Tổng hợp mẫu KPI các vị trí của phòng cung ứng

Phòng cung ứng xây dựng hệ thống đánh giá KPI cho từng vị trí như thế nào? Những tiêu chí nào cần phải có trong hệ thống đánh giá KPI chức danh phòng cung ứng? Cùng 123job tìm hiểu tại bài viết này nhé!

Chiến lược công ty cần phải được trình bày như một bản kế hoạch với một quá trình gồm nhiều bước để đạt được kết quả như mong muốn. Để có thể đánh giá kết quả của chiến lược hay bản kế hoạch đó, công ty sẽ sử dụng hệ thống đánh giá KPI. KPI chức danh phòng cung ứng là chỉ số của phòng cung ứng cho thấy mức độ hiệu quả của hoạt động, kế hoạch của doanh nghiệp đồng thời cũng đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên trong công ty. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về KPI chức danh phòng cung ứng ở bài viết sau!

I. KPI - Chỉ số đo lường hiệu quả công việc

KPI chức danh phòng cung ứng

Mỗi công ty có một KPI riêng cho từng phòng ban, thậm chí tại từng thời gian cụ thể thì những tiêu chí đánh giá này cũng thay đổi. Đối với phòng cung ứng, những tiêu chí đánh giá KPI chức danh phòng cung ứng thường được sử dụng như kiểm soát tồn kho theo định mức: Giá trị bình quân tồn kho/Doanh thu/tháng, xây dựng và từng bước hoạch hoàn thiện mạng lưới cung ứng… Vậy đối với từng vị trí trong phòng cung ứng, những tiêu chí khác trong KPI chức danh phòng cung ứng có giống nhau hay khác nhau như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay những tiêu chí có trong KPI chức danh phòng cung ứng ngay sau đây. 

Hệ thống đánh gía KPI chức danh phòng cung ứng

Xem thêm: KPI là gì? Những chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh hiện đại 

II. Mẫu KPI chức danh phòng cung ứng 

1. KPI trưởng phòng cung ứng

Chỉ số cụ thể của KPI chức danh phòng cung ứng - KPI trưởng phòng cung ứng là: 

• Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) Gắn liền với KPI bộ phận

  • Kiểm soát tồn kho theo định mức: Giá trị bình quân tồn kho/Doanh thu/tháng;

  • Tỷ lệ hàng lỗi từ NCC khác;

  • Tỷ lệ hàng lỗi từ NCC TQ;

  • Tỷ lệ chênh lệch chi phí mua hàng thực tế so với kế hoạch được duyệt ;

  • Tỷ lệ số lần giao hàng đúng tiến độ của nhà cung cấp;

  • Số lượng nhân sự kế thừa đạt chuẩn;

  • 100% Số lượng vị trí có chuẩn năng lực;

  • Số lượng nhân viên đạt chuẩn.

• Các công việc thường xuyên theo MTCV & tinh thần thái độ

  • Xây dựng và từng bước hoàn thiện mạng lưới cung ứng;

  • Công bằng trong phân công công việc;

  • Công bằng trong đánh giá nhân viên.

• Các dự án và công việc đột xuất

  • Triển khai hệ thống BSC - KPI's;

  • Triển khai hệ thống ERP;

  • Xây dựng định mức chi phí NVL.

Tải ngay mẫu KPI chức danh phòng cung ứng - KPI trưởng phòng cung ứng tại đây.

Xem thêm: Trưởng phòng cung ứng là gì? Mô tả công việc của Trưởng phòng cung ứng 

2. KPI phó phòng cung ứng

Chỉ số cụ thể của KPI chức danh phòng cung ứng - KPI phó phòng cung ứng là:

• Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) gắn liền với KPI bộ phận

  • Kiểm soát tồn kho theo định mức: Giá trị bình quân tồn kho/Doanh thu/tháng;

  • Tỷ lệ hàng lỗi từ NCC khác;

  • Tỷ lệ hàng lỗi từ NCC TQ;

  • Tỷ lệ chênh lệch chi phí mua hàng thực tế so với kế hoạch được duyệt;

  • Tỷ lệ số lần giao hàng đúng tiến độ của nhà cung cấp;

• Các công việc thường xuyên theo MTCV & tinh thần thái độ

  • Xây dựng và từng bước hoạch hoàn thiện mạng lưới cung ứng;

  • Mức độ phối hợp với các phòng ban;

  • Số lần vi phạm nội quy;

  • Số lần nhân viên vi phạm quy trình;

  • Mức độ hỗ trợ cho các nhân viên trong phòng;

  • Số sáng kiến đóng góp khả thi.

