Những vấn đề về kỹ năng giao tiếp cần xử lý ngay trong doanh nghiệp

Kỹ năng giao tiếp là những kỹ năng không thể thiếu đối với mỗi cá nhân. Trong môi trường làm việc, kỹ năng giao tiếp càng thể hiện được khẳng định được vị thế bản thân của mình hơn.

Bất kỳ kỹ năng nào đều cần được trau dồi và học hỏi thường xuyên. Trong đó, kỹ năng giao tiếp cũng là một trong những kỹ năng mà mỗi người nên có. Muốn thành thạo kỹ năng giao tiếp không phải là điều dễ dàng. Doanh nghiệp của bạn chắc chắn đang gặp phải vài vấn đề liên quan đến kỹ năng kinh doanh. Nếu không khắc phục những vấn đề về kỹ năng giao tiếp, doanh nghiệp của bạn sẽ có xảy ra xung đột không thể hàn gắn, kéo theo hiệu quả công việc cũng có xu hướng đi xuống.

Những kỹ năng giao tiếp hay mắc phải trong doanh nghiệp

I. Vấn đề 1: Kỹ năng giao tiếp thiếu chiều sâu

Những nhân viên làm việc tại doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng thiếu chiều sâu trong kỹ năng giao tiếp. Đối tượng hay mắc phải vấn đề này nhất là nguồn nhân lực quản lý cấp trung khi giao tiếp những chiến lược trong công ty. Họ có thể khẳng khái đưa ra chiến lược nhưng lại không thể khắc họa những điều đang thực sự thay đổi trong công việc nhân sự làm hàng ngày và luôn lảng tránh trả lời những câu hỏi thực tế. Kết quả cuộc đối thoại này, mọi người sẽ hiểu lầm ý của người quản lý cấp trung và tạo cảm giác thất vọng cho người nghe.

Vẫn là những ý tưởng đó, nếu trong buổi thảo luận có ai trình bày sâu sắc hơn hoặc một người nào giỏi giao tiếp đảm nhận công việc thuyết trình vấn đề chiến lược thì ý kiến đó có thể sẽ trở thành một ý tưởng quan trọng cho doanh nghiệp.

Những người có cơ hội thuyết trình trước đám đông thường được doanh nghiệp gửi gắm nhiều hi vọng hơn. Bởi họ phải đảm nhận công việc truyền tải nội dung, thuyết phục đám đông và có thể tự tin giải đáp mọi phản hồi của người nghe.

Để truyền tải nội dung và thuyết phục người nghe, người thuyết trình phải làm cho bài nói của mình có chiều sâu. Nếu bạn chỉ chú trọng vào chiều dài, dung lượng thời gian của bài thuyết trình thì bạn có thể sẽ bị thất bại ngay từ đầu. 

Trong doanh nghiệp, bạn nên tạo cơ hội cho mọi người thể hiện khả năng đàm phán và thuyết phục người nghe. Chú trọng đào tạo kỹ năng chuyên môn giỏi thôi là chưa đủ? Những người quản lý cấp trung muốn nhân viên giỏi phải rèn luyện cả kỹ năng giao tiếp thì mới tạo ra nhiều giá trị lớn cho công ty. 

Bạn có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng nhiều cách thức như: tự bản thân nêu ra các ý tưởng của mình trong các buổi họp, báo cáo kết quả hay  luyện tập kỹ năng thuyết trình qua các kế hoạch của nhóm,... Tham gia vào buổi thuyết trình cải thiện kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ nhiều bạn bè, học cách tán chuyện với người lạ hay trải nghiệm những buổi kỹ năng cũng giúp bạn kích thích kỹ năng giao tiếp.

Nếu bạn là người quản lý hay đang tiếp nhận vị trí quản lý nhóm thì bạn có thể giao thêm cho những nhân viên còn yếu kỹ năng giao tiếp có cơ hội nhiều hơn bằng việc sắp xếp một chương trình về kỹ năng giao tiếp cũng là một ý tưởng hay.

II. Vấn đề 2: Kỹ năng giao tiếp mâu thuẫn về bối cảnh và góc nhìn công việc

Sự mâu thuẫn về bối cảnh và góc nhìn công việc xuất phát từ việc mọi người hời hợt, thiếu sự quan tâm tới công việc chung mà chỉ tập chung vào bản thân, không xem xét hoàn cảnh đang do bên kia nắm giữ, nói một cách khác là không đặt bản thân vào vị trí đối phương.

