Để giải thích cho câu hỏi công văn là gì. Công văn là một loại văn bản hành chính tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, công ty, công văn được coi là phương tiện liên hệ chính thức với cấp trên của các cơ quan nhà nước, cấp dưới và quốc dân. Những mẫu công văn đề nghị cũng nhằm bảo vệ các quyền lợi của những thành viên trong cơ quan tổ chức đó.

Và trong các doanh nghiệp và tổ chức xã hội, các hồ sơ chính thức phải được lập và sử dụng thường xuyên để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của họ.

Vậy cách để làm hợp pháp một công văn là gì? Một công văn sẽ được coi là hợp pháp nếu nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

- Chỉ viết về một vấn đề duy nhất; văn bản đơn giản, không mâu thuẫn;

- Ngôn ngữ và ý nghĩ ngắn gọn, súc tích, phù hợp với chủ đề được diễn đạt;

- Đối với người nhận một cách nghiêm túc, truyền thống và thuyết phục;

- Tuân thủ định dạng của văn bản, cụ thể là một đoạn trích của nội dung văn bản.

Những lý thuyết trên cũng đã giải thích cho bạn câu hỏi công văn là gì? Tuy nhiên, không dừng lại ở đó, chúng tôi sẽ giải thích rõ hơn cho bạn các đặc điểm của công văn là gì? Những mẫu công văn đề nghị như thế nào. Đừng chần chờ mà hãy tiếp tục phần tiếp theo nhé.

II. Đặc điểm của công văn

Chúng tôi muốn chú ý đến các đặc điểm của công văn, ngoài việc giải quyết một công văn là gì. Công văn được sử dụng nhiều vì nó có nhiều đặc tính ưu việt. Các đặc điểm của công văn là:

+ Thứ nhất, công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục ban hành rõ ràng, nhanh chóng, rất lý tưởng cho những trường hợp khẩn cấp. 

+ Thứ hai: Có nhiều hình thức công văn khác nhau và mẫu công văn đề nghị khác nhau, được sử dụng trong nhiều bối cảnh như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật, ... Phù hợp với việc ban hành các đối tượng phục vụ nhiều mục đích riêng biệt.

+ Thứ ba: công văn có thể không do cơ quan, tập đoàn, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận, nhưng có thể do cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ của tổ chức hoặc đơn vị đảm nhận bao gồm các quy định về quyền và nghĩa vụ. Đây cũng là một phần giải thích vai trò của công văn là gì

III. Các loại công văn 

Có nhiều loại công văn khác nhau dành cho doanh nghiệp

Vậy các loại công văn là gì? Các công văn được nhóm thành các loại sau, tùy thuộc vào mục đích ban hành:

- Công văn mục đích hướng dẫn

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Là dạng văn bản hướng dẫn là tài liệu chính thức hướng dẫn việc thực hiện một nội dung chưa rõ ràng hoặc chưa được xác định trong các văn bản quy phạm pháp luật, nội bộ hoặc quy định của đơn vị. Thay mặt các giám sát của họ, các phòng ban, hiệp hội và công ty.

- Công văn mục đích giải thích

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Văn bản giải trình là văn bản dùng để nêu rõ, chi tiết nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một nhiệm vụ nào đó mà cơ quan, người được nhận chưa rõ, có thể quy định sai.
Văn bản hướng dẫn và giải thích về cơ bản rất giống nhau, tuy nhiên nhiều cá nhân sẽ hiểu sai về hai dạng văn bản này.

- Công căn mục đích chỉ đạo

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Công văn chỉ đạo là giấy của cấp trên báo cho các bộ phận, phòng ban cấp dưới về những công việc cần làm và phải tiến hành. Nội dung văn bản này trùng với chỉ thị nên khi sử dụng loại văn bản này, các đối tượng cần cẩn thận.

- Công văn khẩn và thu hồi:

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Tài liệu khẩn cấp là tài liệu chính thức của cấp trên để thông báo và tổ chức lại cấp dưới trong khi thực hiện các hoạt động, dự án, bước và quyết định cần thiết trước đây.

