Bạn đang chuẩn bị phỏng vấn cho vị trí nhân viên lễ tân? Hãy đọc và tham khảo thêm thông tin trong các mẫu mô tả công việc của nhân viên lễ tân dưới đây để có thêm những hiểu biết cho vị trí này nhé!

Nhân viên lễ tân là một vị trí quan trọng không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong ngành nhà hàng, khách sạn, dịch vụ,... Vậy lễ tân là gì? Công việc của lễ tân gồm những gì? Những câu hỏi nào thường xuất hiện khituyển dụng lễ tân? Theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin qua bản mô tả công việc lễ tân nhé!

I. Nhân viên lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân

Mô tả công việc lễ tân

Lễ tân là bộ phận quan trọng, là bộ mặt đại diện cho công ty, doanh nghiệp, là ấn tượng đầu tiên của khách hàng khi đến với doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân có trách nhiệm phụ trách quầy lễ tân, đưa đón khách, giải đáp các thắc mắc của khách hàng, làm thủ tục check-in, check-out cho khách hàng,... Bên cạnh đó nhân viên lễ tân còn làm những công việc khách lên quan đến phòng ban hành chính nhân sự cũng như công việc khác được giao phó.

II. Mẫu 1 mô tả công việc của nhân viên lễ tân 

1. Mô tả công việc lễ tân

  • Chào hỏi, đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp thắc mắc trực tiếp với khách hàng 
  • Cập nhật thông tin, lưu trữ hồ sơ của khách hàng, đối tác quan trọng.
  • Tiếp nhận các cuộc gọi và xử lý các vấn đề khách hàng, đối tác trao đổi.
  • Giữ gìn vệ sinh khu vực sảnh, tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức, doanh nghiệp.
  • Tuân theo các quy trình an ninh như phát hành thẻ thông hành cho khách, kiểm tra chặt chẽ người ra/vào thông qua bàn trực để đảm bảo an ninh của văn phòng.
  • Đặt hàng đồ dùng văn phòng phẩm cho nhân viên công ty và theo dõi số lượng đồ đạc, sản phẩm tồn kho.
  • Cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc chung được giao.

2. Trách nhiệm của lễ tân là gì?

- Hoàn thành tốt các công việc chính và công việc khác được cấp trên giao phó.
- Luôn có thái độ thân thiện, gương mặt sáng vì là “bộ mặt đại diện” của doanh nghiệp

3. Quyền hạn của lễ tân là gì?

- Phạm vi quyền hạn trong công việc: Đề xuất các giải pháp hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Phạm vi quyền hạn về tài chính: Không 

4. Tiêu chuẩn ứng tuyển công việc của lễ tân

  • Có kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương hoặc hành chính nhân sự.
  • Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng.
  • Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax.
  • Ngoại hình ưu nhìn, thái độ thân thiện, chuyên nghiệp.
  • Kỹ năng giao tiếp và ứng biến tốt trực tiếp và qua điện thoại, email.
  • Thái độ làm việc chăm chỉ, tích cực và có kỹ năng quản lý tốt thời gian.
  • Có kinh nghiệm, kỹ năng chăm sóc khách hàng. 
  • Tốt nghiệp cao đẳng, đại học các ngành liên quan.

6. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng lễ tân

Bộ câu hỏi khi phỏng vấn tuyển dụng lễ tân

Bộ câu hỏi khi phỏng vấn tuyển dụng lễ tân

- Lí do bạn không chọn những nghề khác mà lại chọn nghề này?
- Theo bạn kỹ năng nào quan trọng nhất, phù hợp nhất khi tuyển dụng lễ tân? 
- Bạn sẽ cam kết làm việc trong bao lâu nếu được nhận? 
- Khi khách hàng không hài lòng với dịch vụ, bạn sẽ xử lý, thuyết phục khách như thế nào?
- Khi có nhiều công việc cần phải xử lý cùng 1 lúc và phải hoàn thành trong ngày, bạn sẽ làm như thế nào?
- Bạn thông dụng những ngôn ngữ như thế nào?
- Lý do bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi?
- Tại sao chúng tôi phải lựa chọn bạn mà không phải những ứng viên khác?

