Quy định tiền lương mới nhất về thang bảng lương trong công ty

Hệ số thang bảng lương là gì? Hệ số thang bảng tiền lương đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, được quan tâm bởi tất cả các nhân viên trong công ty. Cùng 123job tìm hiểu quy trình thang bảng lương trong doanh nghiệp nhé

Hệ số thang bảng lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ lương của doanh nghiệp cũng như tạo động lực cho toàn thể cán bộ công nhân viên tích lũy và phấn đấu để có thể nâng cấp bậc lương. Quy định về thang bảng lương của công ty, doanh nghiệp dưới đây sẽ rất hữu ích cho bạn đọc muốn tìm hiểu kĩ về vấn đề này.

Thang bảng lương là gì

I. Những quy định chung

Những quy định chung trong thang bảng lương bao gồm các điểm sau:

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1.1. Phạm vi

Quy định các nội dung, nguyên tắc quản lý thang bảng lương và tiền thưởng từ quỹ tiền lương; thống nhất việc sử dụng, trả tiền lương, tiền thưởng từ quỹ lương của doanh nghiệp phù hợp với quy định của Pháp luật, Điều lệ tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.

1.2. Đối tượng

Áp dụng trong việc phân phốitiền lương; cho Ban Giám đốc và toàn thể người lao động đã ký hợp đồng lao động làm việc tại doanh nghiệp. 
Ngoài ra phạm vi áp dụng có thể bao gồm các Đơn vị thành viên trong cùng hệ thống công ty.

2. Những quy định chung

2.1 Khái niệm cơ bản

Cần nắm rõ các khái niệm cơ bản trong các quy định chung:

• Thu nhập: Bao gồm tất cả các khoản tiền hay hiện vật mà người lao động nhận được nhờ đóng góp công sức lao động của mình vào các hoạt động xây dựng phát triển doanh nghiệp, theo kết quả, số lượng, chất lượng hay hiệu quả công việc mang lại. Thu nhập có thể được chi trả bằng tiền hoặc hiện vật bao gồm: Tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp và phúc lợi của công ty.
• Lương cơ bản: Mức tiền lương ghi trong quyết định bổ nhiệm hoặc trong hợp đồng lao động . Tiền lương cơ bản được coi là cơ sở tính các chế độ BHXH, BHYT, tính lương ngừng việc, nghỉ chế độ có hưởng lương, hay chế độ nghỉ phép và các khoản phụ cấp, trợ cấp có liên quan đến người lao động khác. Lương cơ bản được tính bằng hệ số lương cơ bản nhân với mức lương cơ bản theo quy định của công ty và đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định theo vùng cũng như áp dụng được thống nhất trong toàn công ty. 
• Phụ cấp chức vụ/ trách nhiệm: là khoản thu nhập bổ sung thường xuyên đối với bộ phận lãnh đạo của công ty từ phó trưởng phòng nghiệp vụ chuyên môn trở lên hoặc người có trách nhiệm đặc biệt như vị trí thủ quỹ tiền mặt...được xác định là không trái với quy định của Pháp luật lao động. Phụ cấp chức vụ/ trách nhiệm phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động và làm cơ sở lập và tính các chế độ BHXH, BHYT, tính tiền lương ngừng việc, nghỉ chế độ có hưởng tiền lương, chế độ nghỉ phép. 

Phụ cấp trong thang bảng lương

• Trợ cấp: Là khoản tiền hỗ trợ thêm của doanh nghiệp dành cho người lao động được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt phụ thuộc theo điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty. Các khoản trợ cấp có thể thường xuyên hoặc không thường xuyên. 
• Bảng thang bậc lương: là hệ thống các mức tiền lương trong doanh nghiệp bao gồm : Thang bảng lương cơ bản (lương theo bậc); Thang bảng lương; Sản phẩm (lương theo ngạch chức danh đảm nhiệm); Thang bảng lương phụ cấp chức vụ hoặc trách nhiệm/trợ cấp 
• Khối sản xuất: Bao gồm các lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
• Khối nghiệp vụ, quản trị: Gồm các cán bộ quản lý như hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, phó giám đốc, Kế toán trưởng,.. và cán bộ công nhân viên thuộc biên chế tại bộ máy giúp việc ban lãnh đạo công ty ( các phòng Kinh doanh, Kế toán, XNK & Đầu tư, Kỹ thuật, Hành Chính - Nhân sự)
• Khối bổ trợ gián tiếp: Bao gồm các cán bộ, nhân viên làm việc tại các bộ phận Bảo vệ, tạp vụ, nhà bếp. 
• Hệ số hoàn thành công việc: Hệ số quy định mức độ hoàn thành công việc của từng cán bộ công nhân viên trong các khối đã quy định bên trên. 

