Hướng dẫn kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán cho doanh nghiệp

Kế toán được xem là “trái tim”, là bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí các thông tin về kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán nhé!

I. Nội dung và đặc điểm của khoản mục

1. Nội dung 

• Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thái vật chất. Chúng bao gồm nhiều loại khác nhau như công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và hàng hóa. Ngoài ra, hàng tồn kho còn bao gồm hàng đang vận chuyển trên đường và hàng gửi bán, đó là những vật tư, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng vì nhiều lý do khác nhau nên không nằm tại kho của đơn vị.
• Hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động trên Bảng cân đối kế toán và được trình bày theo giá thấp hơn giữa giá trị thuần và giá lịch sử. 
• Giá vốn hàng bán là giá vốn của hàng hóa, thành phẩm, lao vụ cung cấp trong kỳ và được trình bày ở trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 

Nội dung và đặc điểm của khoản mục

2. Đặc điểm

Trong nhiều công ty, doanh nghiệp, hàng tồn kho được đánh giá là một khoản mục trọng yếu và nhiều rủi ro tiềm tàng, vì những lý do sau:

• Hàng tồn kho thường chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp và thường là khoản mục lớn nhất trong tài sản lưu động của đơn vị, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Những sai sót trên khoản mục hàng tồn kho dù ít hay nhiều thường dẫn đến những sai sót nghiêm trọng về chi phí và kết quả kinh doanh. Nếu hàng tồn kho bị đánh giá là sai lệch sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến mức độ hợp lý và trung thực của các báo cáo tài chính. 
• Số lượng và chủng loại của hàng tồn kho rất phong phú, số lượng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất nhiều với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Do đó việc quản lý và ghi chép hàng tồn kho là vô cùng phức tạp.
• Hàng tồn kho có nhiều khả năng bị giảm giá trị rất nhiều so với giá trị sổ sách do hao mòn hữu hình và vô hình, nên dễ bị rớt giá, lỗi thời, hay hư hỏng… Chính vì vậy mà việc đánh giá hàng tồn kho thường rất phức tạp, giá trị hàng tồn kho có thể không được điều chỉnh thích hợp và bị trình bày sai lệch trên báo cáo tài chính, chẳng hạn như lập các khoản dự phòng giảm giá không đúng theo quy định. 
• Hàng tồn kho thường được sắp xếp, bố trí ở các vị trí, địa điểm khác nhau, thậm chí có thể phân tán ở nhiều bộ phận và do rất nhiều người ở các bộ phận khác nhau quản lý.
• Có nhiều phương pháp khác nhau để có thể đánh giá chính xác hàng tồn kho và với mỗi phương pháp thì giá trị hàng tồn kho sẽ khác nhau nên tất nhiên sẽ dẫn đến lợi nhuận khác nhau. Việc khóa sổ hàng tồn kho phải đảm bảo rằng đã chia cắt niên độ đúng đắn để không bị ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nhất là tại các đơn vị áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. 

3. Mục tiêu kiểm toán

• Tính hiện hữu và quyền sở hữu: Kế toán Hàng tồn kho có và thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
• Sự đánh giá: Hàng tồn kho được đánh giá đúng theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể  thực hiện. 
• Sự ghi chép chính xác: Những số liệu chi tiết hàng tồn kho phải được tính toán chính xác và thống nhất giữa sổ cái và các sổ chi tiết. 
• Sự ghi chép đầy đủ: Tất cả hàng tồn kho đều phải được ghi chép đầy đủ vào số sách và báo cáo.
• Trình bày và công bố: Trình bày và khai báo  kế toán hàng tồn kho đầy đủ và đúng đắn. 

Mục tiêu kế toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

II. Kiểm toán nội bộ đối với hàng tồn kho

1. Mục đích kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

Kiểm soát vật chất: Việc sử dụng các kho hàng, khu vực riêng biệt để hạn chế việc ra vào kho nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm, sản phẩm dở dang là một thủ tục kiểm soát chủ yếu và hiệu quả để bảo vệ tài sản.

Kiểm soát quá trình ghi chép: Các chứng từ phải được đánh số, được xét duyệt trước khi cho phép hàng hóa vận động. điều này sẽ có tác dụng bảo vệ tài sản. Mặt khác thì quá trình ghi chép sổ sách tồn kho cần phải tách riêng với những người bảo vệ và quản lý tài sản. Sổ sách tổng hợp và chi tiết về hàng hóa tồn kho phải được theo dõi đầy đủ cả về số lượng, chất lượng, chất lượng của tồn kho cuối kỳ, cũng như phải tách biệt với trách nhiệm của các bộ phận quản lý để có cơ sở điều tra khi phát sinh sự chênh lệch giữa kiểm kê và sổ sách. 

