Đào tạo kỹ năng ra quyết định cho nội bộ doanh nghiệp

Kỹ năng ra quyết định là kỹ năng liên quan đến kỹ năng giải quyết vấn đề và cả những vấn đề cần phải ra quyết định. Vì vậy mà không cần thiết phải tách rời hai từ đó ra. Hãy để 123job tìm hiểu về kỹ năng này nhé.

I. Khái niệm chung

1. Khái niệm

Kỹ năng ra quyết định là gì? 

• Kỹ năng ra quyết định là kỹ năng liên quan đến kỹ năng giải quyết vấn đề và cả những vấn đề cần phải ra quyết định. Vì vậy mà không cần thiết phải tách rời hai từ đó ra. Chúng ta có thể đồng thời được hiểu là xem xét mọi việc để giải quyết các vấn đề phát sinh và đưa ra quyết định.
• Nhà quản trị sẽ luôn phải đưa ra quyết định, có thể nói kỹ năng ra quyết định là một kỹ năng rất quan trọng và chủ yếu của mọi nhà quản trị. 
• Bạn sẽ luôn luôn được mời đưa ra quyết định và thực hiện các quyết định đó. Chất lượng và kết quả của các quyết định của bạn sẽ có khả năng ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến các nhân viên và tổ chức của bạn. Điều đó chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa về kỹ năng ra quyết định của bạn nếu bạn đang muốn trở thành một thành một quản trị thực sự.

2. Phân loại:

• Quyết định theo chuẩn Kỹ năng ra quyết định: các quyết định có tính thường ngày, dựa vào quy trình đã có sẵn, đã hình thành tiền lệ.
• Quyết định mang tính cấp thời.
• ​​​​​​​Quyết định có chiều sâu : cần suy nghĩ kỹ và ra kế hoạch.

2.1 Quyết định theo chuẩn

• Kỹ năng ra quyết định theo chuẩn bao gồm các quyết định hàng ngày theo lệ thường và nó có tính chất lặp đi lặp lại. Các giải pháp cho những kỹ năng ra quyết định loại này thường là các thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy định từ trước. Các kỹ năng ra quyết định loại này tương đối đơn giản do các đặc tính lặp đi lặp lại. Bạn sẽ có khuynh hướng và kỹ năng ra quyết định này bằng các suy luận logic và tham khảo theo các quy định có sẵn. Nhiều vấn đề có thể phát sinh nếu như bạn không thực hiện theo đúng những  quy tắc sẵn có.
• ​​​​​​​Dĩ nhiên là sẽ có những quyết định theo chuẩn không thể trực tiếp giải quyết bằng các quy trình của tổ chức. Nhưng bạn vẫn thường có khuynh hướng ra những kỹ năng ra quyết định này một cách tự động. Các vấn đề thường chỉ nảy sinh nếu như bạn không nhạy cảm và không biết tác động nó đúng lúc. Một kỹ năng ra quyết định cho bạn : không nên để những quyết định theo chuẩn đó trở thành những chứng cứ để biện hộ cho những quyết định cẩu thả.

2.2 Quyết định cấp thời

• Kỹ năng ra quyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi sự tác động nhanh, chính xác và nó cần phải được thực hiện gần như là tức thời. 
• Kỹ năng ra quyết định hiệu quả là những quyết định thường nảy sinh một cách bất ngờ không được báo trước và nó đòi hỏi bạn phải chú ý đến nó tức thời và trọn vẹn. 
• Tình huống của các quyết định cấp thời sẽ có rất ít thời gian để hoạch định hoặc lôi kéo mọi người khác vào quyết định.

2.3 Quyết định có chiều sâu

• Kỹ năng ra quyết định có chiều sâu là những quyết định không thể giải quyết ngay và ,mà đòi hỏi phải có kế hoạch thảo luận và suy xét kỹ. Đây là loại ra kỹ năng ra quyết định thường liên quan đến việc thiết lập và định hướng các hoạt động, thực hiện các thay đổi. Đó cũng là những quyết định gây ra rất nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. Những quyết định có chiều sâu ấy thường đòi hỏi nhiều về thời gian và những thông tin đầu vào. Điểm thuận lợi đối với các quyết định loại này là bạn sẽ có nhiều phương án và các kế hoạch khác nhau để lựa chọn.
• Kỹ năng ra quyết định có chiều sâu bao gồm các quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo. Việc chọn lọc kỹ càng từ những phương án sẽ cho phép đạt được những sự thích hợp tốt nhất giữa việc quyết định sẽ được thực hiện và các giải pháp đã được đem đi thực nghiệm. Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất.
• Kỹ năng ra quyết định có chiều sâu là một loại quyết định có thể làm gia tăng hoặc giảm giá trị và tính hiệu quả về quản trị của bạn.