2.2. Các quy định chung: 

• Hệ số lương cơ bản và phụ cấp chức vụ/ trách nhiệm được xây dựng phù hợp theo nghị định 205/2004/NĐ - CP ngày  14/12/2004 của chính phủ, được phép điều chỉnh phù hợp với điều kiện và tính chất công việc của doanh nghiệp hay mức xếp hạng doanh nghiệp của công ty . 
• Mức lương cơ bản có thể thay đổi hàng năm
• Danh mục địa bàn vùng là quy định của pháp luật Nhà nước về các vùng nơi doanh nghiệp được cấp đăng ký kinh doanh.
• Mỗi vị trí công việc/ chức danh đảm nhiệm đều được xác định rõ về cấp bậc vị trí công việc và trong thang, bảng tiền lương. Cán bộ công nhân viên làm công việc nào thì sẽ được trả tiền lương theo bậc vị trí công việc và hệ số hoàn thành công việc đó. 

3. Nguyên tắc phân phối và sử dụng quỹ tiền lương

• Tiền lương phải được trả trực tiếp, đầy đủ, chính xác về số lượng, chất lượng và tiến độ thực tế hoàn thành công việc của mỗi lao động, cán bộ
• Phân phối tiền lương cho CBCNV theo nguyên tắc: áp dụng hình thức trả tiền lương phù hợp với tính chất công việc của lao động, trình độ chuyên môn của họ và mức độ hoàn thành công việc phù hợp với quy định pháp luật lao động và quy định của công ty. 
• Lực lượng lao động thực hiện công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, đóng góp lớn vào hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì được trả tiền lương cao và ngược lại.
• Quỹ tiền lương chỉ được dùng để trả tiền lương cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, không được sử dụng quỹ tiền lương vào mục đích khác. 

Xem thêm:Chế độ tiền lương có phải là thứ duy nhất người lao động cần? 

II. Nguồn hình thành và sử dụng thang bảng lương

1. Nguồn hình thành quỹ tiền lương

Tổng quỹ tiền lương thực hiện = (Đơn giá tiền lương x Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh) + Các khoản phụ cấp lương & chế độ khác nếu có + Quỹ tiền lương bổ xung theo quy định nhà nước nếu có + Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang

Trong đó: Đơn giá tiền lương được Giám đốc doanh nghiệp phê duyệt theo từng giai đoạn cụ thể căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty. 

2. Căn cứ xây dựng thang bảng lương

Các căn cứ để các nhà quản trị xây dựng thang bảng lương bao gồm:

• Bộ luật lao động Việt Nam
• Tham khảo từ các thang bảng lương đang được áp dụng tại các doanh nghiệp nhà nước có cùng ngành nghề. 

3. Phân bổ, sử dụng quỹ tiền lương 

Quỹ tiền lương được phân bổ cho các mục đích sau:

• Lương cơ bản và lương trả cho những ngày lao động không làm việc nhưng vẫn được hưởngtiền lương theo quy định của Bộ Luật lao động. 
• Trả tiền lương cho các khối nghiệp vụ, quản trị và khối bổ trợ gián tiếp 
• Trả  tiền lương cho khối kinh doanh và khối lao động trực tiếp theo năng suất, mức độ đóng góp của từng cá nhân. 
• Trả tiền lương sản phẩm và lương đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho các bộ phận ngoài lương cơ bản theo quy định. 
• Chi trả cho quỹ tiền thưởng đột xuất khi các cá nhân CBCNV có thành tích xuất sắc. Tổng số tiền thưởng đột xuất bằng 5% tổng quỹ lương. 
• Quỹ tiền lương dự phòng - bằng 5% tổng quỹ lương. 

Xem thêm: Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương như thế nào?

III. Các hình thức trả lương trong công ty

1. Hình thức trả lương cố định

Hình thức trả lương cố định được áp dụng đối với các vị trí cán bộ quản lý cấp cao hoặc trong các trường hợp đặc biệt nhằm thu hút, trưng dụng người tài cho Công ty do Hội đồng quản trị quyết định. Ngoài ra hình thức trả lương cố định còn được áp dụng trong một số trường hợp nhân viên thực hiện các công việc như bảo vệ, tạp vụ, nhà bếp, nhân viên hành chính dựa trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động với người sử dụng lao động và phải được ghi rõ ràng trong hợp đồng lao động do giám đốc công ty phê duyệt.

