Tuyệt chiêu thay đổi văn hóa doanh nghiệp bắt đầu từ những tình huống thường gặp

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp là một trong những thách thức nhất là với những doanh nghiệp tồn tại lâu đời. Cùng với sự phát triển của xã hội mà văn hóa doanh nghiệp cần thay đổi để hội nhập phát triển, hãy cùng 123job tìm hiểu tuyệt để thay đổi.

Văn hóa doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu của sự phát triển thương hiệu vì hình ảnh văn hóa doanh nghiệp sẽ góp phần quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp, mà ở đó có sự góp sức của mỗi cá nhân trong tổ chức.

I. Thay đổi văn hóa doanh nghiệp từ những buổi họp

1. Đặt luật cho mọi buổi họp

Mỗi hành động nhỏ nơi công sở cũng góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp, từ tác phong trong mỗi buổi họp cũng thể hiện điều đó, do vậy các nhà lãnh đạo nên đặt “luật” cho mọi buổi họp của mình. Văn hóa công ty được hình thành từ những yếu tố chuẩn mực vô hình mà nhiều khi mọi người lãng quên nó, do vậy cần tạo những thói quen tốt để theo thời gian sẽ biến những buổi họp chuẩn mực thành thông lệ và bồi đắp văn hóa công ty giàu đẹp hơn trong mắt mỗi người. 

 Các nhà lãnh đạo nên đặt “luật” cho mọi buổi họp của mình góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp

2. Luôn kết thúc buổi họp với kết quả rõ ràng

Sau mỗi buổi họp các nhà lãnh đạo nên tổng kết những vấn đề đặt ra trong buổi họp một cách đầy đủ, ngắn gọn, giúp nhấn mạnh lại một lần nữa những nội dung quan trọng cho nhân viên. Tránh để tình trạng nhân viên mơ hồ, không biết mục đích của cuộc họp, như vậy vừa mất thời gian mà làm việc không hiệu quả. Cần đề cập tới những mục tiêu đã hoàn thành để khen ngợi giúp tạo động lực cho nhân viên và khuyến khích những ý tưởng thực hiện mục tiêu mới hiệu quả hơn, đây là hành động nhỏ những sẽ giúp tạo thay đổi lớn trong văn hóa doanh nghiệp của bạn.

3. Gắn kết nhân viên thông qua các buổi họp

Để xây dựng được văn hóa doanh nghiệp bền vững không thể thiếu sự gắn kết đồng lòng thực hiện của các nhân viên. Để gia tăng sự gắn kết đó, trong cuộc họp cũng có thể tổ chức một vài trò vận động nhỏ để tăng tính đồng đội, khả năng tương tác và tăng kỹ năng làm việc nhóm giữa các thành viên trong cùng một nhóm hay các phòng ban khác nhau, điều đó chắc chắn giúp tinh thần mọi người sảng khoái hơn. Buổi họp là nơi mang lại cơ hội gặp gỡ, giao tiếp, gắn kết, chắc hẳn mỗi thành viên không nên bỏ qua cơ hội đặc biệt này để tạo mối quan hệ tốt đẹp hơn với nhau, cùng giúp nhau tiến bộ hơn mỗi ngày và góp phần tạo nên văn hoa doanh nghiệp tốt đẹp.

II. Thận trọng xử lý các loại tin đồn trong doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp chẳng thể nào tránh khỏi những tin đồn, việc dập tắt hoàn toàn những tin đồn giữa các nhân viên là điều khó làm được nhưng bạn hoàn toàn có thể dùng các tuyệt chiêu để hạn chế điều này và quan trọng hơn nữa là ngăn chặn tình huống này lặp lại lần sau. Chúng tôi đã tìm ra 5 loại tin đồn phổ biến nhất ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp sau đây:

1. Tin đồn về sự thay đổi nhân sự bất ngờ

Nhân viên của bạn có thể cho rằng họ biết một vài điều về hoàn cảnh dẫn đến việc đồng nghiệp của chủ động nộp đơn nghỉ việc để tự kinh doanh khởi nghiệp hoặc bị sa thải, hoặc dựa trên kinh nghiệm và các tình huống đã xảy ra trong quá khứ họ có thể tự suy đoán rồi lan truyền tin đồn về một nhân viên nào đó mà họ nghĩ sẽ nghỉ việc trong tương lai.