II. Mô hình ra quyết định

Mô hình trong kỹ năng ra quyết định

1. Xác định vấn đề

• Giai đoạn đầu tiên trong kỹ năng ra quyết định khi muốn ra quyết định là phải nhận ra được những vấn đề đang còn tồn tại đòi hỏi một quyết định. 
• Trước khi bạn bắt đầu một quá trình trong kỹ năng ra quyết định, thì hãy chắc chắn là các quyết định mà bạn sắp đưa ra là thật sự cần phải làm. Nếu không thì bạn hãy để mặc vấn đề. 
• ​​​​​​​Bạn thường hay nghĩ rằng đã là một nhà quản trị thì mọi người sẽ rất rộng lượng chia sẻ những vấn đề cùng với bạn, và nếu có thể, họ cũng sẽ chia sẽ gánh nặng của những vấn đề ấy!

1.1 Nhận biết vấn đề

• Tìm xem có những sự khác biệt nào giữa thực tế còn đang tồn tại và điều mà bạn đang cho là “tiêu biểu”.
• Xem xét các mối quan hệ nhân - quả.
• Hỏi ý kiến của những người trong cương vị để nhằm đưa ra được những triển vọng hoặc để hiểu và biết đúng về bản chất của các tình huống ra quyết định.
• Xem xét các tình huống từ những góc độ khác nhau.
• Phải cởi mở và chấp nhận rằng bạn có thể là một phần trong những nguyên nhân gây ra vấn đề.
• Quan tâm và  theo dõi kết quả công việc nếu như nó không được diễn ra theo như kế hoạch.
• Chú ý đến các vấn đề xảy ra có tính chất lặp đi lặp lại. Điều này sẽ thường cho thấy là chúng ta có thể chưa hiểu vấn đề một cách đầy đủ.
• Mọi vấn đề có thể được nhận biết nhanh hơn nhờ :
• Lắng nghe và quan sát nhân viên của mình để biết được những lo ngại của họ với công việc, công ty và cả những cảm nghĩ của họ đối với các bạn bè, đồng nghiệp
• Để ý đến những hành vi không bình thường hay không nhất quán; điều này sẽ phản ánh một số vấn đề còn đang che đậy bên dưới.
• Nếu được, hãy tiếp tục nắm bắt các thông tin mà đối thủ hoặc những người khác đang làm.
• Chỉ quan sát các vấn đề và trở lại vấn đề vào một ngày khác.
• Thử kiểm tra vấn đề.
• ​​​​​​​Cứ tiến tới tìm kiếm giải pháp và đưa ra quyết định.

1.2  Những khó khăn trong giai đoạn xác định  vấn đề

Thành kiến thiên lệch do nhận thức :

• Bảo thủ
• Ảnh hưởng chính trị bởi người khác
• Mô hình trí năng : mỗi người sẽ nhận thức vấn đề với một khía cạnh khác nhau.
• Kỹ năng phân tích kém :
• Không rõ những gì đang xảy ra.
• Thiếu thời gian.
• Tình huống phức tạp.
• Coi giải pháp là vấn đề. 

1.3 Xác định vấn đề một cách hiệu quả

• Ý thức được các hạn chế về mặt nhận thức.
• Xem xét về các mối quan hệ nhân quả.
• Thảo luận về tình huống với các đồng sự.
• Xem xét các vấn đề dưới nhiều góc độ khác nhau.
• Có đầu óc cởi mở và thậm chí chấp nhận rằng có thể chính bạn là một phần nguyên nhân của vấn đề.
• Theo dõi về kết quả công việc, kịp thời phát hiện được những bất thường khi việc không diễn ra đúng theo như kế hoạch.
• ​​​​​​​Sử dụng công nghệ thông tin. 

2. Phân tích các nguyên nhân

• Tập hợp các dữ liệu về tình huống.
• Xác định phạm vi vấn đề.
• Ước lượng hậu quả của vấn đề.
• ​​​​​​​Xem xét những hạn chế có thể có ảnh hưởng đến các giải pháp của vấn đề. 

