Mẫu KPI bộ phận sản xuất thông dụng nhất dành cho các doanh nghiệp

KPI bộ phận sản xuất có gì khác biệt với KPI các phòng ban khác? Bạn đã nắm rõ những tiêu chí cần thiết của hệ thống đánh giá KPI bộ phận sản xuất? Hãy cùng 123job tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây.

Để giúp các doanh nghiệp giảm thiểu sai sót có trong sản xuất đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận thì việc xây dựng hệ thống đánh giá KPI cho từng bộ phận là rất cần thiết. Tùy từng bộ phận, lĩnh vực sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng những chỉ số KPI bộ phận sản xuất khác nhau phù hợp với từng vị trí công việc. 

Đối với chỉ số KPI bộ phận sản xuất, những chỉ số quan trọng cần có là số lượng sản phẩm lỗi, quản lý đơn hàng, bảo trì... Đối với mỗi chỉ tiêu doanh nghiệp đều cần phải nêu ra cụ thể từng nội dung trong hệ thống KPI bộ phận sản xuất và các đầu mục nhỏ đi kèm. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số KPI bộ phận sản xuất và những chỉ tiêu cần có trong hệ thống KPI bộ phận sản xuất này.

I. KPI bộ phận sản xuất là gì? 

KPI bộ phận sản xuất là gì?

Mẫu KPI bộ phận sản xuất là những chỉ số dùng để đánh giá quy trình làm việc và đồng thời được sử dụng để đo lường độ hiệu quả của mục tiêu đã được doanh nghiệp xác định từ trước. Các doanh nghiệp dùng hệ thống KPI bộ phận sản xuất để vừa cụ thể hóa mục tiêu, vừa thay đổi cách quản lý theo truyền thống đã lỗi thời.  

II. Mục đích của việc thiết lập KPI cho bộ phận sản xuất

Mục đích thiết lập KPI bộ phận sản xuất

Việc đo lường chỉ số KPI bộ phận sản xuất đối với mỗi doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng. Qua việc thiết lập và đo lường các chỉ số KPI bộ phận sản xuất như số lượng hàng hóa, quản lý đơn hàng,... giúp doanh nghiệp đánh giá được kết quả công việc trong từng giai đoạn bằng hệ thống KPI bộ phận sản xuất và đồng thời phát hiện ra những lỗi trong quy trình sản xuất, từ đó khắc phục hậu quả và phát triển sản phẩm với hiệu suất cao nhất. 

III. Chỉ số KPI của bộ phận sản xuất 

Chỉ số KPI bộ phận sản xuất

1. Chỉ số KPI sản phẩm lỗi

1.1. Tỷ lệ phải làm lại – rework

Tỷ lệ phải làm lại (rework) là số lượng sản phẩm làm hư phải sửa lại theo quy chuẩn. Tỷ lệ này là KPI cho nhân viên sản xuất phản ánh thời gian mất mát của công ty do công nhân phải làm lại sản phẩm, công đoạn.

Các loại tỷ lệ làm lại:

• Tỷ lệ làm lại của các công nhân trong một bộ phận.
  • Tỷ lệ này phản ảnh tay nghề của công nhân hay mức độ cẩn thận của từng công nhân.
  • Có những công nhân năng suất rất cao nhưng tỷ lệ làm lại cũng rất cao.
• Tỷ lệ làm lại của cả một bộ phận:
  • Sử dụng tỷ lệ này để biết mức độ hàng phải làm lại và khả năng quản lý của trưởng bộ phận đó.
• Tỷ lệ làm lại của các bộ phận so sánh với nhau.
  • Tỷ lệ này so sánh tỷ lệ làm lại giữa các bộ phận, bạn không phải so sánh về mặt giá trị mà bạn chỉ cần so sánh về mặt số lượng.
• Tỷ lệ làm lại của toàn công ty.
• Số tiền bị mất do phải làm lại.
  • Thời gian mất mát do phải làm lại sản phẩm bao gồm thời gian đã làm sản phẩm + thời gian phải làm + thời gian chuẩn bị - thời gian chuẩn.
  • Bạn nhân thời gian với năng suất * đơn giá để ra hao phí về mặt giá trị tiền. Bạn có thể so sánh giữa các cá nhân và bộ phận với nhau.

1.2. Tỷ lệ hàng hư

Tỷ lệ hàng hư là KPI cho nhân viên sản xuất phản ảnh toàn bộ các sản phẩm bị hư do bộ phận hoặc cá nhân đó làm ra.

