Hồ sơ dự thầu là gì? 5 bước hoàn thiện hồ sơ dự thầu bạn cần biết

Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Vậy cùng 123job tìm hiểu hồ sơ dự thầu là gì? 5 bước hoàn thiện hồ sơ dự thầu bạn cần biết

Hồ sơ dự thầu đó là văn bản không còn xa lạ đối với những công ty đang xây dựng chuyên thi công lắp đặt tới những công trình, kiến tạo lên những khu đô thị hiện đại. Tuy nhiên, với những tổ chức, doanh nghiệp đang còn non trẻ và ngay cả với  những công ty đã có bởi bề dày kinh nghiệm khi làm việc trong những lĩnh vực xây dựng, đấu thầu, không phải với những nhân sự nào cũng nắm rõ được những bước làm hồ sơ dự thầu. Hiểu được những vấn đề này, hôm nay đội ngũ về 123job xin gửi đến bạn tới bài viết tổng hợp được những quy trình đấu thầu tới những bước làm hồ sơ dự thầu chính xác nhất

I. Những thông tin cơ bản về khái niệm đấu thầu 

Những thông tin cơ bản về khái niệm đấu thầu 

1. Đấu thầu là gì?

Theo như những trích dẫn trong văn bản về luật pháp, ở đây đó chính là Luật đấu thầu để được ban hành năm 2013, quy trình đấu thầu đó là những quá trình lựa chọn được nhà thầu để ký kết và được hiện thực hóa được những hợp đồng bt cung cấp tới những dịch vụ tư vấn, mua sắm, lắp đặt. Việc để lựa chọn được những nhà đầu tư và những ký kết các dự án theo như hình thức của đối tác, đầu tư và cần được sử dụng tới những tài sản sẽ được dựa trên những quan điểm được đề cao tới những tính minh bạch và hiệu quả kinh tế cũng như với những chỉ chấp nhận thái độ của cạnh tranh lành mạnh. Nói một cách đơn giản hơn, trong những nền kinh tế thị trường như hiện nay để xuất hiện rất nhiều tới những tình trạng, hiện tượng của mỗi một doanh nghiệp khi cạnh tranh đó sẽ không lành mạnh. Đấu thầu đó chính là đối với những hình thức để đã được cạnh tranh một cách văn minh nhất, lịch sự dựa trên những căn cứ về mặt pháp luật và lợi ích hai bên. Dù đó có là doanh nghiệp trong hay ở ngoài nước vẫn đều đang hoạt động ở bất kỳ với những ngành nghề, lĩnh vực nào cũng sẽ có thể được tham gia quy trình đấu thầu, không chỉ với những công ty chuyên về thi công về xây dựng. 

2. Phân loại hình thức đấu thầu

 Đấu thầu đang được chia làm 2 loại: 

- Loại 1: Đấu thầu khi có sử dụng đến những ngân sách nhà nước, được thực hiện theo như Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ban hành vào năm 2013

 - Loại 2: Đấu thầu của mỗi tư nhân, những bên mời thầu sẽ có được những quyền chọn dựa theo như toàn bộ những yêu cầu ở trong Luật Đấu thầu hoặc  sẽ được dựa trên đặc điểm, tính chất  của mỗi doanh nghiệp của bản thân. Trong quy trình đấu thầu, sẽ không thể thiếu được bước xây dựng về những hồ sơ nhằm hỗ trợ  của doanh nghiệp như muốn dự thầu và bộc lộ được những năng lực, tiềm năng của bản thân cũng như để khẳng định được về những nguồn lực. Bên mời thầu cũng sẽ có thể dễ dàng cân nhắc được rõ hơn khi đứng ra trước nhiều lựa chọn. Cùng đọc tiếp  đến phần sau của bài viết để có thể nắm rõ tới những bước làm hồ sơ dự thầu đúng theo như đúng với những trình tự và được thiết lập của pháp luật nhé.

Xem thêm: Spec là gì? Từ A- Z mọi thông tin về thông số kỹ thuật trong xây dựng

II. Hồ sơ dự thầu gồm những gì?

Hồ sơ dự thầu gồm những gì?

1. Hồ sơ dự thầu đối với các gói thầu xây lắp

Căn cứ theo như quy định tại Điều 18 những giấy tờ cần có trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu đối với những gói thầu được xây lắp nhà thầu cần chuẩn bị gồm:

• Đơn để dự thầu (theo mẫu)

• Thỏa thuận về liên danh, nếu như đây là những trường hợp nhà thầu liên danh.

