Đào tạo kỹ năng kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp

Kiểm tra là công việc rất quan trọng và cần thiết để một doanh nghiệp nhanh chóng phát triển đòi hỏi phải có kỹ năng kiểm tra đúng đắn và hợp lý. Vậy kỹ năng kiểm tra là gì? Hãy cùng 123job tìm hiểu qua bài viết dưới đây

Kiểm tra là công việc rất quan trọng và cần thiết để một doanh nghiệp nhanh chóng phát triển đòi hỏi phải có kỹ năng kiểm tra đúng đắn và hợp lý. Nhưng trên thực tế không phải công ty hay doanh nghiệp nào cũng có các kỹ năng kiểm tra đầy đủ và chính xác để đánh giá một cách chính xác nhất về các công việc trong nội bộ công ty. Vậy kỹ năng kiểm tra là gì? Hãy cùng 123job khám phá về kỹ năng kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm kiểm tra là gì?

Kiểm tra là hoạt động đo đường những kết quả đã đạt được trong thực tế và chấn chỉnh việc thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch đã vạch ra được thực hiện có hiệu quả, đồng thời những mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.

2. Ý nghĩa của kiểm tra

Hoạt động kiểm tra có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Có kỹ năng kiểm tra giúp bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp đã đề ra trước đó, đồng thời đảm bảo các nguồn lực trong một doanh nghiệp hay tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu và hợp lý.

• Kiểm tra thường xuyên là để dễ dàng bày tỏ và đề xuất ra những kết quả mà doanh nghiệp, tổ chức mình mong muốn hay nói chính xác hơn là theo thứ tự quan trọng. Bên cạnh đó, kiểm tra giúp xác định và dự đoán những biến động trong tương lai và có những chiều hướng chính phù hợp.
• Kỹ năng kiểm tra còn có ý nghĩa là làm đơn giản hóa các vấn đề liên quan đến  ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

Ngoài ra, kiểm tra còn là để phác thảo ra các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bỏ bớt những gì không quan trọng hay không cần thiết cho doanh nghiệp.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết trong nội bộ công ty một cách liên tục để cải thiện việc hoàn thành công việc của mỗi cá nhân, tiết kiệm được thời gian và công sức của mọi người. Đồng thời kỹ năng kiểm tra đúng còn kịp thời phát hiện ra các sai sót và bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm để chấn chỉnh và sửa chữa những sai sót đó. Nói cách khác, kỹ năng kiểm tra giúp cho nội bộ doanh nghiệp quản lý thời gian thực hiện dự án cũng như quản lý rủi ro hiệu quả hơn. 

Kỹ năng kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp

3. Phân loại kiểm tra

Hiện nay, có rất nhiều cách để phân loại quá trình kiểm tra. Trong bài viết này 123job sẽ phần loại kỹ năng kiểm tra thành hai loại như sau:

• Thứ nhất, kiểm tra trước, trong và sau.
• Thứ hai, kiểm tra theo các lĩnh vực cụ thể như: tài chính, nhân sự, sản xuất…

4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra

Cũng giống như các hoạt động khác trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Kỹ năng kiểm tra cũng bao gồm các nguyên tắc sau: 

• Mọi hoạt động kiểm tra cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể và phù hợp với điều kiện của tổ chức hay doanh nghiệp.
• Kỹ năng kiểm tra thể hiện qua việc biết thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị. Đồng thời cũng phải biết vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu trong công ty.
• Hoạt động kiểm tra đều phải khách quan và hệ thống kiểm tra cũng phải phù hợp với không khí và môi trường làm việc của tổ chức đó.
• Quá trình kiểm tra phải tiết kiệm và việc kiểm tra đó phải tác động điều chỉnh kịp thời.
• Kiểm tra cũng phải căn cứ các kế hoạch hoạt động và được chia theo cấp bậc của từng đối tượng kiểm tra
• Kiểm tra phải dựa vào đặc điểm của từng cá nhân và từng nhà quản lý
• Đặc biệt, kỹ năng kiểm tra là thực hiện chủ yếu tại những điểm trọng yếu đồng thời phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức hay doanh nghiệp mình và công việc kiểm tra tương xứng, diễn ra tiết kiệm.

