OKR - Phương pháp thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt

OKR là gì? OKR - phương pháp thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt. Những điều bạn cần biết để làm quen với quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt. Lợi ích của phương pháp quản trị theo mục tiêu OKR là gì.

OKR là một hệ thống quản trị theo mục tiêu được đánh giá là phương thức quản trị khá mới, phác thảo ra các mục tiêu và đưa ra những tiêu chí đánh giá. Vậy OKR là gì? Lợi ích của OKR đối với doanh nghiệp là gì? Cùng 123job khám phá về OKR trong bài viết dưới đây ngay bạn nhé!

I. OKR là gì?

OKR là phần mềm giúp liên kết nội bộ của tổ chức thông qua các liên kết mục tiêu của các công ty, mục tiêu của các phòng ban cùng với những mục tiêu cá nhân nhằm hướng tới những kết quả cụ thể. 

OKR trong tiếng anh là từ viết tắt của các từ Objectives Key Results có nghĩa là hệ thống quản trị theo mục tiêu. Ở đó, doanh nghiệp sử dụng hệ thống OKR như một phương pháp nhằm định lượng và tạo ra những giá trị then chốt cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. 

Doanh nghiệp có thể kết hợp sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu OKR với phần mềm hệ thống KPI để có được hiệu quả quản lý cao nhất. 

OKR là gì? Cấu trúc của OKR

II. Cấu trúc và nguyên lý hoạt động của phương pháp OKR

Đặc điểm chính của phần mềm quản trị hệ thống OKR gồm có 2 thành tố chính là cấu trúc và nguyên lý hoạt động.

1. Cấu trúc phương pháp OKR

OKR được xây dựng bằng cách xoay quanh 2 câu hỏi:

• Objective - Mục tiêu: Bạn muốn đi đâu?
• Key Results - Kết quả then chốt: Bạn đến đó bằng cách nào?

Objective có nghĩa là mục tiêu mà công ty, các phòng ban hay cá nhân nào đó hướng tới. Key Result là những đo lường cụ thể cần thiết những nhân tố để đạt được mục tiêu quản lý đó. Hệ thống quản lý này được duy trì thống nhất từ cấp cao đến từng cá nhân và tạo ra liên kết bằng các tầng mục tiêu cụ thể tác động lên nhau đưa mọi người phát triển cùng theo một hướng xác định. 

2. Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt khi vận hành hệ thống của OKR đối với các phần mềm quản trị hệ thống khác chính là quản trị hệ thống dựa trên niềm tin, cụ thể:

• Tình tham vọng: Thể hiện ở chỗ phần Objective luôn được hệ thống thiết lập ở ngưỡng cao hơn năng lực thực.
• Tính đo lường: không giống như các phần mềm hệ thống khác Key Results được gắn với mốc đo lường cụ thể nào đó để đo lường. 
• Tình minh bạch: Tất cả các thành viên trong đội ngũ từ thực tập sinh đến các CEO đều có thể tham gia theo dõi hệ thống OKR của đơn vị mình.
• Tính hiệu suất: OKR không dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của từng thành viên trong đội ngũ. 

Đây là phương thức tiếp cận phổ biến, ngày nay được sử dụng rộng rãi tại các cơ sở doanh nghiệp. Hiện nay, OKR được sử dụng tại rất nhiều tổ chức khác nhau bao gồm Hải quân Hoa Kỳ và Spotify.

III. Những lợi ích không tưởng của phương pháp OKR

OKR mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng nó. OKR hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản trị hệ thống doanh nghiệp, nó mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể như:

• Giúp liên kết chặt chẽ nội bộ doanh nghiệp.OKR kết nối và liên kết hiệu suất làm việc của các phòng ban và các cá nhân trong tổ chức với mục tiêu chung của toàn công ty. Thông qua đó, thành viên trong đội ngũ quản trị đảm bảo được các thành viên trong công ty đang hoạt động cùng theo một định hướng chung. 
• Giúp tập trung nguồn lực vào các vấn đề thiết yếu nhất. Hệ thống quản trị OKR sẽ đưa ra khoảng 3-5 mục tiêu ở mỗi cấp độ khác nhau trong tổ chức. Từ đó giúp cả công ty và các nhân viên có điều kiện tập trung vào những mục tiêu quan trọng hàng đầu của công ty.
• Tăng thêm tính minh bạch cho hệ thống. OKR xây dựng nền văn hóa hoàn toàn minh bạch cho các thành viên trong công ty. Các cá nhân đều có thể nắm được tiến độ công việc và đưa ra kế hoạch công tác của mỗi phòng ban và cá nhân. 
• Thực hiện trao quyền tới nhân viên. Bằng phương pháp OKR ban lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định chính xác thông qua việc theo dõi và nắm rõ hoạt động của công ty. Đồng thời, đây cũng là phương pháp tạo cơ hội việc làm cho nhân viên công ty.
• Tạo điều kiện giúp đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu. Thông qua các chỉ số OKR phản ánh, các cá nhân và các phòng ban dễ dàng kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc của mình. Từ đó có những biện pháp giúp tăng hiệu suất, hiệu quả công việc. 
• Đạt được những kết quả vượt trội. Phương pháp OKR cho phép nhà lãnh đạo, quản lý phát huy tối đa khả năng hoàn thành công việc được giao, đưa đến những kết quả, những con số ấn tượng cho công ty.  