2. Hình thức trả lương theo thời gian

Hình thức trả lương theo thời gian thường dùng để trả lương cho lao động thuộc bộ phận gián tiếp trong các bộ phận như cán bộ phận quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, thực hành phục vụ và các đối tượng khác không thực hiện trả lương khoán. Cuối tháng phòng hành chính sẽ tổng hợp bảng chấm công làm cơ sở tính lương cơ bản và lương sản phẩm. 

3. Hình thức trả lương khoán

Hình thức trả lương khoán thường dùng để trả lương cho những lao động thực hiện khoán sản phẩm trực tiếp và sản phẩm tập thể bao gồm: 

• CBCNV tham gia quá trình kinh doanh theo chế độ khoán doanh số: doanh thu bán hoặc mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ.
• CBCNV sản xuất trực tiếp tại các xưởng sản xuất của doanh nghiệp.
• Các tổ đội phụ trách xây lắp công trình.

Mức lương khoán do giám đốc công ty ban hành sau khi thông qua Hội đồng lương và căn cứ tình hình cụ thể hàng năm hay khi có thay đổi về lương của cả hệ thống lương doanh nghiệp.

4. Hình thức trả lương hỗn hợp

Hình thức trả lương hỗn hợp dùng để trả lương cho những CBCNV vừa được hưởng quyền lợi lương cứng theo thời gian, vừa được hưởng lương mềm theo sản phẩm trực tiếp và sản phẩm tập thể.

Xem thêm: Những thay đổi mới nhất về tiền lương cơ bản cho người lao động từ năm 2021

IV. Hệ thống thang bảng lương của công ty

1. Hệ thống thang bảng lương cơ bản

Hệ thống bảng lương cơ bản trong 1 doanh nghiệp thỏa mãn các nghiệp vụ:

• Thỏa thuận tiền lương trong hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.
• Xây dựng đơn giá tiền lương và thực hiện chế độ nâng bậc lương theo các thoả thuận trong hợp đồng lao động.
• Đóng và hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định của nhà nước; trả lương nghỉ việc và các chế độ lương khác theo quy định của luật lao động.
• Giải quyết các quyền lợi khác dựa theo thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động theo quy định của doanh nghiệp và theo pháp luật lao động.

2. Bảng hệ số tiền lương sản phẩm

• Bảng hệ số tiền lương sản phẩm của doanh nghiệp cần đảm bảo khoảng cách bậc lương có độ giãn cách giữa các bậc nhằm khuyến khích CBCNV phấn đấu có bậc cao hơn, chống phân phối bình quân.
• Hệ số lương sản phẩm áp dụng theo từng vị trí công tác, chức danh công việc đảm nhận phù hợp theo từng hạng trong doanh nghiệp và theo cấp độ hệ số hoàn thành công việc cụ thể theo kỹ năng công việc.
• Hệ số lương sản phẩm của nhân viên các phòng ban sẽ được Ban giám đốc và hội đồng trả lương của công ty quyết định dựa trên vào hiệu quả công việc, vị trí  công việc và thời gian công tác.
• Hệ số sản phẩm của từng cá nhân hay còn gọi là ngạch lương không nhất thiết phụ thuộc vào trình độ hay bằng cấp của cá nhân đó mà đánh giá dựa trên hiệu suất công việc

Xem thêm: Một số quy định mới nhất về tiền lương cho người lao động

V. Quy định lương khoán sản phẩm và đơn giá khoán sản phẩm

1. Quy định lương khoán sản phẩm

Nhân lực thuộc khối trực tiếp sản xuất hưởng lương khoán của công ty sẽ chia lương theo từng tổ, đội sản xuất. Hàng tháng doanh nghiệp sẽ căn cứ vào sản lượng hoàn thành của từng tổ, đội nhân đơn giá khoán áp dụng cho từng công việc để tính ra quỹ lương khoán sản phẩm cho tổ, đội đó và lương sẽ được giao cho tổ trưởng, đội trưởng, nhóm trưởng đó chịu trách nhiệm chia dựa trên cơ sở:

• Số ngày công và số giờ làm thêm thực tế của lao động
• Hệ số bình bầu cho từng tháng của cá nhân lao động 
• Trị giá sản lượng sản phẩm trong tháng.

