Ngày nay, vị trí nhân viên vật tư không những được nhiều người ưa chuộng, mà còn là nhu cầu tuyển dụng của khá nhiều doanh nghiệp trên thị trường. Vậy đặc điểm của nghề nghiệp này là gì? Cùng 123job.vn đến với bài viết sau nhé!

Bản mô tả công việc nhân viên thu mua vật tư cho thấy đây không phải một nghề đòi hỏi quá cao về chuyên môn, tuy nhiên người làm cũng cần trang bị một số kiến thức nhất định. Tối thiểu, nhân viên vật tư cần phải biết được nhiệm vụ của nhân viên vật tư là làm gì, cách sử dụng biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào hay các loại vật tư là gì…

Nhân viên vật tư ngày nay được tuyển dụng khá nhiều bởi những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các ngành nghề khác nhau. Các công ty, doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên vật tư cho bộ phận vật tư để phục vụ công tác mua sắm trang thiết bị cần thiết, nguyên vật liệu dùng trong sản xuất, sản phẩm hoặc dịch vụ cho công ty.

Về cơ bản, họ sẽ phải tìm đến hợp tác với các doanh nghiệp chuyên bán buôn, bán lẻ để xem sản phẩm nào phù hợp và tương thích nhất với yêu cầu của doanh nghiệp và đàm phán để mua hàng với mức giá ưu đãi nhất.

Sau khi đã hoàn tất quá trình đàm phán giá cả, nhân viên vật tư sẽ phải trực tiếp (hoặc qua một số công cụ hỗ trợ) thực hiện việc quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng như trong hợp đồng và với chất lượng tốt.

I. Nhân viên vật tư là gì?

nhân viên vật tư làm gì
Nhân viên vật tư là ai?

Nhân viên vật tư hay còn gọi là nhân viên quản lý kế hoạch vật tư và cũng là những nhà nghiên cứu, phân tích và đàm phán. Họ thực hiện công tác nghiên cứu, đánh giá và thu mua vật tư cho công ty để bán lại cho khách hàng hoặc để phục vụ cho mục đích kinh doanh, sản xuất, vận hành công ty.

II. Mẫu 1 mô tả công việc Nhân viên vật tư

công việc nhân viên vật tư
Công việc nhân viên vật tư

1. Mô tả công việc

  • Nghiên cứu thông tin sản phẩm, hàng hóa, nghiên cứu và tiến hành lựa chọn, quyết định đặt mua những mặt hàng và nguyên vật liệu chất lượng.
  • Xây dựng và duy trì mối quan hệ quan trọng với nhà cung cấp thân thiết và đàm phán với họ để mua hàng hóa với mức giá hợp lý.
  • Giám sát, quản lý và xử lý các công việc khác nhau trong quá trình đặt hàng.
  • Cập nhật thông tin hàng hóa và sản phẩm tồn kho của doanh nghiệp và đặt hàng kịp thời để đảm bảo đủ số lượng theo yêu cầu.
  • Nhân viên vật tư cũng phải thường xuyên sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa và giám sát đơn đặt hàng.
  • Phân tích, đánh giá các xu hướng khác nhau của thị trường và sử dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên vật tư để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và kịp thời nhất.
  • Phối hợp với bộ phận nhà kho, các cấp ban ngành quản lý doanh nghiệp và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu.
  • Kiểm tra chất lượng nguồn vật tư các loại được giao đến kho, xưởng và phản ánh với nhà cung cấp, các đối tác liên quan trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
  • Lập báo cáo doanh số bán hàng, ngân sách và đánh giá trải nghiệm khách hàng để thay đổi kế hoạch vật tư khi cần thiết.
  • Tham gia vào các sự kiện, hội chợ và triển lãm có liên quan để cập nhật và xác định các xu hướng, sản phẩm mới trên thị trường.

2. Trách nhiệm

  • Nhân viên vật tư cần trực tiếp lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua, hiểu được trách nhiệm nhân viên vật tư là làm gì
  • Đánh giá kế hoạch và quản lý quá trình đặt hàng, đưa ra các yêu cầu mua hàng hóa, quản lý suốt quá trình lựa chọn.
  • Truyền thông tin cần thiết và hỗ trợ quản lý các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp ví dụ như biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào.
  • Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng ứng biến cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, sản phẩm trong kho, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
  • Nhân viên vật tư cần theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
  • Đánh giá, cập nhật tình trạng hàng hóa cần giao và duy trì các đơn đặt hàng của khách hàng, đối tác cho đến khi kết thúc trách nhiệm của nhân viên vật tư.
  • Đảm bảo đơn đặt hàng và chất lượng hàng hóa tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
  • Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính, sản xuất kinh doanh và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
  • Bằng nghiệp vụ của mình, nhân viên vật tư cần xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
  • Góp phần củng cố, giảm thiểu các chi phí phát sinh từ các nhà cung cấp địa phương.