5. Quá trình kiểm tra

Hiện nay, tùy vào mỗi doanh nghiệp mà có quy trình tiến hành kiểm tra khác nhau. Nhìn chung kỹ năng kiểm tra đều phải thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá
• Bước 2:  Đo lường thành quả hay đó là so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập
• Bước 3: Khi có được kết quả sau quá trình kiểm tra, tổ chức hay doanh nghiệp phải tiến hành sửa chữa những sai lầm đã nhận thấy
• Bước 4: Có kế hoạch phòng ngừa tránh những lặp lại những lỗi trên

Kỹ năng kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra

Một số tiêu chuẩn để thực hiện tốt kỹ năng kiểm tra trong mỗi tổ chức hay doanh nghiệp là:

• Số lượng giờ công làm việc của mỗi cá nhân.
• Số phế phẩm còn tồn tại.
• Chi phí hàng tháng phải bỏ ra 
• Doanh thu có đạt được theo đúng chỉ tiêu ban đầu đưa ra
• Mức độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ sử dụng lại các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp…

Ngoài ra, kỹ năng kiểm tra tốt còn đòi hỏi phải tuân theo những yêu cầu của tiêu chuẩn sau:

• Thứ nhất, là phải rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc ở đây không chỉ dùng để đánh giá được hiệu quả làm việc mà còn giúp cho những nhà quản lý có thể kiểm tra các công việc đó một cách thuận tiện nhất. Tuy nhiên, tránh những tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp không đáng có.
• Thứ hai, có khả năng đo lường được toàn bộ các hoạt động trong tổ chức hay doanh nghiệp. Tiêu chuẩn không đo lường được sẽ làm cho người kiểm tra không thể hoặc rất khó để đánh giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn đưa ra được hay không.

5. 2   Đo lường thành quả

Để đo lường được thành quả cần phải:

• Có những hình dung cụ thể thành quả trước khi thực hiện nó để có thể đưa ra những biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).
• Xác định tiêu chuẩn để đo lường một cách chính xác nhất.
• Có phương pháp định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.

5.3. Sửa chữa sai lầm

Sau khi có kết quả của việc kiểm tra, kỹ năng kiểm tra tốt còn thể hiện ở việc đưa ra những biện pháp để sửa chữa những sai lầm trước đó, đó là: 

• Sửa lại kế hoạch và phân công lại công việc có thể điều thêm nhân viên. 
• Đây được cho là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác.

5.4. Phòng ngừa

Về các giải pháp để phòng ngừa: 

• Tìm hiểu rõ về bản chất và nguyên nhân gốc rễ của lỗi đó là gì?
• Phương pháp tìm kiếm được tiến hành đó là theo biểu đồ nhân quả.
• Đưa ra các biện pháp cụ thể nhằm khắc phục gốc rễ những vấn đề đó.
• Cập nhật chi tiết những phương pháp đó vào hệ thống tài liệu của tổ chức hay doanh nghiệp.
• Tiến hành Training và theo dõi hiệu quả đạt được của những biện pháp nêu trên.

Tiến trình kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp

6. Kiểm tra dự phòng(pre-check)

6.1. Khái niệm

Kiểm tra dự phòng hay hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống giúp cho các tổ chức hay doanh nghiệp có thể tiên liệu trước những sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc đưa ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa. Hiện nay, kiểm tra dự phòng thường được thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý.

6.2. Các cấp bậc tài liệu

Cấp bậc của tài liệu thường dùng trong kỹ năng kiểm tra được phân chia theo 4 cấp bao gồm:

• Cấp 1: Sổ tay
• Cấp 2: Thủ tục
• Cấp 3: Các hướng dẫn về công việc, quy định, tiêu chuẩn của kiểm tra
• Cấp 4: Tạo dựng biểu mẫu hoặc hồ sơ

6.3. Xác định bảng kiểm soát quá trình

Trước tiên cần hiểu bảng kiểm soát quá trình là gì? Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng biệt nhằm phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Có rất nhiều tổ chức hay doanh nghiệp đưa bảng kiểm soát quá trình như là một tài liệu của hệ thống tuy nhiên cũng có nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

Một bảng kiểm soát quá trình chuẩn thường được xây dựng theo các cấp bậc tài liệu đó là các cột là: số thứ tự, công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện và hồ sơ.

6.4. Những điểm kiểm tra trọng yếu

Một tổ chức hay doanh nghiệp có kỹ năng kiểm tra giỏi thường rất biết chọn các điểm kiểm tra trọng yếu. Vậy các điểm kiểm tra trọng yếu là gì? Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm thường mang lại sự hiệu quả cao nhất đồng thời luôn tuân theo nguyên tắc Pareto.

Người quản trị có kỹ năng kiểm tra là người có năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu và coi đó là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có bất cứ quy tắc nào giúp cho các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.

