Bạn có biết đóng dấu không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo tính pháp lý của văn bản hay không? Hãy cùng 123job.vn tìm hiểu cách đóng dấu chuẩn để tránh những sai sót đáng tiếc nhé.

1. Tầm quan trọng của con dấu và cách đóng dấu đúng theo quy định Chính phủ 

Việc sử dụng con dấu đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và khẳng định tính hợp pháp của một tài liệu nào đó. Do đó, pháp luật đã có quy định chi tiết về cách thức sử dụng và đóng dấu cho các văn bản.

Cụ thể, Điều 33 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05/03/2020, quy định về việc sử dụng con dấu và quy định về cách đóng dấu thực hiện như sau:

Về việc sử dụng con dấu:

  • Con dấu cần được đóng một cách rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, sử dụng mực đỏ theo quy định.
  • Con dấu phải trùm lên 1/3 bên trái của chữ ký.
  • Các văn bản hoặc phụ lục phát hành cùng văn bản chính thức cần được đóng dấu ở trang đầu, trùng lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
  • Dấu treo, dấu giáp lai và dấu nổi trên văn bản giấy phải được thực hiện bởi người đứng đầu tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền.
  • Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, đồng thời trùm lên một phần các tờ giấy.
  • Mỗi dấu chỉ được đóng tối đa trên 05 tờ văn bản.

Tầm quan trọng của con dấu và cách đóng dấu đúng theo quy định Chính phủ

2. Cách đóng dấu đúng quy chuẩn

Cách đóng dấu theo tiêu chuẩn quy định:

Mỗi loại dấu như dấu treo, dấu chữ ký và dấu giáp lai có quy cách và tiêu chuẩn đóng dấu riêng biệt. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể về cách đóng dấu cho từng loại.

Mỗi loại dấu như dấu chữ ký, dấu treo, và dấu giáp lai có quy cách và tiêu chuẩn đóng dấu riêng biệt. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể về cách đóng dấu cho từng loại.

2.1. Cách đóng dấu chữ ký

Con dấu chữ ký là con dấu được đóng trên chữ ký của cá nhân có thẩm quyền để xác nhận và phát hành văn bản. Dấu này có vai trò quan trọng trong việc khẳng định giá trị pháp lý của văn bản được phát hành bởi cá nhân có thẩm quyền.

Cách đóng dấu chữ ký đúng chuẩn như sau:

-  Phải thực hiện đóng dấu sau khi người có thẩm quyền đã ký. Không nên đóng dấu nếu chưa có chữ ký.

-  Khi đóng dấu chữ ký, dấu cần phải trùm lên khoảng 1/3 bên trái của chữ ký.

-  Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, với chiều đúng và phải sử dụng mực dấu màu đỏ quy định.

Cách đóng dấu chữ ký

2.2. Cách đóng dấu treo

Con dấu treo là con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần của tên cơ quan hoặc phụ lục kèm theo văn bản chính.

Cách đóng dấu treo được quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020. Điều này áp dụng bắt buộc đối với các tổ chức, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước kể từ ngày 05/03/2020.

Dấu treo đóng vai trò khẳng định giá trị pháp lý giống như dấu chữ ký trên văn bản. Mục đích của loại dấu này là xác nhận rằng văn bản có đóng dấu treo là một phần kèm theo văn bản chính, ví dụ như phụ lục hoặc các tài liệu đi kèm.

Cách thức đóng dấu cụ thể như sau:

Trong trường hợp đóng dấu lên văn bản chính: Dấu sẽ được in trên trang đầu, che phủ một phần tên của cơ quan.

Trong trường hợp đóng dấu lên các phụ lục: Dấu sẽ bao phủ một phần tên của từng phụ lục.

Cách đóng dấu treo

2.3. Cách đóng dấu giáp lai

Con dấu giáp lai là con dấu đóng lên mép phải các tờ của một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình một con dấu hoàn chỉnh.

Hiện tại, pháp luật chưa có định nghĩa chính thức về dấu giáp lai. Có thể hiểu rằng đây là con dấu được đóng vào lề phải của tài liệu, văn bản từ 2 tờ trở lên, nhằm xác thực tất cả các tờ giấy trong tập tài liệu hoặc văn bản, ngăn chặn sự thay đổi nội dung hoặc làm sai lệch nội dung tài liệu.

