Tin học văn phòng hiện nay được coi là kỹ năng cơ bản mà bất cứ người lao động có trình độ trên thị trường đều phải có. Trong tin học văn phòng, kỹ năng vẽ biểu đồ trong Excel vô cùng quan trọng để có thể nhìn vào đó đánh giá tổng quan doanh nghiệp.

Trong Excel có hỗ trợ nhiều tính năng để người dùng có những cái nhìn, phân tích, đánh giá trực quan hơn về những số liệu được thể hiện. Nếu bạn là chuyên gia dự đoán về thị trường, đánh giá kết quả hoạt động hay phải làm việc nhiều với con số thì việc tiếp xúc với biểu đồ không phải là ít. Trong Excel có tính năng vô cùng hữu ích đó là vẽ biểu đồ. Vậy cách vẽ biểu đồ trong Excel thế nào? Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel có khó không? 

I. Các tiêu chuẩn về dữ liệu vẽ biểu đồ trong Excel

Vẽ biểu đồ trong Excel 3

Các tiêu chuẩn về dữ liệu vẽ biểu đồ trong Excel

Để vẽ biểu đồ trong Excel được đúng với nhu cầu thì người vẽ cần nắm bắt được 3 tiêu chuẩn dữ liệu cho dữ liệu như sau:

Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu được tổng hợp lại, không cần quá chi tiết. 

Dữ liệu chi tiết là cùng 1 đối tượng nhưng lại được xuất hiện nhiều lần, trên nhiều nội dung dòng và mỗi dòng đều thể hiện 1 nội dung chi tiết.

Khi đó ở trên bảng dữ liệu sẽ có rất nhiều dòng thông tin không cần thiết. Mỗi một đối tượng lại lặp lại nhiều lần. Do đó nếu sử dụng để vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết này thì sẽ rất khó để xác định đúng được các đối tượng đánh giá trên biểu đồ bởi vì biểu đồ Excel không có chức năng tự tổng hợp được dữ liệu. Việc tổng hợp dữ liệu này phải làm trước khi thực hiện vẽ biểu đồ trong Excel. Dựa theo tiêu chuẩn này người dùng sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện toàn diện về thông tin, đúng và đầy đủ nội dung.

Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu để vẽ biểu đồ trong Excel phải thống nhất cả về định dạng và loại dữ liệu 

Sự thống nhất về định dạng và loại dữ liệu bao gồm các tiêu chí:

  • Các dữ liệu trong một phần tử nội dung phải cùng loại: cùng là dạng chữ hoặc cùng là số, % chứ không được phép lẫn lộn giữa những loại này.
  • Các thông tin dữ liệu cùng loại phải được nằm trên cùng 1 hàng hoặc là cùng 1 cột.

Dựa vào tiêu chuẩn 2 này chúng ta có thể xác định đúng được dạng biểu đồ phù hợp với nhu cầu vẽ biểu đồ trong Excel.

Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu trong Excel (tên cột, tên hàng) phải chứa nội dung rõ ràng khi vẽ biểu đồ trong Excel.

Việc này ảnh hưởng khi thông tin được biểu diễn lên biểu đồ, người dùng có thể lâm vào tình trạng: không biết các thành phần có trong biểu đồ thể hiện những nội dung gì. Phải xác định rõ ràng các nội dung thì mới có thể đọc được ý nghĩa của biểu đồ và có cách vẽ biểu đồ trong Excel đúng, dễ hiểu, rõ ràng. 

Dựa trên tiêu chuẩn này người xem sẽ xác định được ý nghĩa thể hiện của từng nội dung được biểu diễn thông qua biểu đồ.

II. Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Excel 

Vẽ biểu đồ trong Excel 4

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Excel 

1. Các bước vẽ biểu đồ trong Excel cơ bản

Cách vẽ biểu đồ trong Excel cơ bản ta làm như sau: 

  • Bước 1: Chọn bảng dữ liệu đang cần vẽ biểu đồ trong Excel.
  • Bước 2: Nhấn vào thẻ Insert => Chart và chọn loại biểu đồ nhận thấy phù hợp với dữ liệu đã có
  • Bước 3: Chọn vị trí đặt biểu đồ mong muốn. Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cảm thấy cần thay đổi về dữ liệu nạp vào biểu đồ thì chọn thẻ Chart Tools => Design => Select Data để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu.

Vẽ biểu đồ trong Excel 1

Các bước vẽ biểu đồ trong Excel cơ bản

  • Bước 4: Trang trí biểu đồ. Ở đây là thực hiện thêm những thông tin như nội dung, có thể hiện số liệu của từng thành phần trong biểu đồ? Tô màu cho dữ liệu, thay đổi định dạng các cột như đổ bóng, thêm chi tiết đánh dấu,...

