Tìm hiểu mẫu mô tả công việc của Trưởng phòng tài chính

Trưởng phòng tài chính là một vị trí quan trọng có ảnh hưởng lớn đến tài chính doanh nghiệp. Để làm tốt công việc này, trước tiên cần hiểu hết những trách nhiệm, các yêu cầu công việc và kỹ năng không thể thiếu của vị trí này

Phòng tài chính là một bộ phận không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào. Tại đây, trưởng phòng tài chính nắm “huyết mạch” tài chính của các doanh nghiệp, tổ chức và là một trong những quản lý có vai trò quan trọng bậc nhất với sự tồn tại và phát triển lâu dài của chính doanh nghiệp đó. Và không phải ai đều có thể trở thành một trưởng phòng tài chính vì chức vụ này có những yêu cầu khá cao và khắt khe với trình độ, kỹ năng cũng như kinh nghiệm làm việc.

Bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin về trưởng phòng tài chính là gì? Việc làm trưởng phòng tài chính yêu cầu những kỹ năng nào? Tuyển dụng trưởng phòng tài chính ở Việt Nam thế nào và bản mô tả công việc của trưởng phòng tài chính gồm những gì?

I. Trưởng phòng tài chính là gì?

Trưởng phòng tài chính là người đứng đầu bộ phận tài chính của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó. Có thể dựa vào quy mô công ty và cơ cấu nhân sự mà xác định trên trưởng phòng tài chính có thể có chức vụ giám đốc tài chính hay là không. Nhân sự mà trưởng phòng tài chính quản lý bao gồm nhân viên tài chính, chuyên viên tài chính.

Công việc chính của trưởng phòng tài chính là duyệt các báo cáo tài chính, là người quyết định các hoạt động đầu tư trực tiếp, phát triển các chiến lược, kế hoạch phục vụ cho mục tiêu tài chính dài hạn của doanh nghiệp.

Ngày nay, trưởng phòng tài chính đóng vai trò quan trọng trong hỗ trợ các CEO trong việc đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Có thể nhận định rằng vai trò của trưởng phòng tài chính trong các doanh nghiệp đang ngày càng thay đổi để đáp ứng với các yêu cầu thực tế của công việc và thực tế của lĩnh vực kinh doanh.

Trước đây, theo dõi tình hình tài chính của công ty là trách nhiệm chính của trưởng phòng tài chính thì giờ đây vị trí này cần thực hiện nhiều phân tích dữ liệu hơn và tiến hành tư vấn cho các nhà quản lý cấp cao về các ý tưởng để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Vị trí trưởng phòng tài chính là một vị trí hấp dẫn và khát nhân tài ở trong nhiều môi trường kinh doanh đa dạng khác nhau, bao gồm cả khu vực nhà nước lẫn khu vực tư nhân. Ví dụ như các tập đoàn đa quốc gia, công ty sản xuất, nhà bán lẻ, tổ chức tài chính, tổ chức từ thiện, trường học và doanh nghiệp.

Trưởng phòng tài chính là gì?

II. Mô tả công việc Trưởng phòng tài chính

Bản mô tả công việc Trưởng phòng tài chính là gì? Nó bao gồm 14 công việc sau đây:

1. Thiết lập, điều hành và kiểm soát hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
2. Chỉ đạo, giám sát và kiểm tra mọi hoạt động thuộc trách nhiệm của phòng kế toán.
3. Giám sát và kiểm tra các nghiệp vụ của kế toán viên hàng ngày nhằm đảm bảo tính trung thực, chính xác của các số liệu, các khoản mục doanh thu và chi phí hàng ngày….
4. Kiểm soát các dòng tiền, sự vận động của dòng tiền, tình hình lưu chuyển tiền tệ trong và ngoài có liên quan đến doanh nghiệp.
5. Đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp tại mọi thời điểm để đưa ra tham mưu phù hợp cho Giám đốc.
6. Thực hiện công tác giám sát vốn sử dụng nội bộ, đảm bảo kiểm soát tài chính minh bạch, chính xác, hiệu quả.
7. Sắp xếp, quản lý và vận hành hệ thống kế toán, thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, báo cáo và các tài liệu liên quan một cách có tổ chức và chuyên nghiệp
8. Cập nhật thường xuyên các thông tin pháp luật về thuế nhằm tư vấn cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp và hướng dẫn cho các kế toán viên làm việc chi tiết trong việc thực hiện chứng từ hợp lý, hợp lệ.
9. Lập báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính và tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp; tổ chức thực hiện triển khai kế hoạch tài chính đã được phê duyệt.
10. Cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật và chế độ chính sách thay đổi hiện hành để thực hiện các công việc tài chính kế toán chuẩn mực, chính xác và đúng pháp luật.
11. Tham mưu cho Ban giám đốc về chính sách thuế, tài chính phù hợp với tình hình hiện tại công ty.
12. Thực hiện các công việc khác liên quan đến tài chính kế toán theo yêu cầu của Ban giám đốc công ty.
13. Đào tạo nghiệp vụ đối với nhân sự kế toán về kỹ năng chuyên môn.
14. Trao đổi chi tiết khi phỏng vấn nhân viên phòng tài chính.

