Profile là gì? 5 lưu ý quan trọng để xây dựng profile cá nhân chuyên nghiệp

Profile hiện nay trở thành phương tiện đầu tiên làm nhiệm vụ giới thiệu về doanh nghiệp hay bản thân một ai đó trong thời đại 4.0. Vậy profile là gì? Những lưu ý quan trọng để xây dựng lên một profile cá nhân chuyên nghiệp là gì?

Những ấn tượng đầu tiên đều là những điều vô cùng quan trọng. Đó có thể là buổi gặp mặt đầu tiên, sự chú ý đầu tiên hay là bản tóm tắt sơ yếu lý lịch đầu tiên như profile. Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay, xu hướng cho những ấn tượng đầu tiên đó là giới thiệu bản thân qua profile. Vậy profile là gì, mẫu hồ sơ năng lực, hồ sơ năng lực công ty, profile cá nhân, hồ sơ năng lực là gì? Hôm ny hãy cùng 123job tìm hiểu về tất cả các định nghĩa trên. 

I. Profile là gì?

Profile là gì?

Phân loại của profile là gì? Profile được chia hai loại chính là profile cá nhân và profile doanh nghiệp. Với cá nhân, định nghĩa profile là gì? Profile hay còn gọi là mẫu hồ sơ năng lực của cá nhân bao gồm một bản mô tả bao gồm những thông tin cơ bản để giới thiệu ngắn gọn về bản thân người viết. Một profile thông thường sẽ gồm có 2 phần chính là: giới thiệu các thông tin cơ bản; mô tả năng lực và kinh nghiệm làm việc hay hoạt động tham gia của chủ thể thực hiện.

Với doanh nghiệp thì profile là gì? Profile doanh nghiệp hay mẫu hồ sơ năng lực công ty thường được thiết kế dưới dạng một cuốn sổ nhỏ gọn từ 16 đến 32 trang (thường là con số phải chia hết cho 4), nội dung cuốn profile là giới thiệu tóm tắt về công ty, lĩnh vực hoạt động kinh doanh, kinh nghiệm tích lũy, thế mạnh của sản phẩm dịch vụ,… để giúp khách hàng hay đối tác hiểu một cách nhanh chóng chính xác và chuyên nghiệp về công ty. Bản profile này được coi là một công cụ không thể thiếu trong bán hàng và tham gia các dự án đặc biệt là trong các dự án lớn thì đối tác thường cần profile.

Mục đích chung của profile là gì? Profile được sử dụng với mục đích chính là chứng minh cho đối tác hay cá nhân khác về năng lực, kỹ năng và thế mạnh của doanh nghiệp hay thương hiẹu. Profile giúp đối phương sẽ có đánh giá đúng, trực tiếp và chi tiết về bạn hoặc doanh nghiệp. Profile giúp cá nhân hay doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác; quyết định liệu có thể bắt tay được với nhau hay không.

II. Chức năng của profile là gì?

Chức năng của profile là gì?

1. Chức năng bên ngoài của profile là gì?

Bên ngoài, profile thực hiện chức năng truyền thông quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, profile được sử dụng như một phần của hoạt động truyền thông marketing. Do vậy, khi bắt đầu kinh doanh hay giới thiệu sản phẩm mới, hãy chuẩn bị cho đối tượng đó một bản mẫu hồ sư năng lực công ty với những hình ảnh đẹp, bắt mắt và pha chút chuyên nghiệp nhé. 

Ấn tượng đầu tiên luôn là một điều quan trọng để người khác quyết định liệu có tiếp tục tìm hiểu về cá nhân hay doanh nghiệp. Nhưng đó chưa phải tất cả. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng có rất nhiều người đơn giản chỉ nhìn bề ngoài hoặc cầm profile lên ngắm nghía và không đọc các nội dung bên trong. Họ cho rằng tính cách và phẩm chất của con người có thê bộc lộ trong cách viết và thiết kế một bản profile. Do vậy, người làm luôn cố gắng khác biệt hóa bản mẫu hồ sơ cá nhân so với những đối tượng khác, đặc biệt là các doanh nghiệp.  