Điều đó diễn ra rất nhiều trong các buổi họp trong công ty. Khi đội A được phân công nắm giữ vị trí quan trọng trong dự án và đội B được giao hỗ trợ công việc cho đội A. Đội B không xếp việc này vào lượng công việc ưu tiên cần làm, liên tục trì hoãn giúp đỡ đội A và tập trung vào những công việc, dự án khác của đội. Dù dự án đó do đội A phụ trách có thành công hay thất bại thì đội A cũng có ác cảm với đội B vì thái độ lạnh nhạt và không tương hỗ nhau trong công việc.

Một hoàn cảnh khác đơn giản hơn, một nhóm được giao một công việc chung. Duy chỉ có một thành viên tâm huyết làm công việc đó để có thể đạt kết quả tốt nhất nhưng các thành viên còn lại thấy rằng công việc này không đáng để bản thân tốn công sức và tập trung cho những công việc khác. Mặc thành viên kia có thúc giục, phân công và gắn kết các thành viên lại vì công việc được giao nhưng vẫn không nhận được sự hưởng ứng khiến mọi công việc dồn tụ lại một cá nhân duy nhất. 

Sự xung đột trong thái độ và cách làm việc khác nhau là nguy cơ dẫn đến các ảnh hưởng tiêu cực từ kỹ năng giao tiếp cho công ty như: mâu thuẫn nội bộ, tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên đi xuống, môi trường làm việc không hòa đồng, đầy sự đố kỵ ganh ghét,..

Để khắc phục được vấn đề này, bạn phải biết đề cao sự rõ ràng và minh bạch tới các nhân viên, từ đó thống nhất “lối văn hóa giao việc” thì kỹ năng giao tiếp trong toàn công ty mới được cải thiện.

Mỗi công ty tùy theo hoàn cảnh sẽ có cách chính sách áp dụng kỹ năng giao tiếp khác nhau như: một nhiệm vụ chỉ giao trọn vẹn cho một cá nhân đảm nhận duy nhất. Với các công việc, dự án đồi hỏi sự phối hợp, hợp tác thì phải phân chia dự án thành từng nhóm tiếp nhận công việc, cố gắng giao việc cụ thể cho từng nhân viên càng tốt.

Trong một công ty, muốn công việc chung trở nên khách quan thì bạn cũng cần có một bên thứ ba đủ tín nhiệm, minh bạch và có thể theo dõi, đánh giá quá trình và kết quả làm việc. Làm như vậy, công ty sẽ giảm thiểu được các mâu thuẫn về góc nhìn và nâng cao kỹ năng giao tiếp, công việc thành công hơn.

Kỹ năng giao tiếp trong công ty cần xử lý ngay

III. Vấn đề 3: Kỹ năng giao tiếp thiếu đi sự đồng cảm

Nhiều công ty đang lâm phải tình cảnh “nan giải” về kỹ năng giao tiếp đến từ có nhân viên, họ không có thờ ơ, lãnh cảm và thiếu đồng cảm với những cá nhân khác, có thể do bắt buộc lựa chọn hoặc hành vi vô lý.

Đoán chắc rằng, nguyên nhân xuất phát chủ yếu từ người nói không suy nghĩ thấu đáo trước khi phát ngôn, nhận định quan điểm bản thân đúng và giao tiếp với mọi người hoàn toàn dựa trên niềm tin ấy. Người nói đang quên mất điều đang nói, đó là một thông tin mới mẻ và đem lại cảm xúc hoang mang cho người đối diện.

Để mọi người hiểu rõ hơn về điều này, có một ví dụ minh họa như sau: Khi CEO của một công ty đối mặt với quá nhiều các yếu tố tác động mạnh từ bên ngoài khiến cho họ phải nhanh chóng quyết định số phận cho một dự án nào đó và phân chia lại các dự án ưu tiên hơn cho nhân sự. Khi thông báo này được đưa ra, CEO sẽ là người chỉ ra trọng tâm mục tiêu kinh doanh dưới tính chất ép buộc mà không hề có sự ghi nhận hoặc an ủi nào tới những người đã bỏ công bỏ sức làm việc cho dự án cũ.

