Kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở - Bài toán khó cho nhà quản trị

Bạn là một nhân viên công sở nhưng chưa có kỹ năng giao tiếp tốt với đồng nghiệp và cấp trên. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để 123job.vn giúp bạn có thêm kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở nhé!

Kỹ năng giao tiếp cởi mở giúp công việc có sự liên kết và dễ dàng giải quyết hơn. Các thành viên trong công ty cũng tích cực để hợp tác, tăng khả năng sáng tạo. Đồng thời trao đổi với nhau giúp nhân viên hiểu nhau, nhanh chóng xử lý những vấn đề còn tồn đọng để phát huy tốt hơn những điểm mạnh. Một công ty tốt cần có sự đồng lòng xây dựng từ nhân viên, nếu chỉ một mình lãnh đạo thì không thể xây dựng được một đế chế. Hãy trở thành một nhà lãnh đạo tài ba khi biết khai thác kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở để công ty trở thành một mái ấm cho các thành viên phát triển.

I. Thực trạng về mức độ giao tiếp của nhân viên nơi công sở

Thực trạng về kỹ năng giao tiếp nơi công sở

Theo một khảo sát khoa học xã hội, người ta phát hiện ra rằng con người khi nắm quyền lực thì sẽ có xu hướng thay đổi não bộ hay suy nghĩ, cảm quan riêng. Những người lãnh đạo thường bị mất dần đi khả năng lắng nghe, tiếp nhận quan điểm khác mình. Họ thường tập trung vào quan điểm riêng để theo đuổi những mục tiêu vĩ mô trong tầm nhìn của họ. Tức là họ bỏ qua những tiểu tiết, những cái vi mô trong cuộc sống hằng ngày. Những nhà lãnh đạo rất ít khi tìm kiếm ý kiến từ người khác, chấp nhận hoặc nghe theo ý kiến của cấp dưới.

Bên cạnh đó, thái độ của nhân viên theo nghiên cứu này được cho là đối ngược lại. Họ thường rụt rè, tự ti khi phát biểu ý kiến riêng của mình, đặc biệt họ cảm thấy bị cản trở kỹ năng giao tiếp khi gặp những tình huống nghi vấn. Ví dụ, khi có lỗi sai do cả nhóm thực hiện, họ thường không tự nhận về bản thân, đợi chờ một ai đó hoặc trưởng nhóm lên tiếng trước. Họ luôn tìm cớ, lý do để trốn tránh trách nhiệm, rắc rối khỏi những tin đồn trong công ty.

Từ đó ta thấy, giữa nhân viên với nhân viên, giữa cấp dưới với cấp trên không có một sự liên kết nào. Chính vì vậy kỹ năng giao tiếp cởi mở trong môi trường công sở rất khó xảy ra. Vậy với một nhà lãnh đạo, bạn cần làm gì để xử lý những tình huống trên? Làm thế nào để nhân viên tự tin hơn, cởi mở hơn trong vấn đề nêu lên quan điểm cá nhân phát triển công ty?

II. Lý do khiến nhà quản trị cần quan tâm đến “tiếng nói” của nhân viên

Lý do khiến các nhà quản lý cần quan tâm tới kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở

Nhân viên thường bó buộc bản thân trong “vùng an toàn” của bản thân bởi họ sợ lỡ miệng, họ sợ nói sai sẽ bị sếp thù ghét. Chính vì vậy họ rất ít khi chủ động giao tiếp, nêu ý kiến, đề xuất vấn đề gì đó trước toàn thể thành viên hay cấp trên. Từ đó nhà quản trị cần quan tâm đến vấn đề làm sao để nhân viên tự tin, mạnh dạn, chủ động và linh hoạt hơn trong vấn đề đưa ra tiếng nói cá nhân trong tập thể, kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở.