2. Chức năng bên trong của profile là gì?

Khác với chức năng bên ngoài của profile là tạo nên những ấn tượng ban đầu thì chức năng bên trong của profile đóng vai trò như là nguồn cung cấp thông tin chính thống của người làm profile. Những gì bạn có, những thông tin bạn muốn thể hiện, những điều bạn muốn đối tác hay người khác hiểu về doanh nghiệp và về bạn thì đều nằm trong đó. 

Yêu cầu về nội dung của profile là gì? Nội dung bên trong profile cần hết sức cô đọng, tập trung vào phần đầu và phần cuối vì đó là hai phần được chú ý đánh giá nhất. Mở đầu tạo ra niềm hứng thú để đối tác đọc tiếp; phần kết thúc giúp đóng dấu ấn tượng của họ. Nội dung trong profile là nơi thể hiện những điểm mạnh và khác biệt về năng lực doanh nghiệp hay cá nhân, tình hình hoạt động, kinh nghiệm. Đồng thời qua đó thể hiện được giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp của bạn.

III. Profile cá nhân có khác với CV xin việc?

Trên thực tế, Profile cá nhân và CV xin việc không có quá nhiều sự khác biệt ngoài độ dài. CV xin việc thường chỉ gói gọn trong vòng 1 trang A4, có rất ít trường hợp nó được trình bày đến 2 - 3 trang. Trong khi đó, với Profile cá nhân, bạn sẽ có thể thoải mái liệt kê những kỹ năng, kinh nghiệm, thành tích của mình đến 2 - 3 trang giấy. CV xin việc cũng có một chức năng duy nhất là để ứng tuyển vào các vị trí việc làm còn Profile cá nhân lại được sử dụng với rất nhiều mục đích khác nhau.
Tuy nhiên, khi xét trên phương diện Profile cá nhân để xin việc thì nó lại khá giống với một chiếc CV thông thường. Bạn cũng không nên trình bày quá dài dòng cho vào quá nhiều thông tin không liên quan đến công việc khi ứng tuyển bằng Profile cá nhân.

IV. Cách tạo profile là gì? 

Cách tạo Profile là gì? 

1. Tiêu chuẩn nội dung trong profile là gì?

Cho dù là profile dành cho cá nhân hay profile dành cho doanh nghiệp thì nội dung càng cô đọng càng súc tích càng tốt. Người đọc họ không có nhiều thời gian cũng như đủ khả năng để ghi nhớ tất cả mọi thứ khi bạn  không có đủ năng lực để ghi nhớ tất cả mọi thứ. Họ chỉ muốn nhìn những thứ đáp ứng được với những thông tin mà họ đang tìm kiếm, những thông tin dư thừa khác chỉ khiến họ mệt mỏi vì hoàn toàn không liên quan. 

Súc tích trong profile nhưng không có nghĩa là làm cho nó sơ sài, hãy thiết kế chỉnh chu nội dung nhất có thể. Người làm profile cá nhân hay mẫu hồ sơ năng lực công ty cần phải đánh giá xem những thông tin gì nên thể hiện ra và thể hiện với thứ tự thế nào để người khác dễ theo dõi. Những câu từ trong mẫu hồ sơ năng lực nên sử dụng câu đơn và chỉ mang một nghĩa rõ ràng và duy nhất. 

2. Xác định đối tượng mục tiêu trong profile là gì?

Với những đối tượng đánh giá mẫu hồ sơ năng lực khác nhau thì phải có những bản profile khác nhau. Nhiều doanh nghiệp hay đặc biệt là cá nhân thường sử dụng một bản hồ sơ năng lực công ty hoặc cá nhân duy nhất cho mọi đối tượng hay tình huống. Điều này hoàn toàn không có nhiều hiệu quả. Không có một loại thuốc nào chữa bách bệnh cả; và đối tác của bạn cũng như vậy, họ chỉ muốn thấy những thứ họ cần. Chỉ nên thể hiện cho khách hàng thấy những năng lực của bạn phù hợp để đáp ứng tốt nhất nhu cầu tìm kiếm của họ mà thôi.