3. Đưa ra các giải pháp

• Bạn sẽ phải chọn giải pháp tốt nhất, là giải pháp cho phép bạn đạt được những mục tiêu và có lưu ý về những ràng buộc của tình huống. 
• ​​​​​​​Tìm kiếm các giải pháp theo hai quá trình : suy nghĩ sáng tạo và suy nghĩ phân tích. 

3.1 Suy nghĩ sáng tạo

• Nếu bạn muốn khuyến khích mọi sự sáng tạo và làm phát sinh các giải pháp sáng tạo hơn thì bạn cần thỏa được 4 tiêu chí. Đó là : 
• Sẵn sàng tiếp thu mọi ý kiến.
• Chấp nhận rủi ro.
• Kêu gọi người khác tham gia.
• ​​​​​​​Chấp nhận phê bình. 

3.2 Sử dụng phương thức động não

• Yêu cầu của mỗi người tham gia đóng góp ý kiến phải rõ ràng : “Ngọc, nghĩ gì ?”
• Liệt kê các ý kiến được đề cập đến, thậm chí cả khi nó lặp đi lặp lại đề nghị trước đây...
• Ghi lại các ý kiến làm cho mọi người dễ đọc hơn.
• Thường xuyên khuyến khích mọi người tham gia đóng góp và thêm nhiều ý kiến.
• ​​​​​​​Đóng góp và ghi lại các ý kiến riêng của bạn. 

4. Chọn giải pháp tối ưu:

Theo kỹ năng ra quyết định, sẽ có một số cách để nhằm đánh giá các đề nghị, giải pháp hay ý kiến. Bạn có thể loại trừ bằng cách đặt ra những câu hỏi sau đây :

• Những phương tiện vật chất của bạn có làm cho những phương án trở nên không thể thực hiện được
• Tổ chức của bạn có đủ khả năng đáp ứng chi phí của phương án này hay không ?
• Lãnh đạo có nói rằng một số phương án không thể chấp nhận được hay không ?
• Tiêu chuẩn để đánh giá những giải pháp có thể có :
• Những rủi ro có liên quan đến kết quả
• Cố gắng cần phải có
• Mức độ thay đổi mong muốn 
• ​​​​​​​Khả năng có sẵn từ các nguồn tài nguyên (nhân sự và vật chất)

5. Thực hiện quyết định:

Nếu bạn muốn thành công thì bạn phải cần triển khai ít nhất là một số trong những kỹ năng ra quyết định sau đây :

• Làm rõ vấn đề
• Thiết lập cấu trúc để thực hiện
• Trao đổi thông tin 
• Xác định tiến trình
• Đưa ra ví dụ chuẩn
• Chấp nhận rủi ro
• Tin tưởng 

6. Đánh giá quyết định

• Thẩm tra về tính hiệu quả của kỹ năng ra quyết định đòi hỏi một cách tiếp cận từ hai phía. 
• Một là, bạn phải đánh giá các quy trình trên cơ sở đang diễn ra: Việc thực hiện ra quyết định có được tiến hành theo đúng trình tự hay không ? Bạn có thể đạt được những kết quả mong muốn đó hay không? Hai là, bạn nên thẩm tra về tính hiệu quả của quá trình ra quyết định và cả quá trình lấy các quyết định.
• ​​​​​​​Việc đánh giá các kỹ năng ra quyết định đang được thực hiện và có thể tiến hành tốt nhất ở 2 mức độ là chính thức và không chính thức. 

III. Các phương pháp ra quyết định

Các phương trong kỹ năng ra quyết định

1. Phương pháp độc đoán 

Phương pháp độc đoán là khi bạn tự ra quyết định hoàn toàn và sau đó mới công bố cho nhân viên. Khi bạn đưa ra một quyết định không được ưa thích thì bạn có thể cố gắng thuyết phục các nhân viên về quyết định này.

* Ưu điểm 

• Tiết kiệm thời gian.
• Thuận lợi đối với các quyết định theo chuẩn.
• ​​​​​​​Lãnh đạo có kinh nghiệm 

* Nhược điểm 

• Nhân viên ít quyết tâm.
• Nhân viên dễ bất mãn.
• ​​​​​​​Công việc liên quan đến 1 người. 

2. Phương pháp phát biểu cuối cùng 

Trong phương pháp phát biểu cuối cùng là phương pháp bạn cho phép của nhân viên thảo luận và đề nghị các giải pháp cho vấn đề. Bạn có thể cho phép các tình huống được thảo luận một cách thật cởi mở nhưng ở cuối cuộc thảo luận bạn sẽ phải tự ra quyết định.