2. Cách tính lương khoán sản phẩm

Lương sản phẩm = (Tổng quỹ lượng sản phẩm/Tổng hệ số lương bình bầu) x (Số ngày công + tăng ca)

3. Bảng hệ số lương khoán sản phẩm

• Tiền lương khoán sản phẩm của công nhân trực tiếp được trả trên cơ sở năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc. Căn cứ vào các định mức nội bộ và kết quả công việc của người lao động để trả lương hàng tháng. Việc trả lương căn cứ vào mức độ đóng góp hoàn thành công việc của từng cá nhân lao động theo phân loại và hệ số bình bầu do tập thể cán bộ công nhân viên của tổ, đội, nhóm bàn bạc bình bầu. Tổ trưởng, đội trưởng, nhóm trưởng sẽ chịu trách nhiệm lập biên bản gửi đến phòng hành chính nhân sự làm cơ sở tính lương trong kỳ. Hệ số bình bầu chỉ áp dụng làm hệ số lương đối với lương sản phẩm, không áp dụng đối với lương cơ bản.
• Bảng đơn giá khoán sản phẩm sẽ được sửa đổi bổ sung tùy thuộc vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do giám đốc ban hành hàng năm và khi có thay đổi về tiền lương chung của cả công ty.

VI. Những quy định về nâng bậc lương và phụ cấp lương

1. Nâng bậc lương cơ bản

Hàng năm căn cứ vào nhu cầu công việc, tình hình sản xuất kinh doanh, công ty tiến hành nâng bậc lương cho nhân viên. Căn cứ để nâng lương đối với các lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh là tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật ứng với công việc đảm nhận. Đối với các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên thừa hành phục vụ sẽ căn cứ dựa trên tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và thâm niên làm việc trong công ty. 

Nâng bậc lương cơ bản

Điều kiện xét nâng bậc lương:

• Phải luôn hoàn thành công việc được giao về số lượng, chất lượng ghi trong hợp đồng lao động đã ký kết.
• Không đang trong thời gian thi hành kỷ luật lao động theo các quy định của Bộ luật lao động và nội quy lao động của doanh nghiệp.
• Đối với cán bộ công nhân viên có hệ số lương khởi điểm (Bậc 1) thì thời gian giữ bậc lương hiện tại tối đa là 2 năm (Đủ 24 tháng) nghĩa là chậm nhất cứ 2 năm người lao động được tăng lương thêm 1 bậc lương. 
• Trường hợp nhân viên được bổ nhiệm chức vụ mới thì sẽ được hưởng hệ số lương mới phù hợp với chức vụ đảm nhiệm theo quy định doanh nghiệp. 
• Trường hợp kéo dài thời gian nâng bậc lương: Trong thời gian giữ bậc lương người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm nội quy, quy định của công ty thì có thể bị thời gian kéo dài nâng bậc lương nhưng không quá 6 tháng. 
• Tiêu chuẩn nâng bậc lương đối với thành viên HĐQT, Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng thì như sau: Có thời gian giữ bậc lương khởi điểm tử 3 năm trở lên; Hoàn thành kế hoạch SXKD hàng năm; Không vi phạm chế độ trách nhiệm theo quy định của pháp luật lao động
• Trường hợp Cán bộ quản lý doanh nghiệp đạt thành tích xuất sắc hoặc có phát minh sáng chế đóng góp lớn cho hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng được nâng bậc lương sớm hoặc rút ngắn thời gian nâng bậc lương. Ngược lại nếu bị hình thức kỷ luật khiển trách hoặc cảnh cáo trở lên thì bị kéo dài thời gian nâng bậc lương thêm tối đa 12 tháng.
• Đến kỳ xét duyệt nâng lương Phòng hành chính nhân sự sẽ rà soát và tổng hợp danh sách nhân sự đã đủ niên hạn nâng lương để gửi các tổ đội, phòng ban để tham khảo sau đó trình lên ban lãnh đạo công ty xét duyệt, sau đó lập quyết định trình giám đốc ký chính thức và thông báo toàn công ty. Đối với những cá nhân được tăng lương trước hạn hoặc bị kéo dài thời hạn nâng lương sẽ được giải thích rõ lý do.

2. Nâng bậc lương sản phẩm

Hệ số lương sản phẩm của mỗi cá nhân sẽ được hội đồng trả lương xem xét và điều chỉnh tăng/giảm/giữ nguyên hàng năm căn cứ vào hiệu quả công việc và mức độ đóng góp của từng cá nhân trong công ty.

3. Các chế độ phụ cấp lương

Phụ cấp lương được áp dụng trong trường hợp tổng lương cơ bản và lương sản phẩm của các đối tượng thuộc diện được nhận phụ cấp không đạt mức thấp nhất của ngạch lương tiếp theo ngay trên mức người đó đang hưởng. 