Phầm mềm quản trị OKR

IV. Cách tiếp cận phương pháp OKR hiệu quả

Mục tiêu của các phòng ban và các cá nhân kết nối với cấp cao công ty thông qua các kết quả đo lường 

• OKR ở cấp độ công ty luôn được ưu tiên và chú trọng hàng đầu
• OKR ở cấp độ phòng ban, bộ phận là ưu tiên trực tiếp của các phòng ban đó
• OKR ở cấp độ cá nhân là sự tập trung vào công việc mà cá nhân đó đang đảm nhiệm. 

Từ đó cấp lãnh đạo có hai hướng tiếp cận OKR chủ yếu đó là:

• Cách liên kết nghiêm ngặt
• Cách liên kết định hướng

1. Cách liên kết nghiêm ngặt

Ở cách tiếp cận này, chúng ta phải xác định được mục tiêu ở cấp độ dưới là kết quả then chốt ở cấp độ cao hơn là tổ chức. 

Một vài ví dụ cụ thể:

Ở vị trí Giám đốc sản phẩm

• Mục tiêu đặt ra là ra mắt các sản phẩm mới
• Kết quả then chốt có thể là: Hoàn thành thiết kế trong khoảng thời gian dự kiến; Thực hiện các lần thử nghiệm sản phẩm; Đánh giá sản phẩm

Ở vị trí Giám đốc Marketing

• Mục tiêu: Thu hút khoảng 10.000 lượt người dùng mới
• Kết quả then chốt: Tỷ lệ chuyển đổi tăng lên 15%; Chạy các chiến dịch Marketing nhằm thu hút khách hàng mới; Đánh giá sản phẩm

Cách liên kết này thì mục tiêu của các cấp độ dưới sẽ trở thành kết quả then chốt của cấp độ cao hơn. Thông qua đó, sẽ nắm bắt được kết quả  then chốt của đội ngũ CEO là ra mắt sản phẩm và thu hút khoảng 10.000 lượt người dùng mới.

Quá trình này sẽ được lặp lại ở các bộ phận khác nhau từ bộ phận marketing, bộ phận sản xuất, bộ phận CSKH, … và sẽ lặp lại ở các cấp độ khác nhau. 

2. Cách liên kết định hướng

Việc phân tầng nghiêm ngặt Mục tiêu và kết quả then chốt không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả cao. Trong một số trường hợp cụ thể, công ty có nguyện vọng xây dựng các tham vọng cho các phòng ban, hoặc có thể yêu cầu nhân viên có định hướng tới mục tiêu để phát triển bản thân thay vì cứ tập trung theo sát mục tiêu định hướng của công ty. 

Quay trở lại các ví dụ phía trên, mục tiêu vẫn là ra mắt sản phẩm và thu hút khách hàng nhưng mục tiêu và kết quả then chốt ở các cấp độ bên dưới có thể thay đổi. Cụ thể:

Ở vị trí là Giám đốc sản phẩm:

• Mục tiêu là xây dựng sản phẩm mới đem đến trải nghiệm mới lạ cho khách hàng.
• kết quả then chốt đạt được: Hoàn thành thiết kế lại sản phẩm trong thời gian dự kiến; Hoàn thành thử nghiệm sản phẩm; Đánh giá sản phẩm

Ở vị trí Giám đốc marketing:

• Mục tiêu là xây dựng thương hiệu được khách hàng yêu thích
• Kết quả then chốt đạt được: tăng độ thỏa mãn dịch vụ lên đến 15%; Chạy các chiến dịch truyền thông mới nhằm quảng bá thương hiệu sản phẩm; Xuất hiện trên các tạp chí của ngành. 

Các mục tiêu được liên kết đề có định hướng tới mục tiêu ở vị trí cao hơn. Tuy nhiên, ở cấp độ thấp hơn không có sự liên kết nghiêm ngặt về mục tiêu và kết quả then chốt ở những cấp độ khác. Phương pháp OKR này sử dụng hiệu quả cho những doanh nghiệp, công ty có nguyện vọng thiết lập nên một hệ thống hoạt động linh hoạt. 

