Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

Quản lý thời gian ngày càng được ưu ái bởi lượng công việc của các nhân viên ngày càng nhiều và họ cũng yêu cầu những sự tận dụng thời gian tối ưu để đạt được hiệu quả tốt nhất. Vậy quản lý thời gian là gì? Có những phương pháp nào hiệu quả?

Trong một xã ngày càng bận rộn và cạnh tranh nhiều như hiện nay, việc có thể tận dụng được và quản lý thời gian một cách hiệu quả luôn là một vấn đề được quan tâm và tìm kiếm. Vậy quản lý thời gian là gì? liệu có cách nào để có thể quản lý thời gian hiệu quả hay không? Và làm như thế nào để áp dụng được nó trong đời sống hàng ngày?

I. Quản lý thời gian là gì?

Vậy, Khái niệm quản lý thời gian là gì? Quản lý thời gian là một kế hoạch sử dụng thời gian đã được định sẵn với những hoạt động chi tiết, rõ ràng và có hiệu lực cho đến khi hoàn thành hết tất cả những gì đã được đề ra. Vì thời gian không phải là vô tận và thời đại cũng không chờ bạn, việc có thể quản lý thời gian có tác động rất lớn đến quá trình làm việc cũng như học hỏi hay thu lượm kết quả của bạn. Kết quả của việc quản lý thời gian sẽ thể hiện qua việc thành quả của bạn như thế nào, chứ không tiến hành đánh giá nhanh hay chậm.

Quản lý thời gian luôn là một vấn đề được quan tâm.

Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, nhiều người đã đưa ra ba vấn đề quan trọng để có thể xây dựng được một cách quản lý thời gian hiệu quả:

• Quy trình các cách quản lý thời gian

• Tầm quan trọng của cách quản lý thời gian trong công việc

• Cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian tại công sở

Nhiều người đã tìm ra một số phương pháp quản lý thời gian, các kỹ năng quản lý thời gian có hiệu quả và đã được chứng minh thực nghiệm, nhưng sẽ là một thiếu xót nếu ta không nhắc đến phương pháp quản lý thời gian Ma trận Eisenhower.

II. Tại sao Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

Ma trận Eisenhower là một ma trận giúp bạn đặt ra những câu hỏi liên quan về việc bạn đang làm và số lượng thời gian bạn dành cho nó. Ma trận Eisenhower vốn dĩ là một phương pháp quản lý thời gian hưu ích là bởi vì nó sẽ giúp bạn đặt công việc lên cân đo đong đếm và nhận ra những việc nào là thực sự quan trọng và những việc nào là quan trọng và những việc nào là không quan trọng cho lắm, giúp bạn phân bổ thời gian vào những việc quan trọng nhiều hơn và loại bỏ, hoặc giảm bớt, thời gian dành cho công việc không quan trọng. Nếu không lâu dần bạn sẽ dẫn đến làm việc không thàng công, chán nản và xin nghỉ việc.

Kỹ năng quản lý thời gian luôn được chú trọng xây dựng

Thử tưởng tượng bạn bất ngờ nhận được từ cấp trên như CEO hay những nhà quản trị doanh nghiệp, công việc chuẩn bị công văn cho một buổi họp mang tính quyết định trong một hợp đồng lớn. Bạn sẽ cảm thấy vui vào lúc đầu, rồi bạn sẽ dần lo lắng và bị áp lực khi thời gian chuẩn bị chỉ có vài ngày và bạn cũng không biết phải bắt đầu từ đâu. Đây là lúc phương pháp Eisenhower được áp dụng. Bạn nên liệt kê ra những việc bạn cho rằng là bạn cần để chuẩn bị một công văn, rồi sau đó dành thời gian đánh giá rằng liệu công việc này có cần thiết hay không, và liệu có nên dành nhiều thời gian để hoàn thành cho nó hay không. Điều này giúp bạn ưu tiên được việc quan trọng và phân bổ hợp lý thời gian, ngoài ra cũng giúp bạn hoàn thành công việc đúng thời gian được đưa ra.

III. Nội dung phương pháp ma trận Eisenhower

1. Việc quan trọng và việc khẩn cấp.

Theo kỹ năng quản lý thời gian Eisenhower, để có thể tận dụng thời gian một cách có kế hoạch và hiệu quả cùng với hiệu suất làm việc vượt trội thì ta phải dành thời gian ưu tiên vào thứ quan trọng (Important) chứ không phải là việc khẩn cấp (Urgent). Nên nhớ rằng, việc quan trọng thì ít khẩn cấp còn việc khẩn cấp thì ít quan trọng. Nhận định được điều này sẽ giảm được áp lực của công việc với những thứ có quá nhiều deadline hay thời gian ngắn thì đầu tiên, ta phải biết rằng:

• Việc quan trọng là những việc sau khi được làm xong sẽ giúp ta đến gần hơn với những mục tiêu được đặt ra, không cần biết là mục tiêu cá nhân hay mục tiêu tập thể. Nói cho rõ ra thì việc quan trọng sẽ đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ, giá trị mang tính chất dài hạn.

• Các hoạt động khẩn cấp thì yêu cầu sự chú ý ngay lập tức và thường là liên quan đến một người khác, như gửi email, gọi điện, nhắn tin,...