Phụ cấp lương có được áp dụng hay không là do hội đồng lương quyết định vào kỳ xét lương hàng năm.

Tham khảo các chế độ phụ cấp lương trong ảnh

Các chế độ phụ cấp lương

Xem thêm: Kế toán tiền lương là gì? Làm thế nào để trở thành kế toán tiền lương xuất sắc

VII. Các thủ tục về lương

• Công ty trả lương cho nhân viên ít nhất một lần/tháng vào các ngày từ mùng 2 đến ngày mùng 10 của tháng sau.
• Đối với các phòng ban, bộ phận gián tiếp công ty sẽ trả trực tiếp.
• Đối với các tổ đội, công ty sẽ thanh toán cho các tổ trưởng, tổ trưởng có trách nhiệm phân chia lương cho nhân viên với yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên phải trực tiếp nhận lương hoặc ủy quyền phải có giấy tờ và ký vào bảng/phiếu lương.

Xem thêm: Bonus là gì? Giải đáp mọi câu hỏi về tiền thưởng Bonus  

VIII. Một số quy định liên quan khác đến tiền lương và thu nhập

• Tiền lương trả cho người lao động được điều động đi công tác tạm thời sẽ tùy theo từng đối tượng cụ thể và thời gian công tác tạm thời mà công ty quyết định mức phụ cấp lương là bao nhiêu.
• Trong thời gian thử việc, người lao động phải được hưởng lương thử việc ít nhất bằng 70% lương chính thức và không được ít hơn lương tối thiểu chung hiện hành do nhà nước quy định.
• Tiền lương trả cho người lao động vi phạm kỷ luật lao động được thực hiện theo nội quy lao động của từng bộ phận, từng tổ nhóm, phù hợp với quy định của công ty và pháp luật lao động.
• Trường hợp người lao động được công ty nhận vào làm việc mà quá trình công tác trước đó đã có tham gia đóng BHXH thì có thể được bảo lưu hệ số lương cơ bản khởi điểm của lao động bằng với mức lương cuối cùng đã tham gia đóng BHXH nếu được, thỏa thuận ngay khi tiếp nhận công việc mới với giám đốc doanh nghiệp.
• Trường hợp không bảo lưu hệ số lương đóng bảo hiểm từ công tác trước cũng phải được cụ thể hóa ngay tại hợp đồng lao động ban đầu khi tiếp nhận.

Xem thêm: Liệu lương tháng 13 có phải là tiền thưởng tết của người lao động?

IX. Tổ chức thực hiện và điều khoản thi hành

1. Hội đồng lương

Giám đốc công ty quyết định thành lập hội đồng lương để tổ chức xây dựng, và thực hiện, chế độ tiền lương trong công ty. Hội đồng lương bao gồm:

• Chủ tịch hội đồng: Giám đốc công ty
• Phó chủ tịch hội đồng: Phó giám đốc/ kế toán trưởng/chủ tịch công đoàn
• Ủy viên thường trực: Trưởng phòng HCNS hoặc các Phó chủ tịch công đoàn
• Các ủy viên: Đại diện người lao động và tổ chức đoàn thể trong Doanh nghiệp
• Thư ký hội đồng: Phòng HCNS

2. Trách nhiệm của hội đồng lương

Tổ chức xây dựng dự thảo về quy chế tiền lương của công ty hoặc dự thảo bổ sung sửa đổi quy chế tiền lương; tổ chức lấy ý kiến của người lao động và tham khảo ý kiến của BCH Công đoàn Công ty.

Hoàn thiện quy chế lương sau khi lấy ý kiến lao động, trình HĐQT công ty phê duyệt, ban hành quy chế lương.
Hàng năm họp tối thiểu 2 lần (tối đa không quy định) vào tháng 1 và tháng 7 ( đầu năm và giữa năm) để rà soát lại tất cả các vấn đề về tiền lương, thảo luận các vướng mắc cũng như ý kiến của người lao động để trình lên HĐQT công ty xem xét quyết định sửa đổi quy chế cho phù hợp.

Xem thêm: Liệu lương tháng 13 có phải là tiền thưởng tết của người lao động?

X. Kết luận 

Trên đây là những chia sẻ của 123Job sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn thang bảng lương là gì, cách sử dụng và quy định về thang bảng lương,... Việc nắm rõ những thông tin cần thiết về thang bảng lương sẽ giúp bạn có thể quyết toán nhanh hơn, đây cũng là nội dung quan trọng mà bất cứ kế toán nào cũng phải biết