Quy trình kiểm soát bán hàng và giao hàng dành cho doanh nghiệp

Kiểm soát bán hàng và giao hàng có vai trò vô cùng quan trọng nhằm để đảm bảo việc thực hiện bán hàng theo đúng cam kết, giao hàng đúng số lượng, chất lượng, đúng thời gian và địa điểm góp phần tăng doanh thu, tăng độ uy tín của doanh nghiệp.

Kiểm soát bán hàng và giao hàng là một công việc vô cùng quan trọng đối với công ty, doanh nghiệp mà bất kỳ đơn vị nào không thể bỏ qua. Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ giới thiệu đến bạn đọc quy trình kiểm soát bán hàng và giao hàng dành cho tất cả công ty, doanh nghiệp. Cùng theo dõi tiếp bài viết dưới đây để nắm rõ hơn quy trình kiểm soát bán hàng và giao hàng, nhằm mang lại lợi nhuận tối đa nhất cho công ty, doanh nghiệp nhé!

I. Cam kết hợp lý về lịch giao hàng

1. Rủi ro

Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể sắp xếp cho công ty, doanh nghiệp cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng được. Đây là một rủi ro trong kiểm soát bán hàng và giao hàng mà công ty, doanh nghiệp nên lưu ý. 

Cam kết hợp lý về lịch giao hàng trong kiểm soát bán hàng và giao hàng

2. Giải pháp

Công ty nên áp dụng cho kiểm soát bán hàng và giao hàng một cách thức chung là nhân viên bán hàng cần nhận được sự phê duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng, số lượng hàng, địa điểm giao hàng...

II. Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện

1. Rủi ro

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều kiện hoặc điều khoản không chính xác hoặc không được khách hàng phê duyệt.

2. Giải pháp

Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số thứ tự trước, bên cạnh đó phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn hàng trong kiểm soát bán hàng và giao hàng nên phản ánh cụ thể:

• Quy trình bán hàng liên quan;
• Từng điều kiện, điều khoản và quy cách cụ thể mà có sự khác nhau giữa các đơn hàng khác nhau;
• Đã kiểm tra việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng.
• Đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng còn đối với  khách hàng mới thì cần phải có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách việc kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.

III. Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý

1. Rủi ro

Nhân viên bán hàng có thể cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để từ đó đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty, doanh nghiệp phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.

Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý

2. Giải pháp

Nhân viên hoặc phòng ban chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi nhân viên hoặc phòng ban chịu trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, công ty, doanh nghiệp nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng có liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng thì công ty nên có một hệ thống để kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng.

IV. Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng

1. Rủi ro

Trong kiểm soát bán hàng và giao hàng, công ty có thể giao hàng cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính xác làm cho khách hàng không chấp nhận hàng hóa đã giao, phàn nàn hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.

2. Giải pháp

Bộ phận giao hàng trong kiểm soát bán hàng và giao hàng nên lưu giữ lại nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số thứ tự từ bé đến lớn và cần được lập dựa trên những đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Ngoài ra, nếu công ty, doanh nghiệp sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì ở trong phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến mã vạch hoặc dãy số đó.

V. Lập hoá đơn chính xác

1. Rủi ro

Trong kiểm soát bán hàng và giao hàng, nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hóa đã giao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành hai lần hoặc có thể lập hoá đơn khống trong khi thực tế không hề có quá trình giao hàng.

Lập hoá đơn giao hàng trong kiểm soát bán hàng và giao hàng

2. Giải pháp

Để lập hóa đơn một cách chính xác thì nên căn cứ vào: 

• Thứ nhất, phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận.
• Thứ hai, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng.
• Thứ ba, hợp đồng giao hàng (nếu có). Công ty nên ghi lại ở trên hoá đơn hoặc ở sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số của đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.

Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hóa đơn.

VI. Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt

1. Rủi ro

Việc làm thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt của khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận là doanh thu. 

2. Giải pháp

• Việc sử dụng hoá đơn khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm tra kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo việc phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán. 
• Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng là một yếu tố trong kiểm soát bán hàng và giao hàng giúp làm giảm bớt rủi ro cho công ty, doanh nghiệp.  
• Việc sử dụng các máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn hiện đại, tiên tiến ở các điểm bán hàng trong một số trường hợp cũng giúp ích cho quy trình kiểm soát bán hàng và giao hàng tại công ty, doanh nghiệp rất nhiều. 
• Công ty, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ đã ghi chép ở trong sổ sách hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc có thể là máy phát hành hoá đơn.
• Cuối cùng, trong kiểm soát bán hàng và giao hàng nên tách biệt giữa chức năng ghi chép việc thu tiền tại địa điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.

VII. Quy trình bán hàng 

Bước 1: Bắt đầu

• Rà soát các mối quan hệ với khách hàng, xúc tiến bán hàng và tiến tới xác lập đơn hàng.
• Nếu là sản phẩm mới thì bắt buộc phải tiến hành quy trình tạo sản phẩm mới.

Bước 2: Tạo đơn hàng

• Tạo đơn hàng dựa trên những hợp đồng đã ký kết hoặc xác nhận đặt hàng của khách hàng bao gồm mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng.
• Đính kèm, lưu trữ những căn cứ đặt hàng.

Quy trình bán hàng trong kiểm soát bán hàng và giao hàng

Bước 3: Duyệt đơn hàng

• Xét duyệt về mặt số lượng, giá cả, công nợ, ngày giao và phương thức thanh toán.
• Phối hợp với các bộ phận có liên quan như thu mua, kế toán để thực hiện quy trình mua hàng, kiểm soát bán hàng và giao hàng hoặc quy trình sản xuất để có đủ hàng giao.

Bước 4: Tạo phiếu bán hàng

• Nắm bắt tình hình đơn hàng còn tồn đọng, đôn đốc các bộ phận có liên quan xử lý để giao hàng đúng hạn. 
• Tạo phiếu bán hàng dựa trên những dữ liệu đơn hàng.
• Chuyển phiếu xuất kho sang bộ phận kho vận để chuẩn bị hàng giao.

Bước 5: Giao hàng

• Chuẩn bị hàng hóa đầy đủ, chính xác theo phiếu xuất.
• Ký nhận xuất kho, giao hàng cho khách hàng kèm theo đó là các chứng từ liên quan.

Bước 6: Thanh toán

• Thu tiền bán hàng với phiếu chuyển khoản hoặc phiếu thu từ khách hàng.
• Ghi nhận công nợ phải thu nếu bán hàng nhưng chưa thu tiền và đối chiếu lại công nợ với khách hàng.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan.

Bước 7: Kết thúc

• Lưu trữ các chứng từ về đơn hàng, phiếu bán hàng, phiếu xuất, phiếu thu, hóa đơn tài chính. 
• Cập nhật nhanh chóng tình trạng của đơn hàng. 

VIII. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình kiểm soát bán hàng và việc làm giao hàng dành cho mọi doanh nghiệp mà 123job muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng với những chia sẻ trên giúp ích và mang tới nhiều thông tin về kiểm soát bán hàng và giao hàng hữu ích cho bạn đọc. Chúc bạn đạt được nhiều thành công và gặp nhiều may mắn trong cuộc sống!