Chu trình PDCA là một quá trình lặp đi lặp lại nhằm giải quyết vấn đề, liên tục cải tiến sản phẩm, con người và dịch vụ. Hiện nay PDCA là gì đang trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược quản lý tinh gọn của doanh nghiệp.

Là một công cụ đầy đủ và hiệu quả, PDCA là một trong những phương pháp nổi tiếng và được sử dụng nhiều nhất để phát triển kế hoạch chiến lược một cách hiệu quả trong các doanh nghiệp. Vậy thực chất PDCA là gì? Cách thức hoạt động của quy trình PDCA là gì? Những lợi ích mà PDCA Cycle mang lại cho doanh nghiệp là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm một số thông tin về PDCA là gì nhé!

I. PDCA là gì?

1. Khái niệm PDCA là gì?

Chu trình PDCA trong tiếng Anh còn được gọi là PDCA Cycle. PDCA là một kĩ thuật giải quyết vấn đề bao gồm bốn bước Plan - Do - Check - Act là lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh và được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Với hình ảnh một vòng tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ quy trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến một cách liên tục và không bao giờ ngừng.

Khái niệm PDCA là gì?Khái niệm PDCA là gì?

Ban đầu PDCA là gì được phát triển bởi nhà vật lý người Mỹ Walter A. Shewhart trong những năm 1920, chu trình được lấy cảm hứng từ việc đánh giá liên tục các phương pháp quản lý và mức độ sẵn sàng chấp nhận của ban lãnh đạo, bỏ qua những ý tưởng không được hỗ trợ.

Sau đó phương pháp này được phổ biến hơn bởi nhà tiên phong kiểm soát chất lượng, Tiến sĩ W. Edwards Deming - Người đã đặt ra thuật ngữ “Shewhart” theo tên người cố vấn của ông vào những năm 1950. Deming là người nhận ra rằng chu trình PDCA có thể được sử dụng để cải thiện quy trình sản xuất ở Hoa Kỳ trong Thế chiến thứ hai.

2. Ý nghĩa của PDCA là gì?

  • PDCA là gì có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh của họ. Đặc biệt trong tình hình hiện nay, khi các doanh nghiệp luôn cố gắng làm mọi điều có thể để hợp lí hóa quy trình sản xuất nhằm giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, đạt được lợi thế cạnh tranh.
  • Nhiều nhà quản lí đã sử dụng chu trình PDCA để chỉ đạo các tổ chức của mình bởi PDCA Cycle bao gồm các nguyên lí vô cùng cơ bản của hoạch định chiến lược.

Như trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về PDCA là gì, ý nghĩa của PDCA là gì? Vậy khi nào thì nên sử dụng PDCA Cycle? Thực tế thì PDCA là một công cụ có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như chúng sẽ được sử dụng trong các trường hợp như:

  • Bắt đầu một quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ cải tiến mới;
  • Thử nghiệm và khám phá nhiều giải pháp trên một dự án quy mô nhỏ;
  • Thu thập và phân tích dữ liệu để tìm ra các vấn đề gốc rễ ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
  • Thực hiện một thay đổi;
  • Tiến tới việc cải tiến liên tục sản phẩm, dịch vụ...

Xem thêm: 5s là gì? Chương trình 5s được áp dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp

II. Cách thức hoạt động của chu trình PDCA

Chu trình PDCA bao gồm 4 thành phần và cũng là 4 bước cốt lõi cần áp dụng để quản lý tốt các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin về cách thức hoạt động của chu trình PDCA mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc:

Cách thức hoạt động của chu trình PDCA

Cách thức hoạt động của chu trình PDCA

1. Thiết lập kế hoạch (Plan)

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng được đánh giá là giai đoạn quan trọng nhất, là nền tảng không thể thiếu trong chu trình PDCA. Việc hoạch định, thiết lập một bản kế hoạch chính xác và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở để định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian điều chỉnh. Và trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo thì hãy đảm bảo doanh nghiệp đã trả lời được các câu hỏi này:

  • Vấn đề cốt lõi nào chúng ta phải giải quyết đầu tiên?
  • Bạn cần những nguồn nào?
  • Bạn có những nguồn nào khác nhau?
  • Đâu sẽ là giải pháp tốt nhất để khắc phục sự cố với các nguồn sẵn có?
  • Trong những điều kiện nào sẽ kế hoạch của bạn có thành công?
  • Mục tiêu của bạn là gì?

