Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc giúp bạn giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, mang lại kết quả như mong đợi. Hãy rèn luyện cho mình kỹ năng sắp xếp công việc để có thể quản lý và cải thiện tiến độ, năng suất công việc hiệu quả nhé

Với nhịp sống hiện đại, chắc hẳn với những áp lực công việc và cuộc sống sẽ khiến ai trong số chúng ta cũng sẽ không dưới một lần than vãn vì khi không đủ những thời gian để có thể quản lý và có thể hoàn thành hết thảy về công việc đã được giao. Nếu như chính bạn là người đang loay hoay trong một mớ áp lực này hãy rèn luyện đến cho mình những kỹ năng sắp xếp công việc mà 123job gợi ý ngay dưới đây để có thể quản lý và có thể cải thiện được những tiến độ, năng suất làm việc được một cách hiệu quả.

I. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì? 

Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc đó chính là quá trình khi để phân bổ về thời gian hợp lý để có thể thực hiện được những nhiệm vụ khác nhau ngay trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mỗi khi kỹ năng sắp xếp công việc quyết định rất lớn dẫn đến những năng lực hoàn thành tốt được công việc, thể hiện đến những trách nhiệm của mỗi người.

Một trong những thứ công bằng nhất trên ở cuộc đời này đó chính là thời gian. Bởi vì, mỗi ngày ai cũng đều có khoảng thời gian như nhau, không hơn không kém. Vậy cớ sao khi có cùng một khoảng thời gian đó, nhiều người lại có thể làm thêm được rất nhiều việc, ngược lại với số khác thường bị bối rối và than vãn vì không đủ số thời gian để có thể hoàn thành? Sự thực thì việc khác biệt sẽ không nằm ở chỗ lượng thời gian mà sẽ nằm ở cách mà mỗi người có kỹ năng sắp xếp công việc đó là như thế nào. Do vậy, việc để có thể sở hữu về những kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả cũng sẽ giúp cho bạn vừa có thể hoàn thành được công việc kịp thời vừa có thể quản lý thời gian một cách tối ưu nhất.

Xem thêm: Agenda là gì? Bí quyết tạo nên một agenda chuyên nghiệp

II. Những lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc

Những lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc

Những lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc

1. Kỹ năng sắp xếp công việc - Không bị loay hoay trước cả núi công việc

Đôi khi lượng công việc quá nhiều sẽ khiến cho bạn loay hoay sẽ không biết nên bắt đầu từ đâu, hay nên xử lý như thế nào, nên ưu tiên đến những nhiệm vụ nào trước và cần nên phân bổ thời gian để xử lý cho mỗi đầu việc ra sao? Tất cả với những điều này sẽ khiến cho bạn cảm thấy mình bị lúng túng và áp lực. Đây cũng chính là nguyên nhân khi khiến không ít người bị chán nản, thậm chí stress ngay trong công việc.

Tuy nhiên, khi bạn biết cách để có thể có kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả bạn làm chủ được mọi thứ, bạn sẽ nắm bắt được lộ trình rõ ràng cho từng mỗi các công việc cụ thể và cùng nhiệm vụ để cần hoàn thành mỗi ngày, thậm chí là nếu như sắp xếp tốt bạn còn sẽ có thể quản lý đến được những lộ trình dài hơn.

2. Kỹ năng sắp xếp công việc - Nâng cao hiệu quả công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc đó sẽ giúp cho bạn có thể làm chủ được trong công việc và cả thời gian. Với những người khi họ không biết cách để có kỹ năng sắp xếp công việc, họ sẽ luôn luôn rơi vào những tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, lúc này họ chỉ chăm chăm vào công việc hoàn thành đúng tiến độ thay vì chúng cần được tập trung vào hiệu quả. Ngược lại, những người khi có những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cần sắp xếp được những công việc họ luôn có thời gian để có thể nghiên cứu và tìm tòi đến những cách thức để nhằm nâng cao được năng suất và để có thể cải thiện thêm về chất lượng công việc một cách tối ưu nhất.

