Cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh lịch sự và khéo léo

Có nhiều cách để viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh, tuy nhiên, bạn cần chú ý một số điểm nhỏ để không mất điểm với ứng viên. Tìm hiểu ngay một số tips nhỏ để khéo léo hơn!

Hiện nay, lượng ứng viên ngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu tuyển dụng ngày càng cao của doanh nghiệp, đây cũng là lý do vì sao doanh nghiệp cũng đưa ra nhiều yêu cầu khắt khe hơn. Điều này đồng nghĩa với việc có nhiều ứng viên sẽ không được chọn, vậy nhà tuyển dụng nhân sự sẽ xử lý như thế nào? Có những doanh nghiệp sẽ không phản hồi và đồng nghĩa là bạn đã bị loại, nhưng có những doanh nghiệp sẽ gửi cho ứng viên một thư từ chối ứng viên. 

I. Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên được dùng để gọi những bức thư được nhà tuyển dụng hay bộ phận tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp gửi đến những ứng viên không đạt yêu cầu cho phòng tiếp theo, không được chọn vào vòng phỏng vấn hay không trúng tuyển. Không nhiều doanh nghiệp quan tâm đến thư từ chối ứng viên nhưng nó lại là phương thức thể hiện sự chuyên nghiệp của một người làm nhân sự. Thực tế, không có yêu cầu nào bắt buộc phải viết thư từ chối ứng viên, tuy nhiên hình ảnh doanh nghiệp được thể hiện rất nhiều thông qua cách mà nhà tuyển dụng ứng xử. Có nhiều cách viết thư chối ứng viên khác nhau, từ tiếng Anh đến tiếng Việt, tùy vào trường hợp mà nhà tuyển dụng nhân sự có thể chọn để gửi cho ứng viên. 

Thư từ chối ứng viên là gì?

II. Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?

Thư từ chối ứng viên được gửi cho những ứng viên không đạt yêu cầu, bên cạnh đó cũng có những đánh giá vô cùng khách hàng từ góc nhìn của nhà tuyển dụng giúp ứng viên nhìn nhận lại năng lực cũng như kinh nghiệm của bản thân từ đó tiếp tục trau dồi kỹ năng để thành công hơn trong những buổi phỏng vấn tiếp theo. 

Ngoài ra, thư từ chối ứng viên đôi khi còn được xem là phương tiện để nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, cũng như sự tôn trọng với những ứng viên đã dành thời gian để tham gia ứng tuyển. Đặc biệt là trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, nhiều thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh được dùng khá phổ biến trong môi trường làm việc quốc tế hay tại những công ty đa quốc gia.

III. Nên gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh vào lúc nào là hợp lý nhất?

Không chỉ nội dung của thư từ chối ứng viên mà thời gian gửi email cũng rất quan trọng vì nội dung thư từ chối khá nhạy cảm, đôi khi có thể gây ra những cảm xúc tiêu cực cho người nhận là ứng viên. Vậy nên gửi vào thời gian nào?

Nên gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh vào lúc nào là hợp lý nhất?

Khi ứng viên dành thời gian để ứng tuyển và gửi CV xin việc cho doanh nghiệp, họ xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Nếu đứng ở vị trí ứng viên thì sẽ không ai thấy dễ chịu nếu đã gửi hồ sơ ứng tuyển hay đã tham gia vào buổi phỏng vấn nhưng lại không nghe tin tức gì từ nhà tuyển dụng. Vậy nên nguyên tắc đầu tiền chính là không được để ứng viên đợi quá lâu. 

Với những ứng viên không vượt qua vòng CV xin việc thì bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối ứng viên. Tuy nhiên để thể hiện phong cách chuyên nghiệp thì một email có nội dung ngắn gọn sẽ mang lại cảm giác dễ chịu hơn. Và thời gian là càng sớm càng tốt sau khi bạn đánh giá hồ sơ ứng viên. 

Với những ứng viên đã vượt qua vòng Cv xin việc và tới vòng phỏng vấn thì họ xứng đáng nhận được một thư từ chối ứng viên mang tính cá nhân hóa. Nhà tuyển dụng nahan sự cần bày tỏ sự trân trọng với những công sức mà ứng viên bỏ ra, đánh giá cao năng lục cũng như thời gian của họ và thời gian gửi không quá 48 tiếng sau khi có kết quả phỏng vấn.

Với những ứng viên không được nhận và đã qua nhiều vòng phỏng vấn thì bạn hãy chú ý khi gửi thư từ chối ứng viên. Họ đã dành rất nhiều thời gian cũng như công sức để đồng hành cùng bạn nên nếu không khéo léo, họ sẽ bị tổn thương và có cái nhìn không tốt về doanh nghiệp. Hãy tranh thủ báo cho họ kết quả trong thời gian sớm nhất, không quá 5 ngày tuỳ vào tính chất doanh nghiệp.

Xem thêm: 5 cách để đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên trong buổi phỏng vấn

IV. Bỏ túi những gợi ý khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Đối với nhiều doanh nghiệp, để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như hình ảnh thương hiệu, họ cần tìm hiểu cách viết thư từ chối bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh. Mọi câu từ đến ngữ pháp cũng như cách trình bày đều là điểm để ứng viên nhìn nhận và để lại ấn tượng với họ như thế nào. Thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh cũng nên có 3 phần chính từ mở đầu, thân thư đến kết thư. 