7. Download bản mô tả công việc của lễ tân

Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân

III. Mẫu 2 mô tả công việc của nhân viên lễ tân 

1. Mô tả công việc lễ tân

Nhân viên lễ tân có trách nhiệm phụ trách sảnh, đưa đón khách, giải đáp các thắc mắc của khách hàng, làm thủ tục check-in, check-out cho khách hàng,... Bên cạnh đó bạn còn làm những công việc khách lên quan đến phòng ban hành chính nhân sự cũng như công việc khác được giao phó.

2. Công việc của lễ tân

  • Bàn giao đồ đạc, kiểm tra các ổ khóa, cơ sở vật chất trước khi ra về hoặc chuyển ca cho người ca sau
  • Chuẩn bị đón khách, Check-in cho khách
  • Sử dụng điện thoại, bộ đàm để liên lạc, thông báo cho các phòng, nhân viên trong công ty, hướng dẫn, giải đáp cho khách về sơ đồ của doanh nghiệp, giúp họ tìm đúng người, đúng nơi quy định.
  • Trả lời các cuộc gọi tới của khách hàng, đối tác 
  • Kiêm phòng thông tin sơ bộ về doanh nghiệp khi có người tới hỏi ở doanh nghiệp
  • Tiếp khách chờ khi chưa tới hẹn, tiễn khách khi họ ra về.

3. KPI công việc của lễ tân

Đạt các chỉ số về thiện cảm, sự hài lòng của khách hàng, so sánh tỷ lệ khách hàng gắn bó, và tỷ lệ khách hàng khiếu nại. 

4. Quyền hạn của lễ tân là gì?

- Phạm vi quyền hạn trong công việc: Đề xuất các giải pháp hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Phạm vi quyền hạn về tài chính: Không 

5. Yêu cầu công việc của lễ tân

Những yêu cầu khi tuyển dụng lễ tân

Những yêu cầu khi tuyển dụng lễ tân

  • Tốt nghiệp trình độ Cao đẳng trở lên
  • Có nghiệp vụ lễ tân là một lợi thế
  • Có khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ
  • Có khả năng sử dụng máy tính, điện thoại
  • Trí nhớ tốt, hiểu về sơ hồ doanh nghiệp, các quy định bên trong doanh nghiệp
  • Nhanh nhẹn, hoạt bát, lễ phép, lịch sự

6. Những năng lực liên quan

* Học vấn:

* Kỹ năng:

  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
  • Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
  • Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
  • Năng lực giải trình
  • Kỹ năng đối mặt với áp lực
  • Tư duy trực giác

* Thái độ:

  • Luôn đặt khách hàng là trung tâm
  • Tỉ mỉ, cẩn thận
  • Nhạy bén
  • Trung thực

7. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng lễ tân

  • Hãy cho biết đâu là những phẩm chất, yếu tố cần thiết nhất cho công việc này?
  • Các công việc chính mà bạn đã làm ở vị trí này là gì?
  • Nêu rõ quy trình Check-in, check out cho khách nếu bạn làm tại công ty chúng tôi?
  • Nếu có khách đến tìm phòng hành chính nhân sự, bạn có hướng dẫn họ tới phòng hành chính nhân sự không hay sẽ liên hệ phòng hành chính nhân sự ra tiếp đón?

8. Download bản mô tả công việc của lễ tân

Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân

IV. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến nhân viên lễ tân, lễ tân là gì? Công việc của lễ tân gồm những gì? Những câu hỏi nào thường xuất hiện khituyển dụng lễ tân? Qua phần mô tả công việc lễ tân chúng ta thấy được đây là một vị trí quan trọng không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong ngành nhà hàng, khách sạn, dịch vụ,... Mong rằng với những thông tin trên sẽ giúp bạn tìm được công việc phù hợp nhất với mình. Chúc các bạn thành công!