Đào tạo kỹ năng động viên nhân viên cho nội bộ doanh nghiệp

Một trong những kỹ năng nội bộ quan trọng trong bất kể ngành nghề nào đó chính là kỹ năng động viên nhân viên. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về kỹ năng này và biết cách vận dụng nó vào tình huống cụ thể để đạt được hiệu quả.

I. Lý thuyết về động viên

1. Tại sao phải quan tâm tới động cơ làm việc ?

Động cơ thúc đẩy một người cố gắng hành động hướng tới một mục tiêu nhất định đã đề ra trước đó. Một nhân viên có động cơ làm việc là người chịu đầu tư sức lực, tinh thần và luôn năng động trong công việc để cố gắng hoàn thành công việc tốt nhất.

Nguyên tắc cơ bản trong quản trị con người nói chung và với kỹ năng động viên nhân viên nói riêng là khơi nguồn động cơ làm việc cho nhân viên và xây dựng một hệ thống động viên hiệu quả. Hiệu quả làm việc = Năng lực x Động cơ.

Mỗi nhà lãnh đạo cần phải có kỹ năng động viên nhân viên

2. Áp dụng cấp bậc nhu cầu theo Maslow trong công việc

Nhu cầu sinh lý: Đây chính là nhu cầu cơ bản và cơ bản để con người tồn tại được. Các nhu cầu sinh lý như ăn, ngủ, nghỉ ngơi… Nhu cầu sinh lý không kích thích nhân viên làm việc hiệu quả được.

Nhu cầu an toàn: Trong kỹ năng động viên nhân viên thì nhu cầu về an toàn đóng vai trò khá quan trọng với nhân viên, nó được thể hiện qua sự đảm bảo về công ăn việc làm trong tương lai, tiền bảo hiểm, tiền tiết kiệm…

Nhu cầu về xã hội: Nhu cầu về xã hội là nhu cầu giao tiếp của con người với nhau, có nhiều mối quan hệ từ công việc cho đến cuộc sống trong xã hội. Thông qua những mối quan hệ đó có thể thu về cho mỗi cá nhân những lợi ích riêng.

Nhu cầu được tôn trọng: Mỗi con người đều muốn được công nhận mình có ích trong nhóm hoạt động đó và đáng được công nhận. Các nhà quản lý với kỹ năng động viên nhân viên có thể biến nhu cầu này làm nguồn động viên nhân viên hiệu quả.

Nhu cầu tự thể hiện: Nhu cầu này thúc đẩy mỗi người phải thực hiện một điều gì đó để đạt được những mong ước của cá nhân và phát triển năng lực cá nhân trong tương lai.

Dựa vào tháp Maslow để thực hiện kỹ năng động viên nhân viên hiệu quả

3. Thuyết 2 nhóm yếu tố của Herzberg

3.1. Những yếu tố về môi trường có khả năng gây ra sự không thỏa mãn cho nhân viên

• Văn hóa doanh nghiệp, các chính sách quản lý nhân viên.
• Tiền lương, các khoản phúc lợi.
• Điều kiện làm việc của nhân viên.
• Môi trường làm việc, không khí làm việc.
• Cuộc sống riêng của mỗi cá nhân.

3.2. Những yếu tố động viên có khả năng tạo nên sự thỏa mãn 

• Kỹ năng động viên nhân viên sau đây sẽ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng và cố gắng cống hiến sức lực cho công việc:
• Tính thử thách đặt ra trong mỗi công việc khiến nhân viên muốn chinh phục được.
• Cơ hội thăng tiến trong công việc.
• Sự tôn trọng của các đồng nghiệp và cấp trên.
• Trách nghiệm của mỗi cá nhân đối với công việc được giao.
• Tiền lương cho công việc.
• Được mọi người công nhận thành quả làm việc.

3.3. Nhận xét về kỹ năng động viên nhân viên

Tiền lương với mỗi nhân viên là yếu tố rất cần thiết nhưng nó không phải là tất cả. Ước muốn của mỗi nhân viên là được phát triển sự nghiệp đi kèm với tiền lương và sự tôn trọng của mọi người. 

Những yếu tố về môi trường là rất nhiều nhưng khó thay đổi vì thường là cá nhân không thể thay đổi được điều kiện làm việc của doanh nghiệp, thay đổi các chính sách của doanh nghiệp… Xét về yếu tố môi trường, khi bạn muốn dùng kỹ năng động viên nhân viên chỉ có thể giảm thiểu sự bất bình đẳng, gắn kết mọi người làm việc với nhau…

Những yếu tố động viên thì có thể thay đổi, mỗi cá nhân có thể tự mình đặt ra mục tiêu hướng đến hoàn thành nó, cộng với sự động viên nhân viên của nhà lãnh đạo chắc chắn họ có thể làm tốt mọi công việc.

\

Với mỗi nhân viên có thể vận dụng các kỹ năng động viên nhân viên khác nhau

4. Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ

• Nhu cầu chưa được thỏa mãn
• Do đó sẽ tìm cách thức để thỏa mãn nhu cầu.
• Tiếp đó sẽ hành động nhắm tới một mục đích.
• Hành đó đó tạo ra một kết quả.
• Được khen thưởng hay bị phạt

5. Mong đợi của nhân viên

• Thăng tiến và phát triển
• Tiền lương xứng đáng
• An toàn về công ăn việc làm
• Công việc hấp dẫn và tương xứng với khả năng
• Được người khác đánh giá cao, được tôn trọng
• Có quyền lực 

6. Cảm nhận của nhân viên

Với kỹ năng động viên nhân viên thì các nhà lãnh đạo không nên so sánh phần đóng góp trong công việc của các nhân viên với nhau, điều đó sẽ dẫn đến căng thẳng và bất công.