• Bảo đảm  về dự thầu.

• Tài liệu để có thể chứng minh về những tư cách khi hợp lệ của nhà thầu.

• Các tài liệu về chứng minh tư cách hợp lệ của những người khi sẽ ký vào những đơn dự thầu.

• Các tài liệu, với những chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu.

• Đề xuất được những kỹ thuật đối với những gói thầu.

• Đề xuất về giá và  về những bảng biểu.

• Đề xuất lên được những phương án của kỹ thuật thay thế.

• Các tài liệu khác theo như về những yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu khi đấu thầu.

2. Hồ sơ dự thầu đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa

Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT quy định về những tài liệu, giấy tờ khi cần thiết trong những hồ sơ mời thầu về mua sắm hàng hóa sẽ có bao gồm với những thành phần giống như để được thực hiện như những gói thầu được xây lắp ở trên.

3. Hồ sơ dự thầu đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn

Căn cứ vào những nội dung hướng dẫn lập để được hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa, và cùng với những yêu cầu ở trong hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa đó sẽ cần được quy định ngay tại Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT thì có thể được xác định, hồ sơ để được dự thầu đối với những gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ có bao gồm: hồ sơ để đề xuất đến những kỹ thuật và về những hồ sơ khi được đề xuất tài chính.

Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:

• Các tài liệu khi đã chứng minh được với những tư cách hợp lệ của những nhà thầu.

• Tài liệu để khi chứng minh được về những năng lực, kinh nghiệm của mỗi nhà thầu.

• Đề xuất khi được với những kỹ thuật đối với những gói thầu đó của nhà thầu.

• Đơn về dự thầu (mẫu 01 Phần thứ 2 Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT).

• Giấy ủy quyền nếu trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu.

• Văn bản thỏa thuận liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh.

• Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.

• Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất.

• Danh sách về những chuyên gia khi tham gia thực hiện những dịch vụ được tư vấn trong gói thầu này.

• Lý lịch của những chuyên gia tư vấn khi tham gia vào gói thầu này.

• Văn bản để xác định được những tiến độ thực hiện của công việc.

• Nội dung khác đó được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.

Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:

• Đơn dự thầu (mẫu số 10A, hoặc 10B Phần thứ ba, Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT).

• Văn bản để tổng hợp được những chi phí thực hiện gói thầu

• Thù lao cho với những chuyên gia tư vấn để tham gia được vào những gói thầu.

• Nội dung bảng phân tích  tới  chi phí thù lao cho mỗi chuyên gia.

• Chi phí khác cho những chuyên gia.

4. Hồ sơ dự thầu đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn

Căn cứ theo như quy định tại mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT thì về những thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn cũng đang được thực hiện theo với những yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng nhìn chung, về cơ bản, nó cũng sẽ có bao gồm đến những những giấy tờ trong hồ sơ  đang được dự thầu của gói thầu xây lắp.

5. Hồ sơ dự thầu đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư

Hồ sơ đề xuất kỹ thuật hình thức đối tác công tư: 

•  Đơn dự thầu.

• Tài liệu  để có thể chứng minh được những tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu.

• Giấy để ủy quyền (nếu cần thiết).

• Thỏa  liên  về danh (nếu có sự thay đổi liên danh).

• Bảo đảm để dự thầu.

• Các tài liệu khi đã được  cập nhật, xác định đến những năng lực và cả những kinh nghiệm của nhà đầu tư.

• Đề xuất về những kỹ thuật.

Hồ sơ đề xuất tài chính hình thức đối tác công tư:

- Đơn để được dự thầu.

- Đề xuất về các tài chính đối với những  gói thầu.

- Bảng biểu thông tin về những hồ sơ dự thầu.

