KPIs là gì ? Xây dựng chỉ số KPI như thế nào cho hiệu quả?

KPIs là gì và tầm quan trọng của việc áp dụng KPIs để đánh giá hiệu suất công việc là gì? KPIs đang giúp đỡ nhân viên và ban quản lý doanh nghiệp đánh giá được công việc của doanh nghiệp.

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng KPIs trong quá trình lên kế hoạch làm việc cũng như đánh giá hiệu suất công việc trong của từng cá nhân. Vậy KPIs là gì? Tại sao doanh nghiệp áp dụng KPIs cho nhân viên trong quá trình làm việc.

I. KPIs là gì?

KPIs được viết tắt bởi Key Performance Indicator được xem là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Chỉ số KPIs được áp dụng trong doanh nghiệp nhằm đánh giá hiệu suất cũng như mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên trong công ty. 

Các nhà quản lý công ty sẽ thông qua chỉ số KPIs là gì để xác định kết quả kinh doanh của từng chức danh và từ mức độ hoàn thành KPIs, doanh nghiệp sẽ đưa ra được chế độ thưởng phạt rõ ràng cho từng cá nhân. 

KPIs là gì

Nhiều doanh nghiệp coi KPIs như một chỉ số nhằm đánh giá sức khỏe của doanh nghiệp, thông qua chỉ số để xem xét và lên kế hoạch làm việc cho doanh nghiệp và cả nhân viên. Mô tả công việc mà doanh nghiệp đang thực hiện như thế nào, hiệu suất làm việc cao hay thấp, nhân viên liệu có đang làm tốt công việc của mình chưa. Nhận biết “bệnh” của doanh nghiệp, ban quản lý mới có thể đưa ra được biện pháp cải thiện tình hình và xác định kết quả kinh doanh.

Vai trò của KPIs với nhân viên cũng quan trọng không kém so với chủ doanh nghiệp. KPIs là gì không chỉ giúp cho nhân viên nhận biết được mức độ hoàn thành công việc trong kế hoạch làm việc của cá nhân mà khi nhận biết được tiến độ của công việc, nhân viên sẽ tìm ra cách để cải thiện hiệu quả công việc.

Khi hiểu được rõ KPIs là gì và cách áp dụng KPIs vào doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ phân chia được mức độ áp dụng KPIs cho từng chức vụ và từng cấp bậc khác nhau. Khi áp dụng KPIs cho những vị trí cấp cao thì sẽ tập trung chủ yếu vào mục tiêu KPI chung của toàn doanh nghiệp đi kèm với những con số cụ thể. Còn đối với những vị trí thấp thì việc áp dụng KPIs sẽ được dùng để sử dụng cho hệ thống, quy trình để xác định kết quả kinh doanh tại từng thời điểm.

Để xây dựng và triển khai một hệ thống KPIs hiệu quả thì cần phải tuân theo quy tắc SMART để đánh giá toàn bộ công việc:
S - Specific: Mục tiêu phải cụ thể và chi tiết để nhân viên hình dung được họ phải làm gì và kết quả mà họ phải đạt được. 
M - Measurable: Những con số đo lường được là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp theo dõi tiến trình trong kế hoạch làm việc.
A - Atainable: Doanh nghiệp cần biết mục tiêu này liệu có khả thi hay không vì doanh thu hiện tại 5.000.000 sẽ không thể nào tăng lên 50.000.000 trong vòng 1 tuần. 
R - Realistic: Nếu mục tiêu khả thi thì yếu tố tiếp theo cần đánh giá là mức độ thực tế của nó, tình hình thực tế cũng sẽ ảnh hưởng không ít đến mức độ hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
T -  Timebound: Mục tiêu sẽ được thực hiện và hoàn thành trong thời gian bao lâu, 1 tháng - 3 tháng - 1 năm, deadline là thước đo để doanh ghiệp xác định kết quả kinh doanh có đạt được theo tiến độ hay không.

Hệ thống KPIs là gì

Chỉ số KPIs sẽ dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp để doanh nghiệp không bị lạc hướng trong kế hoạch làm việc. Sứ mệnh và định hướng phát triển của doanh nghiệp sẽ không trường tồn theo thời gian nếu như ban quản lý không cập nhật và theo dõi liên tục. Vậy nên nếu chỉ quan tâm đến KPIs là gì mà không kết nối KPIs và mục tiêu thì sẽ không  tạo được sự đồng nhất trong quản lý kế hoạch làm việc và hành động. 

II. Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau

Một doanh nghiệp được hình thành từ nhiều hoạt động khác nhau, tùy thuộc vào tính chất công việc thì doanh nghiệp sẽ áp dụng các loại KPIs khác nhau để xác định kết quả kinh doanh hiệu quả hơn.

2.1 Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output

Hệ thống KPI tập trung đầu ra - KPI output là một hệ thống quen thuộc với những chuyên viên nhân sự vì hệ thống này cho phép hoàn thành công tác đánh giá nhanh và vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên điểm yếu của KPI output chính là sự cập nhật tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh không tốt và điều này sẽ không khuyến khích được sự phát triển. 

