Để thành công trong ngành tổ chức sự kiện, ngoài những kiến thức chuyên môn có thể học ở trường, qua tìm tòi, trên thực tiễn công việc, bạn cũng phải rèn luyện những kỹ năng nhất định để làm việc và phát triển trong nghề

Nhiều người nghĩ rằng làm ngành tổ chức sự kiện thì việc xây dựng ý tưởng hay, độc đáo là cái quan trọng nhất. Đúng là việc làm tổ chức sự kiện đòi hỏi người làm phải có tư duy sáng tạo, tuy nhiên điều đó không phải thứ quan trọng nhất mà kỹ năng mới là điều mà người làm tổ thực chất phải để tâm đến. Một nhân viên tổ chức sự kiện giỏi, chuyên nghiệp trước tiên phải là người có tính tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút đến từng chi tiết. Điều đó góp phần thể hiện của sự chuyên nghiệp.

Để việc làm tổ chức sự kiện của Công ty cũng như kỹ năng của một nhân viên tổ chức sự kiện đi vào chuyên sâu và chuyên nghiệp hơn, cần rất nhiều thời gian để gặt hái được thành công. Để thành công trong ngành tổ chức sự kiện, ngoài những kiến thức chuyên môn có thể học ở trường, qua tìm tòi, trên thực tiễn công việc, bạn cũng phải rèn luyện những kỹ năng nhất định để làm việc và phát triển trong nghề. Dưới đây 123job sẽ chia sẻ những kỹ năng công việc cần thiết mà nhân viên tổ chức sự kiện nhất định phải nắm rõ

1. Khả năng sáng tạo

tổ chức sự kiệnnhân viên tổ chức sự kiện

Yếu tố cốt lõi của nhân viên tổ chức sự kiện là khả năng sáng tạo không ngừng. Tất cả mọi hoạt động mà người tham gia nghe được, nhìn thấy và cảm nhận trong sự kiện đều bắt nguồn từ ý tưởng sáng tạo độc đáo của người làm tổ chức sự kiện. Từ việc lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch thiết kế, trang trí, lên kịch bản cho chương trình, các tiết mục biểu diễn giải trí cho đến ý tưởng cho việc truyền thông nội dung cho doanh nghiệp, thông điệp của sự kiện, và tất cả mọi mặt của sự kiện thì khả năng sáng tạo đều đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

Để có được sự sáng tạo độc đáo và mới lạ trong từng yếu tố của một quy trình tổ chức sự kiện, nguồn cảm hứng chính là điều kiện cốt lõi vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng sáng tạo quy trình tổ chức sự kiệnbạn đưa ra có tốt hay không?

Có nhiều người thường có nhận định rằng kỹ năng sáng tạo là khả năng trời phú, khó có thể trau dồi hay học hỏi từ bất kì ai. Nhận định đó là sai lần, khả năng sáng tạo hoàn toàn có thể được trau dồi, tích lũy bằng sự chịu khó quan sát, nhìn nhận những gì xảy ra xung quanh cuộc sống thường ngày. Bởi những ý tưởng sáng tạo còn có thể được bắt nguồn cảm hứng từ chính những điều nhỏ nhất trong cuộc sống.

Ví dụ như bạn đi xem một buổi triển lãm tranh nghệ thuật, nếu là người đam mê việc làm tổ chức sự kiện bạn sẽ nhanh chóng để ý quan sát và vận dụng những gì mình thấy vào công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng sáng tạo mới độc và lạ để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức sự kiện biểu diễn sắp tới cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, Những ý tưởng sáng mới lạ, độc đáo cũng có thể được nguồn từ những lần tham dự các buổi tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp khác hay những chuyến du lịch. Có người nói từng nói rằng “có đến 90% ý tưởng sáng tại được nảy sinh từ việc “học hỏi” và xào nấu lại từ các ý tưởng thành công mà ra”. Từ quá trình dài tìm hiểu và góp nhặt những ý tưởng mới, bạn có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho quy trình tổ chức sự kiện sắp tới.

Để càng ngày càng có thêm nhiều ý tưởng sáng tạo hơn, chúng ta có thể tìm đến những chuyên gia về tổ chức sự kiện hay những người có khả năng sáng tạo tốt. Bởi vì năng lượng sáng tạo tự người khác có thể thúc đẩy ý trí và tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng cho bạn nảy sinh ý tưởng mới. 

Ngoài ra, bạn có thể tham gia các buổi hội thảo. Tại đó, ngoài việc bạn có cơ hội học hỏi, gặp những người có kinh nghiệm và trao đổi thông tin, bạn còn có thể gặp một số đối tác tiềm năng của doanh nghiệp. 

