5 cách đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên khi phỏng vấn cho nhà tuyển dụng

Kỹ năng mềm là là thuật ngữ để chỉ những kỹ năng quan trọng của con người trong cuộc sống cũng như trong công việc như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tư duy, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm,...

Ngày nay, tầm quan trọng của kỹ năng mềm có ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến thất bại hay thành công trong cuộc sống và sự nghiệp của mỗi cá nhân. Bạn giỏi về chuyên môn nhưng liệu rằng điều đó có đủ để bạn bước tới thành công nếu như không có kỹ năng mềm? Theo con số thống kê thì chỉ có khoảng 30% những người có chỉ số IQ cao có được thành công. Ở Việt Nam, số những người thành đạt nhờ có kiến thức chuyên môn cao chỉ chiếm có 15%, 85% thành công còn lại là do họ có kỹ năng mềm tốt. 

Chính vì sự quan trọng của kỹ năng mềm, ngày nay tiêu chí đầu tiên để lựa chọn ứng viên của nhà tuyển dụng cũng chính là đánh giá kỹ năng mềm ứng viên. Tuy nhiên, để đánh giá một cách chính xác và khách quan kỹ năng mềm của các ứng viên, nhà tuyển dụng cũng cần tới sự linh hoạt và nhạy bén cao. Cùng 123job tìm hiểu kỹ năng mềm là gì, bí quyết giúp bạn nhìn nhận kỹ năng mềm ứng viên mệt cách tốt nhất nhé. 

Tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong cuộc sống

I. Lý do nhà tuyển dụng cần đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên

Kỹ năng mềm là gì? Kỹ năng mềm là một trong những yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên - đây là điều mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng đều công nhận và hướng tới. Kỹ năng mềm là chìa khóa chinh phục nhà tuyển dụng. Lý do chính là vì kỹ năng cứng thì ứng viên nào cũng như nhau thì yếu tố để nhà tuyển dụng xét chọn chính là kỹ năng mềm. Kỹ năng mềm là công cụ hiệu quả để đánh giá nhân sự. Điều kiện tiên quyết để ứng viên bắt đầu công việc và sự nghiệp của mình là kỹ năng mềm, nó sẽ giúp cho ứng viên nâng cao năng lực và nâng cao thành công hơn.

Xem thêm: Phân biệt sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

Ví dụ: Một giám đốc marketing, bên cạnh việc giỏi về năng lực chuyên môn, họ cũng phải biết cách lãnh đạo, có tư duy chiến lược, tư duy hợp logic. Hay trong lĩnh vực công nghệ kỹ thuật, một lập trình viên giỏi không những biết và giỏi về code mà họ còn phải có tư duy sáng tạo, có sự phân tích và giải quyết vấn đề hiệu quả. 

Một ứng viên có năng lực chuyên môn cao nhưng lại không biết cách phối hợp với các thành viên khác trong đội ngũ thì không thể nào giải quyết tốt công việc trong phạm vi đội nhóm. Dù kiến thức chuyên môn có vững đến đâu nhưng kỹ năng giao tiếp và làm việc với khách hàng cũng không giúp cho bạn có được thành công trong công việc. 

Tuy nhiên, làm sao để đánh giá chính xác được kỹ năng mềm của ứng viên, không giống như kỹ năng cứng có thể hiện bằng bằng cấp hay thực tế công việc. Kỹ năng mềm không được biểu hiện qua bằng cấp cũng không có một quy chuẩn nào để có thể đánh giá được. Còn khi phỏng vấn bạn chỉ hỏi để cho ứng viên tự khẳng định mình thì cũng không khách quan và không chính xác được năng lực thực sự. Và đương nhiên, khi được hỏi về điều đó, hầu hết các ứng viên đều chuẩn bị tốt những câu hỏi đó để câu trả lời được hoàn hảo nhất. 

Hãy tham khảo 5 cách đánh giá kỹ năng mềm ứng viên khi phỏng vấn dưới đây của 123job để đánh giá chính xác và khách quan nhất cho các ứng viên nhé.  

II. TOP 5 cách đánh giá được kỹ năng mềm của ứng viên khi phỏng vấn

1. Để ứng viên tự đánh giá kỹ năng mềm của họ theo thang điểm

Trong buổi phỏng vấn, là một nhà tuyển dụng bạn hãy yêu cầu các ứng viên tự liệt kê ra những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc mà họ đang ứng tuyển. Đưa ra bảng đánh giá theo thang điểm 10 hoặc 100 để họ tự đánh giá để tìm ra kỹ năng vượt trội trong họ. Trường hợp họ không biết được đâu là kỹ năng quan trọng thì bạn nên xem xét lại ứng viên đó. 