Ở đây không phải che giấu hay không thành thực với khách hàng. Việc hiểu và có thể nắm bắt tâm lý khách hàng và đối tác sẽ giúp đi đúng vào trọng tâm công việc. Đồng thời cũng thể hiện rõ được trình độ năng lực của doanh nghiệp bạn đang ở mức độ như thế nào. 

3. Yêu cầu về mục tiêu trong profile là gì?

Dù là cá nhân hay doanh nghiệp thì mẫu hồ sơ năng lực chắc chắc phải nêu bật lên được các mục tiêu tích cực; cần phải cho đối tác của bạn thấy được giá trị thực sự của bạn, những mong muốn mà bạn đang hi vọng doanh nghiệp hướng tới.

Không chỉ làm cho đối tác thấy bạn mới là người phù hợp nhất với họ; bạn còn cần cho họ thấy được khát vọng và tầm nhìn của bạn hoàn toàn phù hợp với khát vọng tầm nhìn của họ. Tạo ra sự đồng điệu sẽ làm đối tác dễ tiếp nhận và lựa chọn bạn hơn. 

4. Trung thực trong nội dung của profile là gì?

Rất nhiều cá nhân hay tổ chức có xu hướng nói quá lên những gì mà họ có. Đừng nói bằng trí tưởng tượng của bạn, sự tăng trưởng hay năng lực xuất sắc… Hãy chỉ thể hiện tốt cho đối tác của bạn thấy những gì mà mình thực sự có. Bạn chỉ nên điều chỉnh thêm hoặc bớt các thông tin mà đánh giá là không thực sự cần thiết mà thôi. Tuyệt đối không nên nói dối vì họ có thể kiểm chứng lại các thông tin. Trung thực là một trong số những yếu tố thể hiện năng lực của cá nhân và doanh nghiệp. 

5. Những thông tin cần cập nhật liên tục trong profile là gì?

Xã hội phát triển từng ngày và bạn cũng tích lũy được thêm những kinh nghiệm, do vậy, hãy cố gắng làm đẹp bản profile của bạn bằng cách cập nhật chúng hàng ngày. Ngoài việc bạn chứng minh cho người khác thấy những thành tựu mới đã đạt được. Đối tác của bạn cũng nhìn thấy bạn là người theo kịp thời đại và chịu thích nghi. Hãy chú ý đến các thành tích mới mà bạn đã đạt được. Sẽ chẳng có gì hoàn hảo hơn việc thể hiện cho đối tác thấy những gì bạn đã cống hiến.

V.  Những thông tin cần có của profile là gì?

Những thông tin cần có của profile là gì?

1. Thông tin cá nhân trong hồ sơ năng lực là gì?

Thông tin cá nhân trong mẫu profile là gì? Đó là danh sách những thông tin co bản của cá nhân như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, loại giới tính, tình trạng hôn nhân hiện tại; trình độ học vấn, mục tiêu nghề nghiệp và các thông tin liên quan đến vấn đề liên lạc như email, số điện thoại,…

2. Năng lực bản thân trong hồ sơ năng lực là gì?

Năng lực bản thân trong profile là gì? Năng lực bản thân ở đây thể hiện qua kết quả của quá trình học tập và rèn luyện cùng với các thành tích, thành tựu mà bản thân đã đạt được. Nên lưu ý năng lực không chỉ đánh giá ở kinh nghiệm thực tế, mà nó còn thể hiện ở cả quá trình học tập nữa. Hãy diễn tả cho đối tác và nhà tuyển dụng thấy được so với người khác bạn thực sự khác biệt như thế nào. Bạn đang có những gì mà họ không có, và lý do tại sao họ phải chọn bạn thay vì những người khác

VI. Lý do cần thiết kế bản profile là gì?

1. Profile cá nhân giúp gây ấn tượng với đối tác hay khách hàng

Mỗi cuốn hồ sơ năng lực công ty hiện nay đều được thiết kế thật ấn tượng, độc đáo và luôn thể hiện được chất riêng của từng doanh nghiệp. Thiết kế bản profile sáng tạo và khác biệt sẽ giúp cho doanh nghiệp trở nên nổi bật hơn so với các doanh nghiệp đối thủ khác trong cùng một lĩnh vực, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận được gần hơn với những đối tượng khách hàng tiềm năng.