Hãy tham dự các khoá học về quy trình tổ chức sự kiện chuyên sâu.Có thể nói” Kinh nghiệm không bao giờ là đủ”.Vì vậy, bạn phải luôn làm nhạy bén rèn luyện các kỹ năng tổ chức sự kiện của mình bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện này.

2. Kỹ năng xây dựng kịch bản

tổ chức sự kiệnQuy trình tổ chức sự kiện cần có kỹ năng xây dựng kịch bản

Kỹ năng cũng khá quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện là kỹ năng xây dựng kịch bản. Để viết được một kịch bản tốt cho doanh nghiệp thì nhân viên tổ chức sự kiện cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy nhạy bén và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện sẽ được thực thi thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng độc đáo nhất. 

Ngoài ra thì kỹ năng viết content và truyền tải thông qua các con chữ cũng là một kỹ năng không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới mấy trí óc tư duy và tưởng tượng bao quát hoàn hảo thế nào nhưng nếu không biết cách diễn đạt ý tưởng đó ra thì mọi thứ đều vô ích. Có thể nói kỹ năng viết cũng như biểu đạt thì không thể hoàn thiện và trau dồi ngày, mà cần có thời gian rèn luyện. 

Mỗi ngày bạn dành thời gian viết một chủ đề gì đó bạn thích thì đến lúc cần, bạn mới có thể truyền tải ý tưởng sáng tạo của mình một cách trôi chảy.

Ngoài ra, Mỗi ngày bạn hãy đọc nhiều hơn một chút thì vốn từ ngữ và câu văn của bạn sẽ được trau chuốt và phong phú hơn, khả năng diễn đạt của bạn cũng sẽ tốt dần lên.

Bên cạnh đó, bạn có thể gặp và trò chuyện với những người bạn có kỹ năng giao tiếp tốt cũng có thể giúp cải thiện khả năng viết và diễn đạt của bản thân. 

3. Kỹ năng viết proposal

Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh bạn cần hiểu được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và xây dựng kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

Một Proposal hay và thu hút thì ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn phải còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà bạn trình bày vấn đề và đưa ra được dẫn chứng cụ thể nhằm khẳng định tính khả thi của dự án.

Điều quan trọng là bạn phải cung cấp cho người xem proposal của sự kiện có thể dễ dàng hiểu một cách tổng quan nhất về chương trình sắp diễn ra.

Một điều cần tránh khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là không được làm người đọc khó hiểu ý tưởng của bạn không ra đầu đuôi, mà bạn phải biết cách sắp xếp nó cho dễ hình dung. 

Nội dung của proposal phải thật ngắn gọn, súc tích, tuyệt đối đừng tham nói dài, vì nếu quá dài người đọc sẽ xem lướt qua proposal của bạn, hoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ đạo.

Văn diễn đạt cũng quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của người làm proposal. Nhân viên tổ chức sự kiện phải biết cách diễn đạt bằng chữ nghĩa thật tốt thì mới thuyết phục được người khách hàng. 

Vậy để cải thiện cũng như có được kỹ năng viết Proposal tốt, người thực hiện việc làm tổ chức sự kiện cần thành thạo kỹ năng sử dụng PowerPoint để trình bày ý tưởng một cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu, hình ảnh, infographic…

4. Kỹ năng lập kế hoạch, checklist công việc

tổ chức sự kiện 8Công việc checklist của nhân viên tổ chức sự kiện

Có thể nói, công việc checklist của người thực hiện việc làm tổ chức sự kiện phải dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân, khi làm nhiều ắt sẽ thành thạo.

Tuy nhiên, các tố chất cần để có thể hoàn thành tốt checklist công việc cho hoạt động tổ chức sự kiện chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, sự chu đáo, tính chuyên nghiệp và một tầm nhìn bao quát.

5. Kỹ năng quản lý tài chính

Ngoài những kỹ năng trên, nhân viên tổ chức sự kiện phải có khả năng quản lý tài chính cơ bản. Mặc dù mỗi ngân sách dành cho cần thời gian để thực hiện, nhưng cần có một vài nguyên tắc cơ bản bạn cần bám sát:

Hãy minh bạch về mức thu của sự kiện: Thông thường, các kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo sẽ thu hút số lượng nhà tài trợ hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự rất đông. Vậy nên sự minh bạch về thu chi sẽ tránh dẫn đến việc thất thoát ngân sách của chương trình tổ chức sự kiện.