Trong văn hóa doanh nghiệp không nên có những tin đồn kiểu này, bởi nó gây nỗi sợ hãi và lo lắng trong tập thể, với tâm lý nghĩ mình sắp bị sa thải các nhân viên sẽ bắt đầu làm việc e dè kém hiệu quả hơn và âm thầm để ý đến các cơ hội việc làm mới. Bạn có thể xử lý loại tin đồn này để gây dựng lại văn hóa doanh nghiệp đó là:

• Đưa ra những thông tin chính xác về nhân sự
• Sẵn sàng hỗ trợ cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc kịp thời.

2. Tin đồn về những mối quan hệ riêng tư 

Trong một môi trường làm việc lý tưởng, văn hóa doanh nghiệp luôn đặt lên hàng đầu thì mọi người sẽ biết tách biệt công việc và cuộc sống đời thường. Nhưng không ở đâu có sự hoàn hảo tuyệt đối cả, cuộc việc và tình cảm thường bị đan xen vào nhau và bằng một cách nào nó. Chẳng có gì đáng bàn  khi những mối quan hệ đó chính đáng, có hàng vạn các cặp vợ chồng hay bạn đời nơi công sở. Nhưng những mối quan hệ bất chính, lợi dụng tình cảm để đẩy mạnh vị thế làm việc mà không phải do thực lực thì đó chính là hành động tiêu cực.

Tin đồn về mối quan hệ riêng tư sẽ xoay quanh những suy đoán. Phổ biến nhất là mối quan hệ hẹn hò, yêu đương vụng trộm, hoặc thậm chí là nịnh nọt nếu một trong hai người có vị trí cao hơn người còn lại. Nếu tin đồn về mối quan hệ không lành mạnh giữa các cá nhân trong doanh nghiệp lan rộng thì danh tiếng về nội quy văn hóa doanh nghiệp nơi đây sẽ bị tổn hại. Sự mập mờ trong những mối quan hệ cũng phản ánh không tốt về văn hoá doanh nghiệp. Bạn có thể xử lý tin đồn thất thiệt này như sau:

• Tìm hiểu nguyên nhân do đâu mà dẫn tới tin đồn. 
• Dùng những bằng chứng xác thực có thể công khai để khẳng định sự thật về mối quan hệ lành mạnh.
• Xử lý những nhân viên đưa ra lời lẽ không đúng sự thật, người lan truyền tin đồn…
• Nhắc nhở nhân viên không soi mói đời tư của người khác.

Cần phân biệt tình cảm và công việc tránh gây tin tồn thất thiệt về mối quan hệ bất chính ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

3. Tin đồn về sự tiêu cực trong công ty

Hầu hết nhân viên đều biết rõ về hậu quả nếu lan truyền thông tin sai lệch sẽ ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp như thế nào, nhưng dường như chính mức độ nghiêm trọng đó lại khiến loại tin đồn này trở nên hấp dẫn. Nhân viên của bạn chắc chắn luôn quan tâm về công ty, bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp tới cuộc sống của họ.

Có nhiều loại tin đồn khác nhau về công ty, nhưng đã là tin đồn về sự tiêu cực sẽ gây thất thiệt nghiêm trọng tới công ty nếu không được làm sáng tỏ kịp thời. Những tin đồn có thể là bí mật được giấu kín như công ty từng gian lận trong quá khứ, hay một thương vụ làm ăn phi pháp, tranh chấp lợi ích hay một đường dây tham nhũng tài chính ngầm... Mỗi một tin đồn về sự tiêu cực không chỉ là mối đe dọa rất lớn cho sự sống còn của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới tất cả cá nhân hoạt động trong doanh nghiệp đó mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng tới văn hóa doanh nghiệp.