2.2 Hệ thống KPI hành vi – behavior

Hệ thống KPI behavior khá thích hợp với những vị trí đầu ra khó lượng hóa. Ví dụ như những chuyên viên dịch vụ khách hàng, ở vị trí này, các hành vi như chăm chỉ làm việc, cẩn thận được xem là yếu tố tiên quyết để đảm bảo đầu ra cho vị trí làm việc này. 

Các loại KPIs là gì

2.3 Hệ thống KPI năng lực – competencies

Hệ thống KPI năng lực thường được sử dụng trong trường hợp chú trọng vào khả năng của nhân viên, tập trung tuyệt đối vào nguyên nhân thay vì xác định kết quả kinh doanh. Những chuyên viên nhân sự thường cân nhắc áp dụng hệ thống KPI cho từng nhân viên cụ thể trong mỗi hoàn cảnh khác nhau. Việc điều chỉnh KPI cho từng vị trí công việc thích hợp với từng môi trường kinh doanh sẽ đưa doanh nghiệp đến những kết quả kinh doanh ngoài mong đợi.

III. Tại sao KPIs lại quan trọng?

Vai trò của KPIs là gì - liệu rằng việc áp dụng KPIs vào doanh nghiệp có cần thiết hay không? Nếu không sử dụng KPI thì doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp nào để đánh giá hay đo lường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp hay không? Nếu không thật sự hiểu được ý nghĩa của KPIs là gì thì việc áp dụng KPIs có thể sẽ không mang lại kết quả như mong muốn. 

3.1 Đo lường mục tiêu của bạn

Chuyên viên nhân sự nên xem xét kỹ việc coi KPIs như mục tiêu của công ty vì đây chỉ là phương pháp để đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu đã đề ra. Ví dụ, nếu mục tiêu của doanh nghiệp là tăng trưởng 120% so với năm trước thì ý nghĩa chính của KPIs là gì chính là cách để các nhân viên kinh doanh có thể đạt được mục tiêu trên.

Một doanh nghiệp nắm bắt được vai trò quan trọng của KPIs là gì sẽ chỉ ra được tình hình hiện tại của một đội ngũ bán hàng nếu như họ chỉ đạt được 30% doanh số kỳ vọng. Từ đó, các nhà quản lý sẽ thông qua đó và giúp đội bán hàng nhận thức được lý do và tình hình không đạt được mục tiêu tại thời điểm hiện tại. 

Vai trò của KPIs là gì?

Khi hiểu được cách áp dụng KPIs là gì để đo lường mục tiêu sẽ giúp cho mỗi cá nhân trong công ty có thể nhận thấy được mình đang ở đâu, còn thiếu sót kỹ năng gì và làm sao để đạt được mục tiêu. Khi nhìn nhận được khả năng của bản thân thì họ mới có thể tìm ra cách đi cụ thể và hiệu quả nhất.

3.2 Tạo ra môi trường học hỏi

Khi áp dụng KPIs vào việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tạo ra một môi trường học hỏi lẫn nhau giữa các cá nhân nhằm thúc đẩy sự phát triển từ nội tâm. Khi làm việc và nhận thấy những điểm không thuận lợi trong KPIs là gì, cá nhân đó hoặc tổ chức đó có quyền được thảo luận để đưa ra những giải pháp tốt nhất cho mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, nhiều trường hợp, KPIs sẽ được điều chỉnh khi cần thiết nếu như trong quá trình phân tích các thiết lập KPI và phát hiện vấn đề không hợp lý.

Môi trường học hỏi khi áp dụng KPIs là gì

Nếu phòng nhân sự có thể tận dụng KPIs hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp thì có thể tạo nên sự cạnh tranh lành mạnh giữa các phòng ban và nhân viên. Sự cạnh tranh lành mạnh giúp cho nhân viên có thể tự học hỏi, cải thiện và phát triển năng lực một cách lâu dài hơn. Vậy cuối cùng, nhân sự đã tận dụng được KPIs để tự thúc đẩy môi trường học hỏi giữa các nhân viên trong công ty. 

3.3 Tiếp nhận các thông tin quan trọng

Nếu nhân sự đầu tư vào việc tìm hiểu KPIs là gì thì việc áp dụng KPIs sẽ mang lại kết quả kỳ vọng cho doanh nghiệp. KPIs của một doanh nghiệp chính là một bức tranh toàn cảnh về những mục tiêu của doanh nghiệp và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty. 

Từ những dữ liệu trên, doanh nghiệp có thể so sánh và nhận biết lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp với những đối thủ cạnh tranh trên thị trường. KPIs là gì có thể được doanh nghiệp công bố trên website chính thức của công ty như một cam kết hành động để người tiêu dùng làm chứng với những hoạt động trên. 

Vai trò của KPIs là gì khi cạnh tranh

3.4 Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều sẽ được đánh giá KPIs một cách chi tiết và rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc trong công ty. Ví dụ nếu có một nhân viên thường xuyên đi trễ, nếu phòng nhân sự không có số liệu về số lần đi trễ, số lần cảnh cáo thì sẽ không chứng minh được hiệu suất làm việc kém của nhân viên. Vì vậy để đánh giá một nhân viên, phòng nhân sự phải thật sự hiểu và đánh giá KPIs cẩn thận để tạo được động lực khuyến khích tinh thần trách nhiệm trong mỗi người lao động.