3. Quyền hạn

  • Phối hợp với bộ phận nhà kho, phòng ban quản lý và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu.
  • Kiểm tra kỹ chất lượng nguồn vật tư và sản phẩm các loại được giao đến và phản ánh với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
  • Lập báo cáo doanh số bán hàng, ngân sách và đánh giá trải nghiệm khách hàng để thay đổi kế hoạch vật tư khi cần thiết.
  • Tham gia vào các sự kiện, hội chợ trong ngành và triển lãm sản phẩm để cập nhật xu hướng, sản phẩm mới trên thị trường.

4. Báo cáo uỷ quyền

Trừ khi có yêu cầu của Giám đốc doanh nghiệp hoặc các thỏa thuận trước đó, nhân viên vật tư không được uỷ quyền cho người nào khác thực hiện công việc của mình.

5. Tiêu chuẩn ứng tuyển

  • Yêu cầu công việc
  • Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, thương mại, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành tương đương
  • Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Mua hàng, xuất nhập khẩu
  • Tiếng Anh tốt 4 kỹ năng
  • Thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm quản lý
  • Có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả thị trường
  • Có khả năng làm việc độc lập, chủ động, chịu áp lực
  • Có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán tốt
  • Trung thực

6. Bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân viên vật tư

  • 4 đức tính cần thiết nhất của một nhân viên vật tư là gì?
  • Kể lại một lần trong quá khứ bạn đã từng thực hiện việc thu mua hàng với số lượng lớn. Đó có phải một việc lớn và gây áp lực với bạn không? Kinh nghiệm rút ra được sau đó?
  • Những sai lầm dễ mắc phải nhất của nhân viên vật tư là gì? Biện pháp nào là tối ưu để phòng tránh và khắc phục? Những thông tin nào cần lưu ý trong biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào?
  • Bạn có kinh nghiệm sử dụng các công cụ cơ bản, nâng cao gì để sắp xếp, quản lý các đơn đặt hàng? Những khó khăn của nhân viên vật tư là làm gì?

7. Download bản mô tả công việc Nhân viên vật tư

Tải mẫu 1 bản mô tả công việc của nhân viên vật tư

Bản mô tả công việc Nhân viên vật tư

III. Mẫu 2 mô tả công việc của Nhân viên vật tư

nhân viên vật tư làm gì
Nhân viên vật tư làm gì

1. Mô tả công việc

  • Nghiên cứu thông tin sản phẩm, hàng hóa, nghiên cứu và tiến hành lựa chọn, quyết định đặt mua những mặt hàng và nguyên vật liệu chất lượng.
  • Xây dựng và duy trì mối quan hệ quan trọng với nhà cung cấp thân thiết và đàm phán với họ để mua hàng hóa với mức giá hợp lý.
  • Giám sát, quản lý và xử lý các công việc khác nhau trong quá trình đặt hàng.
  • Cập nhật thông tin hàng hóa và sản phẩm tồn kho của doanh nghiệp và đặt hàng kịp thời để đảm bảo đủ số lượng theo yêu cầu.
  • Nhân viên vật tư cũng phải thường xuyên sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa và giám sát đơn đặt hàng.
  • Phân tích, đánh giá các xu hướng khác nhau của thị trường và sử dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên vật tư để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và kịp thời nhất.
  • Phối hợp với bộ phận nhà kho, các cấp ban ngành quản lý doanh nghiệp và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu.
  • Kiểm tra chất lượng nguồn vật tư các loại được giao đến kho, xưởng và phản ánh với nhà cung cấp, các đối tác liên quan trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
  • Lập báo cáo doanh số bán hàng, ngân sách và đánh giá trải nghiệm khách hàng để thay đổi kế hoạch vật tư khi cần thiết.
  • Tham gia vào các sự kiện, hội chợ và triển lãm có liên quan để cập nhật và xác định các xu hướng, sản phẩm mới trên thị trường.

2. Các công việc chính

  • Từ mô tả công việc nhân viên thu mua vật tư như trên, chúng ta sẽ hiểu được những việc chính của nhân viên vật tư là làm gì. Trước vòng phỏng vấn cuối cùng, bạn hoàn toàn phải nắm được những công việc này để chuẩn bị được những câu trả lời tốt nhất cho nhà tuyển dụng. Những nhiệm vụ chính đó thường là:
  • Nhân viên vật tư cần trực tiếp lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua, hiểu được trách nhiệm nhân viên vật tư là làm gì
  • Đánh giá kế hoạch và quản lý quá trình đặt hàng, đưa ra các yêu cầu mua hàng hóa, quản lý suốt quá trình lựa chọn.
  • Truyền thông tin cần thiết và hỗ trợ quản lý các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp ví dụ như biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào.
  • Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng ứng biến cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, sản phẩm trong kho, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
  • Nhân viên vật tư cần theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
  • Đánh giá, cập nhật tình trạng hàng hóa cần giao và duy trì các đơn đặt hàng của khách hàng, đối tác cho đến khi kết thúc trách nhiệm của nhân viên vật tư.
  • Đảm bảo đơn đặt hàng và chất lượng hàng hóa tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
  • Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính, sản xuất kinh doanh và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
  • Bằng nghiệp vụ của mình, nhân viên vật tư cần xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
  • Góp phần củng cố, giảm thiểu các chi phí phát sinh từ các nhà cung cấp địa phương.