Những điểm cần chú ý trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu: 

+ Nếu như nhà đầu tư, nhà thầu là những tổ chức thì cần phải đảm bảo  được những điều kiện là:

- Được đăng ký để được thành lập, hoạt động lên được một cách hợp pháp, có chính sách về kế toán 

- Hạch toán về các tài chính độc lập, không với trong những tình trạng phá sản

- Giải thể, khi đã được thực hiện về việc đăng ký đấu thầu theo như những  quy định, sẽ không bị cấm dự thầu…

Những điều kiện này sẽ có thể đang được xác nhận qua những Giấy chứng nhận để được đăng ký doanh nghiệp, Bản báo về cáo tài chính, hoặc với những  bảng kê khai, thống kê về những doanh thu bình quân…

+ Nếu có nhà thầu, nhà đầu tư đó là cá nhân thì sẽ cần phải đáp ứng được những điều kiện:

- Có năng lực về những hành vi về dân sự đầy đủ, có được những chứng chỉ phù hợp được với nội dung của mỗi gói thầu,

- Đã đăng ký về những hoạt động để đấu thầu hợp pháp, không bị cấm thầu, không bị truy cứu đến những trách nhiệm về hình sự…

Những điều kiện này sẽ có thể được xác nhận qua những lý lịch về tư pháp, chứng chỉ, văn bằng  khi đã có liên quan…

Xem thêm: Thi tuyển ngành kiến trúc vẽ gì? Bí quyết đạt điểm cao bài thi năng khiếu vẽ

III. Các bước làm hồ sơ dự thầu 

Các bước làm hồ sơ dự thầu 

1. Đọc kỹ hồ sơ dự thầu và bản vẽ liên quan 

Là bước đầu tiên nhưng cũng sẽ không kém đế phần quan trọng. Dựa vào về các hồ sơ để được mời thầu đến từ doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước cùng những điều kiện liên có quan để được xác định cá nhân doanh nghiệp xem có phù hợp với  các công trình này hay không. Trong mỗi hồ sơ mời thầu sẽ có được những nội dung như:

- Yêu cầu về các kinh nghiệm trong lĩnh vực mời thầu

 - Yêu cầu về các mức doanh thu, tài chính trong mỗi doanh nghiệp

 - Yêu cầu về nhân lực, trang thiết bị kỹ thuật, các đề xuất  về các kỹ thuật cho doanh nghiệp mời thầu

- Biểu mẫu hồ sơ dự thầu do mỗi doanh nghiệp mời thầu được soạn thảo

2. Lập hồ sơ pháp lý dự thầu 

Cho dù về mỗi đơn vị mời thầu đó là cơ quan nhà nước hay với mỗi doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp khi muốn dự thầu sẽ phải xây dựng về hồ sơ pháp lý đúng với các yêu cầu của pháp luật được hiện hành nước ta đối với những giấy tờ chứng minh về tài chính, công chứng để được tập hợp theo các danh mục cụ thể. Mỗi doanh nghiệp mời thầu sẽ có với những đặc thù riêng cũng như có các mong muốn, nguyện vọng khác nhau mỗi bên nhận thầu. Nhưng nhìn chung, ở trong hồ sơ pháp lý của mỗi doanh nghiệp dự thầu sẽ không thể thiếu về những giấy tờ sau:

- Đơn lập thầu được lập dựa trên về biểu mẫu dự thầu của mỗi doanh nghiệp mời thầu. Đơn dự thầu sẽ được chia thành 2 loại hồ sơ pháp lý: dự thầu về tài chính và dự thầu về kỹ thuật

- Văn bản bảo lãnh về hồ sơ pháp lý dự thầu và các cam kết của các nhà thầu 

- Thỏa thuận về kinh doanh và giấy ủy quyền 

- Hồ sơ năng lực mỗi công ty: đăng ký kinh doanh, báo cáo về tài chính…

 - Hồ sơ về kinh nghiệm công ty: hạng mục đấu thầu đã được làm trước đó.

Dựa trên các hạng mục thầu của mỗi công ty muốn tham gia sẽ có được những văn bản cần để chứng minh khác nhau. Nếu với công ty đó khi tham gia về gói thầu tài chính, rót vốn cho các bên doanh nghiệp để được  đầu tư cần chứng minh về các nguồn vốn dựa trên báo cáo tài chính đó là hoàn toàn minh bạch, các báo cáo thuế cần được rõ ràng đầy đủ, có thể dựa trên các hợp đồng tín dụng của công ty và ngân hàng. Nếu với công ty có tham gia đấu thầu bằng các trang thiết bị vật tư, máy móc để  khi có các hỗ trợ thi công, lắp đặt, hoàn thiện… cần phải đính kèm về những giấy tờ như, hóa đơn định lượng, đăng kiểm của máy móc. Các nhân lực tham gia về hồ sơ pháp lý đấu thầu cũng cần cung cấp về các thông tin gồm bằng cấp, phương thức liên lạc 

