Đào tạo kỹ năng kiểm soát theo quá trình trong nội bộ doanh nghiệp

Để có được thành công trong công việc, điều cần thiết cho mỗi cá nhân là kỹ năng kiểm soát theo quá trình. Vậy đây là kỹ năng gì và có vai trò như thế nào trong đào tạo nội bộ doanh nghiệp?

Kỹ năng kiểm soát theo quá trình là một trong những kỹ năng đặc biệt cần thiết cho quá trình làm việc tại các công ty, doanh nghiệp. Nó góp phần không nhỏ vào thành công của những dự án lớn. Hãy cùng 123job tìm hiểu về phương pháp kiểm soát theo quá trình trong bài viết dưới đây.

I. Khái niệm kỹ năng kiểm soát theo quá trình

Kỹ năng kiểm soát theo quá trình là gì?

Có nhiều cách định nghĩa Kỹ năng kiểm soát theo quá trình, tuy nhiên có 2 cách định nghĩa chuẩn nhất theo các tiêu chuẩn được đặt ra đó là:

• Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), kiểm soát theo quá trình là kiểm soát tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau để tạo ra kết quả cuối cùng.
• Định nghĩa 2: Là việc kiểm soát mọi hoạt động hoặc tập hợp các hoạt động sử dụng các nguồn lực để tạo ra kết quả cuối cùng được gọi là quá trình.

II. Phương pháp quản lý MBP là gì?

Kỹ năng kiểm soát theo quá trình được bắt nguồn từ Phương pháp quản lý theo quá trình - MBP - Management By Process. Đây là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động lần lượt có liên quan đến nhau theo các quá trình cụ thể.

1. Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ chức:

• Mỗi quá trình phải tạo ra giá trị gia tăng.
• Công việc thực hiện theo quá trình.
• Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng nội bộ.
• Thực hiện theo hệ thống các quá trình

2. Ý nghĩa của phương pháp kiểm soát theo quá trình

• Kỹ năng kiểm soát theo quá trình giúp xây dựng các kho tài liệu đồng bộ cho doanh nghiệp.
• Kiểm soát tốt công việc của toàn bộ công ty thông qua kỹ năng kiểm soát theo quá trình tốt.
• Các công việc khó xác định mục tiêu sẽ dần biến mất.
• Xác định được nhu cầu của khách hàng, hiểu được hành vi và mong muốn của họ.
• Xây dựng nguồn cung - cầu hàng hóa ổn định.
• Một trong những chức năng quan trọng nhất của kỹ năng kiểm soát theo quá trình là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.

3. Yêu cầu của hệ thống tài liệu

• Tạo thành kho tài liệu được đồng bộ chặt chẽ cho doanh nghiệp.
• Kỹ năng kiểm soát theo quá trình theo dõi được hệ thống tài liệu hiện hành.
• Tài liệu cần được phê duyệt trước khi ban hành.
• Kỹ năng kiểm soát theo quá trình giúp bạn dễ dàng xem lại các số liệu khi cần thiết.
• Theo dõi được các thay đổi kho dữ liệu.
• Đảm bảo tài liệu luôn sẵn sàng sử dụng.
• Loại bỏ các tài liệu lỗi thời, tài liệu sai.

4. Khó khăn trong việc áp dụng MBP

• Hệ thống tài liệu còn chưa lớn, chưa đủ để thực hiện các kỹ năng kiểm soát theo quá trình.
• Có các biểu mẫu sẵn, không thể phát huy hết kỹ năng kiểm soát theo quá trình để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp hay vi phạm.
• Không thực hiện được đúng kỹ năng kiểm soát theo quá trình như trong tài liệu quy định.
• Hệ thống tài liệu quá tải, người có kỹ năng kiểm soát theo quá trình không tốt sẽ bị rối loạn dữ liệu.
• Không thể tiến hành cập nhật hệ thống tài liệu thường xuyên mà phải theo định kỳ thời gian dài.

