Agenda là gì? Kỹ năng tạo lập agenda có thực sự cần thiết cho công việc của bạn? Các bước để thực hiện một agenda chuyên nghiệp. Hãy đọc bài viết dưới đây của 123job để có thể hiểu rõ hơn về Agenda nhé!
1. Khái niệm về Agenda
Agenda là gì? Agenda, hay còn gọi là nhật ký công tác, chương trình nghị sự, là bản ghi chép chi tiết về những công việc cần hoàn thành và kế hoạch thực hiện. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các cuộc họp, hội thảo, sự kiện, giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả, đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.
Agenda là gì?
2. Một số nhầm lẫn khái niệm về Agenda
Có một số khái niệm gây ra hiểu nhầm về Agenda, hãy đọc những khái niệm dưới đây để tránh hiểu sai về Agenda nhé.
- Lịch trình (Schedule): Thường được hiểu là một kế hoạch chi tiết về thời gian cho các hoạt động sắp tới. Nó tương tự như Agenda nhưng Agenda thường được sử dụng phổ biến hơn trong môi trường làm việc, thậm chí còn có thể dùng để mô tả kế hoạch quan trọng trong tương lai.
- Nhật ký (Diary): Là một danh từ chỉ cuốn sổ dùng để ghi chép những sự kiện, suy nghĩ và cảm xúc cá nhân theo ngày tháng năm.
- Timetable: Thuật ngữ này cũng rất hay bị nhầm lẫn với Agenda, nhưng Timetable chỉ đề cập đến một khoảng thời gian cố định và ít thay đổi, trong khi Agenda có thể chứa nhiều nội dung đa dạng hơn.
Phân biệt các thuật ngữ này một cách ngắn gọn và dễ hiểu hơn.
- Lịch trình (Schedule): Kế hoạch chi tiết về thời gian cho các hoạt động.
- Chương trình nghị sự (Agenda): Kế hoạch cho các chủ đề hoặc hoạt động cụ thể trong một cuộc họp hoặc sự kiện.
- Nhật ký (Diary): Ghi chép cá nhân theo ngày tháng.
- Khung giờ (Timetable): Kế hoạch thời gian cố định, ít thay đổi.
3. Vai trò của Agenda
Agenda đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành hiệu quả các cuộc họp, hội thảo, sự kiện. Nó mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa thời gian, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là một số vai trò cụ thể của Agenda:
3.1. Cung cấp thông tin trước cho người tham dự
Agenda giúp người tham dự biết trước những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp, hội thảo, sự kiện, từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn. Họ có thể tìm hiểu thêm về các chủ đề sẽ được bàn luận, chuẩn bị ý kiến đóng góp và tài liệu tham khảo cần thiết. Việc này giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả và tránh lãng phí thời gian.
3.2. Giúp người tham gia tập trung vào các vấn đề quan trọng
Agenda giúp xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp và các chủ đề chính cần được thảo luận. Nhờ đó, người tham gia có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng và tránh lan man sang các chủ đề phụ.Việc này giúp cuộc họp đi đúng trọng tâm và đạt được kết quả mong muốn.
3.3. Giúp theo dõi tiến độ cuộc họp
Agenda giúp theo dõi tiến độ cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả các chủ đề dự kiến được thảo luận đều được đề cập. Người chủ trì cuộc họp có thể sử dụng Agenda để điều chỉnh thời gian cho từng phần thảo luận và đảm bảo rằng cuộc họp kết thúc đúng giờ.
3.4. Giúp ghi lại kết quả cuộc họp
Agenda có thể được sử dụng như một bản ghi chép tóm tắt các điểm chính được thảo luận trong cuộc họp. Việc này giúp người tham dự ghi nhớ những gì đã được bàn luận và thực hiện các hành động tiếp theo.
3.5.Giúp tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn
Sử dụng Agenda giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Nó giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra.
Tóm lại, Agenda là một công cụ quan trọng giúp tổ chức và điều hành các cuộc họp, hội thảo, sự kiện hiệu quả. Sử dụng Agenda sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra.
Lợi ích mà Agenda mang lại
4. Hướng dẫn xây dựng Agenda chuyên nghiệp
4.1. Đặt tiêu đề và xác định mục đích cho Agenda
Bước đầu tiên là xác định mục đích cụ thể của Agenda. Bạn muốn đạt được điều gì từ cuộc họp/sự kiện này? Sau khi xác định mục đích, hãy xác định chủ đề chính của cuộc họp/sự kiện. Chủ đề cần cụ thể, rõ ràng và liên quan trực tiếp đến mục đích.
4.2. Liệt kê ra các mục tiêu
Dựa trên mục đích và chủ đề, hãy liệt kê ra các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong cuộc họp/sự kiện. Các mục tiêu cần dựa theo nguyên tắc SMART (cụ thể, đo lường được, đạt được, có liên quan và có thời hạn).