Một số câu hỏi gợi ý giúp nhà quản trị có thể tìm ra các điểm kiểm tra trọng yếu là: 

• Những điểm nào có thể phản ánh rõ nét nhất mục tiêu của bộ phận mình?
• Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng mà bộ phận mình không đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó?
• Các điểm nào là điểm có thể đo lường tốt nhất cho sự sai phạm hay có lỗi?
• Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý có thể biết chính xác ai là người sẽ chịu trách nhiệm về sự thất bại này?
• Những tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém về thời gian cũng như tiền bạc nhất?
• Những tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập được lượng thông tin nhiều nhất mà  lại ít tốn kém nhất?

6.5. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Các bạn có thể hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho người quản trị có thể kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức hay doanh nghiệp mình. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện nay cũng tương tự như hệ thống HACCP của các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm. Bên cạnh đó, hệ thống KSNB cũng liên quan đến tất cả các quy trình trong một tổ chức hay doanh nghiệp.

Dưới đây là các bước để thiết lập một điểm kiểm soát nội bộ và cũng là những kỹ năng kiểm tra quan trọng mà bất kỳ nhà quản trị vào cũng phải thiết lập:

• Bước 1: Xác định nguy cơ từ các điểm kiểm tra
• Bước 2: Sau khi xác định được các nguy cơ từ đó có thể đưa ra các giải pháp
• Bước 3: Có thể lựa chọn giải pháp phù hợp trong những giải pháp đã đề xuất
• Bước 4: Cập nhật các giải pháp đã lựa chọn trước đó vào hệ thống tài liệu quản lý của tổ chức
• Bước 5: Sau khi cập nhật tiến hành theo dõi và đánh giá hiệu quả.

Kỹ năng kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp

7. Kiểm tra trong

Kiểm tra trong (Check in) có thể hiểu là quá trình kiểm tra trực tiếp công việc hay hành vi đang thực hiện ở tổ chức mình. Thông thường, theo quy trình người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể trong năm, quý, tháng, tuần. Về thời gian kiểm tra cũng phải phù hợp theo thời gian của các chức năng quản trị.

Dưới đây là một số biện pháp kiểm tra trong thường được sử dụng: 

• Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của nhân viên cấp dưới gửi lên.
• Kiểm tra theo từng đợt và có được thông báo trước (audit = đánh giá nội bộ).
• Ngoài ra có thể kiểm tra bằng phương pháp như quan sát,  theo dõi hành vi thực hiện và cách thức sắp xếp các dụng cụ làm việc hay hồ sơ của tổ chức
• Người kiểm tra sẽ theo dõi thông qua mạng máy tính đồng thời có thể tiến hành kiểm tra đột xuất.

8. Kiểm tra sau

Kỹ năng kiểm tra của người quản trị còn được thể hiện qua cách họ kiểm tra sau đó là:

• Xây dựng được hệ thống các báo cáo nội bộ của tổ chức hay doanh nghiệp
• Có biện pháp hệ thống hồ sơ của các bộ phận.

9. Các hình thức khác hỗ trợ trong quá trình kiểm tra

Bên cạnh những biện pháp kiểm tra đã nêu trên, người quản trị có thể sử dụng các hình thức hỗ trợ khác như: 

• Xây dựng môi trường văn hoá trong tổ chức hay doanh nghiệp. Văn hoá khi được chấp nhận sẽ có tác dụng rất lớn trong việc kiềm chế và kiểm tra các hành vi của nhân viên.
• Có thể chọn lọc và phân công công việc phù hợp với từng người.
• Xây dựng tiêu chuẩn hoá
• Đào tạo và huấn luyện nhân viên trong doanh nghiệp nhằm tạo cho họ có thái độ làm việc tốt hơn và dễ dàng thích nghi với môi trường xung quanh.
• Thực hiện điều tra thái độ của nhân viên định kỳ trong năm. Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên ngược chiều với sự vắng mặt, thôi việc…

Một số biện pháp có thể dùng để xử lý sau khi hoàn thành kiểm tra:

• Thứ nhất, tùy vào mức độ sai phạm có thể xử lý theo các cấp như cảnh cáo, điều chuyển hay sa thải.
• Thứ hai, đối với các nhân viên hoàn thành tốt có hình thức khen thưởng nhằm kích thích nhân viên.
• Thứ ba, sai khi kiểm tra nếu nhận thấy hiệu quả công việc chưa hiệu quả do khả năng kém thì phải tiến hành đào tạo lại.
• Thứ tư, nếu thiếu động cơ thì phải có biện pháp nhằm tăng cường động cơ để thúc đẩy hoàn thành công việc.