Khi nhà lãnh đạo chú trọng phát triển khả năng lãnh đạo, quyết định nỗ lực hết mình để gia tăng sự cởi mở của nhân viên là một dấu hiệu của sự chuyển đổi cách thức hoạt động cũng như văn hóa doanh nghiệp. Chỉ khi gỡ bỏ được cản trở tâm lý thì nhân viên sẽ có động lực và cơ hội tốt hơn, tự tin hơn để trò chuyện với đồng nghiệp, tranh luận, đưa ra ý kiến trong các cuộc họp. Từ đó năng suất lao động sẽ đi lên, độ liên kết và sáng tạo của nhân viên được phát huy, tạo ra môi trường làm việc thân thiện, hoàn hảo. 

Thay vì những câu chung chung đồng tình, không đưa ra ý kiến đóng góp như “tôi đồng tình”, “tôi không ý kiến gì”, “tôi không có góp ý gì”, “tôi thấy như vậy ổn”,... thì việc tranh luận, giao tiếp cởi mở sẽ giúp nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc. Biết cách tìm ra những lỗi sai để khắc phục sớm, tìm ra những điểm yếu để sửa chữa và phát huy điểm mạnh, cũng như giữ được kỉ luật, lời hứa khi thực hiện công việc. Qua đó nhà lãnh đạo có thể thấy được vai trò quan trọng của việc quan tâm đến kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở.

III. Giải bài toán khó giúp kỹ năng giao tiếp của nhân viên cởi mở hơn nơi làm việc

Những rủi ro và lợi ích cá nhân là những thứ mà nhân viên quan tâm và thường sẽ lên tiếng để bảo vệ chính họ. Nhưng trong chính sách hay văn hóa công ty thường sẽ không có hình thức nào ép buộc nhân viên phải cởi mở trong giao tiếp cả. Nhà lãnh đạo cần đánh vào tâm lý và thói quen để giúp nhân viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp này.

1. Nhà quản trị cần xây dựng niềm tin cho nhân viên

Trong xã hội, con người thường cởi mở trò chuyện hơn nếu có độ thân mật và tin tưởng nhất định. Để nhân viên thực sự có kỹ năng giao tiếp cởi mở thì đòi hỏi cấp trên cần là một nhà lãnh đạo có tâm và có tầm, đủ uy tín, độ tin cậy cho nhân viên cũng như đủ sự nhạy cảm, quan tâm đến nhân viên. Hãy bỏ qua sự xa cách của một nhà lãnh đạo để lắng nghe những tâm tư, tình cảm của nhân viên mình.

Trong mối quan hệ giữa nhân viên và cấp trên đôi khi sẽ có những phản hồi chưa trung thực, hoặc nói lái, nói giảm nói tránh để không mất lòng sếp. Điều đó cho thấy giữa nhân viên và sếp chưa có sự tin tưởng và bình đẳng để đưa ra những ý kiến trái chiều. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây thì nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp cởi mở, sẵn sàng nói ra tâm tư, nguyện vọng của mình trước hay nhà lãnh đạo cần nhún nhường, lắng nghe và kêu gọi sự tin tưởng từ phía nhân viên trước?

Đây là việc mà có sự liên kết, bổ sung, tương trợ từ hai chiều, cả nhân viên cũng như nhà lãnh đạo cần quan tâm và nỗ lực để giải quyết nó. Nhà lãnh đạo cần bỏ quyền lực sang một bên, thiện chí hơn trong việc lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên, không nên đặt quá nhiều gánh nặng cho nhân viên của bạn. Ngược lại nhân viên cũng cần tích cực hơn trong việc đóng góp ý tưởng, quan điểm để cùng nhà lãnh đạo phát triển công ty. Mối quan hệ này nếu gắn kết sẽ đưa đến sự phát triển tốt nhất cho doanh nghiệp, là nền tảng văn hóa cũng như kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở

2. Tạo động lực thúc đẩy kỹ năng giao tiếp trong nhân viên

Trong mỗi cuộc họp, để không tạo áp lực cho nhân viên, nhà lãnh đạo cần đưa ra lời khuyến khích, hoan nghênh sự cởi mở trong kỹ năng giao tiếp của tất cả mọi người dù ý kiến đó đúng hay sai, chưa tốt đều có thể đóng góp. Nhà lãnh đạo có thể ngồi lắng nghe ý kiến của nhân viên và để họ tự tranh luận,cạnh tranh trong công việc, bảo vệ ý kiến của họ, và lúc này bạn sẽ đóng vai trò người có thể góp ý cũng như đưa ra các giải pháp để nhân viên hoàn thiện ý tưởng tốt hơn.

Những câu nói mở đầu nhằm xoa dịu nỗi sợ của nhân viên sẽ giúp họ dễ trao đổi, nêu ý kiến hơn: “Tôi rất đồng tình với suy nghĩ này nhưng bạn cần bổ sung/ sửa đổi….”, “Ý tưởng này khá hay nhưng bạn cần chi tiết hơn chú ý vào những điểm…” Những câu nói như vậy sẽ tạo cảm hứng cho nhân viên, giúp họ hăng hái, tích cực bày tỏ suy nghĩ của mình.

Những ý tưởng độc đáo, những kế hoạch tốt, những thành tích mới cần được tuyên dương, khen thưởng, khích lệ để tạo động lực cho nhân viên nỗ lực nhiều hơn. Là một nhà lãnh đạo, đừng bỏ qua những thứ tưởng chừng nhỏ nhặt ấy, những cử chỉ, hành động quan tâm của bạn sẽ khiến nhân viên thêm yêu mến, tin tưởng và đóng góp nhiều hơn cho công ty cũng như hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở.

Theo một khảo sát trong một công ty lớn, những nhân viên thường xuyên thể hiện quan điểm cá nhân thường được đồng nghiệp nể trọng hơn và tin tưởng hơn. Đừng quá rụt rè, tự ti không dám thể hiện mình, biết đâu những ý tưởng của bạn có thể trở thành một dự án tốt thì sao? Khẳng định cái tôi cá nhân độc đáo là điều mà nhiều người cần ghi dấu ấn trong con đường sự nghiệp của mình.

3. Truyền thông về văn hóa giao tiếp cởi mở nơi công sở

Doanh nghiệp cần đề cao việc nhân viên có “kỹ năng giao tiếp chủ động, cởi mở” trở thành một văn hóa, một giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để nhân viên thực hiện. Đặc biệt với nhân viên mới, họ cần có sự chủ động, nhiệt tình, năng nổ trong việc giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên. Chủ động giao tiếp không phải là tán gẫu mà là mạnh dạn đề xuất ý kiến, đóng góp, thuyết trình về một ý tưởng mới để phát triển công ty. Cần có sự khuyến khích cho những cá nhân có đóng góp cho sự phát triển việc giao tiếp cởi mở này. Hãy trở thành một làn sóng mới, một xu hướng mới về thái độ của nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần truyền thông nội bộ và có kênh truyền thông nội bộ. Đây sẽ là nơi để bạn có thể dễ dàng, chủ động thực hành kỹ năng giao tiếp cởi mở. Hãy giao tiếp có thông tin, nội dung tích cực, phù hợp với công việc, môi trường làm việc. Ngoài ra có thể tăng sức sáng tạo, khơi nguồn cảm hứng cho đồng nghiệp, cấp trên.

IV. Kết luận

Có thể giao tiếp nơi công sở khó hơn khi bạn nói chuyện với bạn bè nhưng đừng vì thế mà đánh giá thấp hiệu quả của nó. Kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở sẽ giúp công việc được hoàn thành trơn tru hơn, nhanh chóng khắc phục các lỗi sai, đồng thời tạo động lực để xây dựng những ý tưởng mới. Nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cần nghiêm túc quan tâm tới kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở với các đồng nghiệp, cấp dưới của mình.