3. Lập biện pháp thi công

Trong dự án về xây dựng, để có được biện pháp thi công dễ hình dung nhất bên các dự thầu sẽ được lập thành 2 dạng 

- Dạng bản vẽ về biện pháp thi công: Bản vẽ này sẽ thường được do các kiến trúc sư đảm nhiệm để  xây dựng dựa theo hạng mục thi công, kho bãi, giao thông để xây dựng. Các bản vẽ đó sẽ giúp bên mời thầu hình dung được dễ dàng hơn với các phong cách và với các quy trình đấu thầu làm việc của mỗi bên dự thầu. Việc làm kiến trúc sư sẽ đòi hỏi được đào tạo chuẩn, có các kiến thức về kiến trúc, thiết kế về cơ sở tốt

 - Dạng thuyết minh về biện pháp thi công: Thông thường, dạng thuyết minh sẽ phải được gửi cho mỗi bên mời thầu qua video hoặc để thuyết minh được trực tiếp khi hai bên gặp mặt trao đổi. Các máy móc về thiết bị, công nghệ để được sử dụng và biện pháp thi công sẽ có các giải đáp tường tận thông qua các biện pháp này. Công tác để thi công, quy trình đấu thầu sẽ có thể dễ hình dung được và giúp bên mời thầu thuận sẽ được tiện hơn trong các việc tương tác qua lại với mỗi bên dự thầu. 

4. Lập tiến độ thi công 

Tiến độ về thi công cũng đó là hạng mục vô cùng quan trọng cần được chú ý, có thể khiến mỗi bên dự thầu ăn điểm. Tuy nhiên về các tiến độ thi công sẽ phải đi kèm được với chất lượng thi công. Hồ sơ dự thầu sẽ có bao gồm với 3 biểu mẫu khi liên quan đến  các tiến độ thi công mà mỗi doanh nghiệp cần được chú ý xây dựng

- Tổng về các tiến độ thi công

 - Huy động về thiết bị thi công 

- Huy động về các nhân lực thi công

Tiến độ sẽ phải ước lượng và được dựa trên năng suất của mỗi nhân lực, chất lượng của các thiết bị cũng như về các  đặc điểm của công trình. Việc để được làm giám sát thi công của kỹ sư xây dựng, kiến trúc sư giúp sẽ đảm bảo được tiến độ và  về chất lượng thi công. 

5. Hoàn thiện hồ sơ 

Các bên đại diện trong mỗi công ty dự thầu sẽ đều được ký xác nhận cũng như tiến hành  để chỉnh lý lại  về các  nội dung khi còn sai sót. Bản hồ sơ của dự thầu sẽ được in ra về bản cứng và giữ lại file mềm. Nội dung ê trong hồ sơ cần có mục lục  và có đánh dấu trang, trình bày chỉn chu, cẩn thận. Các giấy tờ trong hồ sơ cũng sẽ cần được công chứng từ  về các văn phòng công chứng của nhà nước. Dựa vào với các hồ sơ mời thầu, hồ sơ để dự thầu sẽ cần được nộp trước khi đã đến các kỳ hạn cuối.

Xem thêm: Thành công trong công việc: Kỹ sư xây dựng cần những kỹ năng nào?

IV. Giải đáp một số thắc mắc khi nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng

Giải đáp một số thắc mắc khi nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng

1. Nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng

Truy cập vào các website của Trung tâm đấu thầu qua mạng quốc gia. sau đó: Nhà thầu sẽ chọn được các số gói thầu, nhập thông tin theo về các yêu cầu của bên mời thầu và sẽ được đính kèm về các file trong  các hồ sơ dự thầu sau đó nhấn về nút "cam kết” và gửi lên hệ thống.

2. Cách rút hồ sơ đấu thầu qua mạng

Nhà thầu khi được rút về các hồ sơ dự thầu trước thời điểm để đóng thầu. Hệ thống thông báo cho các nhà thầu tình trạng về rút hồ sơ dự thầu (thành công hay khi không thành công). Sau đó hệ thống sẽ ghi lại về các thông tin về thời gian rút để hồ sơ dự thầu của mỗi nhà thầu.

Vào chọn các số hồ sơ dự thầu cần rút đấu thầu qua mạng, sau đó chọn: Rút hồ sơ dự thầu.

