KPI (Key Performance Indicator) - chỉ số đo lường hiệu suất chính - là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Bài viết dưới đây của 123job.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về "chạy KPI" là gì và cách thực hiện hiệu quả.

1. Chạy KPI là gì?

Chạy KPI là gì? Chạy KPI là quy trình mà các doanh nghiệp giám sát, chú trọng và quản lý các yếu tố quan trọng, định hướng nhằm xác định những hành động cần thiết để điều chỉnh hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả tối ưu. Cụ thể, các KPI về doanh số thường được doanh nghiệp thiết lập và giao cho nhân viên thực hiện.

Trong lĩnh vực kinh doanh, việc theo dõi doanh số KPI bao gồm nhiều chỉ số liên quan đến doanh số, lợi nhuận và nhiều chỉ số khác tương ứng với các mục tiêu và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Chạy KPI là gì?

2.  Ý nghĩa của việc chạy KPI

Chạy KPI mang lại cho doanh nghiệp cái nhìn rõ ràng về các mục tiêu cần đạt và hướng dẫn nhân viên trong quá trình hoàn thành những mục tiêu đó. Một số KPI phổ biến có thể bao gồm doanh thu, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng, năng suất lao động, thời gian hoàn thành dự án, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cùng nhiều chỉ số khác liên quan đến mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Việc chạy KPI mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

  • Xác định mục tiêu rõ ràng: Doanh nghiệp có thể thấy rõ những mục tiêu mà họ muốn đạt được và tập trung nỗ lực vào những khía cạnh quan trọng nhất để tiến tới mục tiêu đó.
  • Đo lường hiệu suất: Các KPI cung cấp phương pháp để đánh giá và theo dõi hiệu suất của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhận biết được mức độ tiến bộ và xem họ có đang đạt được mục tiêu không.
  • Theo dõi và điều chỉnh: KPI cho phép doanh nghiệp giám sát các chỉ số quan trọng theo thời gian, từ đó tạo động lực phát triển và nâng cao tính cạnh tranh. Điều này cũng giúp họ nhận diện xu hướng, phát hiện vấn đề và điều chỉnh chiến lược một cách kịp thời để cải thiện kết quả.
  • Tăng cường tập trung và quản lý hiệu quả: KPI chỉ rõ những chỉ số cần được theo dõi và đánh giá, giúp doanh nghiệp chú trọng vào những khía cạnh chủ chốt của hoạt động kinh doanh.
  • Đồng bộ hóa và gắn kết nhóm làm việc: KPI cung cấp một mục tiêu và khung làm việc chung cho toàn bộ nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp. Qua đó, nó giúp thống nhất hoạt động và đảm bảo mọi người đều hướng về một mục tiêu chung, nâng cao tinh thần đoàn kết để đạt được kết quả tốt hơn.
  • Tạo công cụ đánh giá minh bạch: KPI cung cấp những cách đo lường đáng tin cậy và rõ ràng để đánh giá hiệu suất làm việc của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.

3.  Có nên thưởng chạy chỉ tiêu KPI cho nhân viên hay không?

Thưởng theo doanh số KPI là phương pháp khen thưởng dành cho nhân viên hoặc các thành viên trong tổ chức dựa trên việc hoàn thành các mục tiêu doanh số đã được xác định trong KPI. Loại thưởng này thường được thiết lập dựa vào các KPI liên quan đến mục tiêu kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, với tính chất khách quan, công bằng và minh bạch.

Cách làm này nhằm khuyến khích và động viên nhân viên, bộ phận, phòng ban nỗ lực đạt được những chỉ tiêu KPI doanh số quan trọng. Đồng thời, nó cũng tạo ra sự kết nối giữa hiệu suất cá nhân và mục tiêu kinh doanh toàn diện của tổ chức. Nhờ đó, giúp xây dựng một môi trường làm việc cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển cũng như đóng góp của từng cá nhân.

Có nên thưởng chạy chỉ tiêu KPI cho nhân viên hay không?

4. Cách chạy KPI hiệu quả

4.1. Xác định KPI chiến lược và chiến thuật

Có hai loại KPI chính đó là:

  • KPI chiến lược: Loại KPI này được thiết lập ở mức độ cao hơn, liên quan đến những mục tiêu dài hạn và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp. KPI chiến lược tập trung vào những chỉ tiêu quan trọng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được để thúc đẩy sự phát triển và thành công tổng thể, chẳng hạn như tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng hoặc hàng năm.
  • KPI chiến thuật: KPI này chủ yếu chú trọng vào những hoạt động và chiến lược cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu chiến thuật. Chúng thường liên quan đến các mục tiêu ngắn hạn hoặc trung hạn và được sử dụng để theo dõi, đánh giá tiến độ và hiệu suất của những hoạt động nhất định, ví dụ như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng trong các chiến dịch marketing hàng tháng.

Để xác định KPI thích hợp, doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi mở liên quan đến mục tiêu cụ thể như:

  • Giá trị thực sự mà doanh nghiệp mong muốn đạt được là gì?
  • Tại sao lại quan trọng với kết quả đó?
  •  Làm thế nào để đo lường tiến độ?
  •  Cách nào để đạt được mục tiêu cuối cùng?
  • Ai là người chịu trách nhiệm cho kết quả đó?
  • Thời gian xem xét và đánh giá tiến độ là bao lâu?