2. Cách thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ khi vẽ biểu đồ trong Excel

Muốn thay đổi dữ liệu nạp vào trong quá trình vẽ biểu đồ trong Excel thực hiện như sau: chọn Chart Design => Select Data rồi thực hiện chỉnh sửa ở những trường dữ liệu sau:

  • Chart Data Source: nguồn dữ liệu để nạp vào biểu đồ: là toàn bộ các thông tin dữ liệu được đưa vào  hi vẽ biểu đồ trong Excel. Có thể không cần tính liên tục mà là từng vùng riêng
  • Legend Entries (Series): Dữ liệu biểu diễn theo trục tung: Chiều cao các cột trong biểu đồ, độ lớn các mảnh ở trong biểu đồ hình tròn… sẽ được thể hiện qua phần này.
  • Horizontal (category) Axis Labels: Dữ liệu sẽ được biểu diễn ở trục hoành: nội dung thể hiện cho  các cột, các mảnh… có trên biểu đồ

3. Trang trí khi vẽ biểu đồ trong Excel

Vẽ biểu đồ trong Excel 5

Các bước vẽ biểu đồ trong Excel cơ bản

Trang trí biểu đồ thường sẽ là bước cuối cùng của cách vẽ biểu đồ trong Excel nhưng đây lại là bước quan trọng vì nó thể hiện trực quan và nổi bật những thông tin chính nhất mà người vẽ muốn người xem có thể nhìn nhận chính xác. Một biểu đồ đẹp và hiệu quả thường bao gồm các yếu tố:

  • Nội dung thể hiện dữ liệu đúng trọng tâm
  • Có tên biểu đồ và các mốc trên trục tọa độ thể hiện rõ ràng
  • Các thành phần biểu diễn cách đều nhau hoặc theo những tỷ lệ cân đối
  • Cách phối màu cho các thành phân đồng nhất, gọn gàng, đơn giản, dễ quan sát.

Để thêm các thành phần trong biểu đồ như: Tên, tên trục, số liệu đi kèm với từng phần trong nội dung biểu đồ… khi vẽ biểu đồ trong Excel thì vào Add Chart Element ở trong thẻ Design của Chart Tools.

Các nội dung thể hiện trong Chart Element bao gồm:

  • Axes: Chia tỷ lệ các dữ liệu trên các trục tọa độ.
  • Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần nội dung trên mỗi trục tọa độ.
  • Chart Title: Tên biểu đồ đang vẽ.
  • Data Labels: Nhãn số liệu trong các nội dung biểu đồ
  • Data Table: Dữ liệu của nội dung biểu đồ được thể hiện dưới dạng bảng.
  • Error Bar: Thanh hiển thị các lỗi/độ lệch của biểu đồ
  • Gridlines: đường kẻ mờ để làm nền trong biểu đồ
  • Legend: Ghi chú cho các đối tượng đang thể hiện trong biểu đồ
  • Lines: Đường kẻ dóng xuống của trục hoành (chỉ áp dụng cho loại biểu đồ dạng Line)
  • Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.

III. Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel

Vẽ biểu đồ trong Excel 6

Vẽ biểu đồ trong Excel - Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel 

1. Đặc điểm dữ liệu về biểu đồ đường trong Excel

Không phải dữ liệu nào cũng có thể vẽ được thông qua biểu đồ đường thẳng. Người dùng chỉ vẽ biểu đồ đường thẳng với những loại dữ liệu sau:

  • Gồm nhiều những đối tượng và các đối tượng ấy có tính liên tục về thời gian (ví dụ theo các tuần, tháng trong năm)
  • Giá trị của các đối tượng trong bảng là độc lập với nhau

Nguyên nhân là do:

  • Mục đích của biểu đồ đường thẳng là để theo dõi về xu hướng diễn biến, do vậy đòi hỏi quá trình diễn ra phải được ghi nhận liên tục theo dòng thời gian.
  • Nếu các đối tượng trong bảng có mối quan hệ với nhau thì thường chỉ dùng để biểu diễn dữ liệu theo biểu đồ hình tròn (mỗi một giá trị của 1 đối tượng sẽ là một phần trong tổng số).

2. Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel 

Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel đơn giản ta thực hiện qua các bước sau:

  • Bước 1: Chọn bảng dữ liệu đưa vào biểu đồ
  • Bước 2: Chọn thẻ Insert > Chọn biểu tượng nhóm biểu đồ thuộc đường thẳng (Line) và chọn dạng biểu đồ theo nhu cầu
  • Bước 3: Kết quả của biểu đồ sau khi được vẽ

Vẽ biểu đồ trong Excel 2

Vẽ biểu đồ trong Excel - Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel 

3. Cách trang trí biểu đồ đường trong Excel

Chọn biểu đồ, sau đó chọn Add Chart Element.