3.5 Nâng cao nhuệ khí

Trong quá trình làm việc thì động lực làm việc của nhân viên kết hợp với sự hài lòng với công việc sẽ nâng cao được hiệu suất và văn hóa của công ty. Chỉ cần một lần đạt được mục tiêu thì sẽ tạo được niềm tin vững chắc trong lòng nhân viên rằng họ có thể làm được, mục tiêu này thật sự không xa vời như họ nghĩ.

Bất cứ nhân viên nào cũng mong muốn nhận được những báo cáo tích cực thay vì những lời trách mắng về sự thiếu năng suất làm việc, những con số tích cực tác động đến động lực làm việc của nhân viên. 

Một hệ thống KPIs tốt cần có sự tương tác giữa cấp quản lý và cấp nhân viên nhằm cải thiện kết quả của toàn hệ thống. Khi có được sự tương tác, quản lý có thể theo dõi tiến độ của nhân viên và nhận thông tin phản hồi để tăng mức độ hài lòng của công việc và mục tiêu quý tới. 

IV. Những yếu tố ảnh hưởng đến KPIs là gì?

KPIs là gì được nhân sự quan tâm trước khi áp dụng trực tiếp vào các hoạt động của doanh nghiệp. Vậy phòng nhân sự sẽ dựa trên những quy tắc hay yếu tố nào để xác định KPIs cho doanh nghiệp và cho từng cá nhân. 

4.1 Vị trí công việc

Đây là một trong những yếu tố cốt lõi đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định tỷ lệ của 3 hệ thống KPIs. Tùy vào vị trí công việc và đặc thù công việc mà chuyên viên nhân sự sẽ chọn một hệ thống KPIs phù hợp để áp dụng cho vị trí này. 

Ví dụ như đối với chuyên viên nghiên cứu thị trường R&D sẽ không áp dụng hệ thống KPIs đầu ra vì nghiên cứu này có tính rủi ro cao. Nếu áp dụng KPIs output sẽ tạo ra áp lực vô hình cho vị trí công việc này. Hệ thống KPIs output sẽ phù hợp hơn với vị trí giám sát bán hàng. Còn hệ thống KPIs năng lực lại phù hợp với giới trẻ nhiều hơn. 

4.2 Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh sẽ tác động trực tiếp đến hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một doanh nghiệp khi họ đã lên được chiến lược dài hạn và bền vững, họ sẽ có chỉ số đánh ra KPIs và thực hiện hành vi nhiều hơn với những doanh nghiệp không có sự chuẩn bị sẵn trong mô tả công việc.

Những yếu tố ảnh hưởng KPIs là gì

Một chiến lược kinh doanh hiệu quả sẽ được đo lường từ mục tiêu bao quát tới những con số cụ thể. Từ mục tiêu ngắn hạn, doanh nghiệp sẽ kết nối và phát triển nhiều chiến lược ngắn hạn tạo thành một chiến lược kinh doanh dài hạn. Nhân viên từ đó cũng có thể chia nhỏ KPIs theo thời gian và theo từng chiến lược để mô tả công việc được hiệu quả hơn.

4.3 Áp lực môi trường kinh doanh

Có nhiều nhân viên thật sự rất hoang mang và lo sợ khi nhắc tới KPIs. Tuy nhiên, đây cũng là một hệ thống có thể nâng cao khả năng cạnh tranh giữa các nhân viên để phát huy hết năng lực của mình.

Không phải tất cả nhân viên đều biết rõ ý nghĩa thật sự của KPIs là gì. Nhân viên khi không được truyền đạt ý nghĩa thật sự của KPIs là gì thì sẽ cảm thấy lo sợ và áp lực nặng nề khi áp dụng KPIs. Áp lực KPIs sẽ có thể phát triển theo hướng tích cực nhưng cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực dẫn đến hiệu quả làm việc không như mong muốn. 

4.4 Năng lực phòng nhân sự

Năng lực của ban quản lý và phòng nhân sự luôn là yếu tố quyết định để lựa chọn hệ thống KPIs. Hiểu được những loại KPIs là gì sẽ giúp cho phòng nhân sự tận dụng được KPIs đểmô tả công việc cho nhân viên hiệu quả. KPIs output thường sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng ban nhân sự. Còn với những nguyên liệu cao hơn do phòng nhân sự cũng sẽ tốn thời gian để xác định rõ mối liên kết giữa kết quả và hành vi của nhân lực.

V.Kết

KPIs được sử dụng để đánh giá mức độ thực hiện công việc ở nhiều công ty nhưng không phải tất cả nhân viên đều hiểu được ý nghĩa thật sự của KPIs là gì và áp dụng đúng KPIs vào công việc. Không chỉ ban quản lý, nhân sự mới cần hiểu ý nghĩa KPIs là gì mà những người được áp KPIs như nhân viên cũng nên hiểu chi tiết về mô tả công việc cũng như chỉ số dùng để đánh giá công việc của mình.