4.2. Xác định mục tiêu và tần suất chạy KPI

Việc chạy đủ KPI cần bao quát từ mục tiêu chiến lược tổng thể đến các hoạt động hàng ngày của từng nhân viên. Mỗi KPI phải gắn liền với một mục tiêu chiến lược rõ ràng.

  • Làm thế nào để đo lường quá trình đạt được mục tiêu?
  • Có khả năng định lượng được các biện pháp không?
  • Có tiêu chuẩn nào để thu thập dữ liệu không?
  • Các biện pháp này có thời hạn không?

Có nhiều cách để đo lường mục tiêu, sẽ tùy thuộc vào cách tiếp cận của doanh nghiệp, nhưng phải đảm bảo rằng KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược. Quá nhiều KPI có thể dẫn đến việc tiêu tốn thời gian, làm phức tạp quy trình đánh giá hiệu suất và không đạt được hiệu quả như mong muốn.

4.3. Xác định ai sẽ là người điều hành KPI

Quá trình điều hành KPI đòi hỏi sự hợp tác từ nhiều bên. Vì vậy, việc đặt mục tiêu và xác định trách nhiệm của các bên liên quan là cần thiết để đảm bảo rằng KPI được xây dựng một cách toàn diện và phù hợp với mục tiêu cùng hoạt động của tổ chức.

  • Lãnh đạo: Là người có vai trò quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu chiến lược và hình thành định hướng. Họ có khả năng đưa ra chỉ đạo và yêu cầu cụ thể trong việc đo lường và theo dõi hiệu suất.
  • Nhóm chiến lược: Có nhiệm vụ nắm vững các mục tiêu và phương pháp để đạt được KPI đã được đề ra. Họ sẽ phân tích các yếu tố quan trọng và đề xuất những KPI phù hợp để theo dõi sự tiến bộ và đánh giá hiệu quả. 
  • Bộ phận quản lý: Là những người đứng đầu các phòng ban, họ tham gia vào quá trình chạy KPI cho bộ phận của mình. Họ hiểu rõ hoạt động hàng ngày và biết những chỉ số quan trọng cần theo dõi để đánh giá hiệu suất. 
  • Đội ngũ nhân viên: Đóng vai trò quan trọng trong việc hành động và ưu tiên các nhiệm vụ cần thực hiện nhằm đạt được các KPI đã đề ra.

4.4.  Phương pháp triển khai KPI

Bước tiếp theo là phân bổ nhiệm vụ và cách thức triển khai KPI. Người phụ trách điều hành KPI cần nhận diện và ưu tiên các chỉ số quan trọng để theo dõi tiến trình và đo lường hiệu suất. Điều này giúp xác định những vấn đề tiềm ẩn, đánh giá rủi ro và tìm kiếm những điểm yếu trong quy trình làm việc.

Cách chạy KPI hiệu quả

4.5. Thường xuyên kiểm tra và phản hồi ý kiến khi chạy KPI

Tính linh hoạt trong quá trình chạy KPI là yếu tố then chốt để đảm bảo đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn. Vì lý do đó, cần có sự theo dõi và phản hồi liên tục giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.

Mỗi cá nhân cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến hành và điều chỉnh phương pháp làm việc khi cần thiết. Giao tiếp và phản hồi định kỳ giữa quản lý và nhân viên, cũng như giữa các nhân viên với nhau là điều rất quan trọng để đạt được những mục tiêu quan trọng.

4.6. Đánh giá và thưởng cho việc đạt KPI đề ra

Người quản lý có trách nhiệm đánh giá mức độ hoàn thành KPI để xác định mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên. Công thức hoặc hệ số tính toán mức lương thưởng thường dựa trên các yếu tố như mức độ hoàn thành KPI, mức độ đóng góp cá nhân và hiệu suất công việc.

Cần lưu ý rằng việc đánh giá KPI không chỉ dựa vào số liệu và kết quả mà còn cần cân nhắc nhiều yếu tố khác như sự đánh giá tổng quan về hiệu suất làm việc, phản hồi từ khách hàng và các yếu tố liên quan đến vai trò, trách nhiệm của nhân viên.

4.7. Điều chỉnh và tối ưu hóa trong việc chạy KPI

Đôi khi, các mục tiêu ban đầu có thể không còn phù hợp hoặc không thể đo lường chính xác. Do đó, doanh nghiệp nên sẵn sàng thử nghiệm các phương pháp mới và học hỏi từ những thành công cũng như thất bại dựa trên kết quả đã đạt được khi thực hiện KPI. Doanh nghiệp cần rút ra bài học và sẵn lòng thay đổi để tối ưu hóa KPI, nhằm phản ánh đúng tình hình và đảm bảo hiệu quả của chúng.

Trong lĩnh vực kinh doanh, việc theo dõi doanh số KPI là một nhiệm vụ quan trọng để đạt được thành công cho doanh nghiệp. Hiểu rõ về KPI và cách thức thực hiện nó một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định được những mục tiêu kinh doanh cũng như xây dựng các chỉ tiêu cụ thể. Hy vọng ràng bài viết phía trên sẽ hữu dụng với các độc giả, chúc các bạn một ngày vui vẻ.