Khi đã phân biệt rõ ràng, ta cần vượt qua được thói quen tập trung vào những công việc không quan trọng theo tính bản năng và biết quản lý thời gian phù hợp cho những điều cần thiết trong tương lai.

Một điều tuyệt vời nữa của kỹ năng quản lý thời gian Eisenhower là bạn sẽ có được một bộ khung rõ ràng và một lượng thời gian cụ thể và bạn chỉ cần phải phân bố thời gian theo như cách bạn nghĩ là hợp lý và có hiệu quả. Nhưng bạn phải thực sự kiên nhẫn và làm theo Ma trận này thì nó mới thật sự có năng suất và hiệu suất cao.

2. Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Ở bước đầu sử dụng Eisenhower để luyện tập kỹ năng quản lý thời gian , bạn nên liệt kê tất cả những công việc bạn cho là cần để có thế hoàn thành mục tiêu, chú ý không bỏ sót những công việc có thể không khẩn cấp cho lắm nhưng lại tốn nhiều thời gian để hoàn thành.

Kỹ năng quản lý thời gian luôn được sử dụng để tăng tối ưu công việc

Tiếp theo, bạn phải cân nhắc, đánh giá các công việc đã được liệt kê rồi sắp xếp chúng vào 4 mục như sau:

• Khẩn cấp quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ quan trọng cần được làm ngay tức khắc)

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp - Important and not Urgent (việc có thể lên kế hoạch cụ thể để làm sau)

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng - Urgent and not Important (việc khẩn này có thể được giao phó cho người khác làm)

• Không khẩn cấp cũng không quan trọng. - Not Important and not Urgent. ( Việc này sẽ được xem xét loại bỏ)

IV. 4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

Dù phương pháp quản lý thời gian Ma trận Eisenhower là một phương pháp hay nhưng không phải ai cũng áp dụng được một cách hiệu quả và có hiệu suất, nhất là với những người lần đầu tiếp cận với kỹ năng quản lý thời gian này, và sau đây sẽ là 4 mẹo để sử dụng Ma trận Eisenhower hiệu quả hơn:

• Hãy ghi ngay những công việc đã xuất hiện trong đầu. Nhưng hãy nhớ, ưu tiên những gì cần làm đầu tiên.

• Cố gắng làm cho mỗi mục tiêu chỉ có nhiều nhất 8 đề mục để không khiến công việc quá tải. Hãy hoàn thành những gì đã đặt ra trước khi bạn muốn thêm một ý tưởng mới vào. 

• Chỉ sử dụng duy nhất một ma trận một lần, áp dụng cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên bạn có thể lập ra những ma trận riêng cho ngày, tuần hay tháng.

• Đừng để người khác ảnh hưởng đến bạn. Bạn sẽ là người quyết định và đánh giá mức độ ưu tiên và cần thiết của công việc. Hãy  làm một kế hoạch vào buổi sáng, hoàn thành nó trong ngày và tận hưởng cảm giác thành tựu vào cuối ngày.

V. Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc.

1. Giúp tăng năng suất làm việc.

Biết cách quản lý thời gian hiệu quả thì bạn cũng sẽ tận dụng tối ưu được thời gian và dành thời gian để có thể hoàn thành được những công việc cần thiết và được ưu tiên nhất mà không bị phí thời gian vào một việc có vẻ cần thiết nhưng lại không quan trọng. Thời gian đầu có vẻ không quen nhưng về lâu về dài thì kỹ năng quản lý thời gian sẽ chứng minh cho bạn thấy được hiệu suất làm việc đã tăng lên vượt bậc như thế nào.

2. Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Bạn sẽ được rèn luyện khả năng quyết định để có thể quyết định được những công việc thật sự cần thiết và đóng góp trực tiếp đến công việc mà không bị ảnh hưởng bởi những công việc không đóng góp nhiều, từ đấy có thể giảm bớt được lượng công việc cũng như giảm bớt được áp lực phải hoàn thành quá nhiều công việc cùng một lúc. Điều này không những giúp bạn đỡ mệt mỏi và không phải chịu quá nhiều từ deadline mà còn tăng được hiệu suất làm việc của bạn và đóng góp rất nhiều cho mục đích cuối cùng.

3. Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động.

Trong những cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ dễ bị ảnh hưởng bởi những thói quen xấu như lười biếng, không biết từ chối công việc, tìm cách trì hoãn công việc là những thói quen ảnh hưởng lớn đến công việc, không những dông dài thời gian hoàn thành mục tiêu mà còn khiến cho bạn tốn quá nhiều thời gian và hiệu suất không cao. Việc đặt ra một mục tiêu và có một kế hoạch áp dụng kỹ năng quản lý thời gian để theo dõi là một điều rất cần thiết và giúp bạn phát triển được bản thân cũng như công việc rất nhiều.

VI. Kết luận

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là một điều rất cần thiết không chỉ trong công việc mà còn trong đời sống hàng ngày khi nó giúp bạn tận dụng tối đa thời gian, ngoài ra còn có thể rèn luyện bản thân và giúp bản thân bạn phát triển lên rất nhiều. Vậy tại sao bạn không thử áp dụng cách quản lý thời gian Eisenhower và tạo ra cho mình một bảng quản lý thời gian riêng nhỉ?