Email marketing là gì? Những điều cần tìm hiểu về email marketing (Phần 2)

Tiếp nối những điều cần biết về email marketing, ở phần 2 này, 123Job sẽ cung cấp cho các bạn một quy trình hoàn chỉnh để có email marketing hiệu quả. Còn chần chờ gì nữa, chúng ta cùng khám phá nào!

​​​​​​​VI. Quy trình 5 bước về cách làm email marketing hiệu quả

1. Xây dựng Database (cơ sở dữ liệu) chuẩn bị cho quá trình email marketing

Sử dụng nguyên lý 5 “KHÔNG” và 5 “NÊN” khi thu thập database.

a. 5 “KHÔNG”

• Không dùng list email thông qua việc trao đổi mua bán hoặc một bên thứ 3 nào đó. Khi người dùng không có nhu cầu mua hàng hay sử dụng dịch vụ nào của doanh nghiệp bạn thì họ sẽ không tự động điền email nên các doanh nghiệp không nên dùng list email thông qua việc trao đổi mua bán.
• Không thu thập data từ các nguồn có sẵn trên mạng. Với những nguồn data có sẵn trên mạng thì đây là nguồn data email không chất lượng, không được kiểm chứng nên có thể là email phụ, ít được sử dụng hoặc không còn được sử dụng nữa. Và đôi khi người đăng ký nhận email không có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
• Không tự ý thêm email vào list data nhận tin trong khi chưa có sự đồng ý của người dùng. Đây là một trong những điều tối kỵ trong email marketing vì bạn phải có được sự xin phép của người dùng. Nếu bạn vẫn cố gửi email liên hệ với khách hàng khi chưa được cho phép thì đây được xem là một hình thức spam email, sẽ tốn thời gian, chi phí đầu tư và thậm chí còn vi phạm pháp luật.
• Không lừa dối người dùng để đưa họ vào danh sách nhận tin. Có rất nhiều doanh nghiệp vì muốn có được nguồn email mà đã hứa hẹn rất nhiều như có ưu đãi, khuyến mãi… sau khi họ điền email nhưng kết quả lại không như lời nói hứa hẹn lúc đầu.
• Không xây dựng danh sách email từ danh sách ghi chép thủ công hay trên danh thiếp khách hàng. Đây được coi là hình thức không hiệu quả, tốn thời gian và công sức nhất.

b. 5 “NÊN”

• Cung cấp cho người dùng lợi ích hay giá trị nào đó. Khi được cung cấp thêm cho người dùng lợi ích hay giá trị nào đó sẽ tăng được giá trị chuyển đổi. Ví dụ như ebook, file PDF cung cấp thông tin, video, voucher….
• Luôn lọc, loại bỏ email ít tương tác, update email để làm sạch danh sách email “sạch”. Có rất nhiều email mọi người không còn dùng nữa, ít dùng hay thậm chí không còn quan tâm đến doanh nghiệp của bạn nữa nên việc lọc email thường xuyên là rất cần thiết. Lọc email giúp bạn có thể gửi email đúng nội dung, đúng thời điểm.
• Tôn trọng bảo mật thông tin khách hàng. Tôn trọng bảo mật thông tin khách hàng là bạn không sử dụng thông tin đó vào mục đích khác. Bảo mật thông tin của khách hàng là việc nâng tầm sự chuyên nghiệp của bạn và độ tin cậy của doanh nghiệp.
• Phân loại data khách hàng. Phân loại data khách hàng để có thể tăng khả năng chuyển đổi. bạn nên phân nhóm khách hàng thành các trường thông tin khác nhau như khách hàng mới, khách hàng cũ, khu vực, lĩnh vực quan tâm, độ tuổi… để bạn có thể kiểm soát được nội dung nào có thể thu hút lượng khách hàng nào.

