FO là gì? Mô hình tổ chức FO trong lĩnh vực khách sạn là gì?

Thị trường tuyển dụng ngày nay rất đa dạng các ngành nghề khác nhau. Trong đó có những ngành nghề được phần đông nhân lực quan tâm vì những đặc điểm thú vị của nó. Trong bài viết sau, chúng ta cùng tìm hiểu về FO nhé!

Trong ngành nghề khách sạn nói chung, FO là một thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến. Không ít người thắc mắc vậy FO là bộ phận gì? Đặc điểm củabộ phận FO là gì? Làm FO có cần nhiều chuyên môn hay không? Và những điều cần lưu ý khi đảm nhận vị trí bộ phận FO trong khách sạn là gì? Hãy cùng đi tìm những thông tin quan trọng đó trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

I . FO là gì?

FO là gì?

Front office (viết tắt trong tiếng anh là FO), từ này để chỉ những người làm ở bộ phận Tiền sảnh trong khách sạn, resort… FO là những người sẽ chịu nhiệm vụ đón tiếp và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình mà khách hàng lưu trú tại khách sạn. Vậy những công việc của bộ phận FO trong khách sạn là gì? Đó là những công việc như gặp gỡ, liên hệ khách hàng, thực hiện các thủ tục khác nhau như làm thủ tục lưu trú, giải đáp, phản hồi thắc mắc… đều do bộ phận này trực tiếp thực hiện.

II. Vai trò của FO là gì?

Chức năng chính của FO là bộ phận gì? Khối tiền sảnh từ lâu nay đã được ví như “trái tim” và thậm chí là bộ não của toàn khách sạn vì những lý do sau:

• FO là bộ phận có chức năng tối đa hóa doanh thu từ việc bán phòng, trong đó hoạt động của bộ phận này thường chiếm khoảng 50% tỷ trọng doanh thu cùng với chỉ số lợi nhuận toàn khách sạn.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ thông qua tiếp xúc với khách đang lưu trú và cả những khách hàng tiềm năng.
• Đối với các phòng bạn khác của khách sạn thì FO là bộ phận gì? - FO là trung tâm xử lý yêu cầu của khách, phối hợp với những bộ phận khác nhằm mục đích thống nhất chu trình phục vụ, thực hiện công việc đáp ứng chất lượng dịch vụ theo tất cả mong đợi của khách.
• Là công cụ marketing hiệu quả cho khách sạn, từ việc thu nhận thông tin của những khách hàng có nhu cầu đặt phòng và làm thủ tục đăng ký, nhằm quảng bá khách sạn và xúc tiến công việc chăm sóc khách hàng.
• Nhiệm vụ đặc biệt của bộ phận FO trong khách sạn là gì? Đó là tạo ra lợi nhuận gián tiếp cho những bộ phận khác của khách sạn (ví dụ hỗ trợ khách đặt bàn và trả bàn tại nhà hàng trong khách sạn).

III. Mô hình tổ chức FO trong khách sạn

Mô hình tổ chức FO hoàn chỉnh độc lập trong khách sạn sẽ bao gồm những phần như sau:

Mô hình tổ chức 

Tùy thuộc vào quy mô của khách sạn và cấu trúc của từng phòng ban mà bộ phận FO được tổ chức với các vị trí khác nhau. Với những khách sạn vừa và nhỏ, vì số lượng nhân sự của những cơ sở này có hạn nên một nhân viên có thể đảm nhiệm cùng lúc tới 2, 3 công việc. Tuy nhiên, dù cách thức tổ chức công việc và các phòng ban có khác nhau thì mỗi một vị trí, mỗi một tổ được phân trách nhiệm trong FO đều đảm nhận những vai trò nhất định.

1. Giám đốc tiền sảnh

Bộ phận đầu tiên trong cấu trúc FO là bộ phận gì? Giám đốc tiền sảnh khách sạn là vị trí chịu trách nhiệm những công việc như điều hành, quản lý xuyên suốt mọi hoạt động của bộ phận tiền sảnh khách sạn; cùng với đó là rất nhiều nhiệm vụ khác nhau ví dụ như: lập kế hoạch hoạt động cho bộ phận, xúc tiến tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, tuyển chọn nhân sự, tính toán – cuối cùng là điều tiết để đạt công suất và toàn bộ lợi ích sử dụng phòng trong khách sạn cao nhất, giải quyết phàn nàn của khách… Ngoài ra thì bộ phận FO là gì trong khách sạn? 

2. Tổ lễ tân

Bộ phận lễ tân trong FO có nhiệm vụ chính là tiếp đón khách, làm các thủ tục check-in, check-out và cuối cùng là hỗ trợ khách trong quá trình lưu trú. Tùy vào quy mô khách sạn và tình hình khách lưu trú của bộ phận FO là gì, sẽ có quy định về số lượng nhân viên lễ tân cụ thể tại quầy lễ tân.