III. Các công việc chính của trưởng phòng tài chính

Chi tiết các công việc chính của Trưởng phòng tài chính là gì? Dưới là mô tả công việc trưởng phòng tài chính một cách chi tiết trong một doanh nghiệp hay công ty: 

1. Tham mưu Giám đốc, xây dựng hệ thống quản lý tài chính – kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật và đặc điểm của doanh nghiệp.

• Tổ chức soạn thảo và đề xuất ban hành các quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu trong nội bộ.
• Xây dựng các quy trình, biểu mẫu về chuyên môn nghiệp vụ, quy trình hạch toán kế toán, thanh quyết toán theo từng giai đoạn…
• Tổ chức hướng dẫn và giám sát việc thực hiện hoạt động chi tiêu tại các phòng ban/đơn vị trực thuộc.

2. Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của doanh nghiệp:

• Phân tích, dự báo tình hình tài chính của doanh nghiệp, lập kế hoạch tài chính ngắn, trung và dài hạn. Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch tài chính đã được phê duyệt theo đúng thời gian.
• Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp, hình thức huy động vốn cho sản xuất kinh doanh và đầu tư theo kế hoạch đã được duyệt từ trước.
• Xây dựng các kế hoạch phân bổ nguồn vốn và xác định cơ cấu vốn phù hợp nhất với từng giai đoạn cụ thể; phân tích được các kết quả của hoạt động kinh doanh, phân tích hiệu quả sử dụng vốn, kịp thời phát hiện các vấn đề và đề xuất cho Giám đốc các giải pháp sử dụng nguồn vốn hiệu quả và tiết kiệm.
• Báo cáo các số liệu và tình hình thực hiện kế hoạch tài chính với Ban lãnh đạo công ty; đóng góp các ý kiến, biện pháp nhằm tối ưu hoá hiệu quả việc sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp, có kế hoạch cân đối nguồn vốn phù hợp với các yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty ở hiện tại và tương lai.

Trưởng phòng tài chính có vị trí vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp

3. Tổ chức triển khai và chỉ đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp

• Trưởng phòng tài chính tổ chức kiểm tra, soát xét các khoản thu/chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp ngân sách Nhà nước; rà soát, đối chiếu và đôn đốc, thu hồi công nợ.
• Theo dõi, giám sát quá trình sử dụng các khoản chi tiêu tài chính, mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ mọi hoạt động của toàn doanh nghiệp
• Phát hiện, báo cáo và đề xuất các biện pháp xử lý nghiêm với các trường hợp sử dụng chi phí, tài sản không đúng mục đích
• Phối hợp công việc với các bộ phận liên quan để thu và quản lý tiền bán hàng/cung cấp dịch vụ và tiến hành thanh quyết toán các khoản chi đối với cán bộ nhân viên/đối tác/khách hàng; tổ chức quản lý quỹ/két tiền mặt của doanh nghiệp.
• Giám sát thực hiện quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp, phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp vô tình hoặc cố ý vi phạm.

4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán

• Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, hạch toán số liệu kế toán của các kế toán chi tiết theo giai đoạn tháng, quý, năm.
• Tiến hành tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu nhằm cân đối các số liệu kế toán tài chính; phát hiện sai sót và hướng dẫn, phối hợp với các kế toán chi tiết xử lý, điều chỉnh phù hợp với quy định công ty.
• Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán định kỳ/đột xuất và giải trình chi tiết gửi đến Ban lãnh đạo công ty.
• Thực hiện cung cấp các thông tin, số liệu kế toán, tiến hành lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, chứng từ và tài liệu liên quan theo yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý Nhà nước.

5. Tham gia thẩm định các dự án, kế hoạch đầu tư sản xuất, kế hoạch tài chính – tiền tệ:

• Đánh giá, phân tích, thẩm định tính hiệu quả các dự án/kế hoạch đầu tư, các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp.
• Nghiên cứu đề xuất các giải pháp huy động vốn và quản lý phần vốn góp của doanh nghiệp tại các đơn vị khác.
• Thực hiện xây dựng và tiến hành đề xuất các phương án nhằm phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ tài chính, đầu tư tài chính, quản trị vốn lưu động một cách hợp lý.

6. Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng

• Phổ biến các nội quy, chính sách đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong phòng và giám sát, kiểm tra việc thực hiện chúng.
• Xác định nhu cầu nhân sự để đưa ra đề xuất và thực hiện tuyển dụng.
• Trực tiếp phân công công việc, hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên trực thuộc thực hiện.
• Giám sát, nhắc nhở và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đề xuất, khen thưởng, xử phạt kịp thời theo đúng quy định.