2. Triển khai kế hoạch (Do)

Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp bắt đầu thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo mọi công việc diễn ra như đúng kế hoạch đã đặt ra.

3. Đánh giá kết quả kế hoạch (Check)

Giai đoạn đánh giá kết quả nhằm đảm bảo các mục tiêu, vấn đề cốt lõi, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đã đặt ra. Trong quá trình tổ chức thực hiện, doanh nghiệp cần tiến hành những công việc như kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những hạn chế cũng như những lỗ hổng, sai sót của sản phẩm. Mục đích của giai đoạn kiểm tra trong quy trình PDCA là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng một cách kịp thời. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như chi phí.

4. Hành động để thay đổi (Act)

Và bước cuối cùng trong quy trình PDCA là Act - Hành động để thay đổi. Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị được phối hợp một cách đồng bộ, khắc phục được các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện tốt những tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Bên cạnh đó, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng của sản phẩm thích ứng với tình hình mới, có lợi thế hơn so với đối thủ cạnh tranh và thỏa mãn những nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn. Trong giai đoạn này của chu trình PDCA, doanh nghiệp nên trả lời những câu hỏi sau:

  • Những nguồn lực nào cần thiết để có thể triển khai giải pháp?
  • Làm thế nào để sự thay đổi duy trì được trong thời gian dài?
  • Làm thế nào để doanh nghiệp có thể đo lường và giám sát được tác động của giải pháp?

III. Những lợi ích mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp

Trong số các mô hình cải tiến liên tục hiện nay, chu trình PDCA được đánh giá là một trong những lý thuyết tinh giản và tối ưu nhất nhằm để khắc phục các sự cố ở bất kỳ cấp độ nào. PDCA là gì đảm bảo không lặp lại các lỗi sai trong quy trình sản xuất, đồng thời cho phép doanh nghiệp có thể thử nghiệm các ý tưởng ở quy mô nhỏ và trong môi trường được kiểm soát. Và dưới đây là một số lợi ích mà PDCA là gì mang lại cho doanh nghiệp mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc:

1. Cải tiến quy trình

PDCA là gì có thể giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, kinh doanh vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ và luôn hoạt động một cách liên tục. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua một giai đoạn trong nhiều lần để đảm bảo rằng các lỗi có thể được phát hiện, sửa chữa và phù hợp hơn với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho doanh nghiệp có thể cải tiến được quy trình, sản phẩm, dịch vụ...

Những lợi ích mà PDCA mang lại cho doanh nghiệpNhững lợi ích mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp

2. Thay đổi cách quản lý

PDCA là gì không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá, cải thiện chất lượng của sản phẩm, quy trình cũng như hiệu suất mà nó còn giúp thay đổi cách quản lý hiệu quả.

Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi doanh nghiệp phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi như lập kế hoạch (Plan), triển khai nguyên mẫu (Do), đánh giá tính phù hợp (Check) và hành động để thay đổi (Action). Điều này góp phần làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch, từ đó thay đổi cách quản lý của doanh nghiệp.

3. Quản lý chất lượng

Một trong những lợi ích lớn nhất mà quy trình PDCA mang tới cho doanh nghiệp là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA luôn cho phép doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường và xác định các vấn đề, những yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động để khắc phục chúng.

4. Duy trì cách kiểm soát

Mô hình PDCA là gì giúp người quản lý dự án có thể duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách ví dụ như:

  • Cung cấp những câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu… của dự án. Điều này làm tăng kiến ​​thức và giúp bạn dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau.
  • Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện quy trình.
  • Cho phép nắm rõ hơn về các chi phí cũng như lợi nhuận của dự án.

