Biên bản sự việc là biên bản hành chính được sử dụng rộng rãi trong hoạt động hoạt động doanh nghiệp và cuộc sống. Nhưng liệu bạn đã nắm rõ cách viết bản bản sự việc là gì. Làm sao để lập một biên bản sự việc đúng chuẩn và có ý nghĩa.

Biên bản sự việc là biên bản hành chính được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như cuộc sống thường ngày. Nhưng liệu bạn đã nắm rõ cách viết bản bản sự việc là gì. Làm sao để lập một biên bản sự việc đúng chuẩn và có ý nghĩa. Cùng theo dõi bài viết sau đây của 123job.vn để được hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản sự việc bạn nhé. 

1. Biên bản sự việc là gì?

1.1. Định nghĩa

Biên bản sự việc là mẫu biên bản được sử dụng để ghi lại thông tin, nội dung của một sự việc, sự kiện,... nào đó. Những sự việc đó có thể là cuộc họp, cuộc trao đổi trong nội bộ doanh nghiệp, hoặc các vi phạm nội quy, tai nạn lao động,...

1.2. Ý nghĩa biên bản sự việc

Thông qua văn bản sự việc, người đọc nắm bắt được thời điểm, không gian, diễn biến của sự việc. Biên bản sự việc được tạo lập với mục đích chính ghi chép lại nội dung, thông tin giữa hai hay nhiều bên cùng tham gia, chứng kiến một sự việc, sự kiện nhất định. 
 
Do đó, biên bản này được dùng chủ yếu làm minh chứng cho các sự kiện đã diễn ra, dựa trên các thông tin, dữ kiện được đưa ra trên biên bản. Do đó, biên bản sự việc được em là công cụ hữu hiệu giúp  trong quá trình vận hành thực tế của doanh nghiệp. 

 Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng là gì? Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất

1.3. Giá trị pháp lý của biên bản ghi nhận sự việc 

Biên bản ghi nhận sự nhận việc được tạo lập bởi những bên tham gia, chứng kiến sự việc. Đây cũng là căn cứ, minh chứng về sự thật khách quan đã diễn ra vào khoảng thời gian được ghi nhận. Giá trị của biên bản được thể hiện như sau: 

Biên bản ghi nhận sự việc có giá trị với các chủ thể tham gia ký, xác nhận vào biên bản. Biên bản ghi nhận sự việc là chứng cứ quan trọng khi giải quyết những xung đột giữa các bên khi văn bản đáp ứng đúng quy định về nguồn chứng cứ theo pháp luật hiện hành. 

Các bên tham gia có quyền công nhận/phủ quyết giá trị của biên bản ghi nhận sự việc. Đồng thời, họ cũng tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc công nhận/phủ quyết nếu đó là hành vi vi phạm pháp luật hoặc hành vi đó gây thiệt hại về quyền, lợi ích hợp pháp cho cá nhân, tổ chức khác. 

 

2. Khi nào cần lập/viết biên bản sự việc 

Với ý nghĩa ghi chép thông tin, diễn biến sự việc như trên, biên bản sự việc được dùng trong một số trường hợp phổ biến sau đây:
  • Buổi họp, thảo luận quan trọng có nhiều bên tham dự
  • Các buổi trao đổi thông tin, bàn bạc ý kiến giữa nhiều người
  • Buổi họp giữa cố vấn học tập, các buổi lễ đề cử
  • Sự việc vi phạm nội quy, tai nạn lao động, tai nạn giao thông.… 

cách viết biên bản

Xem thêm: Biên bản hiện trường là gì? Khi nào cần sử dụng biên bản hiện trường?

3. Nguyên tắc cần tuân theo khi lập biên bản ghi nhận sự việc

Khi lập biên bản ghi nhận sự việc, bạn cần tôn trọng 3 nguyên tắc sau đây: 

  • Tôn trọng sự thật khách quan: Biên bản và mọi nội dung được ghi nhận trong biên bản phải được dựa trên bối cảnh và diễn biến thực tiễn. Không ghi khống, khai man, làm giả hay lừa dối, cưỡng ép cá nhân khác ký xác nhận. 
  • Thượng tôn pháp luật: Người ghi, lập biên bản cần tôn trọng pháp luật hiện hành. Mọi nội dung được ghi nhận trong văn bản cần tuân theo quy định, pháp luật của nhà nước. 
  • Tự do, dân chủ: Tôn trọng ý kiến của các bên liên quan tới sự việc. Ngoài ra, với một số trường hợp, cần tôn trọng những điều kiện khách quan như giá cả thị trường, giao kết hợp đồng…. đối với biên bản ghi nhận điều chỉnh giá bán/hoặc hợp đồng kinh doanh…