3. Chi phí nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng

Theo về các  Khoản 1 Điều 31 TTLT số 07/2015, Nhà thầu sẽ phải thanh toán chi phí để được đăng ký, phí duy trì tên, phí lựa chọn  về các nhà thầu (bao gồm nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất) đấu thầu qua mạng (Bên mời thầu KHÔNG phải thanh toán những chi phí này). Nhà thầu sẽ có thể lựa chọn hình thức thanh toán đó là Thanh toán điện tử hoặc Thanh toán tại ngân hàng.

3. Biểu mức thu chi phí 

- Chi phí để được đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (nộp 01 lần khi đăng ký): 550.000 đồng (đã bao gồm VAT)

- Chi phí để khi duy trì tên và dữ liệu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (nộp hàng năm, không kể năm đăng ký): 550.000 đồng (đã bao gồm VAT)

- Chi phí nộp hồ sơ dự thầu: 330.000 đồng/gói (đã bao gồm VAT)

- Chi phí nộp hồ sơ đề xuất: 220.000 đồng/gói (đã bao gồm VAT)

Chú ý:

- Khi đã thanh toán chuyển khoản, yêu cầu về ghi nội dung ủy nhiệm chi theo mẫu sau:

ĐKKD-MST (Ghi số ĐKKD hoặc MST của công ty) Nội dung TT CP Đăng ký (Duy trì/Nộp HSDT/Nộp HSĐX) Tên công ty.)

Mọi thắc mắc, mọi nhà thầu vui lòng liên hệ với Trung tâm đấu thầu qua mạng quốc gia (Cục Quản lý đấu thầu - Bộ Kế hoạch và Đầu tư) theo thông tin dưới đây:

Địa chỉ: Phòng 306 nhà G, Bộ KH&ĐT 6B Hoàng Diệu, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 19006126 hoặc 0966777780

4. Mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu

Mẫu báo cáo để thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu dùng để đánh giá tính hợp lệ, thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu về năng lực và kinh nghiệm, thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu về các kỹ thuật, xác định đế các giá dự thầu.

Nếu các bạn cần hồ sơ dự thầu thuộc các ngành: 

• Hồ sơ dự thầu xây dựng

• Mẫu hồ sơ để dự thầu mua sắm các hàng hóa

• Mẫu hồ sơ để dự thầu mua sắm các thiết bị

• Mẫu hồ sơ để dự thầu tư vấn và giám sát

• Hồ sơ dự thầu tư vấn thiết kế

V. Một số lưu ý khi tham gia quá trình đấu thầu 

Quá trình đấu thầu sẽ được coi là trận cân não khi sẽ đứng trước các dự án lớn. Các nhà dự thầu sẽ như chú công khoe các bộ đuôi xinh đẹp nhằm nhận được gói thầu ưng ý nhất.

Quá trình để đấu thầu được coi là trận cân não mỗi khi đứng trước dự án lớn. Các nhà dự thầu sẽ có như chú công khoe bộ đuôi xinh đẹp và sẽ nhằm nhận được gói thầu ưng ý nhất. Một số về các lưu ý khi tham gia quá trình đấu thầu Các bạn tìm hiểu thêm về các ngành quản lý xây dựng qua các bài viết: Quản lý xây dựng sẽ là gì, Công trường tiếng anh là gì, Chỉ huy trưởng công trình là gì, nếu thấy hữu ích nhé.

Tuy nhiên, để tránh về các  tổn thất sẽ không đáng có, doanh nghiệp dự thầu cần tự lượng về sức mình, tìm kiếm các những gói mời thầu phù hợp để sẽ  tránh tốn thời gian và công sức. Thêm vào đó, mỗi bộ hồ sơ dự thầu sẽ là vũ khí vô hình rút ngắn con đường đến với chiến thắng của doanh nghiệp dự thầu. Chính vì vậy, hãy xây dựng một bộ hồ sơ thật chỉn chu, xuất sắc trong các nội dung và cẩn trọng về hình thức để sẽ ăn điểm dựa trên bước làm hồ sơ dự thầu bên trên nhé. 

Xem thêm: Bảo lãnh dự thầu là gì? Quy định của pháp luật về bảo lãnh dự thầu

VI. Kết luận 

Hơn ai hết, đội ngũ 123job hy vọng đã hỗ trợ cho bạn trong việc tìm hiểu các bước làm hồ sơ dự thầu. Chúc các bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công với những thông tin mà chúng tôi đưa ra và đừng quên theo dõi trang blog của chúng tôi để có thể cập nhật được tin tức mỗi ngày nhé.