Đối với công ty hồ sơ năng lực là gì? Đó được đánh giá chính là tài sản sở hữu của doanh nghiệp, là bộ mặt ngoài của mỗi công ty. Vì lý do vậy, mỗi một cuốn hồ sơ năng lực công ty ấn tượng, độc đáo thì chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được ấn tượng ban đầu tốt đẹp với khách hàng, khơi gọi sự hứng thú nơi khách hàng để tìm hiểu về doanh nghiệp.

2. Tham gia thầu các dự án

Đã bao giờ công ty bạn trượt thầu hoặc bỏ lỡ cơ hội hợp tác vì không chuẩn bị tốt tài liệu dự thầu đạt tiêu chuẩn? Để tham gia và một sân chơi lớn, doanh nghiệp cần có hình ảnh chuyên nghiệp. Điều này thể hiện một phần qua bản thiết kế Profile công ty.

Để thực hiện được điều này, dĩ nhiên hồ sơ năng lực phải được thiết kế một cách ấn tượng, ngắn gọn nhưng phải chất lượng, thể hiện được cốt lõi những năng lực và cá tính riêng biệt của doanh nghiệp.

3. Giúp khách hàng tham khảo những thông tin chính thống bất cứ lúc nào

Không phải lúc nào khách hàng hay đối tác cũng như nhà đầu tư cũng có thời gian tìm hiểu website của doanh nghiệp. Một website hiện nay chứa đựng quá nhiều thông tin gây loãng, khiến khách hàng thấy nản lòng khi không tìm được đúng những thông tin mình cần. Hơn nữa, website còn trở nên vô dụng khi không có mạng kết nói internet. Một bản thiết kế profile là hoàn hảo, vừa giúp việc tìm hiểu các thông tin được dễ dàng, nhanh chóng, gọn gàng lại vừa giúp khách hàng thuận tiện khi có thể xem lại chúng bất cứ lúc nào và bất cứ đâu.

4. Giá trị sử dụng cao

Một lý do cuối cùng mà chúng tôi nghĩ rằng bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên sở hữu một bản thiết kế hồ sơ năng lực đó là một tài sản có giá trị sử dụng cao. Khách hàng công chúng hay mục tiêu có thể không để tâm nhiều đến những tờ rơi, tờ quảng cáo nhưng với một cuốn hồ sơ năng lực được đầu tư thiết kế ấn tượng, đẹp mắt thì chắc chắn sẽ được khách hàng có xu hướng trân trọng.

VII. Sự khác nhau giữ CV xin việc là profile là gì? 

Sự khác nhau giữ CV xin việc là profile là gì?

Sự khác nhau giữ CV xin việc là profile là gì? Hiện nay có nhiều người hiểu chung rằng profile chuyên nghiệp và CV xin việc là một. Tuy nhiên, sự khác nhau cơ bản của chúng là đối tượng mà bạn muốn họ đọc được. CV xin được thông thường là do người đi xin việc ở các vị trí nhân viên cơ sở cho công ty, chịu sự giám sát của quản lý hay trưởng phòng, hoặc phó giám đốc. Trong khi đó, profile thường được các chuyên viên hay người ứng tuyển ở những vị trí cấp cao trong công ty; hay được các công ty sử dụng cho mục đích giới thiệu về công ty đến các công ty khác trong một hội thảo hay dự án. Profile sẽ bao gồm nhiều những thông tin hơn so với CV xin việc thông thường và sẽ được thiết kế mang tính duy nhất cho từng cá nhân hay doanh nghiệp. 

VIII. Kết luận

Vừa rồi, 123job đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất về profile là gì, profile cá nhân và doanh nghiệp, những tác dụng của hồ sơ năng lực là gì, và những thông tin cần có trong mẫu hồ sơ năng lực công ty. Mong rằng với những kiến thức đó sẽ giúp doanh nghiệp có được lời khuyên trong thiết kế mẫu cho riêng mình.