3. Tổ đặt phòng

Bên cạnh đó, một nhiệm vụ quan trọng nữa của FO là bộ phận gì trong khách sạn? Đây là nơi chịu trách nhiệm tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng của khách và kết hợp với nhiệm vụ theo dõi các phòng được đăng ký trước chính là tổ đặt phòng trực tiếp của khách sạn. Ngoài ra, tổ này còn có nhiệm vụ quan trọng nữa là trực tổng đài của khách sạn và thực hiện công việc cung cấp các dịch vụ văn phòng cho khách.

4. Tổ hỗ trợ khách hàng

Trong khách sạn, tổ hỗ trợ các khách hàng trong FO có nhiệm vụ hỗ trợ đưa đón, đón tiếp khách, cung cấp các thông tin - dịch vụ, thực hiện công tác tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, phàn nàn... của khách trong suốt quá trình lưu trú, công việc này nhằm mục đích để khách được phục vụ tốt nhất và luôn cảm thấy hài lòng. Đây cũng được cho là sự khẳng định tốt nhất về tầm quan trọng của bộ phận FO trong khách sạn là gì.

IV. Lộ trình thăng tiến trong khối FO 

Lộ trình thăng tiến

Bắt đầu học và làm nghề: Trong vòng 2 – 3 năm đầu tiên

Trong 2 – 3 năm đầu tiên của lộ trình phát triển khối FO, bạn bắt đầu học và thực hiện làm quen với nghề. Những vị trí bạn có thể đảm nhận trong giai đoạn này thường là receptionist (lễ tân), bellman (nhân viên hành lý)… trực tiếp tại các nhà hàng, khách sạn 3 – 5 sao.

Hầu hết các vị trí này đều đòi hỏi kiến thức, nghiệp vụ cơ bản và thậm chí là trình độ tiếng Anh giao tiếp. Đây chính là nấc thang đầu tiên cần đạt được và vô cùng quan trọng giúp bạn tích lũy kinh nghiệm làm nghề FO thực tế. Mức lương ở giai đoạn này thường dao động từ 5 – 7 triệu đồng/tháng và nó cũng tùy thuộc vào quy mô khách sạn.

Nâng cao kỹ năng nghề: 2 – 3 năm tiếp theo

Giai đoạn 2 – 3 năm trong nghề FO tiếp theo, nghiệp vụ của bạn sẽ thuần thục và thậm chí là nâng cao hơn để đảm nhận các vị trí như giám sát lễ tân, giám sát concierge…

Giai đoạn nghề nghiệp này đòi hỏi cao hơn về mặt kỹ năng, kiến thức và một vài kỹ năng mềm của FO như lên kế hoạch, tổ chức, giải quyết vấn đề… bởi những vị trí nói trên không đơn giản chỉ thực hiện công việc trực tiếp mà còn là những người đảm nhận nhiệm vụ hỗ trợ, giám sát các vị trí liên quan. Mức lương của nhân viên FO ở giai đoạn này thường dao động từ 6 – 8 triệu đồng/tháng cũng tùy vào chính năng lực cá nhân của bạn.

Lãnh đạo phòng, bộ phận: Trong vòng 5 – 6 năm tiếp theo

Khi đã tích lũy và nắm vững được kha khá kinh nghiệm và có kỹ năng trong hoạt động giám sát, quản lý… của FO là gì, bạn sẽ bước vào giai đoạn đảm nhận trách nhiệm làm lãnh đạo phòng/bộ phận ở 5 – 6 năm tiếp theo. Đây là vị trí FO đòi hỏi kỹ năng quản lý chuyên sâu để điều hành toàn bộ các hoạt động lớn nhỏ trong bộ phận mình đảm nhận.

Những vị trí phải kể đến của giai đoạn FO này như trưởng bộ phận lễ tân, trưởng bộ phận sai phái… Mức lương ở các vị trí này của FO thông thường dao động từ 10 – 15 triệu đồng/tháng tùy theo kinh nghiệm cá nhân và quy mô khách sạn.

Lãnh đạo khối: 7 – 8 năm tiếp theo

Giai đoạn cuối cùng của lộ trình phát triển tại khối FO là gì? Đó chính là giám đốc tiền sảnh. Vị trí này yêu cầu kiến thức chuyên môn về FO bậc cao và kinh nghiệm sâu dày trong ngành để có thể đưa ra những quyết định và chiến lược sáng suốt nhất cho khối. Đồng thời, người đảm nhận vị trí này phải có năng lực nổi bật về quản lý, tổ chức và điều hành được những hoạt động của tất cả các bộ phận liên quan.

V. Kết luận

Chúng ta vừa cùng tìm hiểu bộ phận FO trong khách sạn là gì, trách nhiệm của các vị trí trong bộ phận FO là gì trong khách sạn, mức lương nhân sự trong nghề FO… Nếu bạn đang cân nhắc theo đuổi ngành Nhà hàng Khách sạn, và đặc biệt hơn nữa là ở khối Tiền sảnh, thì chắc chắn rằng những thông tin trên là vô cùng hữu ích và bạn hoàn toàn có thể tham khảo các vị trí được mô tả bên trên để áp dụng cho con đường sự nghiệp của mình.