7. Phối hợp thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp

• Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của nội bộ doanh nghiệp.
• Thực hiện phổ biến và hướng dẫn kịp thời cho nhân viên về các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán thống kê liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp theo chế độ quy định hiện tại.
• Chủ trì hoặc tham gia các dự án của doanh nghiệp theo phân công của người quản lý trực tiếp.

IV. KPI công việc với vị trí trưởng phòng tài chính

* Mục tiêu cá nhân gắn liền với KPI bộ phận

• Giảm chi phí tồn kho
• Giảm chi phí mua hàng
• Nâng cao năng lực quản lý của phòng
• Xây dựng chuẩn năng lực của phòng
• Hoàn thành các báo cáo tài chính một cách chính xác và đúng hạn 
• Chi tiêu dòng tiền
• Độ chính xác trong dự báo ngân sách
• Mục tiêu đào tạo nhân sự

* Công việc thường xuyên và thái độ

• Kiểm soát số liệu trên hệ thống ERP kịp thời, chính xác
• Hoạch định chiến lược về tài chính, cân đối dòng tiền
• Tinh thần chia sẻ, hỗ trợ đồng nghiệp

* Công việc đột xuất: Xây dựng các quy định liên quan đến phòng ba

KPI của Trưởng phòng tài chính là gì?

V. Yêu cầu công việc của vị trí trưởng phòng tài chính

Các vị trí trong lĩnh vực tài chính kinh doanh đều yêu cầu trình độ chuyên môn, qua chương trình giảng dạy và đào tạo trường lớp mới có thể hoàn thành được. Để có thể phát triển lên tới vị trí cấp quản lý thì trong quá trình tuyển dụng trưởng phòng tài chính, đa số các công ty yêu cầu ít nhất bạn phải có bằng cử nhân chuyên ngành Tài chính, Kế toán - Kiểm toán hoặc chuyên ngành liên quan. Tuy vậy, hầu hết các Trưởng phòng tài chính thường đăng ký học lên và lấy bằng thạc sĩ. Những môn học quan trọng đối với một việc làm trưởng phòng tài chính tương lai là:

• Kế toán và tài chính.
• Kinh doanh.
• Kinh tế học.
• Khoa học quản lý.
• Toán học.
• Số liệu thống kê.
• Luật.

Nhằm chuẩn bị tốt cho sự phát triển lâu dài, Trưởng phòng tài chính có thể tham gia các khóa học cao sau đại học vì kiến thức chuyên ngành thu được thông qua chương trình đào tạo có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh trong quá trình tham dự tuyển dụng Trưởng phòng tài chính. Sau đó, bạn có thể tiếp tục đào tạo kế toán chuyên nghiệp và chứng minh năng lực của bản thân. Những chứng chỉ chuyên ngành mà Trưởng phòng tài chính nên có là: CFA, CPA, CIMA,...

VI. Những năng lực cần có để trở thành Trưởng phòng tài chính giỏi

Tuyển dụng trưởng phòng tài chính yêu cầu kèm theo rất nhiều năng lực chuyên môn nghiệp vụ cao. Trong đó sẽ chú trọng vào 5 kỹ năng sau:

1. Khả năng lãnh đạo

Trưởng phòng tài chính làm công việc là giám sát bộ phận tài chính kế toán của doanh nghiệp nên khả năng lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Một Trưởng phòng tài chính xuất sắc phải có khả năng quản lý nhân viên dưới quyền cũng như phân chia công việc cho họ dựa trên sự am hiểu về năng lực, thế mạnh cũng như điểm yếu của từng người.

2. Kỹ năng giao tiếp và kinh doanh

Trưởng phòng tài chính thường xuyên phải làm việc với các quản lý khác trong công ty, do đó phải có khả năng diễn giải thông tin tài chính phức tạp thành ngôn ngữ thông thường để người khác có thể hiểu nhưng phải chính xác về chuyên môn. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói là vô cùng cần thiết trong vị trí này.

Trưởng phòng tài chính cũng cần phải có kiến ​​thức kinh doanh và hiểu biết về các bộ phận trong doanh nghiệp để có thể hiểu đúng về  mục tiêu, có năng lực thúc đẩy nhân viên thực hiện mục tiêu đó và giành được sự tin tưởng và chấp thuận của mọi người.

3. Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích có vai trò quan trọng với Trưởng phòng tài chính trong việc xử lý và phân tích thông tin số liệu để điều tra, xác định các nguyên nhân khởi đầu của vấn đề và tìm kiếm các giải pháp tài chính hiệu quả.