Bỏ túi những gợi ý khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

1. Phần mở đầu

Một trong những cách tốt nhất để mở đầu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh là hãy cá nhân hóa nội dung bằng cách thêm tên riêng cũng như vị trí ứng tuyển vào. Cách viết thư từ chối bằng tiếng anh này khiến ứng viên thấy được quan tâm vì bạn dành thời gian cho họ. Chú ý viết đúng thông tin cá nhân và tránh trường hợp nhầm lẫn khi gửi thư, lỗi này tuyệt đối không được mắc phải. 

Ở phần mở đầu, bạn cũng nên bày tỏ sự trân trọng cũng như biết ơn sâu sắc vì sự quan tâm của họ với vị trí ứng tuyển cũng như doanh nghiệp, cảm ơn họ vì đã dành thời gian để hoàn thiện hồ sơ và tham gia vòng phỏng vấn. Từ đó, họ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn và công ty, khuyến khích ứng viên giữ liên lạc với nhà tuyển dụng dù có bị từ chối. Trong nhiều trường hợp, nếu có thiện cảm, họ còn giới thiệu bạn bè và người thân tham gia ứng tuyển nếu phù hợp. 

2. Phần thân thư

Nội dung phần thân thư trong thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh nên biết ngắn gọn, trực tiếp nêu ra những lý do mà bạn từ chối ứng viên một cách lịch sự và khéo léo nhất để tránh làm ứng viên thấy tổn thương. 

3. Phần kết thư

Một lần nữa hãy cảm ơn ứng viên, nội dung sẽ hướng tới việc doanh nghiệp hy vọng sẽ được đón ứng viên trong đợt tuyển dụng mới ở một vị trí phù hợp hơn. Bạn cũng nên gửi lời chúc đến ứng viên, chúc họ sớm đả được những mục tiêu nghề nghiệp của bản thân. 

Kết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

V. Những mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh hay nên tham khảo

1. Mẫu 1:

Dear …,

We appreciate the interest you’ve shown in our company. We have interviewed a number of applicants with potential backgrounds like yours, making our selection process difficult. We have received our full attention on your curriculum vitae. 

While your background is so interesting, unfortunately, we have no opening that is a match for your experience and skills. We would like to thank you for your time and your interest in our firm and wish you continued success in your career objectives. 

Yours truly

[Company’s name]

[Contact information]

2. Mẫu 2:

Dear …,
Thank you for your attendance at our interview for the post of [Job Position]. We appreciate your interest in our firm and the time you’ve invested in applying for our opening. 

After careful consideration, we regret to inform you that you are not the right fit for this position at present. Our team was so impressed by your skills and your accomplishments, but we think you could be a good fit for other future openings and will reach out again if we find a good match. 

We sincerely wish you success in your career path and your life.

Again, thank you for your time.

Best regards,

Xem thêm: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất

VI. Những lưu ý trong cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

1. Không sai chính tả

Dù trong cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì đây chính là lưu ý đầu tiên, khi bắt đầu bất cứ điều gì đó thì việc sai chính tả có thể khiến cho doanh nghiệp mất điểm và trở nên kém chuyên nghiệp trong mắt ứng viên. “Mọi lý lẽ đanh théo đều trở nên xàm ngôn khi bạn sai chính tả” - là một người tuyển dụng nhân sự thì việc sai chính tả là không thể chấp nhận được vì ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp. 

Lưu ý trong cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra kỹ mọi thông tin và mọi từ ngữ trước khi gửi thư từ chối ứng viên. Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ tìm kiếm lỗi chính tả, nên bạn có thể tận dụng để không có bất kỳ lỗi nào trong thư từ chối ứng viên của bạn, đặc biệt là trong cách viết thư từ chối bằng tiếng anh. Có như thế thì ứng viên mới thấy được sự chuyên nghiệp cũng như sự chỉn chu từ phía doanh nghiệp và nhà tuyển dụng. 

2. Không sai ngữ pháp

Bên cạnh sai chính tả, trong cách viết thư từ chối bằng tiếng anh, ngữ pháp cũng vô cùng quan trọng. Khác với tiếng Việt, khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh bạn phải nắm vững cấu trúc câu cũng như các thành phần trong câu, đảm bảo dùng đúng từ loại, thì hay các cụm từ và mệnh đề. 

3. Một số từ ngữ thường dùng khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Đọc thật nhiều mẫu sách báo và thư từ để mở rộng thêm vốn từ vừng của bạn, những từ ngữ chân thức, hay như chính người bản địa cũng phần nào giúp ứng viên đánh giá cao về nhà tuyển dụng cũng như doanh nghiệp. 

Xem thêm: 10 lỗi phỏng vấn doanh nghiệp nên tránh để cải thiện quá trình tuyển dụng

VII. Kết luận

Công việc ngành tuyển dụng nhân sự không hề dễ, và việc từ chối ứng viên sao cho khéo léo cũng là một trong những kỹ năng nghiệp vụ của người trong nghề. Với những gợi ý trên về cách viết thư từ chối bằng tiếng anh, mong sẽ giúp bạn dễ dàng hơn, khéo léo hơn khi viết thư từ chối ứng viên. Hãy đặt mình vào vị trí ứng viên để hiểu hơn về suy nghĩ của họ.