Tin tức nhạy cảm về doanh nghiệp luôn là chủ đề được săn đón ở mọi mặt trận. Những tin đồn như vậy có khả năng cao sẽ bị lọt ra ngoài nội bộ công ty rồi sẽ đến tai các đối thủ cạnh tranh, đối tác làm ăn hoặc các nhà đầu tư. Không ai có thể chắc chắn về tương lai sau đó của doanh nghiệp nếu tin đồn không được dập tắt.

Việc tung tin đồn thất thiệt khi đến tai các nhà đầu tư sẽ làm họ giảm sự tín nhiệm, có thể đối tác sẽ rút vốn và điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới sự “sống còn” của doanh nghiệp. Hay những doanh nghiệp đối thử lợi dụng thời cơ để chèn ép, lợi dụng để đánh bại doanh nghiệp bạn và muốn chiếm phần hơn trên thị trường. Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này để không làm ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp như sau:

• Tìm ra kẻ đầu tiên tung ra tin đồn xấu về doanh nghiệp. Đối chất trực tiếp với người đó để đánh giá độ tin cậy của tin đồn.
• Khoanh vùng đối tượng biết thông tin thất thiệt này và trấn an tinh thần họ rằng những tin đồn kia không phải là sự thực và không hề có mối đe dọa nguy hiểm nào tới công ty. 
• Nếu tin đồn là bịa đặt hoàn toàn hoặc không có cơ sở, sẽ xử lý theo kỷ luật doanh nghiệp tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của tin đồn. 
• Nếu tin đồn có khả năng là một sự thật mà chưa được kiểm chứng, hãy lập tức đi xác minh và yêu cầu họ ngừng việc lan truyền ra ngoài.
• Đưa ra thời điểm cụ thể về phản hồi về độ tin cậy của tin đồn, yêu cầu họ trong thời gian đó phải tuyệt đối giữ bí mật tránh việc lan truyền tin đồn rộng thêm.
• Thắt chặt chính sách công ty về các hành vi có liên quan tới tin đồn doanh nghiệp, xử lý nghiêm khắc những cá nhân gây nên tin đồn để làm gương.

4. Tin đồn về ngân sách

Việc linh hoạt cắt giảm hoặc gia tăng ngân sách có thể là một chiến lược kinh doanh cần thiết để giữ doanh nghiệp bền vững và tăng trưởng trong các thời điểm nhạy cảm khác nhau. Tuy nhiên, khi ban lãnh đạo công ty chưa chính thức ban hành quyết định nào đã có thể xuất hiện tin đồn về việc cắt giảm hoặc gia tăng ngân sách sắp xảy ra khi các nhân viên lan truyền với nhau dựa trên kinh nghiệm về hoàn cảnh tương tự trong quá khứ.

Tin đồn này có thể sẽ thay đổi tâm lý trong toàn bộ nhân sự, có thể là sợ nguồn tiền bị cắt giảm hay kỳ vọng “ảo”. Thậm chí, giữa các bộ phận còn có thể nảy sinh mâu thuẫn, ganh tị nếu tin đồn cho rằng có sự phân biệt giữa các phòng. Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này để bảo vệ văn hóa doanh nghiệp như sau:

• Tìm ra thủ phạm của tin đồn và xác nhận rõ ràng mọi thứ.
• Đính chính lại thông tin trước toàn thể các bộ phận trong doanh nghiệp về tin đồn đó.
• Truyền thông nội bộ minh bạch trong công ty, khẳng định rằng bất cứ thay đổi gì trong chính sách sẽ đều được thông báo nhanh chóng tới tất cả mọi người.