- Công văn để yêu cầu: 

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Văn bản yêu cầu là văn bản do các phòng, ban, bộ phận trực thuộc trình lên cấp trên hoặc phòng, ban cùng cấp để đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin từ cơ quan, bộ phận đó. Công văn liên quan đến vai trò và quyền hạn của các cơ quan đó cũng chính là những mẫu công văn đề nghị

- Công văn mục đích phúc đáp

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Công văn được sử dụng trong phạm vi chuyên môn, nghĩa vụ và quyền hạn của mình để giải quyết những thắc mắc của các phòng, ban, tổ chức, doanh nghiệp.

- Công văn xin ý kiến:

Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì? Thư của cấp dưới đề nghị cấp trên tư vấn, hướng dẫn khi có vấn đề trong việc thực hiện một hoặc một số công việc đó.

IV. Công văn là văn bản gì?

Dạng văn bản của công văn là gì?

Công văn là một loại văn bản không bao hàm tên của văn bản và được sử dụng để thông tin giao dịch, liên lạc công việc giữa các đơn vị có thẩm quyền giải quyết công trình và các hoạt động liên quan. Vậy những nội dung trong công văn là gì? Tài liệu có thể là một tài liệu được phát hành hoặc gửi qua lại với các tài liệu sau bên trong một thực thể hoặc tổ chức kinh doanh:

- Tiết lộ một hoặc nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động của các đơn vị kinh doanh, cơ quan hoặc tổ chức được tạo ra bởi một hoặc nhiều văn bản pháp luật được ban hành và có hiệu lực

- Chỉ đạo việc thi hành các văn bản, chỉ thị của cấp trên nếu không có văn bản quy phạm pháp luật hoặc điều lệ hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức, đơn vị đã quy định;

- Báo cáo về một số tài liệu và sự kiện được cho là diễn ra theo một chương trình nhất định, chẳng hạn như khai giảng các khóa đào tạo, hoạt động ngoại khóa

- Yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó trong hoạt động của các đơn vị, ban, ngành, hiệp hội và chủ trương giải quyết của văn bản trước mà văn bản trước chưa hướng dẫn rõ;

- Ra lệnh cho cấp trên phê duyệt kế hoạch hoặc chỉ đạo quan điểm của mình đối với những vấn đề của cấp dưới;

- Thăm hỏi, phúc đáp công văn, cảm ơn

V. Phạm vi sử dụng của công văn

Vậy những áp dụng của công văn là gì? Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên công văn không có hiệu lực đối với mọi người, mọi cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn chỉ có giá trị áp dụng đối với các cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận được công văn. 

Những người đó sẽ có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và nội dung của lô hàng chính thức và trả lời đối tượng của lô hàng chính thức khi nhận được lô hàng chính thức hoặc nội dung yêu cầu của công văn, với điều kiện việc cầu được thực hiện bằng văn bản. Đề xuất, ý kiến hoặc hậu quả của việc thực hiện công văn.

Văn bản chính thức là một dạng văn bản, giống như một văn bản hành chính tiêu chuẩn, không xác định ngày hiệu lực và thời gian hết hạn của văn bản. Thời điểm hết hạn của công văn là thời điểm kết thúc nội dung công việc hoặc vụ việc trong công văn hoặc thay thế bằng công văn mới.

VI. Yêu cầu và bố cục của một công văn là gì 

Khi soạn thảo công văn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

+ Một công văn xoay quanh một chủ đề duy nhất và văn bản đơn giản và chuẩn mực.

+ Ngôn ngữ trong công văn cần ngắn gọn, cô đọng và liên hệ chặt chẽ với chủ đề cần minh họa.

+ Điều quan trọng là phải tôn trọng, nghiêm túc và thuyết phục.

+ Ngay cả một công văn khẩn cũng phải tuân theo hình thức mà pháp luật quy định và đặc biệt không thể thiếu công văn truy xuất.

Vậy bố cục của một công văn là gì? Sau đây chúng tôi sẽ trả lời cho bạn một cấu trúc mẫu của công văn:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ

+ Nơi gửi công văn và thời gian công văn được gửi. (Ví dụ: Hà Nội, ngày ..., tháng ..., năm ...) 