• Các dự án và công việc đột xuất

  • Triển khai hệ thống ISO;

  • Triển khai hệ thống ERP;

  • Xây dựng danh sách vật tư PMH kèm mã ERP và tích hợp hình ảnh, TCKT…

Tải ngay mẫu KPI chức danh phòng cung ứng - KPI phó phòng cung ứng tại đây.

Xem thêm: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Học những gì? Tại sao nên chọn? 

3. KPI nhân viên mua hàng nước ngoài

Chỉ số cụ thể của KPI chức danh phòng cung ứng - KPI nhân viên mua hàng nước ngoài là:

• Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) Gắn liền với KPI bộ phận

  • Tỷ lệ hàng lỗi từ NCC TQ;

  • Tỷ lệ chênh lệch chi phí mua hàng thực tế so với kế hoạch được duyệt;

  • Tỷ lệ số lần giao hàng đúng tiến độ của nhà cung cấp.

• Các công việc thường xuyên theo MTCV & tinh thần thái độ

  • Xây dựng và từng bước hoạch hoàn thiện mạng lưới cung ứng;

  • Mức độ phối hợp với các phòng ban;

  • Số lần vi phạm nội quy;

  • Số lần nhân viên vi phạm quy trình;

  • Mức độ hỗ trợ cho các nhân viên trong phòng;

  • Số sáng kiến đóng góp khả thi.

• Các dự án và công việc đột xuất

  • Triển khai hệ thống ISO; 

  • Triển khai hệ thống ERP ;

  • Xây dựng danh sách vật tư PMH kèm mã ERP và tích hợp hình ảnh, TCKT…

Tải ngay mẫu KPI chức danh phòng cung ứng - KPI nhân viên mua hàng nước ngoài tại đây.

Xem thêm: Chuỗi cung ứng là gì? Tầm quan trọng của chuỗi cung ứng đối với doanh nghiệp 

4. KPI nhân viên mua hàng nội địa

Chỉ số cụ thể của KPI chức danh phòng cung ứng - KPI nhân viên mua hàng nội địa là:

• Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) Gắn liền với KPI bộ phận

  • Tỷ lệ hàng lỗi từ NCC khác;

  • Tỷ lệ chênh lệch chi phí mua hàng thực tế so với kế hoạch được duyệt;

  • Tỷ lệ số lần giao hàng đúng tiến độ của nhà cung cấp.

• Các công việc thường xuyên theo MTCV & tinh thần thái độ

  • Xây dựng và từng bước hoạch hoàn thiện mạng lưới cung ứng;

  • Mức độ phối hợp với các phòng ban;

  • Số lần vi phạm nội quy;

  • Số lần nhân viên vi phạm quy trình;

  • Mức độ hỗ trợ cho các nhân viên trong phòng;

  • Số sáng kiến đóng góp khả thi.

• Các dự án và công việc đột xuất

  • Triển khai hệ thống ISO;

  • Triển khai hệ thống ERP;

  • Xây dựng danh sách vật tư PMH kèm mã ERP và tích hợp hình ảnh, TCKT…

Tải ngay mẫu KPI chức danh phòng cung ứng - KPI nhân viên mua hàng nội địa tại đây.

Xem thêm: Nhân viên kinh doanh là gì? Những chỉ số KPI nhân viên kinh doanh cần phải biết 

5. Mục tiêu phòng cung ứng

Chỉ số cụ thể của KPI chức danh phòng cung ứng - Mục tiêu phòng cung ứng là:

Đối với bản KPI chức danh phòng cung ứng - Mục tiêu phòng cung ứng do trưởng phòng cung ứng thực hiện với sự phối hợp của nhiều phòng ban khác được đánh giá, xem xét trên các hành động cụ thể sau: 

• Kiểm tra việc xây dựng định mức tồn kho cho từng model, từng tháng;

• Kiểm tra việc kiểm soát định mức tồn kho từng tháng cho từng loại model;

• Kiểm tra việc đối chiếu số liệu giữa Niguri và SAP --> biện pháp g/q;

• Phân tích đánh giá số liệu để tối ưu tồn kho và chỉnh kế hoạch;

• Xây dựng dữ liệu NCC;

• Nâng cao năng lực tìm kiếm NCC, mở rộng hệ thống cung ứng;

• Thực hiện công tác tìm kiếm, đánh giá NCC mới nghiêm túc, thận trọng;

• Thực hiện đánh giá  NCC cũ nghiêm túc, công bằng và khách quan;

• Trau dồi chuyên môn sâu trong công tác thẩm định NCC;