* Ưu điểm 

• Sử dụng được một số nguồn lực của nhóm.
• Cho phép một số sáng kiến 

* Nhược điểm 

Nhân viên ít quyết tâm.

3. Phương pháp nhóm tinh hoa 

Phương pháp nhóm tinh hoa là phương pháp có sự tham gia của bạn và ít nhất một số người khác vào việc đưa  ra quyết định mà không cần phải tham khảo ý kiến của những người khác. 

Bạn sẽ phải tranh luận và đưa ra giải pháp, đưa ra những quyết định và trình bày quyết định cho số nhân viên còn lại. 

* Ưu điểm 

• Tiết kiệm thời gian.
• Thảo luận cởi mở.
• ​​​​​​​Phát triển nhiều ý tưởng. 

* Nhược điểm 

• Nhân viên ít quyết tâm.
• Xung đột vẫn duy trì
• ​​​​​​​Ít có sự tương tác. 

4. Phương pháp cố vấn 

Phương pháp cố vấn là cách đặt bạn vào vị trí của những người cố vấn. Bạn có thể đưa ra quyết định ban đầu là thăm dò và trình bày các quyết định này cho nhóm để nhằm thảo luận và thu thập các dữ liệu Bạn hãy xem xét cẩn thận và cởi mở với ý kiến của nhóm trước khi đưa ra quyết định.

* Ưu điểm 

• Sử dụng nguồn lực cả nhóm.
• Thảo luận cởi mở.
• ​​​​​​​Phát triển nhiều ý tưởng. 

* Nhược điểm 

• Ai là chuyên gia ?
• ​​​​​​​Lãnh đạo phải cởi mở. 

5. Phương pháp luật đa số 

Phương pháp luật đa số có sự tham gia của mọi thành viên của nhóm trong quá trình đưa ra quyết định bằng cách cho phép các thành viên có một lá phiếu bình đẳng. Từ kỹ năng ra quyết định bạn sẽ nhận được từ đại đa số phiếu sẽ thắng và trở thành người quyết định cuối cùng.

* Ưu điểm 

• Tiết kiệm thời gian.
• ​​​​​​​Cho phép kết thúc các cuộc thảo luận. 

* Nhược điểm 

• Thiểu số cô lập.
• Quyết tâm trong toàn nhóm không cao. 

6. Phương pháp nhất trí 

Phương pháp nhất trí là phương pháp có sự tham gia của toàn thể nhân viên vào các kỹ năng ra quyết định. Một quyết định sẽ không thể đạt được cho tới khi tất cả nhân viên đồng ý về một quyết định nào đó. Kỹ năng ra quyết định này có thể giúp đưa ra một quyết định có chất lượng cao hơn do đầu vào lớn mạnh và khá phong phú, nhưng có thể tốn rất nhiều thời gian. 

* Ưu điểm 

• Kích thích sáng tạo.
• Nhân viên quyết tâm.
• Sử dụng mọi khả năng. 

* Nhược điểm 

• Tốn nhiều thời gian.
• Các thành viên phải có kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao 

IV. Tham gia của nhân viên vào các quyết định

Có những sự khác nhau giữa những người tham gia để đi có thể đi đến kỹ năng ra quyết định, những người tham gia vào quá trình thực hiện các quyết định và ghi chép lại tất cả quyết định.

1. Mức độ chấp nhận của nhân viên

• Nếu một nhân viên có thể chấp nhận các quyết định của bạn mà không liên quan gì đến việc ra quyết định, thì việc quyết định được xem như đang nằm trong “vùng chấp nhận được” của nhân viên. Tuy nhiên nếu họ không thể chấp nhận các quyết định của bạn, thì những quyết định nằm ngoài “vùng chấp nhận được’ của họ.
• Làm thế nào để nhận biết được tình huống rơi vào “vùng chấp nhận được” của họ ? Có 2 thử nghiệm:
• Thử nghiệm về sự liên quan : Trong kết quả của việc ra quyết định, nhân viên của bạn sẽ có đóng góp cá nhân gì ?
• ​​​​​​​Thử nghiệm về trình độ chuyên môn : Các nhân viên của bạn có chuyên môn nào để hỗ trợ vào việc đưa ra quyết định đúng đắn ?

2. Miền quyết định