Nắm bắt được khái niệm JD là gì giúp cho doanh nghiệp kết nối với ứng viên phù hợp. Tận dụng JD cũng giúp cho ứng viên tìm được đúng định hướng nghề nghiệp, vai trò của JD liệu có thật sự quan trọng?

Hiện nay, trên những trang nhóm tuyển dụng, ở bất cứ bài đăng nào của nhà tuyển dụng, chúng ta đều bắt gặp những bình luận của ứng viên với nội dung xin JD của nhà tuyển dụng. Vậy JD là gì mà được tìm hiểu nhiều như vậy?

I. JD là gì?

Không phải sinh viên nào cũng tìm hiểu về JD là gì và vai trò quan trọng của JD là gì trong doanh nghiệp. Tuy nhiên khi không hiểu rõ JD là gì thì cả ứng viên và doanh nghiệp đều không tận dụng được JD trong quá trình tuyển  dụng.

1

JD là gì

JD hay còn gọi là Job Description - bảng mô tả công việc gồm những nội dung về trách nhiệm và nhiệm vụ cần hoàn thành của một vị trí công việc nào đó trong doanh nghiệp. JD công việc không được thiết kế riêng biệt cho từng cá nhân hay từng ứng viên cụ thể mà JD được thiết kế chung cho từng vị trí làm việc trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, JD công việc còn giúp cho ứng viên nắm bắt được mục tiêu của vị trí ứng tuyển trong cấu trúc hoạt động của doanh nghiệp nhằm đưa ra phương án sắp xếp và quản trị mục tiêu phù hợp. 

Bảng mô tả công việc JD còn được xem là tổng thể nhiệm vụ, mục tiêu, trách nhiệm của một vị trí công việc và đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ quản trị tổ chức.

II. Vai trò của JD là gì?

Hiểu rõ khái niệm JD là gì sẽ giúp cho nhà tuyển dụng và ứng viên nhận ra vai trò quan trọng của JD công việc với doanh nghiệp. Nếu sử dụng JD hỗ trợ tuyển dụng thì vai trò của JD là gì?

2.1 Đối với nhà quản lý

Vai trò của JD là gì đối với những nhà quản lý trong doanh nghiệp, tận dụng JD công việc có mang lại lợi ích cho nhà quản lý không?

Bất cứ doanh nghiệp nào khi tiến hành tuyển dụng một vị trí nào đó đều quan tâm sẽ có những yêu cầu, tiêu chí riêng dành cho vị trí tuyển dụng. JD được xây dựng để giúp cho doanh nghiệp có thể xác định cụ thể yêu cầu về tuyển dụng với những tiêu chí cụ thể để làm cơ sở sàng lọc ứng viên phù hợp nhất mà không tốn quá nhiều thời gian. 

Khi xác định được nội dung và tiêu chí của JD là gì, nhân sự sẽ có được sự phân công công việc một cách hợp lý và khoa học. Dựa vào những tiêu chí của công việc, nhân sự là người nắm rõ nhất ai sẽ là người phù hợp với công việc hoặc dự án đó nhất. 

2

Vai trò của JD là gì với cấp quản lý

Nội dung của JD là gì sẽ là cơ sở, nền tảng để phân bố các chỉ tiêu đánh hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Để tránh những lời đồn không hay, hoặc sự bất công trong môi trường làm việc, nhân sự sẽ xây dựng nội dung JD công việc để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. 

JD công việc giúp nhân sự đánh giá được mức độ hoàn thành công việc kèm theo những yêu cầu cũng như tiêu chí cần thiết, vì vậy dựa vào nội dung bản mô tả công việc thì nhân sự cũng có thể xây dựng thang bảng lương và mức thưởng hợp lý. Từ đó, JD công việc cũng là một bảng đánh giá tiêu chí một cách công tâm mà không gây ra xung đột trong môi trường làm việc.

JD công việc sẽ bao gồm những nội dung về tiêu chí, trách nhiệm và nhiệm vụ công việc làm hoàn thành. Ứng viên có phù hợp với tính chất công việc hay không? Ứng viên thiếu những kỹ năng chuyên môn nào? JD công việc là cơ sở để xác định những thông tin trên, từ đó nhân sự có thể xây dựng nội dung đào tạo và định hướng phát triển năng lực của nhân viên.

2.2 Đối với ứng viên và nhân viên

Không chỉ với nhà quản lý mà vai trò của JD cũng rất quan trọng với ứng viên và nhân viên trong doanh nghiệp. 

Một bảng mô tả công việc sẽ giúp cho ứng viên đối chứng được năng lực của bản thân hiện có với những tiêu chí mà vị trí ứng tuyển cần để phục vụ công việc. Nội dung JD công việc sẽ bao gồm cả những kỹ năng, kiến thức chuyên môn mà bạn phải đáp ứng được để phát triển trong nghề. Nếu nhân sự xây dựng được JD công việc hiệu quả thì việc quan tâm nội dung JD là gì có thể giúp ích rất nhiều cho ứng viên. 