Các thang điểm sau khi được xác định, và có đánh giá chung, nhà tuyển dụng tiếp tục khảo sát ứng viên bởi những câu hỏi và thử thách dưới đây nhé. 

Kỹ năng mềm là gì trong cuộc sống

2. Đưa ra các câu hỏi hành vi và lắng nghe câu trả lời của ứng viên

Những câu hỏi hành vi để xác định các kỹ năng mềm của ứng viên sẽ tập trung chủ yếu vào kinh nghiệm thực trong cuộc sống. Có thể nói đây là cách để đánh giá trải nghiệm ứng viên trong cuộc sống của họ. Đây là cách để bạn xác định được ứng viên có khả năng chịu áp lực công việc hay không? Họ có giao tiếp tốt với khách hàng của mình hay không? Đạo đức trong nghề nghiệp của họ như thế nào? 

Một số câu hỏi hành vi mà nhà tuyển dụng có thể hỏi ứng viên của mình:

• Trong quá trình làm việc trước đây, có bao giờ bạn gặp vấn đề gì với cấp trên của mình chưa? Khi gặp vấn đề bạn giải quyết nó như thế nào?
• Bạn có bao giờ gặp trường hợp khi làm việc nhóm các thành viên xảy ra mâu thuẫn khó giảng hòa chưa? Cách mà bạn xử lý vấn đề là gì?
• Người sếp tuyệt vời nhất mà bạn từng được làm việc với họ là ai? Tại sao bạn lại cảm thấy như vậy về họ? Bạn học được điều gì từ họ?
• Bạn có bao giờ giải quyết một công việc nào đó mà tưởng chừng rất khó khăn không thể giải quyết được không?
• Đã bao giờ bạn phạm lỗi gì chưa? Cách mà bạn làm để giải quyết chúng là gì?
• Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống khó xử lý với khách hàng? Cách bạn giải quyết là gì?

3. Đặt ra các câu hỏi tình huống

Câu hỏi tình huống để kiểm tra kỹ năng mềm của các ứng viên nằm tìm hiểu cách mà các ứng viên giải quyết vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc. Khác với câu hỏi hành vi, câu hỏi tình huống đòi hỏi các nhà tuyển dụng đưa ra các tình huống cụ thể, giả định vấn đề không liên quan đến kinh nghiệm sẵn có của ứng viên để kiểm tra trình độ và cách giải quyết tình huống. 

Ví dụ: để kiểm tra kỹ năng mềm trong cuộc sống của nhân sự, nhà tuyển dụng đưa ra giả định khi trong công ty có những ý kiến trái chiều nhau, có ý kiến trái ngược với ý kiến của ứng viên đó thì họ giải quyết như thế nào? Một công ty cũng giống như một xã hội thu nhỏ vậy, có vô vàn cá nhân với những đặc điểm nhân khẩu, giáo dục, hoàn cảnh khác nhau. Nếu như ứng viên chỉ coi trọng ý kiến, quan điểm của mình mà không để ý đến những ý kiến của thành viên khác hay có thể nói là bảo thủ trong việc đưa ra ý kiến thì họ sẽ là người không thể hòa đồng. Đây  là vấn đề làm ảnh hưởng đến năng lực làm việc nhóm, họ sẽ khó có thể kết hợp với người khác để giải quyết công việc chung, đặc biệt là đối với những nhóm có hoàn cảnh đặc biệt khác nhau. Một nhân viên phải đáp ứng yêu cầu làm việc nhóm, phối hợp tốt với các thành viên để có được hiệu quả công việc cao nhất. 

4. Hỏi xem ứng viên đã hay đang tham gia câu lạc bộ nào không

Việc các ứng viên tham gia vào các câu lạc bộ, các đội nhóm hay các tổ chức xã hội nào đó sẽ là cơ sở để đánh giá các kỹ năng mềm của ứng viên của bạn có năng động hay hoạt động đội nhóm của họ có hiệu quả hay không. Những nhân viên mà thường xuyên tham gia các hoạt động đó chứng tỏ là họ có khả năng có thể trở thành một thành viên tích cực và chủ động trong nhóm. 

Bên cạnh đó, bạn có thể hỏi ứng viên việc họ có thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa, văn hóa, văn nghệ thể thao hay không. Đây cũng là nhân tố để đánh giá sự năng động và hòa đồng của ứng viên. Cũng là cơ sở để nhà tuyển dụng thấy được sự nhiệt huyết của ứng viên trong mọi công việc. 