4. Kỹ năng lắng nghe

Trưởng phòng tài chính trong doanh nghiệp sẽ tương tác với nhân viên và quản lý trong tất cả các khía cạnh vận hành, do đó đòi hỏi kỹ năng trao đổi và kỹ năng lắng nghe tích cực giữa các cá nhân. Trưởng phòng tài chính đồng thời cũng cần phải có khả năng liên hệ với những người lao động khác để giám sát trực tiếp các hoạt động của họ hoặc để dễ dàng hơn khi cùng làm việc trong một dự án.

5. Nắm vững kiến thức chuyên môn

Trưởng phòng tài chính chắc chắn phải có trình độ học vấn, hiểu biết sâu về tài chính, kế toán hoặc chuyên ngành kinh tế tương đương để làm việc tại vị trí này. Trong các công ty mang tầm cỡ quốc tế, Trưởng phòng tài chính còn cần phải có kiến thức và chuyên môn sâu rộng về tài chính quốc tế, kinh tế toàn cầu, luật pháp quốc tế và các thủ tục có liên quan.

Trên thực tế, mặc dù đã đảm nhiệm vai trò Trưởng phòng tài chính thì người ở chức vụ này vẫn có thể tiếp tục học lên các khóa nâng cao về xử lý dữ liệu, công nghệ thông tin hoặc luật pháp để có thể thăng tiến lên các vị trí cấp cao hơn trong tương lai.

Kỹ năng cần thiết cho công việc trưởng phòng tài chính là gì?

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng tài chính

Trong tuyển dụng việc làm trưởng phòng tài chính, bộ câu hỏi khi phỏng vấn vô cùng phong phú để có thể khai thác được hết những đặc điểm của người ứng tuyển. Tuyển dụng Trưởng phòng tài chính được thực hiện qua nhiều vòng nhằm mục đích sàng lọc được người phù hợp nhất với vị trí quan trọng này. Bộ gồm 20 câu hỏi kinh điển trong quá trình tuyển dụng vị trí này như sau:

1. Nói về một tình huống mà bạn cần sử dụng số liệu làm bằng chứng để chứng minh?
2. Bạn quen dùng phần mềm kế toán nào nhất trong khi học và làm việc?
3. Bạn làm thế nào để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ nguyên tắc của các hồ sơ kế toán trong doanh nghiệp?
4. Hãy kể về một lần bạn giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí hiệu quả?
5. Hãy cho tôi một ví dụ về báo cáo kế toán mà bạn đã thực hiện trong quá trình học hoặc làm việc?
6. Các bước bạn thực hiện trước khi chấp thuận một hóa đơn hoặc phiếu thanh toán là gì?
7. Bạn hãy cho biết các bước để lên ngân sách là gì?
8. Hãy chia sẻ kinh nghiệm trình bày báo cáo tài chính đối với người không có chuyên môn.
9. Cách mà bạn ước tính nợ xấu là gì? Có hiệu quả không?
10. Hãy kể về một lần bạn phải đối mặt với hạn chót lập báo cáo tài chính và cách giải quyết?
11. Kinh nghiệm đưa ra dự báo về nguồn tài chính của bạn là gì?
12. Bạn làm thế nào để luôn cập nhật những quy chuẩn kế toán mới hiện nay?
13. Sự khác biệt giữa tài khoản phải thu và tài khoản phải trả là gì?
14. Nếu như một công ty có ba tài khoản ngân hàng thì số lượng sổ cái tối thiểu cần phải có là bao nhiêu?
15. Bạn phân biệt kế toán và kiểm toán như thế nào?
16. Cách bạn sử dụng tự động hóa hay hợp lý hóa quy trình công việc để cải thiện quy trình kế toán như thế nào?
17. Đã bao giờ bạn thấy không hài lòng với một quy trình kế toán chưa và có từng đề xuất thay đổi? Miêu tả tóm tắt những điều muốn thay đổi
18. Bạn có suy nghĩ như thế nào về những điểm mới trong kế toán hiện nay?
19. Theo bạn, thách thức lớn nhất đối với một Trưởng phòng kế toán hiện nay là gì?
20. Theo bạn ba kỹ năng của một kế toán trưởng giỏi là gì?

VIII. Download bản mô tả công việc trưởng phòng tài chính

Download bản mô tả công việc Trưởng phòng tài chính

IX. Kết luận

Qua những gì mình chia sẻ về việc làm Trưởng phòng tài chính, bạn đọc nếu thấy mình có đủ khả năng để đảm nhận thì hãy nhanh chóng ứng tuyển vị trí nhé. Đặc biệt, nếu bạn có kinh nghiệm tìm việc làm vị trí này thì sẽ mang đến cơ hội tốt hơn cho tương lai. Những thông tin về tìm việc làm Trưởng phòng tài chính kế toán bạn có thể tham khảo kỹ ở trên để áp dụng đúng sao cho mang đến hiệu quả cao.