3

Vai trò của JD là gì với cấp ứng viên

Những nhiệm vụ phải hoàn thành cũng như trách nhiệm trong công việc sẽ là nội dung quan trọng trong JD nên ứng viên sẽ biết mình phải làm gì, mình cần làm gì để đạt được mục tiêu. Từ những công việc phải hoàn thành mà ứng viên sẽ hiểu được tầm quan trọng của công việc là gì trong doanh nghiệp. 

Xác định nội dung JD là gì, công việc phải hoàn thành và trách nhiệm với công việc, ứng viên sẽ xây dựng được lộ trình phát triển cho bản thân. Lộ trình này được xây dựng dựa trên mục tiêu phát triển nghề nghiệp của bản thân ứng viên trong lĩnh vực chuyên môn đang theo đuổi.

III. Thế nào là bản JD chuẩn?

Một bảng mô tả công việc chuẩn sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như: tên công ty, vị trí tuyển dụng, danh sách công việc mà ứng viên phải hoàn thành tại doanh nghiệp, trách nhiệm và nhiệm vụ được giao. 

Bên cạnh đó, nội dung của một bản JD chuẩn có thể bao gồm những thông tin liên quan đến việc đánh giá năng lực, phương pháp và tiêu chuẩn đánh giá kết quả của nhân viên trong một ngày hoặc một quý. 

Một bản JD chuẩn có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp và ứng viên trong quá trình tuyển dụng. JD là phương tiện kết nối doanh nghiệp với ứng viên giúp cho quá trình giao tiếp hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian của hai bên.

Để xây dựng được một bản JD công việc chuẩn thì nhân sự sẽ cần đầu tư thời gian để lập kế hoạch, thu thập thông tin, tổng hợp thông tin và phê chuẩn. 

4

Nội dung chuẩn của JD là gì

Để tuyển dụng được đúng người tại đúng thời điểm, nhân sự cần lên kế hoạch để xác định về số lượng ứng viên họ cần, vị trí cần tuyển dụng và mức lương thưởng cho nhân viên. Việc lập kế hoạch sẽ giúp nhân sự vạch rõ hướng đi cho doanh nghiệp và nhân viên để cả hai có thể tìm được điểm chung và cùng đồng hành để phát triển. 

Sau khi đã lên kế hoạch cụ thể, nhân viên HCNS - hành chính nhân sự có thể tìm thêm những thông tin bổ sung cho JD như bảng phân tích công việc, kế hoạch làm việc, bộ phận làm việc trong công ty,...Thu thập thông tin là một bước quan trọng, tuy nhiên sử dụng thông tin một cách thông minh sẽ mang lại hiệu quả trong quá trình tuyển dụng nhân sự. 

Trước khi xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn thì nhân sự nên phác thảo một bảng JD công việc nháp để chọn lọc những thông tin thật sự cần thiết cho tuyển dụng. Một bảng mô tả công việc với những thông tin trên như một bức tranh tổng quan vừa giúp cho người cần việc và người cần tuyển được viết bởi nhân viên phòng hành chính nhân sự hoặc quản lý nhân sự. 

Sau khi xem xét bảng nháp của JD, nếu cần chỉnh sửa hoặc thay đổi bất cứ thông tin hay tóm gọn thông tin thì người quản lý sẽ ra chỉ đạo để đưa ra quyết định cuối cùng cho bản JD cuối cùng. Sau khi được thay đổi cho phù hợp thì mẫu JD để sử dụng chính thức phải đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết có thể giúp ích cho doanh nghiệp và ứng viên. 

IV. JD chuyên nghiệp và thu hút cần đáp ứng những tiêu chí gì?

Một bảng mô tả công việc không chỉ bao gồm những nội dung cần mà còn cần hình thức để thu hút ứng viên. Một bản JD công việc cần những tiêu chí gì để đạt chuẩn và thu hút được ứng viên?

4.1 Đúng, rõ ràng

Một bản JD công việc cần thực hiện đúng nhiệm vụ của nó là mô tả công việc cụ thể rõ ràng với những nội dung chi tiết thể hiện nhiệm vụ, tiêu chí và nghĩa vụ của vị trí tuyển dụng một cách ngắn gọn.

4.2 Thể hiện được mong đợi của nhà tuyển dụng đối với ứng viên

Bảng mô tả công việc nên thể hiện rõ những phẩm chất mà nhà tuyển dụng cần ở một ứng viên. Từ nội dung của JD, ứng viên phải hiểu rõ trách nhiệm và phạm vi công việc cụ thể, từ đó ứng viên có thể so sánh bản thân về mức độ phù hợp. Sau những định hướng cụ thể và rõ ràng, ứng viên phải hoàn thành tốt những công việc trong tương lai để đạt được mục tiêu mong muốn. 

5

Tiêu chí công việc trong JD là gì

4.3 Nổi bật và khác biệt

Hầu hết bảng mô tả công việc đều thể hiện rõ nội dung JD là gì một cách cụ thể và rõ ràng. Tuy nhiên để thu hút nhiều ứng viên thì nhà tuyển dụng cũng nên cân nhắc xây dựng hình thức của JD về màu sắc, bố cục, thông điệp và cách thức trình bày. Những JD có hình thức sáng tạo luôn thu hút được sự tò mò của giới trẻ nên doanh nghiệp có thể tiếp cận được nhiều ứng viên sáng giá. 