3. Kỹ năng sắp xếp công việc - Chủ động xử lý được các tình huống phát sinh

Khi bạn có một kế hoạch kỹ năng sắp xếp công việc cụ thể, với mọi những công việc đều được hoạch định một cách rất rõ ràng. Bạn cũng sẽ biết được về những việc nào cần được ưu tiên làm trước, những việc nào khi cần có sự phối hợp cùng với những bộ phận khác… từ đó sẽ có thể chủ động để có thể xử lý được những công việc kịp thời. Bên cạnh đó, nếu có các tình huống phát sinh và có những sự cố luôn là điều có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Việc để theo dõi và để bám sát được tới kế hoạch cụ thể sẽ giúp phát hiện thêm được những sự cố phát sinh, từ đó xử lý chúng một cách hiệu quả. Hoặc, bạn cũng sẽ có thể phán đoán được trước được những vấn đề khi có thể xảy ra để có thể chủ động kiểm soát được mọi thứ, hạn chế được những tối đa nhất mức độ ảnh hưởng.

4. Kỹ năng sắp xếp công việc - Nâng cao khả năng tập trung

Kỹ năng sắp xếp công việc khi sắp xếp công việc sẽ giúp cho bạn biết được những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, trong tháng hoặc trong năm, khi những nhiệm vụ đã được sắp xếp theo như trình tự của ưu tiên. Khi có được một kế hoạch của công việc với những mục tiêu và những deadline cụ thể, đó sẽ là động lực để có thể thúc đẩy bạn cần phải tập trung để có thể hoàn thành được công việc theo như đúng với tiến độ, tránh việc khi bị quá tải vào những thời điểm gần kết thúc hoặc khi lúc gần bàn giao.

5. Kỹ năng sắp xếp công việc - Có cơ hội thăng tiến cao hơn

Người có kỹ năng sắp xếp công việc sẽ thường là những người có tính kỷ luật cao và có tư duy tổ chức tốt. Đây rõ ràng đó là hai phẩm chất cần có của người làm quản lý. Một người khi có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để có thể sắp xếp công việc được tốt có thể không phải đó sẽ là người giữ những vị trí cao nhưng chắc chắn rằng với những người làm cấp quản lý họ cũng sẽ luôn kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sắp xếp cho những công việc hiệu quả. Khi bạn có thể chứng minh được đến những năng lực bản thân thông qua việc để xử lý công việc hiệu quả cùng với một bản lĩnh của người có khả năng để có thể tổ chức tốt đó sẽ là nền tảng để bạn để có thể thăng tiến được cao hơn trong sự nghiệp.

Xem thêm: Kỹ năng thuyết trình là gì? Các kỹ năng để giúp bạn thuyết trình thành công

III. Ý nghĩa của cách sắp xếp công việc hiệu quả

Ý nghĩa của cách sắp xếp công việc hiệu quả

Ý nghĩa của cách sắp xếp công việc hiệu quả

Mỗi một ngày thường chúng ta sẽ có rất nhiều những công việc khác nhau cần phải thực hiện và cần được hoàn thành. Và cùng với một khối lượng công việc đồ sộ thì sẽ có những cách sắp xếp công việc khoa học thực sự là điều rất cần thiết. Dựa vào những cách sắp xếp công việc khoa học, bạn cũng sẽ có được cho mình một vài những lộ trình với timeline và cùng với những công việc sẽ được ưu tiên để có thể thực hiện trước. Khi với mọi thứ đã được làm theo từng bước, “step by step” thì bạn cũng sẽ dễ dàng hơn trong công việc kiểm soát và để đảm bảo được tiến độ trong công việc mà mình cần thực hiện. 

Thực tế trong những công việc để một khối lượng công việc đó đồ sộ mà không có sự kỹ năng sắp xếp công việc hay không có sự phân loại sẽ khiến cho bạn trì trệ và cũng sẽ trở nên uể oải rất nhiều. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến trực tiếp tới hiệu quả và làm việc được một cách năng suất cũng như về kết quả công việc cuối cùng. Do vậy mà với những cách sắp xếp công việc khoa học đó sẽ là cách để có thể giúp bạn có thể giải quyết được một núi công việc của bản thân bạn trong thời gian nhanh nhất có thể mà cũng sẽ vẫn đảm bảo được sự hiệu quả cần có.

Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả - Bước đầu tiến đến thành công

IV. Cách sắp xếp công việc hiệu quả như thế nào? 

Cách sắp xếp công việc hiệu quả như thế nào? 

Cách sắp xếp công việc hiệu quả như thế nào? 

Ý nghĩa quan trọng trong cách sắp xếp công việc khoa học là gì? Ngay sau đây sẽ là những cách để có thể sắp xếp được những công việc hiệu quả mà bạn có thể tham khảo nhé

1. Kỹ năng sắp xếp công việc - Ghi ra danh sách những công việc cần phải làm

Điều đầu tiên ngay trong việc kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả đó chính là bạn cần phải biết được rằng mình sẽ cần phải làm được những công việc gì. Hãy cùng ghi ra được một list đến công việc mà bạn cần làm trong ngày hay ngay trong tuần đó.  

