Offboarding là gì? Xây dựng quy trình Offboarding hiệu quả như thế nào?

Bạn đã bao giờ tự hỏi rằng, việc một nhân viên rời khỏi công ty không chỉ đơn thuần là chấm dứt hợp đồng, quá trình offboarding đều có thể ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh của công ty. Hãy cùng tìm hiểu Offboarding thông qua bài viết phía dưới đây nhé.

1. Offboarding là gì?

Offboarding là gì? Offboarding là một quy trình hệ thống, đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp. Khi nhân viên quyết định rời khỏi công ty, offboarding giúp giải quyết vấn đề hành chính, bảo mật thông tin và chuyển giao công việc một cách hiệu quả. Quá trình này bao gồm các bước như: hoàn tất thủ tục nghỉ việc, bàn giao tài sản, chia sẻ thông tin liên quan và hủy bỏ quyền truy cập hệ thống. Mục tiêu cuối cùng của Offboarding là đảm bảo rằng cả nhân viên và công ty đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Offboarding là gì?

2. Lợi ích của việc thực hiện tốt quy trình Offboarding đối với doanh nghiệp

Việc thực hiện tốt quy trình Offboarding mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Bảo vệ thông tin doanh nghiệp:

• Ngăn chặn rò rỉ thông tin: Thu hồi các tài khoản, thiết bị, và dữ liệu của nhân viên để đảm bảo thông tin nhạy cảm không bị tiết lộ ra bên ngoài.
• Bảo vệ tài sản trí tuệ: Đảm bảo rằng các bí mật kinh doanh, bản quyền, và các tài sản trí tuệ khác không bị nhân viên mang theo khi rời đi.

Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp:

• Tạo ấn tượng tốt đẹp: Một quy trình offboarding chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng và quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên, ngay cả khi họ đã quyết định rời đi.
• Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng: Một trải nghiệm offboarding tích cực có thể giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài mới và duy trì lòng trung thành của nhân viên hiện tại.

Cải thiện hiệu suất làm việc

• Đảm bảo sự chuyển giao công việc trơn tru: Việc bàn giao công việc một cách rõ ràng và chi tiết giúp giảm thiểu gián đoạn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Tăng năng suất: Giúp nhân viên còn lại tập trung vào công việc của mình mà không bị phân tâm bởi các vấn đề liên quan đến việc nhân viên rời đi.

Thu thập thông tin phản hồi:

• Cải thiện môi trường làm việc: Thông qua các cuộc phỏng vấn rời đi, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên để xác định những vấn đề cần cải thiện và nâng cao chất lượng công việc.
• Đánh giá hiệu quả của các chương trình và chính sách: Dựa trên thông tin thu thập được, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo, chính sách đãi ngộ và các hoạt động khác.

Giảm thiểu rủi ro pháp lý:

• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng tất cả các thủ tục liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
• Tránh tranh chấp: Một quy trình Offboarding rõ ràng và minh bạch giúp giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp pháp lý với nhân viên đã nghỉ việc.

Tóm lại, việc thực hiện tốt quy trình Offboarding không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đây là một phần không thể thiếu trong quản lý nhân sự hiện tại.

Lợi ích của việc thực hiện tốt quy trình Offboarding đối với doanh nghiệp

3. Thiết lập quy trình offboarding chặt chẽ và hiệu quả

Quy trình Offboarding hiệu quả không  chỉ giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên đã nghỉ việc. Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập quy trình Offboarding chặt chẽ và hiệu quả:

 Xác định các bước cơ bản trong quy trình

• Thông báo nghỉ việc: Khi nhận được thông báo nghỉ việc, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành các thủ tục tiếp theo.
• Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Bàn giao công việc: Lập kế hoạch chi tiết để nhân viên bàn giao công việc cho người thay thế.
• Thu hồi tài sản: Thu hồi tất cả các tài sản của công ty như máy tính, điện thoại, thẻ căn cước, v.v.
• Hủy bỏ quyền truy cập: Hủy bỏ tất cả các quyền truy cập vào hệ thống, tài khoản email, và các ứng dụng nội bộ của công ty.
• Thanh toán lương và các khoản phải trả: Đảm bảo rằng nhân viên nhận được đầy đủ các khoản thanh toán cuối cùng.
• Phỏng vấn rời đi: Tổ chức buổi phỏng vấn để thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên.
• Gửi thư cảm ơn: Gửi thư cảm ơn nhân viên đã đóng góp cho công ty.

Xây dựng quy trình chi tiết

• Mỗi bước cần có hướng dẫn cụ thể: Ai sẽ thực hiện, khi nào, bằng cách nào.
• Sử dụng các mẫu biểu mẫu: Mẫu thư thông báo nghỉ việc, mẫu bàn giao công việc, mẫu phiếu thu hồi tài sản.
• Thiết lập hệ thống quản lý: Sử dụng phần mềm hoặc công cụ để quản lý quy trình offboarding.

Phân công trách nhiệm

• Xác định rõ người phụ trách: Ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn của quy trình.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo cho nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình offboarding.

Thực hiện phỏng vấn rời đi

• Chuẩn bị câu hỏi: Chuẩn bị các câu hỏi mở để thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên về công việc, môi trường làm việc, và lý do nghỉ việc.
• Bảo đảm tính trung thực: Tạo không khí thoải mái để nhân viên chia sẻ thẳng thắn ý kiến.
• Phân tích kết quả: Phân tích kết quả phỏng vấn để tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện.

 Duy trì mối quan hệ tốt

• Gửi thư cảm ơn: Gửi thư cảm ơn nhân viên đã đóng góp cho công ty.
• Mở cửa cho cơ hội hợp tác: Duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên cũ để có thể hợp tác trong tương lai

Thiết lập quy trình offboarding chặt chẽ và hiệu quả

4. Sự khác nhau giữa Onboarding và Offboarding 

Onboarding và Offboarding là hai khái niệm quan trọng trong quản lý nhân sự, đại diện cho hai giai đoạn đối lập trong hành trình của một nhân viên tại doanh nghiệp.

Vậy sự khác nhau giữa Onboarding và Offboarding là như thế nào, hãy cùng 123job tìm hiểu thông qua bảng ở phía dưới đây nhé.