5. Đưa ra bảng điểm đánh giá

Việc đưa ra bảng điểm để đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên là việc hoàn toàn cần thiết cho nhà tuyển dụng. Ngoài việc để ứng viên tự đưa ra và đánh giá năng lực bản thân thì nhà tuyển dụng cũng nên đưa ra một số câu hỏi theo dạng trắc nghiệm theo từng kỹ năng mềm khác nhau để ứng viên thực hiện. Đây là cách làm cho quy trình đánh giá được linh hoạt hơn.

Ví dụ bảng điểm đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên như sau: 

Là một nhà tuyển dụng, bạn có thể đưa ra các cách lựa chọn khác nhau, cách tính điểm để có được kết quả khách quan và hữu hiệu nhất cho công ty. Bạn có thể tham khảo cách tính điểm đánh giá kỹ năng mềm qua 3 cấp độ dưới đây:

• Cấp độ 1 - Tốt: Ứng viên là người có khả năng xử lý hiệu quả các mâu thuẫn, bất đồng và những căng thẳng trong mọi tình huống giao tiếp phát sinh
• Cấp độ 2 - Cấp độ trung bình: Có khả năng xử lý mâu thuẫn ở mức độ trung bình trong mọi tình huống giao tiếp. Yêu cầu giám sát ở mức độ vừa phải trong quá trình làm việc
• Cấp độ 3 - Kém: Ứng viên là người xử lý kém các mâu thuẫn và hầu như chỉ có thể xử lý các tình huống giao tiếp ở mức độ thông thường. Yêu cầu sự giám sát chặt chẽ trong quá trình làm việc. 

III. Những câu hỏi đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên cần thiết cho doanh nghiệp

1. Đánh giá kỹ năng giao tiếp

Trong bộ câu hỏi đánh giá câu hỏi kỹ năng giao tiếp của kỹ năng mềm cần có những câu hỏi quan trọng như sau:

• Bạn hãy giới thiệu bản thân ngắn gọn bằng 2 câu
• Hãy tưởng tượng đối tượng giao tiếp của bạn là một người cao tuổi và bạn hãy giải thích cho họ công việc bạn đang làm một cách ngắn gọn, hiệu quả.
• Thuyết phục tôi mua chiếc bút này trong vòng 5 câu nói của bạn
• Khi đồng nghiệp không tôn trọng thành quả trong công việc của bạn, bạn sẽ làm gì trong trường hợp này?
• Giao tiếp bằng văn bản và giao tiếp bằng ngôn ngữ - Đâu là hình thức giao tiếp mà bạn thích hơn?
• Một người có khả năng giao tiếp tốt hay một người có khả năng lắng nghe đâu là con người của bạn?

2. Đánh giá kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm là kỹ năng mềm không thể thiếu khi tham gia ứng tuyển các vị trí nhân sự khác nhau. Một số câu hỏi mà nhà tuyển dụng đối với ứng viên của mình như sau:

• Làm việc độc lập hay làm việc nhóm đâu là môi trường mà bạn mong muốn và yêu thích hơn? Tại sao lại yêu thích hình thức đó?
• Sự kiện trong nhóm có tầm quan trọng như thế nào đối với cá nhân bạn?
• Nếu các thành viên khác trong nhóm có xảy ra mâu thuẫn, làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc thì bạn xử lý trường hợp đó như thế nào?
• Khi các thành viên trong nhóm có ý kiến trái chiều với bạn và dường như bạn và họ đang bất đồng quan điểm thì bạn xử lý như thế nào?
• Tinh thần đội nhóm có tầm quan trọng thế nào? Bạn sẽ làm gì để xây dựng tinh thần đội nhóm tốt?
• Khi một thành viên nào đó trong nhóm không hoàn thành được công việc làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhóm thì bạn xử lý trường hợp đó như thế nào?

Học kỹ năng mềm - Kỹ năng làm việc nhóm

3. Đánh giá kỹ năng lãnh đạo

Trong bộ kỹ năng mềm, kỹ năng lãnh đạo là một trong những kỹ năng mềm cần thiết và quan trọng trong công việc. Một số câu hỏi nhà tuyển dụng cần đặt ra với ứng viên:

• Bạn nhận ra là cấp trên của mình sai khi đưa ra quyết định nào đó thì bạn xử lý như thế nào?
• Khi các thành viên trong nhóm của bạn lần lượt rời đi bạn sẽ làm gì trong trường hợp đó?
• Hình tượng người sếp lý tưởng của bạn là như thế nào?
• Trường hợp công ty gặp vấn đề về tài chính và buộc phải cắt giảm chi phí về nhân sự. Bạn sẽ làm gì và đưa ra quyết định cho ai thôi việc?