Việc khi ghi ra sẽ có thể giúp cho bạn biết được về khối lượng công việc bạn cần thực hiện ra sao cùng với đó chính sẽ là tránh cho những việc bỏ sót đến một công việc nào đó mà khi bạn đã vô tình quên mất. Ghi đến công việc cùng với mốc thời gian cụ thể cho từng mỗi công việc cũng sẽ giúp cho bạn giải quyết được từng bài toán công việc này một cách dễ dàng và được suôn sẻ hơn rất nhiều. Việc như bị rối như tơ vò vì lẫn lộn những công việc với nhau cũng sẽ giảm thiểu được một cách đáng kể

2. Kỹ năng sắp xếp công việc - Để các ghi chú ở những nơi dễ dàng nhìn thấy

Việc bạn note lại đến những ghi chú, hay những công việc được một cách cẩn thận nhưng sẽ lại để ở những nơi khó nhìn thì với mọi sự chuẩn bị của bạn đó sẽ trở nên công cốc. Thay vào đó, bạn hãy để ở những địa điểm mà khi bạn có thể nhìn thấy được một cách dễ dàng nhất để có thể đảm bảo rằng bạn có thể nhìn thấy và để chú ý được ngay lập tức. Ngoài ra bạn cũng sẽ có thể cài một vài app nhắc nhở để không bị lãng quên hay sẽ không bỏ sót công việc. Một điều mà khi bạn cần làm đã hoàn thành xong một đầu mục đó chính là việc bạn nên đánh dấu lại. Cách này cũng sẽ giúp cho bạn kiểm soát được về khối lượng của công việc như đã thực hiện và lượng công việc đó còn tồn lại là bao nhiêu. 

3. Kỹ năng sắp xếp công việc - Luôn giữ sự tập trung trong quá trình làm việc 

Sự tập trung đó chính là yếu tố vô cùng quan trọng và cũng là yếu tố mang tính quyết định tới việc liệu bạn sẽ có hoàn thành được công việc theo như đúng với thời gian đã đề được ra hay không. Thực tế thì với mỗi người có thể sẽ có khoảng thời gian làm việc là khác nhau. Tuy nhiên, cùng với sự tập trung chính đó sẽ là cách để có thể giúp cho bạn hoàn thành được những công việc hiệu quả cho có dù thời gian ít hơn. Việc khi xao nhãng sẽ chỉ khiến cho bạn trì trệ và sẽ kéo dài đến công việc của mình thay vì bạn tập trung toàn bộ để có thể hoàn thành được nó. Hơn hết, mỗi khi tập trung thì bạn cũng sẽ có thể tư duy được tốt hơn, logic hơn và cũng được hiệu quả hơn rất nhiều. Điều này sẽ giúp cho những kết quả công việc sẽ được đảm bảo về chất lượng hơn

4. Kỹ năng sắp xếp công việc - Dành thời gian để nghỉ ngơi

Việc khi hoạt động quá nhiều sẽ khiến cho cơ thể của bạn mệt mỏi và khi xuống sức. Chính vì vậy, để có thể làm tốt được các công việc còn lại thì bạn cũng sẽ cần có cho mình được một khoảng thời gian ngắn để có thể nghỉ ngơi. Thời gian đó nghỉ có thể chỉ từ 15 - 20 phút. Thế nhưng, phút giây khi ngắn ngủi đó cũng đủ để bạn có thể refresh lại được tinh thần và cả năng lượng để có thể bắt đầu cho những việc chiến đấu cùng với công việc

Bạn hay làm việc cật lực như một cỗ máy đó sẽ là điều không thực sự có thể khuyến khích. Bởi với điều này sẽ không chỉ khiến cho bạn hao tổn sức lực mà còn về những chất lượng của công việc khi chưa chắc đã được đảm bảo. Chưa kể đến những trường hợp khi năng suất làm việc của bạn cũng sẽ bị giảm dần theo như dòng thời gian. Vì thế,cho dù đó có là thời gian ngắn ngủi thì bạn cũng nên đến dành ít nhất đó là 10 phút để cho não và cho cơ thể nghỉ ngơi.