III. Quá trình Setup tài liệu lên hệ thống

1. Các bước thiết lập thủ tục Setup tài liệu

• Xác định nhu cầu, mục đích, phạm vi của tài liệu: Đây là bước quan trong khi thực hiện kỹ năng kiểm soát theo quá trình vì nó giúp quá trình có hướng đi cụ thể, tránh mất thời gian làm lại.
• Xác định các bước thực hiện công việc: Không có bất kỳ quy chuẩn cho việc xác định số bước thực hiện công việc này. Trên thực tế cho thấy những quy trình khác nhau sẽ có số bước khác nhau, dao động từ 5 đến 20 bước, tuy nhiên trung bình thì nên từ 8-15 bước là hợp lý. Nếu quy trình có quá nhiều bước thì sẽ khó thực hiện kỹ năng kiểm soát theo quá trình vì vậy luôn cần phải dựa vào các yếu tố sau: Input, Output, GTGT là và những phương pháp 5W1H và 5M để làm rõ vấn đề.
• Xác định các mục tiêu cần thực hiện kỹ năng kiểm soát theo quá trình: Các điểm kiểm soát là những mục tiêu chính của công việc, nó tùy thuộc vào các bước thực hiện nhiều hay ít. Tuy nhiên sẽ có nhiều doanh nghiệp không có đủ nhân sự nên chỉ xác định các điểm mục tiêu trọng yếu để thực hiện kỹ năng kiểm soát theo quá trình. Các điểm kiểm soát trọng yếu luôn phải tuân theo quy tắc Pareto 80/20.
• Xác định nhân sự làm việc: Mỗi bước công việc, mỗi điểm trọng yếu đều cần phải xác định nhân sự có kỹ năng kiểm soát theo quá trình tốt để chịu trách nhiệm. Đôi khi có những dự án có nhiều quy trình đan xen, yêu cầu cần xác định nhân sự thực hiện chặt chẽ với các vị trí: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.
• Chuẩn bị các tài liệu phải và hồ sơ cần thiết:Chuẩn bị các bảng kiểm soát quá trình với mục đích phục vụ cho việc diễn giải quá trình, đây sẽ là tài liệu riêng của mỗi nhân sự. Có nhiều tổ chức, dự án, nhân sự có kỹ năng kiểm soát theo quá trình tốt sử dụng bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống để làm việc nhóm nhưng nhiều doanh nghiệp chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup tài liệu theo quá trình.
• Xác định phương pháp kiểm soát theo quá trình: Tìm hiểu và lên phương án thử nghiệm có sử dụng kỹ năng kiểm soát theo quá trình để xem các bước, mục tiêu, phạm vi đã được xác định đúng hay chưa. Đây là một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.
• Lên phương án kiểm thử: Việc mô tả cụ thể các bước trong quy trình từ cách thức thực hiện các bước công việc đến giải quyết các vấn đề phát sinh và cho ra kết quả thử nghiệm. Đối với trường hợp việc thử nghiệm cách thức thực hiện quá phức tạp, dài dòng và tốn nhiều công sức thì sẽ sử dụng đến một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
• Hoàn thiện nội dung các phần phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo: Để người đọc hiểu rõ được quá trình làm việc và trau dồi kỹ năng kiểm soát theo quá trình thì cần giải thích cặn kẽ mọi lý thuyết xuất hiện trong quá trình.

2. Cấu trúc của thủ tục Setup tài liệu

Cấu trúc của thủ tục Setup tài liệu thường được chia thành 4 phần chính, điều này khiến mọi người giỏi kỹ năng kiểm soát theo quá trình đều biết đến các phần sau

• Header – Footer
• Trang bìa
• Các nhận xét, theo dõi và yêu cầu chỉnh sửa tài liệu
• Phần nội dung chính cung cấp đầy đủ dữ liệu quan trọng

IV. Thủ tục kiểm soát tài liệu

Thủ tục kiểm soát tài liệu được bắt buộc thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Ngoài ra, việc xây dựng thủ tục kiểm soát có mục đích là tạo chuẩn hóa phương pháp MBP.

Thủ tục kiểm soát tài liệu theo quy định

1. Các yêu cầu của kiểm soát tài liệu:

• Tài liệu trước khi ban hành phải được người lãnh đạo của công ty phê duyệt.
• Luôn xem xét, cập nhật tài liệu mới và loại bỏ tài liệu lỗi thời khi cần thiết.
• Đảm bảo kiểm soát được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu, đòi hỏi kỹ năng kiểm soát theo quá trình chuyên nghiệp.
• Đảm bảo nguồn tài liệu có sẵn để tiện việc sử dụng khi cần.
• Đảm bảo mọi tài liệu luôn rõ ràng, chính xác và dễ nhận biết.
• Đảm bảo nguồn gốc tài liệu đáng tin cậy khi lấy tin từ bên ngoài, các nguồn phải được chứng nhận và việc phân phối thông tin được kiểm soát.
• Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu sai, tài liệu thiếu và quá cũ, đảm bảo kiểm soát các dữ liệu lỗi đó một cách cẩn thận nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó.

2. Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu cần thiết

• Phiếu đề xuất phương án soạn thảo các tài liệu mới.
• Phiếu đề xuất thay đổi những tài liệu cũ hoặc không phù hợp.
• Danh mục các tài liệu có sẵn.
• Danh sách phân phối tài liệu cho các cơ sở dữ liệu.
• Bảng theo dõi các lần thay đổi tài liệu được báo cáo.
• Phiếu đề xuất áp dụng tài liệu từ các nguồn bên ngoài.

3. Hướng dẫn thực hiện soạn thảo tài liệu.

• Soạn thảo các tài liệu kèm theo thủ tục kiểm soát tài liệu khi cần thiết.
• Hướng dẫn chi tiết thực hiện kỹ năng kỹ năng kiểm soát theo quá trình soạn thảo tài liệu.
• Nội dung quy định: cơ chữ, fonts, lề, các biểu tượng trong lưu đồ, mã số, hình thức tài liệu, quy định về đóng dấu tài liệu…

V. Kết luận

Qua bài viết trên, chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ thông tin cần biết và kỹ năng kiểm soát theo quá trình trong đào tạo nội bộ. Chúng tôi mong rằng bạn đọc sẽ có trải nghiệm tuyệt vời với kỹ năng kiểm soát theo quá trình sau khi đọc xong bài chia sẻ của chúng tôi. Chúc bạn thành công!