Khi các nhân viên muốn tìm kiếm sự công bằng thì họ sẽ điều chỉnh phần đóng góp trong công việc của họ phù hợp với mức được trả, hoặc chuyển công tác nếu không giải quyết được khúc mắc.

II. Các biện pháp động viên

Bản chất của sự động viên là dùng kỹ năng động viên nhân viên giúp họ nhận ra giá trị của công việc và tăng thêm sự gắn kết của họ với công ty, doanh nghiệp. Lời động viên chính là một sự cam kết từ phía các ban lãnh đạo và từ phía công ty với mỗi nhân viên.

1. Động viên một tập thể

Truyền đạt đến cả tập thể về những chiến lược phát triển kinh doanh thường xuyên. Việc truyền đạt phải giúp họ hiểu được giá trị cốt lõi của công việc mang lại và tạo được sự hưng phấn cho nhân viên, chứ không chỉ đơn thuần là một thông báo về công việc. Để làm được điều đó bạn hãy dùng kỹ năng động viên nhân viên để truyền đạt chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả.

Khi nhân viên đã hứng khởi làm việc thì chắc chắn mọi công việc sẽ được hoàn thành chơn chu hơn, nhưng đừng quên luôn hỗ trợ nhân viên để họ đạt được chiến lược và đừng quên biểu dương, khen ngợi khi họ hành thành xong công việc.

2. Làm phong phú công việc

Bản chất của làm phong phú công việc là tạo được thách thức hay mục tiêu để nhân viên chinh phục nó, thay vì bắt nhân viên tiếp cận công việc bằng cách lặp đi lặp lại, bởi hầu hết ai cũng thích chinh phục và ai cũng luôn tìm cái mới mẻ. 

Với kỹ năng động viên nhân viên, các nhà lãnh đạo hãy để cho nhân viên tự do lựa chọn phương pháp làm việc, tự do lựa chọn trình tự hoàn thành công việc, miễn là hoàn thành đúng thời hạn và đạt được kết quả cao.

Với kỹ năng động viên nhân viên các nhà lãnh đạo có thể cho nhân viên của mình tự do lựa chọn phương thức làm việc

3. Biểu dương khen thưởng

Với một nhà quản lý giỏi sẽ biết dùng kỹ năng động viên nhân viên để công nhận những thành tích của nhân viên. Khi một nhân viên hoàn thành tốt công việc đặc biệt mà không được biểu dương thì lần sau họ sẽ không còn nỗ lực nữa.

Hãy nhớ rằng, chỉ biểu dương khi nhân viên xứng đáng nếu không sẽ gây hậu quả ngược lại, khi biểu dương người không xứng đáng sẽ khiến các nhân viên đố kỵ nhau dẫn đến mâu thuẫn nội bộ. Việc biểu dương chỉ cần là lời động viên thì nhân viên sẽ coi đó là ghi nhận công sức của họ. Chỉ biểu dương hay khen thưởng là tùy thuộc vào tình huống của doanh nghiệp bạn.

4. Trách nhiệm

Với kỹ năng động viên nhân viên, các nhà lãnh đạo muốn phát triển tinh thần trách nhiệm là bạn phải dám chấp nhận rủi ro và tin tưởng vào nhân viên của mình. Có thể dùng hình thức ủy quyền để giao trách nhiệm cho nhân viên. Khi nhân viên được đặt trách nhiệm lên vai họ sẽ hoàn thành công việc tốt hơn.

6. Thăng chức

• Thăng chức và tạo điều kiện thăng tiến là những phần thưởng và sự công nhận thành quả làm việc của nhân viên.
• Việc thăng chức phải dựa trên công sức làm việc và sự đóng góp sức lực, trí tuệ cho công việc chứ không phải dựa trên mối quan hệ quen biết để lên chức.
• Những nhà lãnh đạo không được dùng kỹ năng động viên nhân viên với lời hứa lên chức sau khi hoàn thành nhiệm vụ mà không thực hiện.

7. Hỗ trợ/Môi trường làm việc

• Nhân viên cần được hỗ trợ để họ có thể hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn không cung cấp các nguồn lực cần thiết cho họ, dù đó là thời gian, vật tư, tiền bạc hoặc nhân lực, họ sẽ nhanh chóng mất hứng thú trong công việc.
• Môi trường làm việc là một yếu tố quan trọng, sẽ chẳng nhân viên nào than phiền về môi trường làm việc khi không khí làm việc tốt cả, vậy nên khi thấy nhân viên có phản hồi không tố về môi trường hay thay đổi ngay để tạo hứng khởi cho nhân viên làm việc và giúp giữ chân những nhân viên tốt ở công ty lâu hơn.

8. Tiền thù lao

Một kỹ những kỹ năng động viên nhân viên quan trọng nhất là tiền thù lao cho nhân viên, nhưng tiền thu lao về lao dài cũng không thể là kỹ năng động viên nhân viên tốt được, Vì khi nhân viên đã đạt đến trình độ được trả mức lương cao đồng nghĩa họ phải dành rất nhiều thời gian cho công việc, nên khi có được mức lương nhất định họ sẽ muốn có nhiều thời gian hơn cho việc hưởng thụ hay giành thời gian bên gia đình....