Hướng dẫn đóng dấu giáp lai như sau: Dấu cần được đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, và trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy. Lưu ý rằng mỗi dấu giáp lai không được đóng cho quá 05 tờ văn bản. Dấu cũng cần phải đóng ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng màu đỏ theo quy định.

Cách thức cụ thể cho dấu giáp lai bao gồm:

Đóng vào giữa mép phải của các tờ giấy trong một tài liệu, văn bản, hoặc phụ lục.

Đóng trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy có trong tập tài liệu.

Mỗi dấu đóng giáp lai không được cho quá 05 tờ giấy văn bản.

Ngoài quy định về cách đóng dấu giáp lai theo Điều 33 NĐ 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020, các Bộ, ngành cũng có quy định riêng về cách đóng dấu.

Chẳng hạn, quy định về việc đóng dấu giáp lai của Tổng cục Hải quan là văn bản từ 02 trang trở lên thì trang văn bản phải in một mặt, và 03 trang trở lên nếu văn bản in hai mặt. Mỗi con dấu giáp lai chỉ được đóng tối đa 05 trang giấy in một mặt và không quá 09 trang giấy in hai mặt (theo Công văn 6550/TCHQ-VP ban hành ngày 21/11/2012).

Một số loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai bao gồm:

-  Hợp đồng kinh doanh nhiều trang

-  Quyết định (ví dụ: quyết định thanh tra, kiểm tra, ấn định thuế, xử phạt vi phạm…)

-  Thông báo (ví dụ: giải quyết khiếu nại hoặc tố cáo, nộp phạt…)

-  Biên bản làm việc, biên bản xác minh, kết luận

-  Thanh lý hợp đồng

-  Hồ sơ thầu

Cách đóng dấu giáp lai

3.  Một số lưu ý khi đóng dấu văn bản

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi thực hiện việc đóng con dấu:

3.1. Đối với văn bản giấy

  • Con dấu phải được đóng một cách rõ ràng và ngay ngắn.
  • Thông tin in trên con dấu cần phải được nhìn thấy rõ ràng.
  • Dấu cần phải được đóng theo đúng chiều.
  • Màu mực của dấu phải là màu đỏ theo quy định.
  • Các loại dấu như chữ ký, dấu giáp lai, và dấu treo cũng cần được đóng theo đúng quy định.

3.2. Đối với văn bản điện tử

Hiện nay, các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức có thể sử dụng chữ ký số và con dấu số hóa cho các văn bản trên nền tảng số.

Các văn bản điện tử cần phải sử dụng hình ảnh con dấu chính thức của cơ quan, tổ chức, hoặc doanh nghiệp được công nhận bởi pháp luật. Hình ảnh con dấu cần có màu đỏ, kích thước tương đương với kích thước thực tế và được lưu dưới định dạng PNG với nền trong.

Khi chèn hình ảnh con dấu vào văn bản điện tử, cần đảm bảo rằng nó che phủ 1/3 chữ ký để tuân thủ tiêu chuẩn đóng dấu như với văn bản giấy. Đối với dấu trên văn bản kèm theo văn bản chính thức, các bạn cần lưu ý những điều sau:

  • Nếu có văn bản kèm theo cùng một tệp tin, chỉ thực hiện ký số trên văn bản chính thức, không ký số trên văn bản kèm theo.
  • Nếu văn bản kèm theo không nằm trong cùng tệp tin với văn bản chính thức, phải thực hiện ký số trên văn bản kèm theo (không hiển thị hình ảnh) ở góc trên bên phải của trang đầu tiên.

Trên đây là bài viết của 123job.vn đã nói đến tầm quan trọng của con dấu và cách thực hiện đóng dấu đúng với quy định của Chính phủ và một vài lưu ý khi thực hiện đóng dấu văn bản, rất mong bài viết sẽ hữu ích với các độc giả của 123job. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác nữa nhé. Chúc các bạn một ngày hạnh phúc!