Bạn nghĩ cảm xúc của nhân viên lúc ấy như thế nào? Mọi cảm xúc tiêu cực đều có thể diễn ra: chán nản, thất vọng, phẫn nộ, tủi thân,... thậm chí là tuyệt vọng đến mức muốn ra khỏi công ty.

Những cuộc trò chuyện phản hồi cũng thường gặp phải vấn đề tương tự, khi người đưa ra lời phản hồi bị cuốn theo tư duy phản biện của họ mà hoàn toàn quên mất để ý đến cảm nhận và không suy nghĩ đặt bản thân mình vào vị trí người đối diện sẽ ra sao. Chính kỹ năng giao tiếp kém đã là nguyên nhân gián tiếp gây cho đôi bên mất thiện cảm về nhau, nhận định bản thân mình đúng và cho rằng người kia sai, vừa sai trái và vừa lấp liếm vấn đề sai phạm.

Tông trọng và thấu hiểu với đồng nghiệp là một kỹ năng giao tiếp ai cũng cần trau dồi và là một giá trị văn hóa cốt lõi đáng phổ biến rộng rãi trong môi trường công ty. Mỗi công ty sẽ có những cách gắn kết nhân viên, cộng tác và mentorship nội bộ tiến lại gần nhau và đồng cảm nhiều hơn.

Nếu công ty chưa thể hoàn toàn gây dựng được lòng đồng cảm trong môi trường làm việc, mỗi cá nhân có thể tự áp dụng khéo léo các câu hỏi và cách ứng xử với kỹ năng giao tiếp tinh tế, tạo cho người đối diện cảm giác thân thiện và tin tưởng.

Nếu bạn đang ở cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn hãy là người tiên phong cho kỹ năng giao tiếp này bằng cách tôn trọng và đồng cảm với các nhân viên. Mọi thông điệp bạn gửi gắm nội bộ đều có thể áp dụng cấu trúc quen thuộc mà không mất đi tính hiệu quả: “Tôi thấu hiểu hoàn toàn những khó khăn mà bạn đang phải đối mặt nhưng vì những lý do chính đáng nên tôi phải bắt buộc đưa ra quyết định. Những điều mà bạn đã đóng góp cho dự án, cho công ty sẽ luôn được tôi và mọi người công nhận. Đây là điều dự định công ty sẽ làm bù đắp cho những thiệt thòi của bạn trong thời gian qua.”

IV. Vấn đề 4: Kỹ năng giao tiếp nảy sinh sự thiếu tin tưởng

Một vấn đề nảy sinh khác từ kỹ năng giao tiếp bắt nguồn từ việc mọi người đặt quá nhiều kỳ vọng và tự huyễn hoặc nhiều tin tưởng hơn so với hoàn cảnh thực tế của họ.

Ví dụ, bạn tín nhiệm và giới thiệu cho nhân viên bạn một nhà quản lý cấp trung với một thành tích hoạt động khá ấn tượng và bạn nghĩ rằng họ cũng sẽ nhiệt tình chào đón người ấy như chính niềm tin của bạn. Trái ngược với nó, nhân viên công ty dường như không có chút vui mừng nào cho việc này mà liên tục thể hiện sự e ngại, hoài nghi đối với người quản lý mới. Đối với họ, không phải nhà quản lý cấp trung nào có một thành tích đáng nể thì đồng nghĩa làm leader tốt. Vì vậy, việc đón nhận một quản lý mới, họ chỉ cảm thấy lo lắng không thôi.

Nếu hai phía bị mất niềm tin vào nhau thì rất khó tìm được tiếng nói chung trong công việc. Các quá trình làm việc, bàn luận rút ra kinh nghiệm từ chiến lược cũ đã thất bại và góp ý tham khảo các dự án từ các doanh nghiệp khác,... đều rất khó khăn và chật vật. 

Điều này xây dựng dựa trên kỹ năng giao tiếp hai phía. Mối quan hệ thắt chặt mạnh mẽ bồi đắp từ sự cởi mở và chân thành. Các hành động giao tiếp tự nhiên đời thường ngoài công việc cũng giúp đồng nghiệp tăng độ thân thiện và giao nhiều niềm tin hơn. Vì vậy, bạn đừng chuyên chế quá với một loại hình văn hóa đặc trăng trong doanh nghiệp, hãy thử lấn sân sang những thứ mới, sử dụng văn hóa quan tâm hay văn hóa mục tiêu cho từng cá nhân.