2. Cách viết email marketing: Tối ưu hóa nội dung, thông điệp

a. Tối ưu Lead Magnet mang đến chiến dịch email marketing hiệu quả

Trước khi tối ưu được Lead Magnet thì bạn phải hiểu được khái niệm của nó trước đã. Lead Magnet là hình thức bạn cung cấp giá trị, lợi ích cho người dùng để đổi lấy địa chỉ email của họ. Bạn sẽ không tốn chi phí đầu tư. Thông thường thì tài liệu của Lead Magnet là bản PDF, file nghe MP3, video tự tạo miễn phí hoặc tốn ít chi phí…Bạn có thể lựa chọn bất kỳ điều gì bạn muốn nhưng phải cung cấp cho khách hàng hoàn toàn miễn phí.

Sau đây là cách triển khai Lead Magnet để người dùng tự động để lại email liên hệ:

- Dễ tiếp thu: Lead magnet chỉ mang lại hiệu quả khi người dùng sử dụng chúng. Nếu thông tin bạn cung cấp trong lead magnet quá dài thì người dùng sẽ xem nhanh hay chỉ lướt qua mà không đọc nó.

- Có thể áp dụng được: Đó có thể là công cụ, phần mềm, kỹ thuật hay thông tin hữu ích nào đó mà người dùng có thể áp dụng được.

- Chú trọng loại nội dung của lead magnet: Bạn có thể bổ sung thông tin nổi bật mà bạn nghĩ người dùng đang quan tâm hoặc tóm gọn lại thông tin bạn cung cấp.

- Liên quan: Trong phần lead magnet của bạn phải chứa nội dung liên quan mật thiết đến email của bạn. Ví dụ, bạn đang quan tâm đến kỹ thuật tạo video thì trong phần lead magnet, bạn không thể cung cấp những xu hướng phát triển content marketing. Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng để triển khai chiến dịch email marketing hiệu quả.

- Luôn luôn có sẵn: Người dùng luôn thích sự tiện lợi vì thế bạn nên cung cấp lead magnet đúng lúc, đúng nơi mà họ cần.

b. Tối ưu tiêu đề email

Tiêu đề là yếu tố then chốt quyết định việc mở email và các chỉ số khác. Nếu tỉ lệ mở email thấp, tỉ lệ click thấp, tỉ lệ chuyển đổi cũng thấp, và dĩ nhiên là chiến dịch email của bạn sẽ thất bại. Vậy làm cách nào để tối ưu tiêu đề email? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé!

-  Tiêu đề email marketing phải ngắn gọn: Tiêu đề email dài khoảng 60 ký tự (khoảng 6 đến 8 từ) được hiển thị trên máy tính và trên điện thoại sẽ rơi vào khoảng từ 25 đến 30 ký tự.

- Đặt từ quan trọng nhất ở đầu: Theo thống kê, có đến 50% số lượng email được đọc trên điện thoại. Bạn sẽ không biết được có bao nhiêu ký tự trong tiêu đề email xuất hiện trên giao diện điện thoại, vậy nên nếu bạn không đặt thông tin quan trọng trên đầu thì có thể những thông tin đó sẽ bị cắt giảm.

- Loại bỏ những từ không cần thiết: Tiêu đề email có số lượng ký tự giới hạn nên đừng lãng phí khoảng trống đó bằng những từ như “chào”, “hân hạnh”, “rất vui mừng”, “cảm ơn”... thay vì chèn chúng vào phần nội dung.

- Nêu rõ ràng, cụ thể chủ đề của email: Dòng tiêu đề của email marketing nên thể hiện một cách chính xác nhất nội dung email đề cập để người nhận có thể nắm bắt được điều email muốn truyền tải mà không nhất thiết phải mở nó. 

- Sử dụng từ khóa liên quan trong tiêu đề: Việc này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm.

- Làm nổi bật giá trị bạn đề cập: Nếu đây là lần đầu bạn gửi email đến người mà bạn chưa từng biết, bạn cần có một tiêu đề email chỉ rõ được giá trị mà người dùng có thể nhận được. Đặc biệt, khi bạn đưa ra các ưu đãi, giảm giá hay cung cấp dịch vụ thì bạn cần chắc chắn những điều này phải được xuất hiện trong tiêu đề email.