• Tìm thông tin kỹ thuật sản phẩm từ nhiều nguồn R&D, website NCC, đối thủ NCC, tài liệu…, chuyên gia…;

• XD hệ thống danh mục vật tư có hình ảnh và chuẩn kỹ thuật;

• Thực hiện công tác tìm kiếm, đánh giá NCC mới nghiêm túc, thận trọng;

• Thực hiện đánh giá  NCC cũ nghiêm túc, công bằng và khách quan;

• Trau dồi chuyên môn sâu trong công tác thẩm định NCC;

• Tìm thông tin kỹ thuật sản phẩm từ nhiều nguồn R&D, website NCC, đối thủ NCC, tài liệu…, chuyên gia…;

• Kiểm tra việc XD hệ thống danh mục vật tư có hình ảnh và chuẩn kỹ thuật;

• Đôn đốc, nhắc nhở, trao đổi về mặt kỹ thuật, cải tiến sản phẩm với NCC, đặc biệt quan tâm khâu kiểm tra trước giao hàng của NCC;

• Phân tích giá;

• Giám sát thường xuyên trên hệ thống;

• Đối chiếu số liệu hệ thống với định mức hàng tháng;

• Kiểm tra và xử lý tốt bảng tổng hợp tình hình NCC;

• Tìm hiểu sản phẩm, NVL cần mua: tìm hiểu thông qua hệ thống thông tin cty, thông tin NCC, thông tin đối thủ NCC, tài liệu, Internet, chuyên gia…;

• Tìm hiểu giá cả sản phẩm, NVL … cần mua thông qua tìm hiểu sản phẩm;

• Tìm hiểu thành phần, giá cả, đặc tính kỹ thuật của những thành phần cấu thành nên sản phẩm…có thể breaking down giá cả trong đàm phán;

• Biết tận dụng ưu thế trong đàm phán: hiểu rõ về abc và thị trường;

• Chú trọng công tác đánh giá năng lực sản xuất NCC;

• Chủ động xây dựng kế hoạch đặt hàng có yếu tố dự phòng;

• Định kỳ rà soát kế hoạch cung ứng;

• Đôn đốc, nhắc nhở, giữ liên lạc thường xuyên với NCC…(đặc biệt trong những mùa cao điểm);

• Xây dựng chuẩn năng lực quản lý;

• Xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp năng lực;

• Tổ chức đào tạo tại chỗ trong quá trình tác nghiệp…;

• Tổ chức cho tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài;

• Tạo điều kiện thực hành công tác quản lý có giám sát;

• Xây dựng tiêu chí công việc, mức độ hoàn thành mong muốn;

• Căn cứ vào MTCV, thực tế yêu cầu xây dựng chuẩn năng lực các vị trí;

• Xây dựng kế hoạch đào tạo;

• Thực hiện công tác đào tạo;

• Thực hiện công tác kiểm tra sau đào tạo;

• Hỗ trợ, thu xếp, tạo điều kiện cho NV tham gia đầy đủ các khóa đào tạo;

• Tìm kiếm thông qua các hệ thống thông tin: internet, yellow pages, đối tác, đối thủ, đồng nghiệp, chuyên gia…;

• Thường xuyên cố gắng giữ liên lạc với NCC cũ, mới, đang tìm hiểu…;

• Tuân thủ quy trình ISO trong đánh giá NCC;

• Điều hành công việc rõ ràng và minh bạch;

• Phân tích các vị trí công việc, bố trí đúng người đúng việc;

• Xây dựng tiêu chí đánh giá hợp lý;

• Căn cứ vào tiêu chí  xây dựng đánh giá thường kỳ;

• Đánh giá đúng điểm mạnh/yếu, kỹ năng nhân viên;

• Xây dựng hệ thống BSC - KPI theo tiêu chuẩn và nhu cầu quản lý;

• Căn cứ các tiêu chuẩn, tiến hành rà soát thường xuyên các mục tiêu;

• Đánh giá thường kỳ, so sánh các chỉ tiêu đạt được với mục tiêu;

• Tìm hiểu tài liệu hệ thống;

• Thực hành thao tác trên hệ thống;

• Ghi nhận những trục trặc hoặc lỗi hệ thống, báo cho BQL dự án;

• Tìm hiểu và ghi nhận những phản hồi xử lý các vướng mắc đó;

• Căn cứ dữ liệu quá khứ xây dựng định mức nguyên vật liệu;

• Xây dựng hệ số trượt hợp lý.

Tải ngay mẫu KPI chức danh phòng cung ứng - Mục tiêu phòng cung ứng tại đây.

Xem thêm: Tổng hợp mẫu KPI các vị trí của phòng giao nhận 

III. Kết luận