2. Các thủ tục kiểm soát vật chất

• Sự phân chia trách nhiệm: Bao gồm việc áp dụng các nguyên tắc phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm hạn chế, ngăn chặn sự gian lận. 
• Các chính sách mua hàng: Bao gồm những chính sách về đặt hàng, chất lượng  , giá cả… 
• Thiết lập thủ tục kiểm soát mua hàng: Khi có nhu cầu mua hàng, các bộ phận có liên quan phải soạn thảo phiếu đề nghị mua hàng và sau đó gửi cho bộ phận mua hàng. 
• Lập đơn đặt hàng: Căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê chuẩn dựa trên cơ sở xem xét nhu cầu mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với chính sách của đơn vị. Sau đó, bộ phận này tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.
• Kiểm soát việc nhận hàng: Khi nhận được hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về số lượng, mẫu mã, chất lượng, thời gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng. 
• Bảo quản hàng hóa và xuất kho: Từ khi nhận về, hàng được tồn đọng tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất hoặc bán, vì vậy cần phải xác lập một quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, chất lượng giảm sút và giảm thiểu chi phí tồn kho … 
• Kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm: Tại nhiều nơi, người ta lập riêng ra một bộ phận kiểm soát sản xuất và bộ phận này có trách nhiệm chính là xác định khối lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm…Tại các phân xưởng sản xuất khác nhau thì cần phải thiết lập ra các nội quy và quy trình sản xuất phù hợp để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất lượng, kiểm soát phế liệu. 
• Kiểm soát kho thành phẩm: Khi sản phẩm hoàn thành, các phân xưởng sản xuất sẽ chuyển sang cho kho thành phẩm, tại đây cần phải có những quy chế tồn trữ và bảo quản.  
• Kiểm soát quá trình tiêu thụ.
• Kiểm kê hàng tồn kho và xử lý chênh lệch: Theo quy định thì hàng năm phải kiểm kê kho hàng ít nhất là một lần vào cuối năm. Việc kiểm kê hàng tồn kho phải do người có trách nhiệm thực hiện. Mọi chênh lệch giữa các số liệu trên sổ sách so với thực tế phải được điều tra và xử lý thỏa đáng. 

Các thủ tục kiểm soát vật chất

3. Kiểm soát về quá trình ghi chép

• Hệ thống kế toán chi tiết hàng tồn kho: Để thực hiện quá trình ghi chép hàng tồn kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. Trong đó kê khai thường xuyên được xem là một phương pháp quan trọng để kiểm soát nội bộ hữu hiệu hàng tồn kho.
• Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hiệu quả thì cần phải tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành của sản phẩm.

III. Kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

1. Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ

1.1. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ

• Kiểm toán viên cần phải đánh giá được việc kiểm soát nội bộ có ngăn ngừa được việc thất thoát tài sản hay không? Có tuân thủ các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền hay không? Các chính sách, thủ tục được áp dụng đối với  kế toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán như thế nào? 
• Kiểm toán viên có thể sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu thêm kiểm soát nội bộ đối với kế toán hàng tồn kho.

1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

Căn cứ vào kết quả của bước trên, kiểm toán viên sẽ phải đánh giá rủi ro kiểm soát có liên quan đến từng cơ sở dẫn liệu cụ thể.

1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Kiểm toán viên có thể thiết kế và áp dụng các thử nghiệm kiểm soát sau đây : 

• Thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng: Chọn một số nghiệp vụ mua hàng làm mẫu để kiểm tra về sự xét duyệt, báo cáo nhận hàng, đối chiếu giữa đơn đặt hàng và hóa đơn người bán về số lượng giá cả, kiểm tra việc ghi chép lên sổ sách. 
• Kiểm tra hệ thống sổ chi tiết: Đối với trường hợp đơn vị áp dụng kê khai thường xuyên thì cần phải kiểm tra hệ thống sổ chi tiết hàng tồn kho để đảm bảo sự ghi chép là chính xác và đầy đủ trên các sổ này. 

1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

Kết quả thực hiện các thử nghiệm trên giúp kiểm toán viên đánh giá lại mức rủi ro kiểm soát cho mỗi cơ sở dẫn liệu liên quan đến hàng tồn kho.

Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

2. Thử nghiệm cơ bản

Các thử nghiệm cơ bản được áp dụng đối với hàng tồn kho và mục tiêu kiểm toán như sau:

2.1. Thực hiện thủ tục phân tích hàng tồn kho

• So sánh tổng số dư hàng tồn kho so với kỳ trước
• So sánh số vòng quay hàng tồn kho so với các kỳ trước. 
• So sánh đơn giá của hàng tồn kho với những năm trước để tìm ra các sai số, chênh lệch trong tính toán và tổng hợp số liệu.
• So sánh giá thành năm hiện hành với các năm về trước hoặc so sánh giá thành đơn vị kế hoạch với giá thành đơn vị thực tế và so sánh chi phí theo từng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công trực tiếp. Những khác biệt, chênh lệch bất thường cần phải điều tra để tìm ra được nguyên nhân. 