- Không dùng từ in hoa: Bạn nghĩ việc sử dụng từ in hoa có thể thu hút được sự chú ý của người dùng? Bạn đã hoàn toàn sai lầm, điều này khiến khách hàng cảm thấy lo lắng khi đọc vì bạn sử dụng từ in hoa để nhấn mạnh. Việc làm của bạn là làm cho người nhận dễ dàng đọc hiểu tiêu đề. Và để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng dấu gạch ngang “-” hoặc dấu hai chấm “:” để tách nghĩa thay vì dùng từ in hoa.

- Sử dụng những con số: Cũng giống như viết tiêu đề blog, email marketing sẽ mang đến hiệu quả cao khi sử dụng những con số. 

Ví dụ:

4 lợi ích của email marketing
Hơn 800 TNV tham gia sự kiện Giờ trái đất ở Hà Nội
Dân số Việt Nam hiện nay là hơn 93 triệu dân

- Sử dụng đoạn text xem trước: Phần này được dùng ở gần tiêu đề email. Mặc dù đoạn text không liên quan đến dòng tiêu đề nhưng khi nó xuất hiện gần tiêu đề sẽ thu hút được sự chú ý của người nhận. 

Tối ưu đoạn text xem trước để thu hút khách hàng

Khi bạn không cài đặt đoạn text xem trước thì email sẽ tự động lấy nội dung trong phần nội dung của email để đưa vào. Như vậy thì bạn đã mất đi cơ hội tiếp cận gần hơn với khách hàng rồi.

c. Tối ưu hóa nội dung

Nội dung email được viết cẩn thận sẽ góp phần rất lớn vào sự thành công của chiến dịch email marketing. Nội dung email phải cung cấp đủ cả 3 thành phần sau:

- Who? 

Email marketing này được dành cho ai? Với phần này, bạn có thể liệt kê ra các vấn đề người dùng đang gặp phải hoặc có nhu cầu tìm hiểu.

- What?

Email này giúp ích được gì cho người nhận? Bạn hãy liệt kê những lợi ích mà người nhận có thể nhận được khi đọc bài viết, đó là kiến thức, kết quả thành công…

- How?

Bài viết này giúp cho người nhận như thế nào? Ở đây, bạn nên nêu những ý chính của phần lead magnet bạn cung cấp giúp ích cho người dùng. Tuy nhiên, bạn phải chú ý đến một số yếu tố khi triển khai hoạt động email marketing:

• Email marketing đó đã có lời chào chưa? Bạn có thể cá nhân hóa phần lời chào này để tạo sự thân thiết với người nhận.

           Ví dụ: Chào Trang, Hi Quỳnh...

• Có chèn logo thương hiệu chưa? Logo thương hiệu là yếu tố cần thiết để ghi dấu ấn mạnh mẽ cho người nhận về thương hiệu và cho họ biết ai là người gửi email đó cho họ.
• Đặt khách hàng làm trọng tâm: Trọng tâm ở đây là việc bạn phải gửi đến khách hàng một email có nội dung là những thứ họ cần chứ không phải là thứ mà doanh nghiệp muốn cung cấp.
• Thiết kế, viết nội dung ngắn gọn, rõ ý: Đa phần trên các phần mềm email marketing hiện nay đều có template sẵn có để hỗ trợ bạn, nhưng đó chỉ là những template mẫu, bạn nên thiết kế lại email hoàn chỉnh theo những mục đích khác nhau. Khách hàng không có nhiều thời gian để tập trung vào một email toàn chữ, không hình ảnh và được trình bày dài dòng. Viết email ngắn gọn, trình bày đẹp sẽ mang đến thiện cảm cho khách hàng.