Với vị trí là nhà lãnh đạo, gửi gắm niềm tin, kỳ vọng và sự hỗ trợ tận tâm là điều quan trọng của kỹ năng giao tiếp mà các nhà quản lý cấp trung hay nhân viên của bạn nên thử làm điều như này.

Kỹ năng giao tiếp các doanh nghiệp hay mắc phải 

V. Vấn đề 5: Kỹ năng giao tiếp không kiềm chế được cảm xúc cá nhân

Không kiềm chế cảm xúc cá nhân là một “lỗ hổng” từ kỹ năng giao tiếp trong môi trường công ty. Đôi khi nó diễn ra như một điều dĩ nhiên trong cuộc sống đời thường doanh nghiệp nhưng lại gây ra hậu quả nghiêm trọng, người giữ vị trí nhà lãnh đạo nên thấu hiểu.

Một ví dụ đơn giản dễ hiểu, trong những buổi họp tranh luận ý kiến trái chiều, một nhân viên mất kiểm soát cảm xúc, sử dụng những ngôn từ gay gắt. Khi nhân viên đó bộc lộ cảm xúc ấy khiến vị sếp đang có mặt trong buổi họp rất tức giận và có phản ứng dữ dội bằng những hành động, lời nói lớn tiếng chỉ trích, thậm chí là quát nạt và lăng mạ đối phương. Nhân viên ấy dường như bị ức chế trong cảm xúc, không thể chịu đựng mà vùng lên, lớn tiếng cãi nhau trực tiếp với sếp ngay trước mặt toàn thể những nhân việc khác.

Phổ biến hơn, các hành động, cử chỉ, lời nói đụng chạm nhạy cảm, đùa vui không đúng lúc, vượt quá tiêu chuẩn giới hạn các mối quan hệ giao tiếp thông thường,,. đều là nguyên nhân thiếu hụt kỹ năng giao tiếp mà gây ra sự bùng nổ xúc cảm. Tâm lý con người có xu hướng dễ bị tác động, khó kiểm soát và giữ bình tĩnh để tìm cách giải quyết ổn thỏa ngay lúc đó.

Nhiều nhà quản lý thường bỏ qua yếu tố kỹ năng giao tiếp này, coi đây là điều dĩ nhiên không tránh khỏi và làm ngơ. Nhưng bạn có thể kiểm soát vấn đề. Bạn và công ty không nên e dè khi muốn bày tỏ quan điểm đề cao bản lĩnh cá nhân đến từ việc kiềm chế xúc cảm và học cách cư xử đúng đắn. Bất cứ vi phạm hành vi nào sai trái đều có hướng xử lý kỷ luật thích đáng.

Nếu bạn có tâm, bạn có thể trở thành một đại sứ phổ biến kỹ năng giao tiếp và phương pháp quản lý cảm xúc trong công ty. Vận dụng kết hợp trí tuệ và cảm xúc, bạn có thể điều hướng những đồng nghiệp xung quanh có cảm xúc theo hướng bản thân bạn mong muốn. Đừng “vạch áo cho người xem lưng”, mọi người trong công ty nên cố gắng giải quyết những vấn đề kỹ năng giao tiếp trong phạm vi nội bộ.

VI. Kết luận

Kỹ năng giao tiếp không phải công ty nào cũng có thể áp dụng một cách thành thạo. Kỹ năng giao tiếp trong thực tế gặp phải rất nhiều vấn đề rủi ro và phức tạp hơn bạn tưởng tượng. Vì vậy, bạn hãy trau dồi và học hỏi các kỹ năng giao tiếp thật tốt để môi trường làm việc trở nên hòa đồng và cũng khiến bạn có động lực làm việc hơn. Kỹ năng giao tiếp chính là một trong những yếu tố đưa bạn chạm tay đến thành công và thăng tiến trong công việc nhanh chóng. Đừng để bạn thân bị thụt lùi vì mắc phải những hành vi, ứng xử cơ bản của kỹ năng giao tiếp.