Luôn có kế hoạch dự phòng: Để tránh những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện tổ chức sự kiện, thì bạn phải có kế hoạch dự trù cho mọi sự cố có thể xảy ra.

Ngoài ra, để thông thạo với kỹ năng quản lý ngân sách, thì trước hết bạn cần phải là một người khéo léo điều phối nguồn ngân sách, tỉ mỉ để đảm bảo không vượt quá kế hoạch đề ra. 

6. Kỹ năng triển khai và giám sát công việc

Triển khai và giám sát là hai kỹ năng tổ chức sự kiện bao hàm nhiều yếu tố cần thiết nhất. Để việc triển khai và giám sát hoạt động tốt bạn cần:

  • Khả năng giao tiếp: người làm tổ chức sự kiện cần có khả năng giao tiếp tốt mới có thể điều phối được nhân sự, phân chia công việc cho họ diễn ra một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn Cần tinh tế,cứng rắn đúng lúc để thúc đẩy khả năng của từng nhân sự.

  • Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch, lịch trình cụ thể sẽ giúp việc tổ chức sự kiện tiết kiệm được một khoảng thời gian khá lớn. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tránh cũng như xử lý được các khủng hoảng bất ngờ có thể xảy đến đối với việc tổ chức sự kiện. 

  • Có ý chí kiên định: Nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Cần có khả năng bao quát, nắm rõ các chi tiết trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu bạn là một leader, bạn phải giữ cho mình một ý chí kiên định thể hiện bản lĩnh của người dẫn đầu.

  • Khả năng giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi.

  • Tập trung vào từng chi tiết: ở vị trí là nhân viên giám sát, bạn có thể không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng bạn cần nắm được những yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra để có thể kịp thời điều chỉnh cho hợp lý.

Để rèn luyện kỹ năng tổ chức sự kiện này, bạn cần tham gia các sự kiện lớn để từ đó đúc kết kinh nghiệm cho bản thân. 

7. Kỹ năng quản lý rủi ro

Đã gọi là tổ chức sự kiện thì khó tránh được khỏi những sai sót khi thực hiện chương trình. Tuy nhiên đối với các Sự kiện chuyên nghiệp, việc nắm được những rủi ro và phòng tránh là một trong những điều rất quan trọng.

Càng nhiều những  rủi ro được đề ra và dự đoán thì sẽ càng giảm thiểu được những rủi ro có thể xảy ra gây ảnh hưởng tới tiến độ tổ chức sự kiện.

8. Kỹ năng làm việc nhóm

tổ chức sự kiện 5Một nhân viên tổ chức sự kiện cần có kỹ năng làm việc nhóm

Tất nhiên, một nhân viên tổ chức sự kiện cũng cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt. Bạn sẽ phải có cái nhìn bao quát về mọi tình huống có thể xảy ra. Bạn phải có kỹ năng hợp tác và cùng phát triển với đồng đội để đạt được hiệu quả  trong công việc, tuy nhiên Không phải ai cũng có kỹ năng làm việc nhóm tốt, nhưng khi tiếp xúc nhiều với môi trường và công việc, bạn sẽ dần quen và hoàn thiện nó tốt hơn. 

9. Kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng phân tích cũng như xử lý tình huống là khả năng phát hiện vấn đề từ đó phân tích và xử lý các thông tin để thấu hiểu vấn đề, đồng thời giúp bạn đưa ra được các giải pháp, đánh giá hiệu quả.

Mỗi ngày, mỗi chiến dịch bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề về công việc cũng như các mối quan hệ cần giải quyết. Một nhân viên muốn phát triển trong ngành tổ chức sự kiện này phải có kỹ năng xử lý tình huống khéo léo. 

10. Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là một kỹ năng quan trọng trong kỹ năng tổ chức sự kiện. Bạn sẽ phải sắp xếp các công việc cho những nhân viên để đạt được mục tiêu của chương trình. 

Cho dù bạn là quản lý hay lãnh đạo một công ty chuyên tổ chức sự kiện, thì kỹ năng lãnh đạo vẫn chiếm một vị trí rất quan trọng. Khả năng lãnh đạo không phải là một kỹ năng mà là sự kết hợp của nhiều kỹ năng mềm với nhau .

Qua bài viết trên, 123job đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện là gì? Những kỹ năng cần thiết của người thực hiện việc làm tổ chức sự kiện. Vậy để một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn còn cần phải không ngừng học tập và rèn luyện các kỹ năng trên .  Chúc bạn luôn thành công.