3. Phân nhóm email list

Muốn chiến dịch email marketing diễn ra dễ dàng hơn thì bạn cần phải phân nhóm email list. Phân nhóm email list là quá trình chia nhỏ subscribers theo từng nhóm cụ thể dựa trên mục đích riêng. Chúng ta có thể dựa trên những yếu tố sau đây để phân nhóm email list:

- Subscriber mới: Gửi cho những người mới đăng ký email “chào đón” hoặc series email nurture lead.

- Tỉ lệ mở email: Bạn có thể gửi tặng quà, khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt cho những người dùng thường xuyên tương tác.

- Không tương tác: Gửi email thông báo hoặc thôi thúc người dùng đã lâu không tương tác với bạn tiếp tục thực hiện thực hiện các hành động mà bạn mong muốn.

- Lead Magnet: Bạn có thể gửi email dựa trên danh sách topic mà người dùng điền vào opt-in form.

Phân nhóm email list

Đặc biệt, phân nhóm data email sẽ giúp:

- Tăng tỉ lệ email

- Tăng tỉ lệ click vào đường link trong email

- Giảm tỉ lệ unsubscribe: là tỉ lệ hủy đăng ký nhận tin

Dựa trên quá trình phân nhóm email, bạn có thể gắn được tag subscriber để gửi email hàng loạt nhờ vào Autoresponder.

4. Tự động hóa email marketing với Autoresponder

Như đã đề cập đến ở phần trên, bạn có thể gắn được tag subscriber để gửi email hàng loạt nhờ vào Autoresponder. Chuỗi Autoresponder là công cụ hiệu quả nhất hỗ trợ cho marketer. Autoresponder giúp bạn tiếp cận danh sách email, xây dựng mối quan hệ và biến người dùng thành khách hàng thân thiết. Vậy Autoresponder được định nghĩa chính xác là gì? Autoresponder là một chương trình hỗ trợ để gửi chuỗi email tự động cho nhóm người dùng trên email list.

Nội dung của chuỗi email autoresponder có thể được nâng cấp, thiết lập để gửi đúng thời gian với sự hỗ trợ của phần mềm email marketing. Thông thường, các doanh nghiệp cần sử dụng Autoresponder cho 2 mục đích chính sau đây:

- Nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng: Cung cấp thông tin có giá trị, insight cũng như hướng cho người dùng cách đưa ra quyết định tốt hơn thông qua quy trình tự động.

- Biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng: Điều này giúp bạn xây dựng “Know - Like - Trust” là “Biết đến - Ưa thích - Tin cậy” trước khi bán hàng. Bạn có thể chào hàng vào thời điểm tốt nhất mà không bị coi là lạm dụng chúng.

3 bước trải nghiệm của khách hàng

Vậy làm cách nào để có một chuỗi email autoresponder thật sự hiệu quả? Làm được điều đó thì chúng ta phải thực hiện 4 bước cơ bản sau:

Bước 1. Chọn mục tiêu cho autoresponder

Có rất nhiều mục tiêu khác nhau cho Autoresponder nhưng chủ yếu sẽ tập trung vào 4 yếu tố cơ bản. Bạn có thể chọn 1 hay kết hợp cả 4 mục tiêu cho chuỗi email autoresponder trước khi tạo dựng email:

- Gửi cho subscribers mới chuỗi email “Welcome - Chào đón”: Đây được coi là thông điệp mà bạn cần cung cấp cho người dùng ngay khi họ điền email. Nó có thể chứa liên kết đến lead magnet dễ download, email cảm ơn đã đăng ký hay là CTA để thôi thúc người dùng kiểm tra bài post phổ biến nhất của bạn. Mỗi list email cần có một chuỗi email “Welcome”, bạn đừng bao giờ bỏ lỡ cơ hội thu hút các subscriber mới và biến họ thành fan trung thành của bạn.

- Sử dụng autoresponder như một lead magnet/khóa học miễn phí: Mục đích của việc này là thu hút được các subscriber mới. Bạn cung cấp những thông tin có giá trị, miễn phí hoặc một khóa học trong ngắn hạn để đổi lại lấy được địa chỉ email của người dùng.

- Bán hàng: Tạo một kênh bán hàng qua chuỗi email autoresponder là một chiến lược được áp dụng rộng rãi bởi các marketer và càng phổ biến với các công ty phần mềm, doanh nghiệp ecommerce hoặc các nhà cung cấp dịch vụ.

- Upsell hoặc bán chéo: Bạn có thể thiết lập chuỗi Autoresponder cho khách hàng đã sử dụng sản phẩm bên bạn. Tùy thuộc vào sản phẩm bạn đã bán cho họ mà bạn có thể đề nghị upsell hoặc bán chéo các sản phẩm liên quan. 

Ví dụ: Nếu một khách hàng mua điện thoại di động, bạn có thể đề xuất mua thêm tai nghe, miếng dán màn hình, ốp lưng, sạc dự phòng….

Bước 2. Vạch ra toàn bộ chuỗi email

Ở bước này, bạn sẽ vạch ra outline cho chuỗi Autoresponder, chuỗi này sẽ được chạy trong bao lâu và gửi bao nhiêu email. Không có quy luật cụ thể nào tính chính xác được email bạn cần gửi trong chuỗi email này. Tuy nhiên, chuỗi Autoresponder cần đủ dài để giúp bạn hoàn thành mục tiêu, phân loại được subscriber….

Tiếp đến, việc bạn cần làm là tính toán tần suất gửi email. Có thể từ 2 đến 3 ngày bạn mới gửi một email về việc chia sẻ thông tin, kiến thức nhưng khi bạn đang triển khai kế hoạch bán hàng, chạy sự kiện thì một ngày có thể gửi 2 đến 3 email. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào mục tiêu triển khai chuỗi Autoresponder ở bước 1.

Bạn cần cân bằng giữa email cung cấp giá trị và email bán hàng. Không quan trọng bạn gửi bao nhiêu email nhưng bạn phải cung cấp email giá trị nhiều hơn là email bán hàng. 

Bước 3. Tạo lập chuỗi Autoresponder

Với bước 3 này, bạn viết ra outline cho chuỗi email từ đầu đến cuối, mô tả chính xác chủ đề và CTA, kêu gọi hành động cho chuỗi email. CTA có thể là click vào đường link, chia sẻ blog post trên social media, trả lời email hoặc mua sản phẩm.

5. Đo lường và phân tích dữ liệu sau khi thực hiện email marketing

Bạn không thể chỉ gửi hàng loạt email cho subscriber rồi không quan tâm đến nữa, mặc kệ họ có nhận được email hay có mở email ra xem hay không. Như vậy thì làm sao bạn biết được chiến dịch email marketing của bạn hiệu quả? Cách tốt nhất chính là đo lường và phân tích dữ liệu sau khi triển khai chiến dịch email marketing.

Các chỉ số đo lường mức độ hiệu quả của email marketing bạn có thể dùng như:

-Total email marketing: Tổng số email được gửi đi

- Total email delivered: Tổng số email được phân phát đến hộp thư của khách hàng (Tỷ lệ phân phát thư)

- Total email opened: Tổng số email được mở

- Total click: Tổng số lượt click vào link trong email

- Lead generate: Số lượng khách hàng mới để lại thông tin qua opt-in form

Dựa vào các chỉ số này, bạn có thể theo dõi được hoạt động của email marketing của mình có hiệu quả thực sự hay không. Để từ đó bạn có thể phân nhóm lại subscriber, rút kinh nghiệm để triển khai các chiến dịch email marketing tiếp theo sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. 

Vậy là toàn bộ quy trình triển khai chiến dịch email marketing đã được 123Job chia sẻ ở phần VI này, hy vọng với những thông tin trên, các bạn có thể triển khai cho mình được một chiến dịch email marketing tốt nhất. Good luck!
Đón đọc các phần khác của bài viết email marketing ngay tại đây nhé:

Email marketing là gì? Những điều cần tìm hiểu về email marketing (Phần 1)

Email marketing là gì? Những điều cần tìm hiểu về email marketing (Phần 3)