3. KPI công việc

  • Chi phí mua hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm
  • Thời gian từ khi order đến khi nhập hàng
  • Chi phí giao nhận
  • Chính xác invoice
  • Thời gian trung bình để mua từng loại hàng
  • Tỷ lệ nhận hàng đúng chất lượng, số lượng
  • Chênh lệch chi phí thực tế so với chi phí dự trù

4. Quyền hạn

  • Phối hợp với bộ phận nhà kho, quản lý và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu.
  • Kiểm tra chất lượng nguồn vật tư được giao đến và phản ánh với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
  • Lập báo cáo doanh số bán hàng, ngân sách và đánh giá trải nghiệm khách hàng để thay đổi kế hoạch vật tư khi cần thiết.
  • Tham gia vào các sự kiện, hội chợ xúc tiến sản phẩm và triển lãm để cập nhật xu hướng, sản phẩm mới trên thị trường.

5. Yêu cầu công việc

Để trở thành nhân viên vật tư, những kỹ năng cốt yếu bạn cần có là:

  • Kỹ năng phân tích: Bạn sẽ phải làm việc với nhiều nhà cung ứng và các đối tác khác nhau để xác định được mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp cũng như đánh giá ưu nhược điểm của mỗi bên đối tác dựa trên mức giá được cung cấp, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng,hiểu được mô tả công việc nhân viên thu mua vật tư...
  • Sự quyết đoán: Bạn sẽ thường xuyên phải đứng ra và thay mặt doanh nghiệp để đưa ra quyết định mua hàng dựa trên những thông tin thu thập được.
  • Nhân viên vật tư không thể thiếu kỹ năng tính toán: Nhân viên vật tư cần phải có kỹ năng và kiến thức về toán học cơ bản để có thể phân tích và đàm phán giá cả với đối tác.
  • Khả năng đàm phán: Một trong những ưu tiên hàng đầu trong công việc của nhân viên vật tư là tiết kiệm chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp. Vậy nên, khả năng đàm phán và giao tiếp, thuyết phục là cần thiết để có được những hợp đồng mua bán với mức giá phải chăng.
  • Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc, khả năng đa nhiệm.
  • Kỹ năng công nghệ, sử dụng thành thạo phần mềm quản lý vật tư, biết cách phân tích biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào
  • Nhân viên vật tư cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, sáng tạo và đam mê với công việc.

6. Những năng lực liên quan

  • Knowledge - Nhân viên vật tư cần hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh), đặc điểm của các loại vật tư là gì, sử dụng chúng ra sao, trách nhiệm của nhân viên vật tư là gì, mô tả công việc nhân viên thu mua vật tư...
  • Skill - Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, đưa ra ý kiến và thuyết phục, kỹ năng phân tích, xử lý tình huống bất ngờ và khả năng ra quyết định, kỹ năng xây dựng mối quan hệ, tư duy tập trung vào kết quả, năng lực giải trình, kỹ năng quản trị rủi ro, tư duy trực giác, biết cách xử lý biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào
  • Attitude - Tỉ mỉ, cẩn thận, Nhạy bén, Trung thực

7. Bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân viên vật tư

  • Nhân viên vật tư là gì? Hãy mô tả công việcnhân viên thu mua vật tư theo hiểu biết của bạn.
  • Kể lại một ngày làm việc điển hình của nhân viên vật tư, trách nhiệm của nhân viên vật tư là làm gì?
  • Bạn thường dùng những cách thức nào để thăm dò được thông tin từ phía các nhà cung cấp?
  • Các tiêu chí nào sẽ được bạn dùng đến để so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất?
  • Biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào như thế nào? Những thông tin gì cần có trong biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào?
  • Để phán đoán chất lượng và uy tín một nhà cung cấp có tốt hay không, bạn thường sử dụng các công cụ phân tích và đánh giá chuyên nghiệp, chi tiết hay dùng trực giác?
  • Từ kinh nghiệm của bạn, các nhà cung cấp có thiện chí hợp tác thường có biểu hiện hành vi như thế nào?

8. Download bản mô tả công việc Nhân viên vật tư

Tải mẫu 2 bản mô tả công việc của nhân viên vật tư

Bản mô tả công việc Nhân viên vật tư

IV. Kết luận

Với tốc độ phát triển như hiện nay, vai trò và trách nhiệm của Nhân viên vật tư đã thật sự đặc biệt hơn. Mong rằng qua bài viết trên, bạn đã có cho mình cái nhìn bao quát nhất, hãy đến với những bài viết sau của 123job để tìm hiểu những điều thú vị khác nhé!