+ Tên cơ quan chủ quản và đơn vị phát hành, gửi lô hàng

+ Đối tượng nhận công văn (có thể là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân)

+ Số công văn là bao nhiêu? Đính kèm với tên viết tắt của công văn

+ Mục đích viết công văn

+ Nội dung

+ Chữ ký, dấu đỏ, tên nguyên văn

+ Nơi gửi công văn

VII. Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng

1. Công văn phúc đáp 

- Giới thiệu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…

-Nội dung:

+ Tăng nội dung các phòng ban, bộ phận khác hoặc tin nhắn riêng, khiếu kiện cá nhân, yêu cầu bộ phận giải quyết yêu cầu hoặc giải đáp thắcmắc để giải đáp vướng mắc.

+ Giải thích công bằng nếu bạn không trả lời hoặc không trả lời được (có thể không đủ dữ kiện để trả lời câu hỏi của yêu cầu).

- Chốt lại: vẫn chưa có điểm gì rõ ràng xin ý kiến của các bạn khi nhận được công văn mẫu này. Chúng tôi sẵn sàng cho nhiều câu trả lời hơn.

2. Công văn đề nghị ( gồm cả yêu cầu và chất vấn )

- Phần mở đầu: nêu mục tiêu của vấn đề (theo chức năng, nhiệm vụ, thông tin, quảng cáo ... của quý cơ quan ... hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ...).

-Nội dung:

+ Để đề xuất câu hỏi, bạn cần nêu chất liệu.

+ Đề xuất Thời hạn trả lời (trả lời).

- Kết bài: mong quý cơ quan ...; hoặc, Ông, Bà ...... cho chúng tôi biết sớm.

Cảm ơn!

3. Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở:

- Phần mở đầu: tên các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các đề xuất được giới thiệu được lặp lại.

-Nội dung:

+ Khái quát trạng thái thực hiện, lợi ích, hạn chế, lợi ích, bất lợi, sai lệch cần khắc phục.

+ Những con đường và nhu cầu mới.

+ Áp dụng các chính sách mới.

- Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, thiết bị ...... tiến hành (sửa chữa) đến nay ......

4. Công văn mời họp, mời dự đại hội:

- Phần mở đầu: nêu ý định của hội nghị, cuộc họp, cuộc họp.

- Nội dung:

+ Đưa ra đề cương chương trình nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt).

- Những người tham dự.

+ Thời gian đại hội, khai mạc phiên họp.

+ Vai trò.

Lưu ý: Cần ghi chú đại biểu ở cuối công văn mẫu nếu người sử dụng dự kiến mang theo giấy tờ, tài khoản các tài liệu liên quan khác hoặc các điều kiện vật chất khác.

- Kết thúc:

+ Dặn đại biểu trình bày đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định thì không nhận thay thế).

+ Nếu không giới hạn thành phần thì phần kết chỉ cần: Mong đại biểu có mặt đúng giờ.

5. Công văn giải thích:

- Phần mở đầu: quyết định tên văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cấp ủy.

-Nội dung:

+ Vạch ra trong tài liệu những tiêu chí cốt lõi.

+ Làm rõ các thông số kỹ thuật của tài liệu.

+ Cấu trúc và các bước thực hiện, chủ đề trọng tâm chịu trách nhiệm tìm hiểu và thực hiện, chủ đề có trách nhiệm truyền thông

Kết bài: Có thể xem xét ý nghĩa và tác dụng của văn bản đối với kinh tế, chính trị và văn hóa. Nêu mục đích của chủ trương, đường lối, chính sách (sử dụng tài liệu thuyết phục để tác động đến đối tượng thực hiện).

VIII. Mẫu công văn thông dụng nhất 

Vậy một mẫu hoàn chỉnh của công văn là gì? Bạn có thể tải về những mẫu công văn với những mục đích trong nhiều mảng khác nhau sau đây 

Mẫu công văn đề nghị

Mẫu công văn phúc đáp

Mẫu công văn đôn đốc chấn chỉnh

Mẫu công văn giải thích

Mẫu công văn thông báo

Mẫu công văn giải trình

IX. Kết luận

Sau khi đã giải thích cho bạn công văn là gì? Một bố cục của công văn mẫu là gì? Những chính sách pháp lý của công văn là gì? Mong rằng qua bài đọc này bạn có thể sử dụng đúng và phụ hợp các loại  công văn mẫu cho các cơ quan tổ chức. Ngoài ra, chúng tôi đã tìm cho bạn những mẫu công văn và nội dung có sẳn để bạn có thể dễ dàng tải về và sử dụng. Hãy chọn mẫu phù hợp với hoàn cảnh để tạo ra nhé.