Tin đồn về ngân sách có thể gây nên đố kỵ hoặc kỳ vọng ảo ở nhân viên

5. Tin đồn về các chương trình mới

Trong môi trường làm việc công sở có một loại tin đồn sẽ ảnh hưởng rất lớn tới sự uy tín và văn hóa doanh nghiệp đó là tin đồn về chương trình mới. Doanh nghiệp của bạn có thể đang lên kế hoạch phát triển kinh doanh bằng hình thức triển khai chương trình khuyến mãi cho các sản phẩm, nhưng chưa có thông báo chính thức. Tin đồn về chương trình khuyến mãi dễ bị sai lệch thời gian, mục đích và các thông tin chi tiết.

Tin đồn loại này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng của doanh nghiệp vì chẳng ai muốn đối diện với lời khiếu nại của khách hàng rằng doanh nghiệp hứa hẹn giảm giá nhưng sau đó lại từ chối. Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này như sau để không ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp:

• Nhận định tình hình hiện tại, tìm hiểu nguồn gốc những thông tin sai lệch nào đã được lan truyền trong nội bộ và khách hàng.
• Nói chuyện riêng với các nhân viên đã hiểu nhầm về chương trình khuyến mãi, chỉ được phép triển kế hoạch khi nhận được chỉ đạo.
• Cải tiến quy trình phổ biến chính sách tới nhân viên để không gặp lại tình huống tương tự.
• Trong trường hợp tin đồn đã tạo ra kỳ vọng ảo cho khách hàng, hãy hoàn thành mong đợi của họ để giữ sự hài lòng nếu có thể, hoặc công khai xin lỗi và đền bù cho họ một quà tặng nhỏ hơn.

Xử lý tin đồn trong doanh nghiệp không thể chỉ là dùng quyền lực để cưỡng chế mà phải có truyền thông nội bộ rõ ràng cho toàn thể nhân viên, trên đây chỉ là một số gợi ý về cách giải quyết, tùy vào hoàn cảnh ở doanh nghiệp bạn mà linh hoạt xử lý những tin đồn thất thiệt. Nếu bạn đã xây dựng được văn hoá doanh nghiệp minh bạch, cởi mở trong công ty, những tin đồn chỉ còn là cố tình, hy hữu và dễ dàng giải quyết hơn rất nhiều.

III. Thay đổi nhân sự cho các vị trí cao

Các doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi văn hóa doanh nghiệp bằng nhiều cách khác nhau nhưng thay đổi vị trí cấp cao là hiệu quả và dễ áp dụng nhất. Bởi lẽ những người ở vị trí lãnh đạo, quản lý có ảnh hưởng lớn nhất tới văn hóa doanh nghiệp. Có thể thay đổi văn hóa bằng cách đưa người có đủ tố chất, kỹ năng vào nắm giữ những vị trí cao cấp và tạo điều kiện để họ thay đổi cách quản lý để đem lại hiệu quả công việc tốt hơn, đem lại cái nhìn mới mẻ về doanh nghiệp, từ đó mỗi cá nhân sẽ tự giác đóng góp vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Có nhiều cách để thay đổi văn hóa doanh nghiệp nhưng thay đổi nhân sự cấp cao là hiệu quả nhất

IV. Kết luận

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố chi phối hầu hết mọi kết quả của doanh nghiệp, chúng được coi là định hướng mục tiêu và dẫn đường cho nhân viên đi đến thành công. Các công ty, doanh nghiệp lớn mạnh đều có nền văn hóa doanh nghiệp vững chắc, tuổi đời của một doanh nghiệp có nền văn hóa vững chắc lớn hơn rất nhiều lần tuổi đời của người lãnh đạo doanh nghiệp đó.

Với mỗi cá nhân hiện đang là thành viên của một doanh nghiệp bất kì, hãy thực hiện đúng văn hóa của doanh nghiệp nơi bạn bởi những điều tưởng chừng như đơn giản và nhỏ nhoi ấy lại có ảnh hưởng lớn đến cuộc sống của bạn theo hướng tích cực hoặc tiêu cực tùy vào thái độ thực hiện của bạn. Hãy đóng góp sức lực nhỏ bé của mình xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc và phát triển hơn.