 

4. Nội dung cần có trong biên bản sự việc 

Tương tự như mọi mẫu biên bản khác, biên bản sự việc cần có 3 thuộc tính quan trọng sau đây: 
  • Nội dung: Những thông tin, dữ liệu, ở đây là diễn biến sự việc, người tham gia, người chứng kiến,... khi sự việc diễn ra.
  • Bối cảnh: Thể hiện mối quan hệ giữa chính nó với các hồ sơ, sự việc, sự kiện đã tạo ra nó. 
  • Cấu trúc: Cách sắp xếp các nội dung, diễn tiến dữ liệu, thông tin sao phù hợp với bối cảnh và cách người đọc tiếp nhận thông tin. 

Trên cơ sở những thuộc tính chung trên, với biên bản sự việc, những nội dung riêng, cụ thể cần được đưa vào bao gồm: 

  • Thời gian, địa điểm viết/lập biên bản.Thông tin về thành phần tham gia: Người lập biên bản, người chứng kiến và người liên quan khi sự việc diễn ra…
  • Nội dung sự việc: Nguyên nhân, diễn biến, hậu quả, ý kiến giữa các bên, phương hướng giải quyết, kết quả thảo luận…
  • Kết thúc biên bản 
  • Chữ ký xác nhận của người tham gia và lập biên bản
Tùy theo đặc thù, tính chất sự việc, các mẫu biên bản sự việc có thể được cách trình bày, bố cục nội dung khác nhau và đảm bảo tương ứng với sự việc đó. 
cách viết biên bản

5. Nguyên tắc cần nắm bắt khi soạn thảo biên bản sự việc

5.1. Về hình thức 

Biên bản sự việc là một biên bản hành chính, được sử dụng nhằm mục đích lưu giữ thông tin, diễn tiến sự việc. Do đó, chúng cần đảm bảo những yêu cầu về mặt hình thức như sau: 
  • Đầu tiên, giống như bất kỳ loại văn bản hành chính nào, biên bản sự việc cần  có quốc hiệu và tiêu ngữ ở trên đầu tiên được viết in hoa rõ ràng và ngay ngắn. Phần này giống như một nghi thức để khẳng định phạm vi giá trị biên bản thuộc quốc gia nào. 
  • Tiếp theo, biên bản cần có tiêu đề rõ ràng thể hiện rõ biên bản sự việc (về sự việc nào: cuộc họp, thảo luận, tai nạn lao động hay một sự việc nào khác…).
  • Biên bản cần đảm bảo đầy đủ các thành phần bối cảnh: thời gian, địa điểm, tiêu đề, thành phần tham dự, kết thúc, chữ kỹ nhằm đảm bảo tính khách quan và thuận tiện quá trình xác thực, xác minh (nếu cần).
  • Trình bày mạch lạc, logic, thống nhất theo quy định giúp người đọc dễ dàng nhận diện thông tin chính phụ và nội dung văn bản. 
  • Ngôn từ được sử dụng đảm bảo súc tích, dễ hiểu. Không sử dụng từ đa nghĩa, thiếu trang nghiêm, dễ gây hiểu lầm. 

5.2. Về nội dung 

Để đảm bảo biên bản sự việc thực hiện đúng chức năng, vai trò của nó, phần nội dung cần được chú trọng và đảm bảo các yếu tố sau đây: 
  • Nội dung, thông tin được ghi chép trong biên bản tuân thủ nguyên tắc khách quan, đảm bảo độ tin cậy ở mức cao nhất: Dữ liệu cụ thể, chính xác; Ghi chép cần trung thực, khách quan không suy diễn, không thể hiện cảm xúc cá nhân. 
  • Nội dung cần rõ ràng, đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và logic theo đúng trình tự diễn ra sự việc (đặc biệt là các vấn đề trọng tâm). Khi trích dẫn lời nói của các bên, cần đảm bảo trích dẫn nguyên văn, không tự ý thêm bớt, cắt câu cắt chữ để đảm bảo ý kiến giữ nguyên sắc thái và truyền tải đúng, trọn vẹn ý kiến của từng bên. 
  • Người lập biên bản cần chủ động xác định cũng như ghi chép các vấn đề được tranh luận và đã đi tới thống nhất giữa các bên, bao gồm thời gian, địa điểm trao đổi, các thỏa thuận đã được thống nhất. 
  • Trong trường hợp vẫn còn những bất đồng, người lập biên bản cần tường thuật lại chi tiết những ý kiến của các bên để từ đó tìm ra những điểm còn vướng mắc và tìm cách giải quyết phù hợp. 
  • Cuối biên bản cần có chữ ký xác nhận là đại diện hợp pháp của các bên và chữ ký người lập biên bản để xác nhận những nội dung đã được ghi chép lại là đúng.