5. Kỹ năng sắp xếp công việc - So sánh tiến độ công việc của bản thân

Trong những quá trình khi để có thể kỹ năng sắp xếp công việc với một list những đầu việc cần làm thì bạn sẽ cần phải ghi chú đến thời gian ở bên cạnh. Điều này cũng sẽ giúp cho bạn biết được mỗi một công việc đó sẽ được thực hiện ngay trong bao lâu. Và đây cũng chính là những điều mà bạn cần phải so sánh và cần phải chú ý cho mình. Sau khi đã hoàn thành được bất kỳ một công việc nào đó bạn cùng hãy xem lại đến thời gian mà mình đã dành ra để có thể hoàn thiện đó sẽ là bao nhiêu. Sau đó việc khi đối chiếu với những thời gian dự tính cho công việc đó để biết được tiến độ công việc của bản thân. Liệu bạn có đang làm đúng như tiến độ, nhanh tiến độ hay chậm tiến độ. Việc so sánh như vậy sẽ giúp bạn có thể biết được đều mà bạn đang ở mức nào và cần để điều chỉnh ra sao để có thể hoàn thành được công việc theo như đúng với dự định nhất có thể.

6. Kỹ năng sắp xếp công việc - Chăm sóc sức khỏe tốt

Chăm sóc sức khỏe tốt cũng chính là một những việc mà bạn cần phải làm để có thể hoàn thành được và kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả. Chỉ khi bạn đang có một sức khỏe tốt thì bạn sẽ mới có đủ sức khỏe để có thể hoàn thành tốt được công việc của mình. Có sức khỏe bạn mới đủ sức để có thể thực hiện được công việc một cách tốt nhất, chính vì vậy bạn cũng nên cần phải biết được những cách chăm sóc đến sức khỏe của mình. Hãy ăn đúng bữa, ngủ đủ giấc và luôn có một thời gian biểu hợp lý để có được một sức khỏe thật tốt. Bạn cần phải học cách lắng nghe đến cơ thể mình, thường xuyên tập luyện thể dụng thể thao để có được một sức khỏe thật dồi dào.

7. Kỹ năng sắp xếp công việc - Tận dụng thời gian trống

Mỗi ngày bạn sẽ có 24h để có thể giải quyết được các công việc của bản thân, có những khoảng thời gian sẽ bất di, bất dịch bạn cần phải dành cho nhưng nhưng vẫn còn rất nhiều những khoảng thời gian trống, thời gian sẽ chết nếu bạn biết đến cách để sử dụng được nó bạn sẽ có được những cách sắp xếp công việc khoa học. Ví dụ như việc bạn đang có những khoảnG thời gian từ 15 đến 20 phút ngồi xe đến địa điểm làm việc hoặc trong học tập. Nếu như bạn không phải điều khiển những phương tiện giao thông thì bạn sẽ chỉ có thể tận dụng được những thời gian đó để thực hiện một những số công việc ngay trong danh sách mà bạn phải làm việc ngay ngày hôm đó. Nó cũng sẽ giúp cho bạn bớt đi một đầu việc. Đây cũng chính là một trong những cách để có thể giúp bạn có thêm được nhiều thời gian để có thể thực hiện thêm nhiều những công việc khác.

8. Kỹ năng sắp xếp công việc - Xác định việc làm ưu tiên

Ngoài việc những cách sắp xếp công việc khoa học trên thì bạn cũng cần lưu ý đến điểm sau đây: Xác định được việc làm ưu tiên để có thể thực hiện về làm trước, đây sẽ là cách để giúp bạn hoàn thành được tốt công việc quan trọng. Hãy ưu tiên đến những công việc mà bạn cảm thấy nó quan trọng, nó sẽ tốn đến nhiều thời gian để làm nhiều thời gian cho những công việc không quan trọng. Trên đây chính là một số cách sắp xếp công việc khoa học được hiệu quả bạn có thể tham khảo để có thêm có thể thực hiện tốt  đến những công việc của bản thân mang sẽ đến được nhiều lợi ích. trước trách việc dành quá kinh nghiệm và hiểu biết để.

Xem thêm: Phương pháp học tập hiệu quả bằng sơ đồ tư duy (mindmap)

V. Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, những bạn trẻ đã có thể tích lũy cho mình được tuýp kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cần thiết để quản lý công việc và trong cuộc sống một cách hiệu quả. Hãy cùng dành cơ hội để thực hành đến những kỹ năng sắp xếp công việc ngay trong công việc của mình mỗi ngày bằng việc bạn hãy ứng tuyển những việc làm hấp dẫn tại 123job ngay hôm nay nhé.