Các nội dung trong Chart Element bao gồm:

  • Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọa độ
  • Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ
  • Chart Title: Tên biểu đồ
  • Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
  • Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng
  • Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
  • Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ
  • Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ
  • Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)
  • Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.

4. Cách khắc phục lỗi biểu đồ đường thẳng chạy về số 0 

Nguyên nhân của lỗi này đến từ kết quả của bảng dữ liệu ban đầu có chứa giá trị bằng 0 hoặc rỗng. Để khắc phục lỗi này thì người dùng sẽ không để nội dung ô là rỗng mà sẽ để một nội dung khác, cụ thể ở đây là sẽ để lỗi #N/A. Cách làm như sau:

Tại ô nội dung đó sẽ để hàm NA: =NA() và ô sẽ trả về kết quả là lỗi #N/A

IV. Công dụng của Excel đối với người dùng 

Vẽ biểu đồ trong Excel 7

Vẽ biểu đồ trong Excel -  Công dụng của Excel

Phần mềm Excel được sử dụng phổ biến rộng rãi trong hầu như tất cả các ngành nghề khác nhau ví dụ như: Kế toán,hành chính nhân sự, xuất nhập khẩu, bán hàng, nghiên cứu thị trường,... và học sinh sinh viên.  

Công cụ này phù hợp cho các đối tượng chuyên soạn thảo tài liệu, phân tích tính toán các con số, phân tích các loại dữ liệu gồm các hàm thông dụng hiện nay như hàm Excel Vlookup, Logic, COUNT, SUM, AVG ,... cho phép người dùng tính toán nhanh chóng mà không cần động đến máy tính bấm tay hay bất kì thiết bị nào hỗ trợ tính toán.

V. Mách bạn để trở thành chuyên gia Excel nhanh chóng 

1. Thiết lập

Máy tính của bạn mà không chứa phần mềm Microsoft Word, phần mềm tạo slide PowerPoint, phần mềm chuyên tính toán phân tích Microsoft Excel thì có lẽ bạn đang quá chậm so với thế giới. Đây à 3 phần mềm được coi là mặc định nhất định phải có đối với máy tính. Do vậy, đừng ngần ngại mà cài đặt và khởi động chúng để sử dụng.

2. Làm quen dần 

Làm quen với 3 phần mềm này cần có thời gian nghiên cứu vì để được thành thạo cần thời gian nghiên cứu. Có lẽ đọc cách sử dụng thì thấy chúng rất dễ tiếp cận nhưng khi vào làm việc, do nó có rất nhiều chức năng nên có thể khiến người dùng bị rối và quen thao tác. 

3. Trải nghiệm

Khi đã tìm hiểu được các chức năng của các phần thì hãy bắt tay vào làm việc ngay vì để lâu sẽ khiến bạn nhanh chóng quên đi thao tác. Khi đã nhớ thao tác thì hãy lặp lại những dạng thực hành đó thường xuyên vì với quá nhiều chức năng, luyện tập đều đặn chính là cách để khắc sâu vào trí não. 

 VI. Excel đối với doanh nghiệp như thế nào

Vẽ biểu đồ trong Excel 8

Vẽ biểu đồ trong Excel - Excel đối với doanh nghiệp như thế nào  

Với một doanh nghiệp, Excel đóng những vai trò quan trọng như:

Lập kế hoạch công việc: các cấp quản lý phân chia công việc chi tiết thông quan bảng tính của Excel. Với ưu thế về vị trí ô bảng phân chia đều đa dạng, màu sắc thể hiện dễ dàng trực quan nên có thể nhanh chóng đánh dấu những đầu mục việc quan trong trọng.

Kế toán tài chính cơ bản: Excel thể hiện ưu điểm nổi bật trong kế toán tài chính doanh nghiệp, tổng hợp bảng lương, bảng chấm công lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp khách hàng, dòng tiền ra vào của doanh nghiệp. 

Theo dõi sản phẩm bán hàng: Phần mềm Excel giúp theo dõi lượng hàng hóa được sản xuất, nhập kho và đẩy ra thị trường khách hàng chính xác, từ đó đưa ra được những chiến lược phát triển lâu dài. 

VII. Kết luận

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ máy tính và cập nhật không ngừng của bộ phần mềm Microsoft, bộ công cụ dành riêng cho tin học văn phòng đang ngày càng được tích hợp nhiều tính năng mới. Cách vẽ biểu đồ trong Excel, vẽ biểu đồ đường trong Excel cũng ngày càng trở nên dễ dàng, đa dạng và đẹp mắt để phục vụ tốt nhất cho các đánh giá của doanh nghiệp và cá nhân. Mong rằng với những thông tin ở trên sẽ giúp được cho bạn đọc tìm hiểu sâu hơn về tính năng này trong phần mềm Excel.