OKR - Quản trị mục tiêu và kết quả then chốt

V. Hướng dẫn cụ thể các bước để doanh nghiệp bắt đầu với phương pháp OKR

123job gợi ý quy trình xây dựng OKR hiệu quả.

1. Xác định đúng Objective và Key result của doanh nghiệp

Với Objective:

• Ở mỗi cấp độ (cá nhân, phòng ban, công ty) nên đặt ra khoảng 3-5 mục tiêu cụ thể
• Mục tiêu cần phải có đích đến cụ thể và rõ ràng tránh tình trạng mục tiêu mập mờ không rõ ràng.
• Mục tiêu thông thường được thiết lập vượt quá so với khả năng đạt được, tạo cảm giác khó khăn và thách thức cho người thực hiện. Theo nghiên cứu cho rằng, bạn hoàn thành được khoảng 70% mục tiêu đề ra là đã được coi là thành công với phương pháp OKR. Hoàn thành 100% là bạn đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. 

Đối với kết quả then chốt (Key Results) Định hướng có 3 Key Results

• Kết quả phải được đo đếm cụ thể, chính xác các con số.
• Kết quả then chốt được tổng hợp các bước nhỏ nhằm thực hiện mục tiêu, hoàn thành kết quả then chốt quan trọng bậc nhất.
• Kết quả then chốt cần mô tả sản phẩm một cách cụ thể thay cho những hành động đơn thuần.

2. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR

Ở giai đoạn này, đội ngũ những người quản trị đề ra khoảng 3-5 mục tiêu của công ty trong những quý tiếp theo. Những mục tiêu này xuất phát từ sứ mệnh của công ty hoặc thể hiện tầm nhìn chiến lược của cấp lãnh đạo. Tuy nhiên mục tiêu có thể linh hoạt, căn cứ vào số liệu kinh doanh cụ thể. 

Sau khi chốt mục tiêu, các phòng ban sẽ xác định những kết quả then chốt cần đạt được để hoàn thành mục tiêu đó. Kết quả then chốt giúp định hướng các mục tiêu cho cấp độ tiếp theo.

3. Phác thảo mục tiêu của các phòng ban bộ phận

Thực tế cho thấy, mỗi doanh nghiệp lại có kiểu quy mô và tổ chức khác nhau, đòi hỏi mô hình quản lý và theo dõi hệ thống OKR cũng khác nhau và là một thách thức lớn.

Google đã xây dựng các bộ công cụ OKR nội bộ, một số công ty, doanh nghiệp khác cũng sử dụng những ứng dụng phổ biến như Excel, hoặc hiện tại, các công ty đã có các phần mềm riêng để theo dõi hệ thống OKR như: Perdoo, Base OKR, Lattice, … Tuy nhiên, dù là sử dụng phần mềm nào thì hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị cụ thể và chi tiết quy trình khi bắt tay vào hệ thống OKR. Doanh nghiệp của bạn có thể bị lộn xộn hoặc không thể tối ưu được giá trị của OKR nếu như không chuẩn bị kỹ càng. 

4. Phổ biến OKR trên toàn doanh nghiệp

Trước khi sử dụng hệ thống OKR hãy họp với những người đứng đầu các phòng ban để đưa ra kế hoạch OKR của công ty. Những vấn đề cần thảo luận tại cuộc họp: 

• Đưa ra kiến thức tổng quát về OKR: OKR là gì? vai trò của OKR là gì? và lý do tại sao lãnh đạo lại muốn đưa OKR vào hệ thống vận hành công ty. 
• Cách để áp dụng OKR vào công việc của công ty, phòng ban và từng cá nhân. Những lợi ích và tiêu cực mà OKR mang lại
• Thảo luận với trường các phòng ban về hệ thống OKR mà ban lãnh đạo đã thông qua.

Thông qua bước này, các phòng ban có thể hiểu về OKR là gì và bắt đầu triển khai đến các cá nhân lên kế hoạch mục tiêu và kết quả then chốt. 

Quy trình ứng dụng phương pháp OKR

5. Bắt đầu phác thảo mục tiêu cá nhân

Sau cuộc họp với ban lãnh đạo công ty, các trưởng phòng tiến hành họp với từng cá nhân để tiến hành lên ý tưởng OKR cho mỗi cá nhân. Đây được xem là cuộc thảo luận 2 chiều giữa nhân viên và lãnh đạo trả lời câu hỏi “Họ mong muốn điều gì?” 

Kết thúc thảo luận sẽ đưa ra được những kỳ vọng của công ty đối với cá nhân cũng như của cá nhân đối với công ty. Duy trì các cuộc thảo luận hàng tháng, hàng quý để tạo sự kết nối và đồng thuận của nhân viên và công ty. 