cách viết biên bản

6. Hướng dẫn cách viết biên bản sự việc từ A - Z

Về phần mở đầu, giống như hầu hết các văn bản hành chính khác, biên bản sự việc cần có quốc hiệu - tiêu ngữ, kèm theo thời gian, địa điểm lập biên bản. 

Tên biên bản: Cần ngắn gọn, nêu nổi bật nội dung chung của sự việc, sự kiện. Tên biên bản nên được viết in hoa, được đặt chính giữa trang giấy. Ví dụ: 

BIÊN BẢN SỰ VIỆC 
VỀ VI PHẠM HÀNH CHÍNH
Về thông tin thành phần tham gia làm việc bao gồm người lập biên bản, các bên tham gia, người liên quan, người chứng kiến… Tùy thuộc tính chất từng sự kiện, thông tin được lưu lại trong biên bản sẽ khác nhau: Họ tên, phòng ban, đơn vị công tác, chức danh, hoặc số CCCD…

VD: Trường hợp diễn ra buổi làm việc giữa các đối tác, người lập biên bản cần ghi thêm thông tin người đại diện, chức vụ, đơn vị, chức vụ, địa chỉ liên hệ. 

Về nội dung sự việc, sự kiện: Người viết có thể cân nhắc và ghi chép lại những nội dung chính, phù hợp với từng tình huống: 

  • Thời gian địa điểm diễn ra sự việc 
  • Nội dung, diễn biến, bối cảnh xung quanh 
  • Nguyên nhân, hệ quả của sự việc 
  • Những người chứng kiến hoặc người liên quan
  • Các biện pháp xử lý, kết quả xử lý kèm theo
  • Ý kiến đóng góp của các cá nhân, đơn vị liên quan
Về nội dung kết thúc biên bản: Cần ghi rõ ràng thời gian kết thúc sự việc, và có chữ ký xác nhận của các bên tham gia. Trường hợp có cá nhân, đơn vị không đồng ý xác nhận, cần nêu rõ lý do và ghi chú cần thiết vào biên bản. 

7. Một số mẫu biên bản sự việc được sử dụng phổ biến hiện nay

Mẫu biên bản sự việc chung 
cách viết biên bản
Mẫu biên bản sự việc tai nạn lao động 
biên bản ghi nhận sự việcBiên bản ghi nhận sự việc bản tiếng Anh

8. Những điểm cần lưu ý trong quá trình soạn thảo biên bản ghi nhận sự việc

Khi soạn thảo biên bản ghi nhận sự việc, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây: 

  • Đảm bảo tính thống nhất về mặt nội dung và cả hình thức trình bày. Nội dung được ghi nhận phải được thống nhất trong phạm vi văn bản và thống nhất với sự thật khách quan. 
  • Trung thực trong quá trình ghi chép và tường thuật chi tiết sự việc. Ghi nhận một cách cụ thể, rõ ràng và ghi chép theo đúng diễn biến tự nhiên. 
  • Nội dung trong biên bản ghi nhận sự việc cần phù hợp với pháp luật hiện hành. 
  • Trình bày biên bản theo theo đúng thể thức văn bản hành chính (về kiểu chữ, cơ chữ, cách dòng, cách lề….)

 

Kết luận

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về cách viết biên bản sự việc là gì. Hy vọng qua bài viết, người đọc nắm rõ những nguyên tắc cần có khi lập biên bản sự việc cũng như cách thức ghi biên bản sự việc chính xác, hiệu quả. Đừng quên truy cập website 123job.vn mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích khác.