Trong mỗi bộ phận của doanh nghiệp đều cần một người đứng ra để điều hành công việc - đó là điều phối dự án. Hãy cùng 123job tìm hiểu xem thực chất về nhân viên điều phối là gì nhé!

Bản mô tả công việc của điều phối viên là gì? Điều phối dự án ( Project Coordinator) có dễ trúng tuyển hay không là điều mà nhiều người băn khoăn khi tìm hiểu về việc làm. Nếu bạn là người có kinh nghiệm, kỹ năng mềm tốt như là: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống… thì việc ứng tuyển vào vị trí điều phối dự án cũng không quá khó khăn. Dưới đây sẽ là thông tin chi tiết về điều phối viên là gì? Từ đó bạn xét xem bản thân có phù hợp để ứng tuyển với công việc không nhé.

I. Điều phối dự án là gì?

Điều phối dự án ( Project Coordinator) là làm việc để hỗ trợ các team quản lý dự án, dưới sự phối hợp của nguồn nhân lực, thiết bị, các cuộc họp và các thông tin. Họ giúp cho dự án hoàn thành đúng thời hạn và tiến độ trong ngân sách cho phép. Cùng với đó, thư ký dự án là làm những công việc gì cũng được nhiều sự quan tâm bởi dễ nhầm lẫn với vị trí điều phối viên dự án. Để nhận biết chính xác các vị trí trong công việc, bạn có thể theo dõi việc làm cụ thể của điều phối viên trong bài viết này.

II. Mô tả công việc của Điều phối dự án

Điều phối viên là người trực tiếp điều phối các dự án được cấp trên bàn giao
Điều phối viên là người trực tiếp điều phối các dự án được cấp trên bàn giao
 
Công việc của điều phối viên là gì? - là người trực tiếp điều phối các dự án được cấp trên bàn giao cho, dưới sự giám sát và quản lý của Trưởng ban Dự án thực hiện các công việc như là: giám sát, điều hành và hỗ trợ dự án phát triển. Lập mẫu phân công công việc để thực hiện dự án. Ngoài ra, điều phối dự án sẽ phải giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án và giúp dự án phát triển cũng như hoàn thành kịp thời trong khoảng thời gian nhất định.

III. Các công việc chính của Điều phối dự án

  • Tham gia quá trình làm dự án, giám sát, kiểm tra nghiêm ngặt, kiểm soát chất lượng công trình, tiến độ thi công, nghiệm thu và quyết toán.
  • Lập báo cáo định kỳ của tháng, quý, năm và đánh giá kết quả đã thực hiện. Thu thập và phân tích các thông tin qua báo cáo. Lưu trữ báo cáo.
  • Thiết lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, lắp đặt, xây dựng, ...
  • Nghiên cứu và đề xuất các phương án giải quyết các vấn đề trong quá trình triển khai dự án.
  • Hỗ trợ các công việc cho trưởng ban dự án và làm mẫu phân công công việc cho nhóm.
  • Xây dựng và áp dụng trình tự triển khai các thủ tục đầu tư xây dựng.
  • Thẩm định công trình và đưa ra đánh giá đúng đắn, phù hợp với hiện trạng.
  • Báo cáo tiến độ và quá trình thực hiện của dự án.

IV. KPI công việc với vị trí Điều phối dự án

  • Tỷ lệ công suất thời gian sử dụng (Capacity Utilisation Rate - CUR)
  • Chênh lệch thời gian so với tiến độ hoàn thành dự án (Project Schedule Variance - PSV)
  • Chênh lệch chi phí trong dự án (Project Cost Variance - PCV)
  • Đo lường giá trị thu được khi hoàn thành (Earned Value Metric)
  • Chỉ số về chất lượng (Quality Index)
  • Chỉ số hiệu quả của thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness - OEE)
  • Sức mạnh hệ thống đường ống luôn được thay mới (Innovation Pipeline Strength - IPS)
  • Lợi tức đầu tư vào đổi mới (Return on Innovation Investment - ROI2)

V. Yêu cầu công việc của vị trí nhân viên Điều phối dự án

  • Tốt nghiệp bằng đại học trở lên các chuyên ngành như là: Luật, Xây dựng, Kiến trúc hay các ngành nghề liên quan.
  • Có kinh nghiệm làm việc tối thiểu 3 năm trong việc điều phối các dự án lớn.
  • Có kinh nghiệm làm việc trong công tác thu hồi đất và giải phóng mặt bằng.
  • Có kinh nghiệm trong lĩnh vực công trình xây dựng và xây dựng hạ tầng.
  • Hiểu biết về pháp luật và các quy trình liên quan đến thủ tục xây dựng (các thủ tục pháp lý, ISO, HSCCP…).
  • Thành thạo các phần mềm chuyên ngành và vi tính văn phòng.
  • Trình độ ngoại ngữ khá (ưu tiên tiếng Anh), thành thạo tiếng Anh là 1 lợi thế.
  • Kỹ năng mềm tốt: Kỹ năng giao tiếp tốt, năng lực hoàn thành nhiệm vụ dưới áp lực của công việc.
  • Điều phối dự án là người trung thực, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

VI. Những năng lực cần có để trở thành Điều phối dự án giỏi

Nhân viên điều phối dự án cần có bằng cử nhân về các lĩnh vực như là: kinh doanh, quản lý hoặc tương đương với bằng cử nhân. Bằng thạc sĩ và các chứng chỉ có liên quan khác có thể được ưu tiên. Ngoài ra, các nhà tuyển dụng cũng thường tìm kiếm ứng viên có kinh nghiệm làm việc khoảng 2 đến 3 năm trong các dự án.