6. Kết nối, phân loại và trình bày OKR.

Sau cuộc thảo luận với nhân viên công ty, ban lãnh đạo xem xét lại các góc nhìn của từng nhân viên xem có ảnh hưởng gì tới OKR của cả phòng và cả công ty hay không. Cuối cùng là thống nhất OKR chung cho quy hoặc 1 năm và trình bày OKR trước toàn thể công ty và thống nhất hướng đi chung trong giai đoạn tới.  

7. Theo dõi và quản lý OKR của cá nhân

Để OKR hoạt động hiệu quả, đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý liên tục giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện OKR của từng cá nhân để đảm bảo họ đang triển khai theo đúng hướng ban đầu. 

VI. Một số lưu ý trong quá trình xây dựng OKR

1. Lưu ý đối với Objective

Với objective, khi doanh nghiệp lên kế hoạch OKR nên đưa ra từ 3-5 mục tiêu cụ thể để giúp doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược. 

2. Lưu ý đối với Key result

Kết quả then chốt phải thực hiện và đo đếm cụ thể, để ý đến những chi tiết nhỏ góp phần vào kết quả chủ chốt. Kết quả then chốt phải mô tả chi tiết được sản phẩm hoàn thành. 

VII. Cách đánh giá OKR hiệu quả

OKR được chấm điểm theo thang điểm từ 0.0 đến 1.0 

Trong đó:

• 0 là điểm mà cá nhân không thực hiện được mục tiêu
• Từ 0.6-0.7 tức là cá nhân đang đi đúng hướng
• 1.0 là các nhân đã hoàn thành mục tiêu. 

1. Có đến hai loại kết quả

Đánh giá thang điểm nhị phân: Áp dụng cho trường hợp hoạt động không mang tính định lượng như việc triển khai xây dựng website mới (thang điểm 1 - hoàn thành, 0 - Không hoàn thành) Các việc mang tính định lượng như liên hệ với chuyên gia, nhà báo được tính theo tỷ lệ % của việc hoàn thành. 

Thang điểm 0.6 - 0.7 tức là thành công: thấp hơn mục tiêu đó có nghĩa là công ty hoạt động chưa tốt còn nếu điểm cao hơn thì tức là OKR mà doanh nghiệp đang xây dựng còn chưa cao. Tuy nhiên, việc áp dụng mục tiêu cao hơn so với năng lực ban đầu có thể làm cho bạn không được thoải mái, nhưng khi đã áp dụng thành công thì sẽ giúp cho bạn có được kết quả vượt trội.

Trường hợp dưới thang 0.4 cho thấy mục tiêu của bạn có thể đã quá cao so với năng lực của nhân viên hoặc cũng có thể, hoạt động của nhân viên đang không được hiệu quả. Dù là lý do gì thì đây cũng là cơ sở để giúp phân loại nhân viên, các phòng ban cũng như là cơ sở để cải thiện OKR trong những giai đoạn tiếp theo.  

2. OKR không phải là phương pháp tối ưu trong đánh giá hiệu quả công việc

OKR là công cụ để đánh giá hoạt động của cá nhân cũng như của tổ chức. Tuy nhiên, đây không phải là phương pháp tối ưu nhất để đánh giá hiệu quả công việc. Khi OKR bị đồng nhất với KPI - đánh giá hiệu quả công việc sẽ dẫn đến việc các cá nhân sẽ cố gắng đặt ra các mục tiêu đơn giản để dễ dàng thực hiện và coi đó là thành công. Động lực này sẽ làm hạn chế những mặt tích cực của OKR. 

Không đồng nhất giữa OKR và KPI

3. Chốt lại về OKR trong mỗi buổi họp

Đầu mỗi quý, toàn thể công ty nên thảo luận về tiến độ việc hoàn thành OKR. Các thảo luận dựa trên sự thay đổi quy mô công ty, tuy nhiên phần lớn các cấp lãnh đạo sẽ phân tích kết quả đạt được và đưa ra phân tích đề xuất để cải thiện OKR hiệu quả.

Tiến hành rà soát toàn bộ quá trình thực hiện, đưa ra những dữ liệu quan trọng về hiệu quả làm việc, tối ưu hóa lại  

VIII. Kết luận

OKR tạo ra liên kết chặt chẽ trong nội bộ công ty, doanh nghiệp. OKR đảm bảo cho tất cả mọi người đi đúng hướng và xác định điểm ưu tiên rõ ràng, chính xác theo một nhịp điệu chung. Hy vọng qua bài viết trên đây về OKR là gì đã giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích về OKR và áp dụng thành công trong mô hình doanh nghiệp của mình.