2.2. Thử nghiệm chi tiết

a. Quan sát kiểm kê hàng tồn kho

Đây là một thủ tục rất hiệu quả để xác định hàng tồn kho là có thực hay không. Việc kiểm kê hàng tồn kho để lập báo cáo tài chính là trách nhiệm của từng đơn vị nên họ sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và kiểm toán viên sẽ chứng kiến quá trình này.

b. Xác nhận hàng tồn kho được gửi kho của đơn vị khác

Hàng hóa của đơn vị có thể được gửi ở kho công cộng hoặc ở các đại lý, kiểm toán viên cần đề nghị xác nhận các trường hợp này. Đối với những trường hợp có số tiền trọng yếu hoặc có khả năng xảy ra sai sót cao thì kiểm toán viên có thể yêu cầu chứng kiến việc kiểm kê tại chỗ của các loại hàng hóa này.

c. Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho

• Đánh giá hàng mua 
• Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 

d. Đánh giá hàng sản xuất (sản phẩm dở dang)

• Thử nghiệm cơ bản đối với chi phí sản xuất kinh doanh các sản phẩm dở dang phức tạp hơn nhiều, vì ngoài việc kiểm tra tương tự như hàng mua, kiểm toán viên phải hiểu rõ các chi phí cấu thành : 
• Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phải kiểm tra cả về đơn giá và số lượng nguyên vật liệu sử dụng. 
• Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Phải kiểm tra đầy đủ cả về số lượng, giờ công, ngày công và đơn giá tiền lương. 
• Đối với chi phí sản xuất chung: Ngoài việc kiểm tra quá trình tập hợp các chi phí, kiểm toán viên còn phải chú ý đến việc áp dụng các phương pháp để phân bổ chi phí sản xuất chung. 

Đánh giá hàng sản xuất (sản phẩm dở dang)

e. Kiểm tra tổng hợp kết quả kiểm kê

Chọn mẫu trên phiếu kiểm kê và đối chiếu với bảng tổng hợp để bảo đảm rằng tất cả những ghi chép trên bảng tổng hợp kết quả kiểm kê đều có trên phiếu kiểm kê.

f. Kiểm tra việc khóa sổ hàng tồn kho

• Kiểm toán viên cần kiểm tra việc khóa sổ đối với hàng tồn kho nhằm phát hiện những trường hợp không chính xác, sai lệch và dẫn đến hàng tồn kho bị sai lệch, ví dụ như 
• các khoản hàng mua đang đi đường, kế toán đã ghi vào tài khoản nợ phải trả người bán nhưng trên thực tế thì hàng chưa về nhập kho. 
• Hàng mua cho những năm sau nhưng lại được ghi vào sổ sách của năm hiện hành hay ngược lại. 
• Khi xuất bán không phản ánh đồng thời hai bút toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán . 
• Ở những đợt bán hàng cuối năm: Với hóa đơn lập cho năm sau hoặc hóa đơn lập cho năm hiện hành nhưng năm sau mới chuyển hàng có thể bị bỏ sót do không ghi ngày tháng. 

Ngoài ra, kiểm toán viên cần chọn những hóa đơn cuối cùng của niên độ trước và những hóa đơn đầu tiên của niên

độ kế tiếp có liên quan đến việc nhập xuất hàng tồn kho để kiểm tra và đối chiếu với sổ chi tiết để đảm bảo là đơn vị đã hạch toán theo đúng niên độ. 

g. Xem xét việc trình bày và công bố hàng tồn kho

Kiểm toán viên cần chú ý về việc trình bày và công bố hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính về các khoản sau đây : 

• Trình bày và phân loại đúng các nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, đang chế tạo và thành phẩm 
• Mô tả chính xác về các phương pháp đánh giá hàng tồn kho
• Công bố đầy đủ, công khai về các khoản hàng tồn kho bị thế chấp. 

IV. Kết luận 

Không thể phủ nhận rằng Kiểm toán phần hành hàng tồn kho ít nhiều làm khó các kiểm toán viên bởi sự phức tạp của nó. Vì vậy để kiểm soát tốt phần hành này, kiểm toán viên không chỉ phải tuân thủ đúng các quy tắc, làm theo các thủ tục mà còn phải linh hoạt để ứng dụng với từng điều kiện của doanh nghiệp đó.