• Tỷ lệ hàng hư cá nhân
  • Tỷ lệ hàng hư của cá nhân có thể tính theo công đoạn hay sản phẩm.
  • Bạn nên có một chính sách thưởng/phạt để khuyến khích giảm và phạt tăng đối với tỷ lệ này. Ví dụ: bạn tính từng tỷ lệ bạn sẽ có mức thưởng tương ứng với số tiền bạn thu được do giảm tỷ lệ hàng hư. Công ty bạn tỷ lệ hàng hư là 3 %, vậy nếu 2 % thì nhân viên được 1 % * số lượng hàng * đơn giá * tỷ lệ thưởng (ví dụ là 15 %). Tất nhiên, bạn cần đưa ra một con số đủ hấp dẫn công nhân.
• Tỷ lệ hàng hư bộ phận
  • Bằng tổng số lượng hư/ tổng số lượng sản phẩm/order.
  • Bạn có thể tạo chính sách thưởng phạt như phần trên. 

Tải ngay mẫu KPI bộ phận sản xuất sản phẩm lỗi tại đây.

2. Chỉ số KPI quản lý đơn hàng

2.1. Giá trị order tối thiểu:

Giá trị order tối thiểu là mức giá tối thiểu mà tại đó bạn mới ký đơn hàng để đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận đặt ra. Bạn nên kiểm tra thường xuyên tỷ lệ này hàng tháng để nắm được các trường hợp order có số lượng dưới mức yêu cầu và lúc này cần yêu cầu bộ phận ký order phải giải trình.

2.2. Giá trị trung bình của các order

Được tính bằng tổng giá trị/tổng số order. Chỉ số này cho biết một khách hàng có số lượng order lớn hơn hay nhỏ hơn số lượng order trung bình.

2.3. Doanh số/khách hàng

Bạn có thể nắm được những khách hàng tiềm năng chiếm nhiều doanh số nhất thông qua chỉ số này và qua đó bạn cần phải tập trung nỗ lực chăm sóc đối tượng khách hàng này.

2.4. Tỷ lệ lợi nhuận/ từng order

Qua chỉ số này, bạn sẽ biết bạn đã sử dụng những loại chi phí nào và những chi phí nào có khả năng cải tiến được và phân bổ trách nhiệm cho bộ phận nào. 

2.5. Tỷ lệ lợi nhuận trên từng khách hàng:

Thông qua việc tổng hợp tỷ lệ lợi nhuận trên từng khách hàng, bạn sẽ nắm bắt được tệp khách hàng đang tạo ra nhiều lợi nhuận nhất cho bạn. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý những lỗi có thể xảy ra trong quá trình tổng hợp dẫn đến thu lại kết quả sai lệch so với thực tế. 

Tải ngay mẫu KPI bộ phận sản xuất quản lý đơn hàng tại đây.

3. Chỉ số KPI bảo trì

3.1. Số lần không phục vụ được:

Công thức = số lần không phục vụ được/tổng số lần phục vụ hoặc là tổng số lần không phục vụ được (nếu bạn không đo lường được tổng số lần phục vụ).

Chỉ số này cho biết mức độ đáp ứng yêu cầu của bộ phận bảo trì và qua đó bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân của việc này và phương hướng giải quyết hậu quả. 

3.2. Số lần không sửa chữa được:

Công thức = số lần không sửa chữa được /tổng số lần phục vụ hoặc đơn thuần là tổng số lần không sửa chữa được (nếu bạn không đo lường được tổng số lần phục vụ).

Nguyên nhân của việc không sửa được hầu hết là do máy quá cũ, do tay nghề, do thiếu dụng cụ… Bạn cũng cần lưu ý để có thể thay thế kịp thời. 

3.3. Chỉ số hiệu quả hoạt động bảo trì:

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả bảo trì bao gồm: phản ứng nhanh chóng hay không, sửa tốt hay không, sửa nhanh hay không?... Với mỗi trường hợp, bạn cần đưa ra trọng số xem trường hợp đó thuộc trường hợp sửa chữa nào? Bình thường, khó hay rất khó…
Có hai cách đánh giá thường được áp dụng là đánh giá định kỳ và đánh giá ngay sau khi thực hiện. Việc đánh giá ngay sau khi thực hiện sẽ có hiệu quả hơn nhưng đồng thời sẽ tiêu tốn thời gian và tiền bạc hơn.