Những kỹ năng cần có của nhân viên điều phối dự án

Những kỹ năng cần có của nhân viên điều phối dự án

Bên cạnh đó, vì đặc thù của công việc, điều phối viên dự án cần phải là người có khả năng tổ chức, làm việc hiệu quả và linh hoạt, đa nhiệm. Một số kỹ năng cần thiết được được đánh giá cao bao gồm:

  • Kỹ năng giao tiếp qua văn bản và lời nói , khả năng tư duy và truyền đạt, thuyết trình đến khách hàng.
  • Có khả năng làm việc thành thạo và độc lập; làm việc nhóm hiệu quả.
  • Kỹ năng thực hành công nghệ: Thành thạo Microsoft Word, Excel và Outlook.
  • Khả năng quản lý các mẫu phân công công việc trong tập tin, phiên mã, thành thạo xử lý các thủ tục hành chính khác của doanh nghiệp.
  • Khả năng làm việc dưới sự áp lực của công việc, quản lý thời gian tốt.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề: Hầu hết các dự án đều xảy ra các tình huống nảy sinh ngoài mong muốn. Điều phối viên dự án phải là người có khả năng liên kết với các bên có liên quan tới dự án, dự đoán những nguy cơ mà tìm giải pháp trước để phòng tránh, đồng thời giải quyết kịp thời khi xảy ra sự cố bất ngờ.
  • Kỹ năng quản lý thời gian: Làm mẫu phân công công việc rõ ràng. Một dự án thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào việc nó có đảm bảo chất lượng và đáp ứng thời hạn đúng hay không. Thông thường, các giai đoạn của dự án sẽ còn ảnh hưởng lẫn nhau, bởi vậy, tạo ra mẫu phân công công việc điều phối viên dự án sẽ giữ sẽ cho lịch trình chặt chẽ và thời gian hợp lý.
  • Kỹ năng quản lý ngân sách: Cho dù dự án lớn hay nhỏ cũng tương đối tốn kém tiền của, chính vì vậy điều phối dự án sẽ cần biết cách phân bổ nguồn lực tốt nhất để hoàn thành mục tiêu.

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn Điều phối dự án

Các câu hỏi thường gặp khi đi phỏng vấn nhân viên điều phối  là gì?

  • Bạn có thể nêu một số quy trình làm thủ tục về hồ sơ xây dựng theo kinh nghiệm cá nhân được không? Đâu là những khâu thủ tục hay gặp khó khăn nhất và bạn giải quyết việc khó khăn đó như thế nào?
  • Bạn hãy nêu những thứ cần thiết có trong 1 bộ hồ sơ mời nhà thầu? Đâu là những tiêu chí để lựa chọn nhà thầu phù hợp cho dự án của doanh nghiệp?
  • Việc giám sát công trình và kiểm tra chất lượng công trình cần được diễn ra với tần suất như thế nào ( trong tuần, tháng…) ? Với những tiêu chí và yêu cầu gì?
  • Bạn hãy nêu một số yếu tố cần thiết trong 1 bản báo cáo định kỳ (gồm: tuần, tháng, quý, năm).
  • Khi dự án bị chậm tiến độ thì bạn sẽ giải quyết tình hình đó theo cách nào?
  • Nếu dự án bị chậm tiến độ do 1 lý do bất khả kháng ( như là: thời tiết, năng suất của máy móc, thiết bị hỏng …), việc lùi tiến độ là điều dễ hiểu. Bạn có thể đo đạc thời gian lùi chính xác khoảng bao nhiêu phần trăm? Bạn đo thời gian như thế nào? Nêu 1 ví dụ theo kinh nghiệm của bạn về dự án.

VIII. Download bản mô tả công việc Điều phối dự án tại đây

Bản mô tả công việc nhân viên điều phối dự án

IX. Kết luận

Nhân viên điều phối dự án kết hợp làm việc cùng với người quản lý dự án để theo dõi và phân phát tất cả các thông tin mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện có hiệu quả. Nhân viên điều phối dự án phải chịu trách nhiệm giữ toàn bộ dự án chạy trơn tru, thu thập, phân phát các thông tin cần thiết, cập nhật và điều phối công việc trong suốt thời gian của dự án.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về kỹ năng về điều phối dự án. Hy vọng qua những thông tin cực kỳ hữu ích này bạn sẽ phần nào hiểu rõ được phần nào công việc của điều phối viên là gì và biết cách để thành công trong lĩnh vực này.