5. Quản lý hiệu suất

Thông qua quá trình kiểm soát chặt chẽ hàng ngày, quy trình PDCA là gì có thể giúp nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của mỗi người, mỗi đơn vị. Khi hiệu suất của doanh nghiệp được nâng cao thì chắc chắn hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng được cải thiện rất nhiều, từ đó giúp gia tăng lợi nhuận.

6. Nâng cao năng lực cạnh tranh

Thực tế thì quy trình PDCA là gì giúp cho doanh nghiệp tích hợp các chức năng như quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, thay đổi cấu hình lại doanh nghiệp vào trong quá trình sản xuất. Việc xử lý như vậy đi cùng với sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, từ đó làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

IV. Ưu và nhược điểm của quy trình PDCA

Ưu điểm của quy trình PDCA:

  • Tính linh hoạt: Bạn có thể ứng dụng mô hình này ở trong bất kỳ ngành, lĩnh vực, doanh nghiệp nào. Nó có thể được sử dụng trong quản lý thay đổi, quản lý tài nguyên và phát triển sản phẩm.
  • Cải tiến liên tục: Quy trình PDCA là gì cho phép bạn cải thiện năng suất và hiệu quả một cách liên tục nhưng có kiểm soát trên một dự án quy mô nhỏ.
  • Đơn giản và hiệu quả: Tuy mô hình này rất đơn giản nhưng nó lại là công cụ đắc lực để giải quyết các vấn đề mới và lặp lại. Do đó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí.

Nhược điểm của quy trình PDCA:

  • Mất thời gian: Tuy PDCA Cycle rất dễ sử dụng nó lại đòi hỏi khá nhiều thời gian bởi mô hình này sẽ chia các quy trình thành các bước nhỏ khác nhau. Do đó, PDCA Cycle không phải là một giải pháp thích hợp để doanh nghiệp có thể đối phó với các vấn đề mang tính khẩn cấp.
  • Cần có sự cam kết: Quy trình PDCA không phải là một sự kiện diễn ra một lần và như trên 123job cũng chia sẻ việc thực hiện PDCA là gì mất khá nhiều thời gian. Vì vậy nó đòi hỏi các thành viên trong nhóm cần có sự hợp tác, cam kết một cách liên tục. Nếu không có sự lãnh đạo tận tâm hay không có tinh thần làm việc nhóm thì mô hình này có thể sẽ không hoạt động hiệu quả trong một thời gian dài.

Ưu và nhược điểm của quy trình PDCA

Ưu và nhược điểm của quy trình PDCA

V. PDCA không chỉ dừng lại ở việc áp dụng cho kinh doanh

Không chỉ dừng lại ở việc áp dụng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, PDCA là gì còn có thể được áp dụng trong cải tiến chất lượng giáo dục, cải tiến hiệu suất làm việc của cá nhân và ngoài ra còn được áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác trong cuộc sống…

Một ví dụ cụ thể về việc áp dụng PDCA Cycle để cải tiến đề cương chi tiết môn học trong ngành giáo dục:

  • Plan: Lên kế hoạch chi tiết về đề cương môn học.
  • Do: Tổ chức họp hoặc khảo sát lấy ý kiến của các bên liên quan để tiến hành hiệu chỉnh đề cương sao cho phù hợp.
  • Check: Đánh giá sự phù hợp của đề cương so với chuẩn đầu ra của chương trình và quy định của nhà trường.
  • Act: Từ các kết quả đánh giá tiến hành những điều chỉnh phù hợp để xây dựng một đề cương môn học, hiệu quả.

VI. Kết luận

Chu trình PDCA có thể áp dụng ở bất kỳ loại hình công ty, doanh nghiệp nào mà không có sự phân biệt về quy mô hoặc lĩnh vực hoạt động. Trên đây là một số thông tin về PDCA là gì, ý nghĩa của PDCA là gì, những lợi ích mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp cũng như những ưu, nhược điểm của PDCA mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những chia sẻ ở bài viết giúp bạn đọc hiểu hơn về PDCA là gì!