3.4. Chỉ số chi phí:

Chi phí để bảo trì các máy móc, vật dụng trong bộ phận sản xuất là vô cùng quan trọng để duy trì cho máy móc vận hành. Bạn có thể xây dựng các định mức chi cho loại chi phí này. 

Tải ngay mẫu KPI bộ phận sản xuất bảo trì tại đây. 

4. Chỉ số KPI năng suất

4.1. Năng suất bởi đơn hàng:

KPI bộ phận sản xuất năng suất bởi đơn hàng sẽ được tính theo từng đơn hàng với mục đích so sánh các đơn hàng và tìm ra nguyên nhân việc việc năng suất cao và thấp khác nhau tại từng đơn hàng. 

4.2. Năng suất theo cá nhân:

Năng suất theo cá nhân là KPI cho nhân viên sản xuất phản ánh số lượng sản phẩm của mỗi cá nhân làm trong một đơn vị thời gian. Thông qua chỉ tiêu này trong hệ thống KPI bộ phận sản xuất, bạn sẽ nắm được công nhân nào làm việc hiệu quả.

Lưu ý: chỉ số này chỉ đánh giá về số lượng sản phẩm đạt chất lượng. Do vậy, vẫn có những công nhân vừa đạt năng suất cao vừa có tỷ lệ hàng hư hại cao, thậm chí cao hơn rất nhiều. 

4.3. Năng suất theo bộ phận:

Năng suất theo bộ phận là KPI cho nhân viên sản xuất được tính theo số sản phẩm bộ phận đó theo thời gian được cá nhân hoặc cả bộ phận làm ra. Chỉ số KPI bộ phận sản xuất này là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả làm việc của các bộ phận và người quản lý bộ phận đó.

4.4. So sánh năng suất:

So sánh năng suất thuộc KPI cho nhân viên sản xuất giúp bạn biết mình đang đứng ở đâu trên thị trường và từ đó tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.

Những góc độ bạn có thể sử dụng để so sánh năng suất:
- Giữa các cá nhân với nhau.
- Giữa các bộ phận với nhau.
- Giữa công ty với các đơn vị trong ngành và các công ty khác trên thế giới.

Tải ngay mẫu KPI bộ phận sản xuất năng suất tại đây.

IV. Mẫu KPI nhân viên sản xuất

1. Mẫu KPI Trưởng ca sản xuất

2. Mẫu KPI Công nhân sản xuất

V. Làm sao để cải thiện năng suất lao động sau khi có kết quả KPI bộ phận sản xuất?

Dưới đây là 4 ý tưởng để giúp bạn quản lý và cải thiện hiệu suất của nhân viên sản xuất trong tổ chức của bạn.

1. Truyền đạt kỳ vọng rõ ràng: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ về sự phân công công việc. Nếu nhân viên có thể giải thích các mục tiêu bằng lời nói của họ, đó là một cơ hội tốt để họ biết phải làm gì và làm thế nào để hoàn thành nó.

2. Hãy chắc chắn rằng chỉ số đánh giá KPI là phù hợp: Đánh giá thường xuyên và kịp thời đảm bảo nhân viên sản xuất luôn biết yêu cầu và trách nhiệm công việc của họ. Thực hiện đánh giá KPI thường xuyên cũng giúp giữ được các mục tiêu kế hoạch đề ra.

3. Cải thiện tinh thần nhân viên: Nhân viên thực hiện công việc tốt hơn khi họ hài lòng với lợi ích từ công việc của họ. Xem lại những thứ như: môi trường làm việc, lợi ích, mức lương thưởng, sự hiểu biết của nhân viên về sứ mệnh và tầm nhìn công ty. 

4. Đảm bảo sử dụng đúng công nghệ sản xuất: Thực hiện các nền tảng công nghệ thúc đẩy hiệu suất sản xuất của nhân viên hiệu quả. Công nghệ rất quan trọng trong các hoạt động sản xuất hiện nay. Thành công của doanh nghiệp là khi áp dụng đúng các quy trình công nghệ sản xuất phù hợp.

VI. Kết luận 

Trên đây là những chia sẻ của 123job về mẫu KPI nhân viên sản xuất mới nhất, những tiêu chí đánh giá dành riêng cho nhân viên sản xuất. Bên cạnh đó sau khi có kết quả đánh giá KPI, người quản lý cần quan tâm hơn nữa đến việc cải thiện và nâng cao năng suất cho nhân viên của mình. Mẫu KPI vừa là căn cứ để đánh giá công việc vừa là thống kế để điều chỉnh khối lượng công việc.