4. Đánh giá kỹ năng thích nghi

Kỹ năng thích nghi là kỹ năng mềm có vai trò quan trọng trong kỹ năng mềm của nhân sự. Cách để đánh giá kỹ năng thích nghi của nhân sự:

• Với sự thay đổi bất ngờ trong môi trường làm việc bạn có thích điều đó không?
• Đâu là sự thay đổi khó khăn mà bạn phải trải qua trong khi làm việc?
• Khi phải sắp xếp lại lịch trình công việc khi có sự cố bất ngờ bạn sẽ làm gì?
• Với những công việc yêu cầu tính cấp bách và thường xuyên thì bạn làm gì? Cho ví dụ minh họa?
• Bạn có thích phải lặp đi lặp lại một công việc?

5. Đánh giá kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng xử lý tình huống là kỹ năng mềm có tầm quan trọng đặc biệt. Để đánh giá được kỹ năng xử lý tình huống của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể đưa ra một số câu hỏi liên quan:

• Yêu cầu ứng viên đưa ra ví dụ về việc mà bạn giải quyết vấn đề trơn tru?
• Yêu cầu ứng viên đưa ra ví dụ về việc bạn giải quyết vấn đề nào đó theo cách sáng tạo không giống với phương pháp thông thường.
• Bạn đã bao giờ phải đưa ra phân tích dữ liệu để giải quyết vấn đề khó khăn chưa?
• Đã bao giờ bạn phát hiện và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề ngay khi nó mới nhen nhúm chưa?
• Yêu cầu ứng viên đưa ra trường hợp (nếu có) khi bạn giải quyết khủng hoảng.

6. Đánh giá kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm mà các ứng viên cần phải có. Một số câu hỏi mà nhà tuyển dụng đưa ra để đánh giá kỹ năng mềm này của ứng viên như:

• Bạn có thể cùng một lúc làm nhiều việc hay không?
• Bạn có bao giờ định nghĩa hoàn thành công việc một cách hoàn hảo là điều tiên quyết hay chưa?
• Mức độ ưu tiên công việc khi tới hạn deadline của bạn như thế nào?
• Hãy kể cho chúng tôi nghe một lần khó khăn chạy deadline của bạn?
• Khi được giao khối lượng công việc lớn vào cuối ngày, bạn sẽ phản ứng như thế nào?

Kỹ năng mềm - Kỹ năng quản lý thời gian

7. Đánh giá kỹ năng tổ chức công việc

Kỹ năng tổ chức công việc hay kỹ năng lập kế hoạch là nhân tố quan trọng khi đánh giá kỹ năng mềm nhân viên. Một số câu hỏi đặt ra cho ứng viên như:

• Yêu cầu ứng viên kể về một kế hoạch công việc mà bạn đặt ra và giải quyết chúng
• Bạn làm thế nào để thực hiện nhiều dự án khác nhau?
• Cách để bạn tìm ra tiến trình công việc khi làm nhiều dự án?
• Bao lâu thì bạn làm công việc dọn dẹp các tệp, file trong máy tính của mình?

8. Đánh giá kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định, giải quyết công việc là một trong những kỹ năng mềm quan trọng để đánh giá nhân sự một cách hiệu quả. 

• Kể ra trường hợp khi bạn đưa ra quyết định dưới hoàn cảnh áp lực cao và cách bạn xử lý nó?
• Bạn có thường xuyên chịu trách nhiệm với quyết định của mình hay không?
• Quyết định nào của bạn là khó khăn nhất khi giải quyết công việc? Trong các trường hợp đó bạn xử lý như thế nào?
• Khi có quyết định sai nào đó, bạn sẽ làm gì?
• Quyết định nào khiến cho bạn cảm thấy khó khăn? 

IV. Kết luận

Học kỹ năng mềm là rất quan trọng đối với bất cứ ai trong cuộc sống. Làm chủ các kỹ năng mềm là bạn đã thành công bước đầu của các ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng. Ở cương vị là nhà tuyển dụng, hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn có được những cơ sở để đánh giá chính xác được kỹ năng mềm ứng viên. Chúc các bạn có kỳ tuyển dụng thành công.