4.3. Xác định người tham dự
Liệt kê danh sách những người cần thiết phải tham dự cuộc họp/sự kiện. và xác định vai trò và trách nhiệm của từng người tham dự.
4.4. Lập khung thời gian
Ước tính thời gian cần thiết cho từng mục tiêu trong Agenda. Phân bổ thời gian hợp lý cho các mục tiêu, đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu quan trọng đều có đủ thời gian thảo luận. Lên lịch trình cụ thể cho cuộc họp/sự kiện, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc và thời gian nghỉ giải lao.
4.5. Xác định địa điểm
Lựa chọn địa điểm phù hợp với mục đích, quy mô và tính chất của cuộc họp/sự kiện và đảm bảo địa điểm có đủ cơ sở vật chất và trang thiết bị thiết yếu.
4.6. Chuẩn bị tài liệu
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho cuộc họp/sự kiện, bao gồm báo cáo, bài thuyết trình, bảng biểu, v.v. và sau đó sẽ phân phối tài liệu cho người tham dự trước khi bắt đầu cuộc họp/sự kiện.
4.7. Ghi chép và tóm tắt
Chỉ định một người ghi chép lại các nội dung chính của cuộc họp/sự kiện. Sau khi kết thúc cuộc họp/sự kiện, hãy tóm tắt lại các nội dung chính và các quyết định đã được đưa ra. Cuối cùng là phân phối bản tóm tắt cho những người tham dự trong cuộc họp/ sự kiện đó.
Xây dựng Agenda chuyên nghiệp
5. Như thế nào là một Agenda đạt chuẩn
5.1. Tiêu đề
- Nêu rõ chủ đề chính của cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
- Ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
5.2. Thông tin chung
- Ngày, giờ và địa điểm diễn ra cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
- Danh sách người tham dự và vai trò của họ.
- Thông tin liên hệ của người chủ trì cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
5.3. Mục tiêu
- Liệt kê các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
- Mục tiêu cần SMART (cụ thể, đo lường được, đạt được, có liên quan và có thời hạn).
5.4. Nội dung chương trình
- Liệt kê các chủ đề chính cần thảo luận trong cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
- Ước tính thời gian dành cho từng chủ đề.
- Xác định người phụ trách trình bày/thảo luận cho từng chủ đề.
5.5. Tài liệu
- Liệt kê các tài liệu cần thiết cho cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
- Nêu rõ nguồn gốc và cách thức truy cập tài liệu.
5.6. Ghi chú
- Dành chỗ để ghi chép lại các nội dung chính của cuộc họp/sự kiện/hoạt động.
- Ghi chép lại các quyết định và hành động được thực hiện.
5.7. Phụ lục và một số mục khác
Bao gồm các tài liệu bổ sung cần thiết, ví dụ như bản đồ, bảng biểu,...
Ngoài ra, một số Agenda còn có thể bao gồm:
- Lời chào mừng và giới thiệu.
- Phiên thảo luận chung.
- Tóm tắt và kết luận.
- Lời cảm ơn.
6. Một số câu hỏi về Agenda
Phân biệt các khái niệm dễ gây nhầm lẫn với Agenda
Có một vài thuật ngữ có nghĩa khá giống với Agenda, dưới đây 123job sẽ giúp bạn phân biệt Agenda với một vài cụm từ dễ gây nhầm lẫn.
- Lịch trình (Schedule): Kế hoạch chi tiết về thời gian cho các hoạt động.
- Chương trình nghị sự (Agenda): Kế hoạch cho các chủ đề hoặc hoạt động cụ thể trong một cuộc họp hoặc sự kiện.
- Nhật ký (Diary): Ghi chép cá nhân theo ngày tháng.
- Khung giờ (Timetable): Kế hoạch thời gian cố định, ít thay đổi.
Khi nào sẽ cần sử dụng Agenda?
Agenda, hay chương trình nghị sự, là một công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn tổ chức và quản lý hiệu quả các cuộc họp, sự kiện hoặc các hoạt động khác. Việc sử dụng Agenda mang lại nhiều lợi ích, do đó, bạn nên áp dụng nó trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể: Cuộc họp định kỳ; cuộc họp đột xuất; cuộc họp với nhiều người tham dự; hội thảo và hội nghị; sự kiện ra mắt sản phẩm mới; sự kiện đào tạo; lập kế hoạch dự án; tổ chức du lịch hay lập kế hoạch học tập và theo dõi tiến độ học tập. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Agenda trong nhiều trường hợp khác khi cần sắp xếp và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Trên đây 123job đã giúp bạn giải đáp “Agenda là gì?” và đồng thời chúng tôi cũng giúp bạn phân biệt những từ hay gây nhầm lẫn với Agenda; lợi ích mà Agenda mang lại và cách xây dựng một Agenda chuyên nghiệp và hấp dẫn. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn một ngày tràn đầy hạnh phúc!
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm