Kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần rèn luyện

Quản lý dự án là một kỹ năng bắt buộc đối với một người quản lý giỏi nếu muốn thành công trong công việc. Vậy kỹ năng quản lý dự án là gì? Có những kỹ năng nào cần người quản lý phải rèn luyện? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của 123job nhé!

Để trở thành một quản lý dự án giỏi, bạn cần phải trau dồi cho mình kỹ năng quản lý dự án để có thể làm việc đội nhóm một cách tốt nhất. Khi ở cương vị một chuyên gia quản lý dự án, bạn cần phải biết cách đọc vị ngôn ngữ cơ thể, đối nhân xử thế, nghệ thuật đàm phán và nắm rõ những kỹ năng mềm khác. 

I. Quản lý dự án là gì?

Đầu tiên chúng ta phải hiểu được quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là công việc đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn bao quát rất rộng, người quản lý phải thành thạo cách lập kế hoạch, cách quản lý, giám sát quy trình quản lý dự án, phát triển dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Quản lý dự án là gì?

Dự án được hoàn thành phải đi kèm với chất lượng tốt và đạt được các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra mà không vượt quá ngân sách cho phép. Người quản lý dự án cần phải là người có nhiều kỹ năng để có thể đáp ứng được tính chất khắt khe và áp lực của công việc này. 

II. Những kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần rèn luyện

1. Đầu tiên là kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một kỹ năng rất quan trọng trong quá trình quản lý dự án bởi người quản lý không chỉ phải đảm bảo tiến độ của dự án mà còn phải dẫn dắt đội nhóm của mình hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Kỹ năng lãnh đạo là một kỹ năng khó nên không phải ai cũng có được, các bạn cần phải học hỏi và trau dồi bản thân nhiều hơn nếu muốn đạt được vị trí mong muốn.

2. Kỹ năng giao tiếp và đàm phán giỏi

Một chuyên gia dự án thực thụ luôn đặt kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quyết định. Kỹ năng này ở nhiều trường hợp sẽ quyết định đến 70% sự thành công. Trong suốt quá trình làm việc, bạn phải tiếp xúc với rất nhiều mối quan hệ trong dự án: nhà thầu, khách hàng, nhân viên… nên nếu không có kỹ năng giao tiếp thì bạn sẽ không thể kết nối mọi người lại với nhau, từ đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ dự án. 

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán rất quan trọng trong quản lý dự án

Bên cạnh đó, một kỹ năng cũng quan trọng không kém chính là kỹ năng đàm phán, đây là kỹ năng có mối quan hệ chặt chẽ với kỹ năng giao tiếp. Đàm phán không đơn thuần là việc mặc cả giá mà trong suốt quá trình làm việc tại dự án, bạn sẽ luôn phải đàm phán để nâng cao chất lượng dự án và kỹ năng của mình. Nếu kỹ năng của bạn tốt, bạn có thể giải quyết việc bất hòa trước khi vấn đề trở lên nghiêm trọng hơn, ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.

3. Kỹ năng lên lịch trình rõ ràng

Để quản lý tốt dự án, người quản lý cần phải rèn luyện kỹ năng lên lịch trình rõ ràng. Người quản lý giỏi và đã có kinh nghiệm sẽ biết cách vận dụng kỹ năng này vào việc hoàn thành sớm dự án. Để đạt được mục tiêu đó, người quản lý phải chia mục tiêu lớn ra thành các mục tiêu nhỏ theo thời gian cụ thể để theo dõi dễ dàng hơn. 

4. Kỹ năng quản trị rủi ro

Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, khi lập kế hoạch, người quản lý dự án phải chú ý đến vấn đề rủi ro dù quy mô, tính chất hay chi phí quản lý dự án khác nhau. Người quản lý dự án cần lường trước được vấn đề này để kịp thời kiểm soát được trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Đây là kỹ năng quản lý dự án quan trọng mà bạn cần trau dồi, hoàn thiện liên tục trong quá trình làm việc. 

5. Kỹ năng quản lý nhóm

Kỹ năng quản lý dự án còn cần nhà quản lý phải biết cách quản lý nhóm hiệu quả, điều phối các cá nhân trong nhóm để kịp thời thúc đẩy tinh thần toàn đội, giao nhiệm vụ, giải quyết xung đột và đánh giá kết quả. Nhà quản lý giỏi là người biết cách truyền cảm hứng cho những người khác.

Quản lý đội nhóm là kỹ năng người quản lý cần trau dồi

III. Những năng lực quan trọng nhất của quản lý dự án

1. Nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc

Một kỹ năng quản lý dự án quan trọng là biết cách lưu trữ kết quả công việc khoa học. Công việc nên được lưu trữ dưới dạng văn bản, biểu đồ,... để công việc được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn. 

2. Chú ý ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc

Quản lý dự án là lên nội dung cho phần xây dựng kế hoạch, cách để thực hiện công việc được hiệu quả nhất, phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp nhất. 

Mối khi thực hiện xong một quy trình của dự án, người quản lý cần ghi chép lại những lưu ý để từ đó đưa ra được  những bài học về sau. Những kinh nghiệm đó sẽ là tài liệu vô giá giúp nhà quản lý không gặp vướng mắc tương tự với những dự án phía sau. 

3. Hãy liên lạc với đồng nghiệp thường xuyên

Một mình nhà quản lý không thể làm hết được tất cả mọi việc và bao quát được hết tình hình của dự án, họ phải nhờ đến các cộng sự. Chính vì vậy, liên lạc thường xuyên với đồng nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong việc quản lý dự án. 

Liên lạc với đồng nghiệp thường xuyên là kỹ năng quản lý dự án quan trọng 

Cách liên lạc với đồng đội tốt nhất chính là việc trao đổi thẳng thắn, tiếp xúc nhiều hơn và thường xuyên hỏi thăm họ trong cả công việc lẫn cuộc sống. Như vậy họ sẽ cảm thấy được sự quan tâm từ cấp cao nhất của mình - người dẫn dắt họ đến sự thành công của dự án. 

4. Luôn phải đảm bảo tiến độ công việc

Bên cạnh việc chú trọng đến từng chi tiết của dự án thì người quản lý cần có cái nhìn tổng quát, đánh giá toàn diện hiệu quả dự án để đảm bảo tiến độ công việc đề ra. 

5. Bình tĩnh trước mọi tình huống

Người quản lý dự án giỏi là người luôn giữ được bình tĩnh và kiểm soát tốt được mọi tình huống bất ngờ xảy ra trên cơ sở có đầy đủ thông tin của dự án. Người quản lý cũng cần đưa ra được những phương án dự phòng căn cứ vào thời gian hoàn thành dự án và nhân sự được phân công. 

6. Thích ứng nhanh với những thay đổi

Bình tĩnh là điều cần thiết nhưng chưa đủ, người quản lý giỏi còn là người thích ứng rất nhanh với môi trường làm việc và sự thay đổi từ dự án. Từ đó đưa ra được biện pháp kịp thời để giải quyết được công việc của dự án, đảm bảo sự thành công như mục tiêu đề ra ban đầu. Nếu người quản lý dự án không thích ứng nhanh thì công việc sẽ bị dồn lại và dự án không hoàn thành đúng theo kế hoạch. 

7. Có óc phân tích tốt

Phân tích tốt là điều bắt buộc đối với người quản lý dự án, kết quả dự án khi được phân tích sẽ giúp người quản lý phát huy được điểm mạnh, rút kinh nghiệm cho sai phạm để đưa ra được quyết định sáng suốt hơn trong tương lai. Tất cả điều đó đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và óc phân tích tốt.

8. Khả năng hoạch định rõ ràng

Đối với những dự án lớn, người đứng đầu bắt buộc phải trau dồi cho bản thân kỹ năng hoạch định dự án rõ ràng, đề ra được những chỉ tiêu cụ thể, phân bổ nguồn lực hợp lý… Mỗi một công việc sẽ liên quan đến nhau nên việc hoạch định rõ ràng sẽ giúp bạn không bị vướng mắc trong quá trình làm việc, không gây ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

IV. Một số trường hợp thường gặp đối với người làm quản lý dự án

1. Trường hợp các chủ đầu tư muốn trực tiếp quản lý dự án

Đây là trường hợp chủ đầu tư của dự án muốn tự tận dụng nguồn nhân lực sẵn có của mình, lập ra một đội để lên chiến lược và kế hoạch thực thi dự án. Với trường hợp này, nhóm quản lý dự án đó sẽ bị giải thể ngay khi dự án kết thúc và đạt kết quả tốt.

Chủ đầu tư muốn trực tiếp quản lý dự án

2. Trường hợp làm việc cho doanh nghiệp chuyên quản lý dự án

Với trường hợp này, người quản lý đang làm việc tại một tổ chức hoặc một doanh nghiệp chuyên về quản lý dự án. Chủ thầu sẽ thuê người quản lý này về, giao cho họ dự án và phải chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật cũng như đảm bảo đúng tiến độ, hiệu quả của dự án đề ra.

3. Trường hợp quản lý dự án của một nhà thầu được giao dự án từ một nhà thầu khác

Trường hợp này xảy ra khi chủ đầu tư của một nhà thầu giao dự án cho một nhà thầu khác, nhà thầu này sẽ lên kế hoạch, chiến lược và thực thi chiến lược. Nhà thầu này cũng phải đảm bảo được đúng tiến độ công việc được giao từ trước.

4. Trường hợp quản lý dự án làm việc trong tổ chuyên về thực thi chiến lược dự án

Trường hợp này lại hoàn toàn khác với trường hợp chủ đầu tư muốn trực tiếp quản lý dự án. Tại đây, một tổ chức hoặc doanh nghiệp của bên chủ thầu sẽ có riêng một ban quản lý dự án chuyên trách về lập kế hoạch, thực thi kế hoạch. Bộ phận này sẽ không bị giải thể sau mỗi dự án mà sẽ chịu trách nhiệm xuyên suốt mọi dự án của doanh nghiệp. 

5. Trường hợp quản lý dự án quản lý nhiều dự án cùng lúc

Với trường hợp này, người quản lý dự án phải là người biết cách tư duy, linh hoạt, thích ứng nhanh với công việc để đảm bảo được các dự án hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng đề ra. Người quản lý ở đây phải nắm vững được kiến thức chuyên môn, có nhiều kinh nghiệm trong nghề thì mới có thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. 

V. Kết luận

Người quản lý dự án giỏi là nhiều nắm trong tay rất nhiều kỹ năng và biết cách vận dụng những kỹ năng đó vào trong cuộc sống cũng như công việc. Hy vọng bài viết trên của 123job đã giúp bạn hình dung được phần nào những yêu cầu đối với một quản lý dự án. Chúc các bạn gặt hái được nhiều thành công trên con đường sự nghiệp.