V. 7 nội dung quan trọng cần có của một JD

Để xây dựng một bảng mô tả công việc thì ít nhất nhân sự cần biết rõ những nội dung cần thiết cho JD là gì. Dựa vào vị trí tuyển dụng, tiêu chí mà từng doanh nghiệp từng nhân sự sẽ có cách xây dựng bảngmô tả công việcphù hợp, nhưng sẽ có những nội dung cơ bản mà bất cứ JD nào cũng cần:

Vị trí tuyển dụng, tên công việc: Làm nổi bật vị trí tuyển dụng, bộ phận trực thuộc và người quản lý trực tiếp.

Mô tả công việc: Đây là một trong những thông tin quan trọng nhất của một JD công việc vì nó giúp cho ứng viên hiểu kỹ càng về vị trí làm việc mình sắp ứng tuyển. 

Trách nhiệm công việc: Mô tả những nhiệm vụ cốt lõi mà vị trí tuyển dụng sẽ đảm nhận.

Yêu cầu kinh nghiệm: Tùy vào vị trí tuyển dụng mà số năm kinh nghiệm sẽ thay đổi, có những vị trí sẽ không yêu cầu kinh nghiệm nhưng với vị trí quản lý thì số năm kinh nghiệm tối thiểu phải từ 3 năm. 

Trình độ học vấn: Phụ thuộc vào chuyên môn và chuyên ngành mà trình độ học vấn yêu cầu sẽ khác nhau để hỗ trợ cho nghiệp vụ công việc trong doanh nghiệp. 

Kỹ năng: Kỹ năng đề cập ở đây là một vài kỹ năng mềm có thể hỗ trợ quá trình làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình trước đám đông,...

Mức lương/thu nhập: Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng trong JD là gì mà doanh nghiệp hay nhân sự sẽ đưa ra mức lương tương ứng. Chế độ lương thưởng sẽ bao gồm lương cơ bản, thưởng, phụ cấp, lương tăng ca,...

7

Nội dung cần có trong JD là gì

Những yếu tố trên là những thông tin cơ bản trong một JD công việc nhưng để bảng mô tả công việc cụ thể hơn và thu hút hơn thì nhân sự có thể để thêm những thông tin liên quan đến doanh nghiệp như địa điểm làm việc, thời gian tuyển dụng hay quy trình tuyển dụng. 

VI. Nhà tuyển dụng viết JD như thế nào để thu hút ứng viên?

Một bảng mô tả công việc sẽ thu hút được nhiều ứng viên nếu như nhà tuyển dụng tuân thủ theo một số quy luật dưới đây:

  • Ngôn ngữ phải rõ ràng, nội dung cụ thể chi tiết
  • Làm nổi bật vị trí tuyển dụng và mô tả cụ thể tiêu chí công việc 
  • Tuyệt nhiên không để xuất hiện những từ ngữ hoa mỹ, dài dòng tạo cảm giác nhàm chán, gây áp lực mạnh với ứng viên 
  • Cung cấp thông tin về địa điểm làm việc, văn hóa doanh nghiệp, chế độ đãi ngộ,...

VII. 4 bước xây dựng JD hiệu quả?

1 Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược

Trước khi xây dựng JD, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược, sứ mệnh và nhiệm vụ của tổ chức để làm căn cứ xây dựng JD công việc chi tiết.

2 Bước 2: Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận

Từ mục tiêu của doanh nghiệp, nhân sự có thể xem xét cấu trúc và sơ đồ của tổ chức doanh nghiệp nhằm giải quyết nhiệm vụ cũng như mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Sau đó, dựa vào JD doanh nghiệp có thể thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp xếp hệ thống nhân sự và tổ chức vận hành ổn định trong thời gian dài hạn và đạt hiệu quả cao hơn. 

6

Các bước xây dựng JD là gì

3 Bước 3: Phân bổ chức năng công ty và bộ phận

Xác định mục tiêu chiến lược, xác định cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận, nhân sự phân bổ chức năng từ công ty đến bộ phận giúp cho ứng viên có cái nhìn tổng quan về công việc mà bộ phận đảm nhận. Mục đích cuối cùng là đạt được mục tiêu chiến lược đề ra.

4 Bước 4: Chuẩn hóa/thiết kế mô tả công việc

Sự kết hợp của nội dung bảng mô tả công việcJD là gì và chức năng có nó được phân bổ từ công ty đến bộ phận có thể hỗ trợ tiến hành thiết kế JD công việc cho từng vị trí công việc cụ thể. 

VIII. Kết

Nắm bắt được khái niệm của JD là gì và vai trò quan trọng của JD là gì trong doanh nghiệp giúp nhân sự xây dựng được một bảng mô tả công việc thu hút và hấp dẫn. Bên cạnh đó JD công việc giúp ứng viên hiểu rõ vị trí ứng tuyển cũng như những nhiệm vụ cần hoàn thành để xây dựng định hướng phát triển phù hợp.